Welche Vorteile bietet die Verwendung konfigurierbarer Berichtsvorlagen für Ihren Betrieb?

Q: Was ist eine konfigurierbare Berichtsvorlage im Bereich der physischen Sicherheit?

Es handelt sich um ein Meldeformular, das Sie einmal definieren und dann über Schichten und Standorte hinweg wiederverwenden können. Es besteht aus Feldern, die Sie selbst festlegen, und nicht aus einem festen Layout, das von einem Anbieter vorgegeben wird. „Konfigurierbar“ bedeutet, dass Sie festlegen können, welche Felder Pflichtfelder sind, vorformulierte Antwortoptionen anbieten, Medien anhängen und entscheiden können, wer benachrichtigt wird, wenn eine Meldung eingereicht wird. Der springende Punkt ist, dass der Standard im Tool hinterlegt ist und nicht im Kopf eines Vorgesetzten.

Trackforce

29. Oktober 2020 · 12 Minuten Lesezeit

Welche Vorteile bietet die Verwendung konfigurierbarer Berichtsvorlagen für Ihren Betriebsblog?

Was konfigurierbare Berichterstellung für das Sicherheitsmanagement in Unternehmen bedeutet

Wenn Daten in Echtzeit erfasst und gemeldet werden, kann das Sicherheitsmanagement des Unternehmens kann bereits bei Eintreffen der Meldung Maßnahmen ergreifen, oft mit einer operativen Transparenz, die eine proaktive Reaktion auf kritische Vorfälle oder Notfälle ermöglicht.

Ein proaktives Betriebsmanagement wird durch Echtzeit-Berichterstattung ermöglicht. Die genaue Erfassung und Analyse von Daten aus Störungsmeldungen trägt zur Risikominimierung bei. Eine strukturierte Datenverwaltung beginnt mit der Erstellung und Nutzung von Berichtsvorlagen. Die Verwendung von Berichtsvorlagen ist ein bewährtes Verfahren, um sicherzustellen, dass die erfassten Daten genau den Anforderungen entsprechen.

Unabhängig davon, ob Sicherheitsteams mit Sicherheitsdienstleistern zusammenarbeiten, ihre eigenen internen Sicherheitskräfte verwalten oder eine Kombination aus beidem nutzen, das Sicherheitsmanagement des Unternehmens Berichtsvorlagen nutzen, um abteilungsübergreifende Prozesse aufeinander abzustimmen und so für mehr Einheitlichkeit im Betriebsablauf zu sorgen.

Konsistenz zur Einhaltung der Berichtspflichten, zur Einhaltung abteilungsinterner und behördlicher Vorschriften sowie zur Sicherstellung, dass Berichte, die in Papierform vorgelegt werden müssen, korrekt ausgedruckt werden.

Das bedeutet, dass weniger Zeit für die Suche nach Informationen aufgewendet werden muss und mehr Zeit für die Auswertung der Daten bleibt, die die Wachleute auf Streife erhalten.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Eine Berichtsvorlage ist ein Steuerelement, kein Formular.
Sie legt fest, welche Informationen erfasst werden, noch bevor ein Beamter am Einsatzort eintrifft. Deshalb bleibt die Standardisierung auch bei Personalwechseln erhalten.
Konfigurierbarkeit ist das, was einen Standard am Leben erhält.
Starre Formate lassen sich umgehen. Flexible Felder, vorformulierte Antworten und Sprach-zu-Text-Funktionen sorgen dafür, dass die Beamten Teil des Prozesses bleiben und nicht außen vor bleiben.
Beweise sind aussagekräftiger als Schilderungen.
Zeitstempel, GPS-Koordinaten und angehängte Medien machen aus einem Bericht, der lediglich schildert, was geschehen ist, ein Dokument, das im Streitfall, bei einer Prüfung oder bei einem Versicherungsanspruch Bestand hat.
Die weiteren Schritte gehören in die Vorlage.
Wenn im Formular nicht festgelegt ist, wer benachrichtigt wird und wie es weitergeht, endet die Standardisierung bereits bei der Datenerfassung und reicht nie bis zur Umsetzung.
TrackTik verknüpft die Vorlage mit dem Einsatzprotokoll.
Die in TrackTik erfassten Berichte fließen ebenso wie Streifengänge, Wachdienste und Einsätze in dasselbe Protokoll ein, sodass Ihr Dashboard die tatsächlichen Ereignisse widerspiegelt und nicht das, was nachträglich protokolliert wurde.

Worauf Sie bei einer Lösung für Berichtsvorlagen achten sollten

Die schnelle Anpassung und Erstellung eines Berichts zur Einhaltung strenger Vorschriften oder Anforderungen kann eine Herausforderung darstellen. Mit einer Sicherheitssoftware für Sicherheitsdienstekönnen Sie sicher sein, dass das Sicherheitspersonal auf Streife genau die richtigen Informationen erfasst, die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich sind – selbst wenn eine Papierausfertigung verlangt wird.

Auch wenn nicht alle Template-Lösungen gleich sind, gibt es 7 Punkte, die Führungskräfte beachten sollten, wenn sie sich auf die Suche nach Sicherheitslösungen für Unternehmen.

Flexible Feldoptionen zur Digitalisierung von Papierformularen
Drag & Drop zur Erstellung von Vorlagen
Sprach-zu-Text-Funktion für eine einfache Bedienung
Unterstützung für Medienanhänge wie GPS-Standorte und Fotos mit Zeitstempel, Audio- und Videodateien sowie Notizen
Konfigurierbare Benachrichtigungen und automatische Warnmeldungen an die Beteiligten
Authentifizierung des Wachpersonals und Möglichkeiten zur Nachverfolgung durch die Vorgesetzten
Berichtsanalysen zur Statusverfolgung

All diese Elemente sollen dazu beitragen, den Berichtsprozess zu standardisieren, damit die Berichterstattung einheitlich und vertrauenswürdig bleibt und ein ganzheitliches Bild des gesamten unternehmensweiten Sicherheitsmanagements.

Mit strukturierten Berichten können Sie nach Mitarbeiter, Berichtstyp, Aktivitätsart oder weiteren Informationen filtern.
Wählen Sie aus, wer den Bericht erhalten soll.
Zeigen Sie eine Vorschau des fertigen Berichts und der angehängten Elemente wie Videos oder Fotos an.
Erstellen Sie den Bericht auf dem Smartphone, damit die Wachleute leicht darauf zugreifen können.

Der Aufbau einer Berichtvorlage, die sich bewährt

Eine Vorlage hat sich bewährt, wenn der damit erstellte Bericht auch Monate später noch einer genauen Prüfung standhält. Jedes der unten aufgeführten Elemente erfüllt eine bestimmte Aufgabe, und die dritte Spalte sollte man sich besonders genau ansehen, da die meisten Berichtsprogramme gerade in diesem Bereich Mängel aufweisen.

Vorlagenelement	Was es einfängt	Warum es von Bedeutung ist, wenn der Bericht angefochten wird
Pflichtfelder	Die Angaben, die in jedem Bericht dieser Art enthalten sein müssen	Schließt die Lücke „Der Beamte hat nicht daran gedacht, das aufzuschreiben“, die die meisten internen Ermittlungen zum Scheitern bringt
Vorgefertigte Antwortmöglichkeiten	Einheitliche Formulierungen für die am häufigsten auftretenden Beobachtungen	Verhindert, dass vierzig Beamte dasselbe Ereignis auf vierzig verschiedene Arten beschreiben – und genau das macht eine Trendanalyse erst möglich
Zeitstempel bei der Eingabe	Zum Zeitpunkt der Aufzeichnung der Beobachtung, nicht zum Ende der Schicht	Trennt die zeitnahe Berichterstattung von der Rekonstruktion – das ist das Erste, was ein Anwalt hinterfragen wird
Erfassung des GPS-Standorts	Wo der Beamte stand, als das Haus betreten wurde	Bestätigt die Anwesenheit, ohne dass sich jemand auf sein Gedächtnis verlassen muss
Medienanhänge	Fotos, Videos und Audiodateien, die dem jeweiligen Eintrag zugeordnet sind	Macht einen Anspruch zu einem Beweis, den ein Mandant, ein Versicherer oder ein Schadensregulierer tatsächlich bewerten kann
Authentifizierung von Beamten	Wer hat den Bericht eingereicht und wer hat ihn geprüft?	Schafft eine Verantwortungskette, die die Prüfer zufriedenstellt und den Beamten schützt, der seine Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt hat
Eskalationsregeln	Wer wird benachrichtigt und innerhalb welcher Frist?	Wandelt einen Bericht in eine Antwort um, anstatt in einen Archiveintrag, den niemand geöffnet hat, bis es darauf ankam

Wenn Sie bei Null anfangen, ist unsere Aufschlüsselung der Elemente, die jeder Tagesbericht enthalten sollte, ein praktischer Ausgangspunkt, bevor Sie irgendetwas festlegen.

Häufige Fehler, die Vorlagen eher verschlechtern als verbessern

Standardisierung kann nach hinten losgehen. Dies sind die Muster, die die Datenqualität still und leise verschlechtern, obwohl sie den Anschein erwecken, sie zu verbessern.

Eine einzige riesige Vorlage für alle Fälle erstellen, damit die Beamten lernen, die Felder, die nicht zutreffen, einfach zu überspringen
Alle Felder als Pflichtfelder festlegen, was dazu führt, dass Beamte Füllzeichen eingeben, um das Formular ausfüllen zu können
Die Beschriftung der Felder in der Sprache der Vorgesetzten statt mit den Begriffen, die die Beamten tatsächlich im Dienst verwenden
Das Sammeln von Daten, die niemand jemals überprüft, was dem Team stillschweigend vermittelt, dass Berichterstattung eher Papierkram als Schutz ist
Freitext an einer Stelle einzufügen, an der eigentlich ein strukturiertes Feld vorgesehen ist, wodurch die Daten später nicht mehr analysiert werden können
Eine überarbeitete Vorlage einführen, ohne den Mitarbeitern mitzuteilen, was sich geändert hat oder warum es geändert wurde

Der Hinweis ist in der Regel in der Ausgabe zu erkennen. Wenn sich Ihre Berichte zwar gut lesen, Ihre Vorfalldaten aber keine einfache Frage zum letzten Quartal beantworten können, sammelt die Vorlage eher Prosa als Fakten. Unser Blick auf die guten, schlechten und hässlichen Seiten von Sicherheitsvorfallberichten zeigt, wie dieser Unterschied im direkten Vergleich aussieht.

Welche Vorteile bietet eine standardisierte Berichterstattung?

Die Standardisierung der Berichterstattung umfasst drei Schlüsselbereiche: Sie sind vorgeschrieben, es gibt ein vereinbartes Qualitäts- oder Leistungsniveau, und sie weisen maximierte Wiederholbarkeit.

Wiederkehrende Elemente müssen anpassbar, konfigurierbar und einheitlich sein, damit das diensthabende Wachpersonal sie nutzen kann. Hier kommen Vorlagen ins Spiel.

Mithilfe von Vorlagen können Vorgesetzte Basisstandards für allgemeine und spezielle Berichte auf jeder Ebene festlegen. Die dokumentierte Berichterstattung wird in Echtzeit nachverfolgt und auf einem Berichts-Dashboard visualisiert. Vorgesetzte können ein Dashboard so konfigurieren, dass sie historische Berichtsdaten einsehen und Benachrichtigungen an die Beteiligten einrichten können.

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Was sollte v
standardisiert werden? Es gibt einige Aspekte, die Sicherheitsbeauftragte prüfen müssen, um umfassende Berichtsvorlagen zu erstellen.

Beweismaterial: Legen Sie fest, bei welchen Berichten Beweismaterial wie Fotos beigefügt werden muss und bei welchen zusätzliche Medien wie Videos sinnvoll sein könnten.
Antworten der Sicherheitskräfte: Legen Sie fest, wie Sicherheitskräfte auf die Felder im Bericht reagieren können und sollten – sind bestimmte Felder obligatorisch oder optional? Für welche Felder wären vorformulierte Antworten sinnvoll? Wie können die Antworten der Sicherheitskräfte einfach gehalten werden und dennoch genau das wiedergeben, was die Beteiligten benötigen?
Rechenschaftspflicht bei Berichten: Legen Sie fest, auf welche Weise das Wachpersonal seine Rechenschaftspflicht nachweisen muss, beispielsweise durch Unterschriften des Wachpersonals, Einträge mit Zeitstempel oder die im Bericht vermerkte GPS-Position des Wachpersonals.
Maßnahmen zur Weiterverfolgung: Dokumentieren Sie, wie Vorgesetzte bei Meldungen vorgehen sollen, und richten Sie Abläufe ein, damit das Wachpersonal diese Entscheidung nicht treffen muss.

Von der Vorlage zum Nachweis: Wie TrackTik den Kreis schließt

Eine Vorlage ist nur dann von Nutzen, wenn die darin erfassten Daten an einer sinnvollen Stelle verwendet werden. Genau an dieser Stelle scheitern die meisten Berichtsprogramme, da sich das Formular in einem System und die operativen Daten in einem anderen befinden und deren Abgleich zu einer monatlichen Routineaufgabe wird, die niemand gerne erledigt.

In TrackTik ist der Bericht Teil desselben Datensatzes wie alle anderen Aktivitäten des Wachmanns während seiner Schicht. Die Meldung von Sicherheitsvorfällen wird standort- und berichtstypabhängig konfiguriert, sodass beispielsweise für die Lobby einer Gesundheitseinrichtung und einen Verteilhof völlig unterschiedliche Formulare verwendet werden können, ohne dass Ihr Datenmodell fragmentiert wird. Da die Einträge mit eigenen Zeitstempeln und GPS-Koordinaten versehen sind, wird der Bericht durch die daneben gespeicherten Daten zu Rundgängen und Posten untermauert, anstatt von diesen abhängig zu sein.

Die Qualität der schriftlichen Berichterstattung ist in der Regel die größte Schwachstelle und lässt sich allein durch Schulungen am schwersten verbessern. ReportPro AI hilft Polizeibeamten dabei, ihre Beobachtungen bereits zum Zeitpunkt der Protokollierung in einen klaren, vollständigen und fachlich korrekten Bericht umzuwandeln. Dadurch wird das allgemeine Niveau aller Berichte angehoben – und nicht nur das derjenigen, die zufällig von einem Vorgesetzten geprüft werden.

Von da an lassen sich die Daten als Grundlage für Ihr Management nutzen. Business Intelligence wandelt standardisierte Felder in Trends über Standorte, Mitarbeiter und Berichtstypen hinweg um, und die Leitstelle wendet Ihre Eskalationsregeln in Echtzeit an, sodass ein schwerwiegender Eintrag die richtige Person erreicht, solange er noch von Bedeutung ist. Das ist der Unterschied zwischen einem Berichtsarchiv und einem Lagebild.

Außerdem werden damit die Mindestanforderungen an die Nachvollziehbarkeit erhöht. Wenn Einträge mit einem Zeitstempel versehen und ortsgebunden sind, treten Unstimmigkeiten von selbst zutage. Deshalb ist eine strukturierte Vorlage die praktische erste Verteidigungslinie, falls ein Bericht jemals gefälscht werden sollte.

Ein vierstufiger Einführungsplan für Berichtsvorlagen

Die meisten Vorlagenprojekte scheitern eher an der Umsetzung als am Design. Eine schrittweise Einführung gibt den Mitarbeitern Zeit, sich auf die Veränderung einzustellen, und liefert Ihnen Anhaltspunkte, bevor Sie das gesamte Portfolio umstellen.

Phase	Was du tust	Wie das gut aussieht
1. Prüfung	Erfassen Sie alle derzeit standortübergreifend verwendeten Berichtsformate, einschließlich der informellen, die in Notizbüchern und Tabellenkalkulationen festgehalten werden.	Sie können angeben, wie viele Versionen es gibt und welche Websites improvisieren.
2. Standardisieren	Legen Sie die Pflichtfelder, Antwortoptionen und Eskalationsregeln für jeden Berichtstyp fest und halten Sie diese schriftlich fest, bevor Sie mit der Konfiguration beginnen.	Eine vereinbarte Vorlage pro Berichtstyp mit namentlich genannten Verantwortlichen
3. Pilot	Die neuen Vorlagen sollen 30 Tage lang an einem repräsentativen Standort getestet werden, wobei zwei Vorgesetzte die Ergebnisse täglich überprüfen.	Die Beamten erstellen ihre Berichte ohne Hilfe, und die Zahl der abgelehnten Berichte sinkt von Woche zu Woche
4. Skalierung und Überprüfung	Führen Sie dies portfolioweit ein und überprüfen Sie anschließend jede Vorlage vierteljährlich anhand der damit erzielten Daten und nicht anhand von Meinungen.	Änderungen an Vorlagen werden anhand der Berichtsdaten begründet, nicht danach, wer sich zuletzt beschwert hat.

Wenn Sie eine ausführlichere Anleitung zur Konfiguration selbst wünschen, finden Sie diese in unserem Beitrag darüber, wie konfigurierbare Vorlagen den Prozess der Störungsmeldung standardisieren.

Sicherheitsteams können Zeit sparen und den Wert ihrer Berichtsprozesse steigern

Sicherheitsteams können wirklich davon profitieren, wenn sie proaktiv vorgehen. Eine Möglichkeit hierfür besteht darin, den Berichtsprozess wieder wertvoller zu gestalten. Mithilfe von Tools wie Berichtsvorlagen, Standardisierung und Echtzeit-Dashboards zur Anzeige historischer Berichtsdaten können Vorgesetzte sofort Maßnahmen ergreifen und die Beteiligten benachrichtigen – das spart Zeit und sorgt für mehr Sicherheit.

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Häufig gestellte Fragen

Es handelt sich um ein Meldeformular, das Sie einmalig definieren und dann über Schichten und Standorte hinweg wiederverwenden können. Es besteht aus Feldern, die Sie selbst festlegen, und nicht aus einem festen, vom Anbieter vorgegebenen Layout. „Konfigurierbar“ bedeutet, dass Sie festlegen können, welche Felder Pflichtfelder sind, vorformulierte Antwortoptionen anbieten, Medien anhängen und entscheiden können, wer benachrichtigt wird, wenn eine Meldung eingereicht wird. Der springende Punkt ist, dass der Standard im Tool verankert ist und nicht im Kopf eines Vorgesetzten.

Vier Aspekte verbessern sich gleichzeitig: die Genauigkeit, da Pflichtfelder das Rätselraten überflüssig machen; die Vergleichbarkeit, da dasselbe Ereignis von allen Mitarbeitern und an allen Standorten einheitlich beschrieben wird; die Geschwindigkeit, da Vorgesetzte nicht mehr nach fehlenden Details suchen müssen; und die Nachvollziehbarkeit, da es bei einer Prüfung, einem Schadensfall oder einer Kundenstreitigkeit weitaus einfacher ist, zu einer einheitlichen, mit einem Zeitstempel versehenen Aufzeichnung zu stehen.

Mindestens: Datum und Uhrzeit der Beobachtung, genauer Ort, der Beamte, der den Bericht erstellt hat, eine sachliche Beschreibung des Beobachteten, alle beteiligten Parteien, ergriffene Maßnahmen und wer benachrichtigt wurde. Fügen Sie Beweismittel als Anhänge bei und ein Feld für die Überprüfung durch einen Vorgesetzten für alles hinzu, was zu einem Anspruch führen könnte. Unser Leitfaden dazu, was jeder tägliche Tätigkeitsbericht enthalten sollte, behandelt die entsprechende Routine.

Weniger als die meisten Teams erwarten. Eine Vorlage pro Berichtstyp ist das richtige Ziel, wobei standortspezifische Abweichungen über bedingte Felder geregelt werden sollten, anstatt ganze Formulare zu duplizieren. Wenn Sie für jeden Standort eine eigene Vorlage pflegen, werden Änderungen unüberschaubar und Ihre Daten sind nicht mehr vergleichbar. Passen Sie die Unterschiede an, anstatt das Formular zu klonen.

Ja. Mit der TrackTik-Funktion zur Meldung von Sicherheitsvorfällen können Sie Berichtsvorlagen pro Standort und pro Berichtstyp erstellen und konfigurieren – mit Pflichtfeldern, voreingestellten Reaktionsoptionen, Mediananhängen, GPS- und Zeitstempeln sowie Benachrichtigungsregeln, die direkt in der Vorlage hinterlegt sind. Da die Berichte im selben Datensatz wie Rundgänge und Post-Aktivitäten gespeichert werden, fließen die resultierenden Daten ohne zusätzlichen Abgleich direkt in das Business-Intelligence-System ein.

Prüfer überprüfen in der Regel, ob eine Kontrollmaßnahme konsequent angewendet wurde, und nicht, ob ein einzelner Bericht gut verfasst wurde. Eine Vorlage sorgt dafür, dass die Kontrollmaßnahme bereits bei der Erfassung eingehalten wird, und durch Authentifizierung sowie Zeitstempel wird nachgewiesen, dass sie von einer bestimmten Person zu einem bestimmten Zeitpunkt angewendet wurde. In regulierten Umgebungen können Sie die vorgeschriebenen Formulierungen und Felder zur Aufbewahrungsfrist auch direkt in das Formular einbinden, sodass die Einhaltung der Vorschriften nicht davon abhängt, dass sich jemand an die Regel erinnert.

KI sollte den Beamten unterstützen, anstatt den Bericht zu erfinden. ReportPro AI greift die tatsächlichen Beobachtungen des Beamten auf und hilft dabei, diese bereits bei der Erfassung in einen klaren, vollständigen und fachlich korrekt formulierten Bericht umzuwandeln, wodurch die Qualität aller Berichte verbessert wird – nicht nur derjenigen, die von einem Vorgesetzten geprüft werden. Die Fakten stammen nach wie vor vom Beamten, und die Vorlage legt weiterhin fest, welche Angaben erfasst werden müssen.