Zwei Möglichkeiten, wie Sicherheitsunternehmen Risiken beim Besuchermanagement mindern können

Zwei Möglichkeiten, wie Sicherheitsunternehmen Risiken beim Besuchermanagement mindern können

Jedes Unternehmen möchte Besucher willkommen heißen, ohne dabei unberechtigte Personen hereinzulassen. Für Sicherheitsdienstleister und interne Sicherheitsteams liegt dieser Spagat an der Rezeption, an der Laderampe und an jedem kontrollierten Eingang. Kunden möchten wissen, wie die Sicherheitsmaßnahmen die Sicherheit der Menschen gewährleisten, ohne dabei den Besucherfluss zu beeinträchtigen.

Die für die Sicherheit einer Organisation Verantwortlichen überprüfen ihre Sicherheitsprogramme und Pläne zum unternehmensweiten Sicherheitsrisikomanagement (ESRM) kontinuierlich. Hier können Sicherheitsunternehmen eine Vorreiterrolle übernehmen und ihre Kunden mithilfe ihres Fachwissens, ihrer Schulungsangebote und ihrer Kommunikationsmaßnahmen dabei unterstützen, die Zugangskontrollen zu verschärfen.

In diesem Artikel erläutern wir, warum das Besuchermanagement ein echtes Sicherheitsrisiko darstellt, welche zwei Hauptmaßnahmen Sicherheitsteams ergreifen, um dieses Risiko zu minimieren, und wie TrackTik, die Plattform für das Sicherheitspersonalmanagement von Trackforce, den Sicherheitsmitarbeitern dabei hilft, zu kontrollieren, wer das Gelände betritt.

Warum das Besuchermanagement ein Sicherheitsrisiko darstellt

Ein Besuchermanagement-Prozess ist nur so stark wie sein schwächster Zugang. Zu den häufigsten Lücken gehören:

• Nicht registrierte Besucher. Besucher, denen der Zutritt gewährt wird, weil sie so aussehen, als gehörten sie hierher, oder weil sie den Namen einer Person nennen, die sich im Gebäude befindet.
• Unvollständige Aufzeichnungen. Papierlogbücher mit fehlenden oder unleserlichen Einträgen, die es erschweren, festzustellen, wer vor Ort war.
• Tailgating. Unbefugte Personen, die einem Ausweisinhaber durch eine kontrollierte Tür folgen.
• Veraltete Anweisungen. Mitarbeiter, die sich auf alte Besucherlisten oder Dienstanweisungen stützen, die nicht mehr den Vorschriften des Kunden entsprechen.
• Es gibt kein Evakuierungsplan. Im Notfall gibt es keine zuverlässige Möglichkeit, alle Personen im Gebäude zu erfassen.

Moderne Zutrittskontrollsysteme sind zwar hilfreich, doch letztendlich entscheiden immer noch Menschen an der Tür. Deshalb sind Prozess- und Echtzeitinformationen so wichtig.

Was die Pandemie den Sicherheitsteams über das Besuchermanagement gelehrt hat

Sicherheitsdienstleister bewiesen ihren Wert, indem sie Sicherheitsprozesse überwachten, Ereignisse verfolgten und darauf reagierten, Besucher kontrollierten, Eingänge bewachten und Sicherheitskontrollen durchführten, während viele Einrichtungen unter Personalmangel litten. Gleichzeitig hatten die Mitarbeiter Bedenken hinsichtlich der Rückkehr an den Arbeitsplatz, und die Unternehmen verließen sich auf die Sicherheitsdienste, um in den Gebäuden wieder ein Gefühl der Sicherheit zu schaffen.

Als fast die ganze Welt im Homeoffice arbeitete, deckten unerwartete Besucher eine einfache Schwachstelle auf. Unter normalen Umständen könnte ein ungeplanter Besucher hereingelassen werden, indem man jemanden „anruft“, der ihn autorisieren kann. Aber wenn niemand da ist, den man anrufen kann – wie kann der Sicherheitsdienst dann ungeplante Besuche effektiv regeln?

Sicherheitsunternehmen und ihre Kunden passten sich an, und es entwickelten sich zwei Vorgehensweisen, die auch heute noch das Risiko für Besucher verringern.

1. Ergänzung des Besuchermanagements durch Sicherheitsmaßnahmen

Viele Organisationen halten im Rahmen ihrer Maßnahmen zur Risikoprävention Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ein, die von Einweisungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz über Vorschriften zur Schutzausrüstung bis hin zu Hygienestandards in Gemeinschaftsräumen reichen.

Bei der Betreuung von Besuchern wie Wartungspersonal, externen Dienstleistern und Mitarbeitern mit Ausweis müssen die Sicherheitsbeauftragten wissen, welche Sicherheitsvorschriften gelten und wie diese einheitlich durchgesetzt werden können. Dank klarer digitaler Dienstanweisungen sind diese Vorschriften an jedem Posten stets auf dem neuesten Stand.

Das Sicherheitspersonal ist oft die erste Person, die ein Besucher bei seiner Ankunft sieht. Daher spielen die Mitarbeiter eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass Besucher eine sichere Umgebung betreten. Das Sicherheitspersonal sollte Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften ebenso selbstbewusst durchsetzen wie Sicherheitsvorschriften. Dadurch wird das Risiko verringert, dass Besucher gegen die vom Kunden festgelegten Regeln verstoßen.

2. Sicherstellung von Echtzeitinformationen durch eine Besuchermanagement-Software

Da viele Einrichtungen von Personen verwaltet werden, die nicht immer vor Ort sind, ist die Übermittlung von Besucherlisten, Lieferplänen und Besucherprotokollen an das Sicherheitsteam vor Ort in Echtzeit zu einer wichtigen Strategie zur Risikominderung geworden.

Eine Besuchermanagement-Software verringert das Risiko, dass unbefugte Besucher ohne Genehmigung Zutritt erhalten, und ermöglicht es den Verantwortlichen, jederzeit zu sehen, wer sich im Gebäude aufhält. Diese Verbindung von der Frontlinie zum TrackTik-Kommandozentrum bietet einen besseren Überblick über potenzielle Risiken, trägt dazu bei, dass nur befugte Personen Zutritt erhalten, und verbessert die Kommunikation zwischen dem Sicherheitsdienstleister und seinen Kunden.

Wie TrackTik das Besuchermanagement unterstützt

TrackTik Guard Management umfasst Tools für das Besuchermanagement, die dem Sicherheitspersonal mehr Transparenz und Kontrolle darüber verschaffen, wer das Gelände betritt:

• Besucherlisten und Genehmigungen: Erstellen Sie Ad-hoc- oder wiederkehrende Besucherlisten, die in Echtzeit aktualisiert werden und über integrierte Genehmigungsprozesse verfügen.
• Voranmeldung: Melden Sie bekannte Besucher im Voraus an, um eine reibungslose Ankunft zu gewährleisten.
• Ausweisdruck: Drucken Sie Besucherausweise von einem Smartphone oder Computer aus.
• Besucherlisten und Evakuierungslisten: Greifen Sie im Notfall auf Besucherlisten zu und erstellen Sie Evakuierungslisten.
• Vernetzte Berichterstattung: Protokollieren Sie besucherbezogene Vorfälle mit der TrackTik-Meldung von Sicherheitsvorfällen – komplett mit Fotos, Zeitstempeln und GPS-Daten.

Häufige Besuchertypen und die jeweils erforderlichen Kontrollmaßnahmen

Nicht jeder Besucher stellt das gleiche Risiko dar. Passen Sie Ihre Kontrollmaßnahmen an die jeweilige Besuchergruppe an und nehmen Sie diese in Ihre Dienstanweisungen auf.

Besuchertyp	Hauptrisiko	Empfohlene Steuerung
Bauunternehmer und Wartungsteams	Zugang zu sensiblen Bereichen und Geräten	Voranmeldung, Begleitvorschriften und Abmeldung nach Beendigung des Einsatzes
Lieferfahrer und Verkäufer	Unüberwachter Zugang über Ladezonen	Listen mit geplanten Lieferungen und eine festgelegte Abgabestelle
Angekündigte Gäste	Das Weitergeben von Ausweisen oder das Verlassen des Veranstaltungsbereichs	Gedruckte Ausweise, die einem Gastgeber und einem Besuchszeitfenster zugeordnet sind
Spontane und unangemeldete Besucher	Ohne Genehmigung zugelassen	Abstimmung mit dem Gastgeber vor dem Einlass, wird jedes Mal protokolliert
Besucher außerhalb der Öffnungszeiten	Es stehen nur wenige Personen zur Verfügung, die die Genehmigung erteilen oder die Begleitung übernehmen können	Listen mit vorab genehmigten Personen und Benachrichtigung des Vorgesetzten bei Ankunft
Personen, denen der Zutritt zur Website verwehrt ist	Wiederholtes unbefugtes Betreten oder Sicherheitsrisiken	Eine klare Anweisung zur Nichtzulassung in den Dienstanweisungen und eine sofortige Eskalation

Checkliste zum Besuchermanagement für Sicherheitsteams

• Jeder Besucher wird anhand einer genehmigten Liste überprüft oder von einem Gastgeber bestätigt.
• Jeder Besuch wird mit Name, Gastgeber, Ankunfts- und Abfahrtszeit protokolliert.
• Die Ausweise werden ausgestellt, sind sichtbar und werden beim Verlassen des Geländes wieder eingesammelt
• Auftragnehmer und Lieferanten halten sich an die baustellenspezifischen Sicherheitsvorschriften
• Die Beamten verfügen über aktuelle Dienstanweisungen für jeden Eingang
• Eine Evakuierungsliste kann sofort erstellt werden
• Vorfälle im Zusammenhang mit Besuchern werden mit Belegen dokumentiert
• Die Besuchertrends werden regelmäßig gemeinsam mit dem Kunden analysiert

Besuchermanagement in Umgebungen mit hohem Risiko

Manche Standorte erfordern strengere Kontrollen als andere. Im Gesundheitswesen ist das Besuchermanagement Teil der Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz, wie im Artikel „Eindämmung von Gewalt im Gesundheitswesen durch Schulungen, Besuchermanagement und Personalmanagement-Tools“ erläutert wird. In der Fertigungsindustrie stellen Auftragnehmer und Lieferanten in der Nähe von Produktionsbereichen sowohl ein Sicherheits- als auch ein Schutzrisiko dar, weshalb Sicherheitsverantwortliche in der Fertigungsindustrie ihre Risikobewertung derzeit überdenken.

Unabhängig von der Umgebung sollten Beamte auf eine Situation mit Besuchern vorbereitet sein, die eskaliert. Das Training für kritische Ereignisse hilft den Teams, ruhig und einheitlich zu reagieren.

Risikominderung über das Besuchermanagement hinaus

Diese beiden Maßnahmen sind nur ein Teil einer umfassenderen Risikomanagementstrategie für die Sicherheit. Regelmäßige Sicherheitsrisikobewertungen und -audits tragen dazu bei, Risiken im gesamten Betriebsablauf zu erkennen, zu mindern und zu verhindern, und diese Strategien zur Einhaltung von Vorschriften und zur Risikominderung im Bereich der physischen Sicherheit zeigen, wo man ansetzen kann. Die Verbesserung des Zusammenspiels von Menschen, Prozessen und Technologie ist es, was einen Betriebsablauf widerstandsfähig macht.

Sind Sie bereit, die Besucher kontrollieren an all Ihren Standorten zu verschärfen? Vereinbaren Sie eine TrackTik-Demo, um zu sehen, wie Besuchermanagement, Dienstanweisungen und Vorfallberichterstattung miteinander verzahnt sind.