Deux façons pour les entreprises de sécurité physique de réduire les risques liés à la gestion des visiteurs

Deux façons pour les entreprises de sécurité physique de réduire les risques liés à la gestion des visiteurs

Toute entreprise souhaite accueillir ses visiteurs sans laisser entrer les personnes indésirables. Pour les sociétés de sécurité physique et les équipes de sécurité internes, cet équilibre se joue à l'accueil, au quai de chargement et à chaque point d'accès contrôlé. Les clients veulent savoir comment les mesures de sécurité garantissent la sécurité des personnes sans pour autant ralentir le parcours des visiteurs.

Les responsables de la sûreté et de la sécurité d'une organisation réévaluent en permanence leurs programmes de sécurité et leurs plans de gestion des risques de sécurité d'entreprise (ESRM). C'est là que les sociétés de sécurité peuvent jouer un rôle de premier plan, en mettant à profit leur expertise, leurs formations et leurs capacités de communication pour aider leurs clients à renforcer le contrôle des visiteurs.

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi la gestion des visiteurs représente un véritable risque pour la sécurité, nous présenterons les deux principales méthodes utilisées par les équipes de sécurité pour réduire ce risque, et nous verrons comment TrackTik, la plateforme de gestion du personnel de sécurité développée par Trackforce, aide les agents à contrôler l'accès des personnes au site.

Pourquoi la gestion des visiteurs constitue un risque pour la sécurité

L'efficacité d'un processus de gestion des visiteurs dépend de celle de son point d'accès le plus vulnérable. Parmi les lacunes courantes, on peut citer :

• Arrivées non vérifiées. Visiteurs admis parce qu'ils semblent être de la maison ou qu'ils citent le nom d'une personne présente à l'intérieur.
• Registres incomplets. Des registres papier comportant des mentions manquantes ou illisibles, ce qui rend difficile de savoir qui était présent sur place.
• Entrée non autorisée. Personnes non autorisées suivant un titulaire de badge à travers une porte à accès contrôlé.
• Instructions obsolètes. Des agents qui se basent sur d'anciennes listes de visiteurs ou des consignes de service qui ne correspondent plus aux règles du client.
• Aucun plan d'évacuation. En cas d'urgence, aucun moyen fiable de s'assurer que toutes les personnes présentes dans le bâtiment ont été évacuées.

Les systèmes modernes de contrôle d'accès sont utiles, mais ce sont toujours les personnes qui prennent la décision finale à l'entrée. C'est pourquoi les processus et les informations en temps réel revêtent une telle importance.

Ce que la pandémie a appris aux équipes de sécurité en matière de gestion des visiteurs

Les entreprises de sécurité physique ont démontré leur utilité en supervisant les procédures de sécurité, en surveillant les événements et en y réagissant, en contrôlant les visiteurs, en assurant la surveillance des entrées et en effectuant des contrôles de sécurité, alors que de nombreux sites manquaient de personnel. Parallèlement, les employés appréhendaient le retour sur leur lieu de travail, et les entreprises se sont appuyées sur les services de sécurité pour rétablir un sentiment de sécurité dans leurs locaux.

Alors que la plupart des gens dans le monde travaillaient à distance, des visiteurs inattendus ont mis en évidence une faille toute simple. En temps normal, un visiteur imprévu pouvait être admis en « appelant » une personne habilitée à l’autoriser. Mais lorsqu’il n’y a personne à appeler, comment le service de sécurité peut-il gérer efficacement les visites imprévues ?

Les entreprises de sécurité et leurs clients se sont adaptés, et deux pratiques ont vu le jour qui permettent encore aujourd'hui de réduire les risques liés aux visiteurs.

1. Renforcer la gestion des visiteurs grâce à des procédures de sécurité

De nombreuses organisations ont mis en place des exigences en matière de santé et de sécurité dans le cadre de leurs mesures de prévention des risques, qu'il s'agisse des formations d'initiation à la sécurité sur les sites, des règles relatives aux équipements de protection ou encore des normes d'hygiène dans les espaces communs.

Lorsqu 'ils gèrent des visiteurs tels que le personnel d'entretien, les prestataires externes et les employés munis d'un badge, les agents doivent connaître les règles de sécurité applicables et savoir comment les faire respecter de manière cohérente. Des consignes numériques claires permettent de maintenir ces règles à jour à chaque poste de contrôle.

Le personnel de sécurité est souvent la première personne que voit un visiteur à son arrivée ; les agents jouent donc un rôle essentiel pour garantir que les visiteurs évoluent dans un environnement sûr. Le personnel de sécurité doit faire respecter les protocoles de santé et de sécurité avec autant d'assurance qu'il fait respecter les protocoles de sécurité. Cela permet de réduire le risque que les visiteurs enfreignent les règles mises en place par le client.

2. Garantir la disponibilité des informations en temps réel grâce à un logiciel de gestion des visiteurs

Dans la mesure où de nombreuses installations sont gérées par des personnes qui ne sont pas toujours présentes sur place, la transmission en temps réel des listes de visiteurs, des plannings de livraison et des registres de visiteurs à l'équipe de sécurité de première ligne est devenue une stratégie essentielle de réduction des risques.

Un logiciel de gestion des visiteurs réduit le risque que des visiteurs imprévus soient admis sans autorisation et permet aux responsables de savoir à tout moment qui se trouve dans le bâtiment. Cette connexion entre le terrain et le centre de commande TrackTik offre une meilleure visibilité sur les risques potentiels, contribue à garantir que seules les personnes autorisées soient admises et améliore la communication entre l'entreprise de sécurité et ses clients.

Comment TrackTik facilite la gestion des visiteurs

La solution TrackTik Guard Management comprend des outils de gestion des visiteurs qui offrent aux agents une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les personnes qui accèdent au site :

• Listes de visiteurs et autorisations : créez des listes de visiteurs ponctuelles ou récurrentes qui se mettent à jour en temps réel, avec des processus d'autorisation intégrés.
• Pré-inscription : inscrivez à l'avance les visiteurs dont vous connaissez l'identité afin de faciliter leur arrivée.
• Impression de badges : imprimez des badges pour visiteurs depuis un smartphone ou un ordinateur.
• Registres de visite et listes d'évacuation : consultez les registres de visite et générez des listes d'évacuation en cas d'urgence.
• Rapports connectés : enregistrez les incidents liés aux visiteurs grâce au système de signalement des incidents de sécurité TrackTik, avec photos, horodatage et coordonnées GPS.

Types courants de visiteurs et mesures de contrôle requises pour chacun d'entre eux

Tous les visiteurs ne présentent pas le même risque. Adaptez vos mesures de contrôle au type de visiteur et précisez-les dans vos consignes de poste.

Type de visiteur	Risque majeur	Mesure de contrôle recommandée
Entrepreneurs et équipes d'entretien	Accès aux zones et équipements sensibles	Pré-inscription, règles d'accompagnement et signature de fin de mission
Livreurs et vendeurs	Accès non surveillé par les zones de chargement	Listes de livraisons programmées et zone de dépose définie
Invités prévus	Partage de badges ou sortie de la zone de réunion	Badges imprimés associés à un hôte et à une plage horaire de visite
Visiteurs de passage et imprévus	Admis sans autorisation	Vérification auprès de l'hôte avant l'entrée, enregistrée à chaque fois
Visiteurs en dehors des heures d'ouverture	Peu de personnes disponibles pour donner leur accord ou accompagner	Listes pré-approuvées et notification au responsable à l'arrivée
Personnes dont l'accès au site est interdit	Intrusions répétées ou menaces pour la sécurité	Une consigne claire de « ne pas admettre » dans les consignes de poste et une remontée immédiate de l'information

Liste de contrôle relative à la gestion des visiteurs à l'intention des équipes de sécurité

• Chaque visiteur est vérifié par rapport à une liste approuvée ou confirmé par un hôte
• Chaque visite est enregistrée avec le nom, l'hôte, l'heure d'arrivée et l'heure de départ.
• Les badges sont délivrés, visibles et récupérés à la sortie
• Les sous-traitants et les fournisseurs respectent les consignes de sécurité propres au chantier
• Les agents disposent d'instructions de service à jour pour chaque entrée
• Une liste d'évacuation peut être générée instantanément
• Les incidents impliquant des visiteurs sont consignés et étayés par des preuves
• Les tendances en matière de fréquentation sont régulièrement analysées avec le client

Gestion des visiteurs dans les environnements à haut risque

Certains sites nécessitent des contrôles plus stricts que d'autres. Dans le secteur de la santé, la gestion des visiteurs s'inscrit dans le cadre de la prévention de la violence au travail, comme l'explique l'article consacré à la réduction de la violence dans le secteur de la santé grâce à la formation, à la gestion des visiteurs et aux outils de gestion des effectifs. Dans le secteur industriel, la présence de sous-traitants et de fournisseurs à proximité des zones de production engendre des risques tant en matière de sûreté que de sécurité, ce qui explique pourquoi les responsables de la sécurité dans ce secteur repensent actuellement leur approche des risques.

Quel que soit le contexte, les agents doivent être prêts à faire face à une situation impliquant un visiteur qui dégénère. La formation aux situations critiques aide les équipes à réagir avec calme et cohérence.

La réduction des risques au-delà de la gestion des visiteurs

Ces deux pratiques ne constituent qu'une partie d'une stratégie plus large de gestion des risques en matière de sécurité. Des évaluations et des audits réguliers des risques de sécurité permettent d'identifier, d'atténuer et de prévenir les risques à l'échelle de l'ensemble de l'activité, et ces stratégies de conformité et d'atténuation des risques en matière de sécurité physique indiquent par où commencer. C'est en améliorant la coordination entre les personnes, les processus et la technologie qu'une activité gagne en résilience.

Prêt à renforcer les contrôles d'accès sur l'ensemble de vos sites ? Réservez une démonstration TrackTik pour découvrir comment la gestion des visiteurs, les consignes de poste et le signalement des incidents s'articulent entre eux.