Deux façons pour les entreprises de sécurité physique d'atténuer les risques liés à la gestion des visiteurs

Deux façons pour les entreprises de sécurité physique d'atténuer les risques liés à la gestion des visiteurs

Chaque organisation souhaite accueillir des visiteurs en toute sécurité, sans laisser entrer les personnes indésirables. Pour les entreprises de sécurité physique et les équipes de sécurité internes, cet équilibre est crucial à trouver à l'accueil, au quai de chargement et à chaque entrée contrôlée. Les clients veulent savoir comment la sécurité assure la protection des personnes sans perturber leur visite.

Les responsables de la sécurité organisationnelle réévaluent constamment leurs programmes de sécurité et leurs plans de gestion des risques liés à la sécurité de l'entreprise (ESRM) . C'est là que les entreprises de sécurité peuvent jouer un rôle déterminant, en mettant à profit leur expertise, leur formation et leurs compétences en communication pour aider leurs clients à renforcer le contrôle des visiteurs.

Dans cet article, nous aborderons les raisons pour lesquelles la gestion des visiteurs représente un véritable risque pour la sécurité, les deux principales façons dont les équipes de sécurité réduisent ce risque, et comment TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, aide les agents à contrôler qui accède au site.

Pourquoi la gestion des visiteurs pose un risque pour la sécurité

Un processus de gestion des visiteurs est aussi efficace que son maillon le plus faible. Voici quelques exemples de failles courantes :

• Arrivées non vérifiées. Visiteurs admis parce qu'ils semblent appartenir à la communauté ou parce qu'ils désignent une personne déjà sur place.
• Registres incomplets. Des journaux de bord papier avec des entrées manquantes ou illisibles, ce qui rend difficile de savoir qui était présent sur les lieux.
• Suivi inapproprié. Des personnes non autorisées suivent un détenteur de badge à travers une porte contrôlée.
• Instructions obsolètes. Agents travaillant à partir d'anciennes listes de visiteurs ou de consignes de poste qui ne correspondent plus aux règles du client.
• Aucune image de l'évacuation. En cas d'urgence, aucun moyen fiable de s'assurer que toutes les personnes présentes dans l'édifice sont saines et sauves.

Les systèmes modernes de contrôle d'accès sont utiles, mais la décision finale revient toujours à l'agent d'accès. C'est pourquoi les processus et l'information en temps réel sont si importants.

Ce que la pandémie a appris aux équipes de sécurité en matière de gestion des visiteurs

Les entreprises de sécurité physique ont démontré leur utilité en supervisant les processus de sécurité, en surveillant les incidents et en y répondant, en contrôlant les visiteurs, en gardant les entrées et en effectuant des contrôles de sécurité, alors même que de nombreux établissements manquaient de personnel. Pendant ce temps, les employés étaient inquiets à l'idée de retourner au travail et les organisations ont fait appel à la sécurité pour rétablir un climat de confiance dans leurs bâtiments.

Alors que la plupart des gens travaillaient à distance, les visiteurs inattendus ont mis en lumière une faille de sécurité. Normalement, un visiteur imprévu pouvait être autorisé à entrer en contactant une personne habilitée. Mais lorsqu'il n'y a personne à contacter, comment les services de sécurité peuvent-ils gérer efficacement les visites impromptues ?

Les entreprises de sécurité et leurs clients se sont adaptés, et deux pratiques ont émergé qui permettent encore aujourd'hui de réduire les risques liés aux visiteurs.

1. Améliorer la gestion des visiteurs par des processus de sécurité

De nombreuses organisations maintiennent des exigences en matière de santé et de sécurité dans le cadre de leurs mesures de prévention des risques, allant des formations à la sécurité sur place et des règles relatives aux équipements de protection aux normes de propreté dans les espaces partagés.

Lors de la gestion des visiteurs tels que le personnel de maintenance, les fournisseurs externes et les employés munis d'un badge, les agents doivent connaître les règles de sécurité applicables et savoir comment les faire respecter de manière uniforme. Des directives numériques claires permettent de s'assurer que ces règles sont toujours à jour.

Le personnel de sécurité est souvent le premier interlocuteur des visiteurs à leur arrivée. Il joue donc un rôle essentiel pour assurer la sécurité des visiteurs dès leur entrée dans un environnement sécurisé. Le personnel de sécurité doit appliquer les protocoles de santé et de sécurité avec la même rigueur que les protocoles de sécurité. Cela permet de réduire les risques de non-respect des règles établies par le client.

2. Assurer l'accès à l'information en temps réel grâce à un logiciel de gestion des visiteurs

Dans de nombreux établissements gérés par des personnes qui ne sont pas toujours sur place, l'envoi en temps réel des listes de visiteurs, des horaires de livraison et des registres de visiteurs à l'équipe de sécurité de première ligne est devenu une stratégie clé d'atténuation des risques.

Le logiciel de gestion des visiteurs réduit le risque d'admission non autorisée de visiteurs non planifiés et permet aux gestionnaires de visualiser en permanence les personnes présentes dans le bâtiment. Cette connexion entre le terrain et le centre de commandement TrackTik offre une meilleure visibilité sur les risques potentiels, contribue à garantir que seules les personnes autorisées soient admises et améliore la communication entre l'entreprise de sécurité et ses clients.

Comment TrackTik prend en charge la gestion des visiteurs

TrackTik Guard Management comprend des outils de gestion des visiteurs qui offrent aux agents une meilleure visibilité et un contrôle accru sur les personnes présentes sur le site :

• Listes de visiteurs et approbations : Créez des listes de visiteurs ponctuelles ou récurrentes qui se mettent à jour en temps réel, avec des processus d’approbation intégrés.
• Préinscription : Inscrivez à l'avance les visiteurs connus pour faciliter leur arrivée.
• Impression des badges : Imprimez les badges visiteurs à partir d'un téléphone intelligent ou d'un ordinateur.
• Registres et listes d'évacuation : Accédez aux registres des visiteurs et générez des listes d'évacuation en cas d'urgence.
• Signalement connecté : Enregistrez les incidents liés aux visiteurs grâce au système de signalement des incidents de sécurité TrackTik , avec photos, horodatage et géolocalisation.

Types de visiteurs courants et contrôles nécessaires à chacun

Chaque visiteur ne présente pas le même niveau de risque. Adaptez vos mesures de contrôle au type de visiteur et intégrez-les à vos directives de publication.

Type de visiteur	Risque clé	Contrôle recommandé
entrepreneurs et équipes d'entretien	Accès aux zones et aux équipements sensibles	Préinscription, règles d'accompagnement et déconnexion à la fin de la mission
chauffeurs-livreurs et fournisseurs	Accès non surveillé par les zones de chargement	Listes de livraison prévues et zone de dépôt définie
Invités prévus	Partage de badges ou déplacement hors de la zone de réunion	Des badges imprimés, associés à un hôte et à une fenêtre de visite, sont disponibles.
Visiteurs sans rendez-vous et visiteurs imprévus	Admis sans autorisation	Vérification auprès de l'hôte avant l'entrée, enregistrée à chaque fois
visiteurs en dehors des heures d'ouverture	Peu de personnes sont disponibles pour approuver ou accompagner	Listes préapprouvées et notification du superviseur à l'arrivée
Personnes interdites d'accès au site	Intrusion répétée ou menaces à la sécurité	Une consigne claire de non-admission dans les ordres de poste et une escalade immédiate

Liste de contrôle pour la gestion des visiteurs pour les équipes de sécurité

• Chaque visiteur est vérifié par rapport à une liste approuvée ou confirmé auprès de l'hôte.
• Chaque visite est enregistrée avec le nom, l'hôte, l'heure d'arrivée et l'heure de départ.
• Les badges sont émis, visibles et récupérés à la sortie.
• Les entrepreneurs et les fournisseurs respectent les règles de sécurité propres au site.
• Les agents ont des consignes de poste à jour pour chaque entrée.
• Une liste d'évacuation peut être générée instantanément.
• Les incidents impliquant des visiteurs sont documentés par des preuves.
• Les tendances des visiteurs sont régulièrement analysées avec le client.

Gestion des visiteurs dans les environnements à haut risque

Certains sites nécessitent des contrôles plus stricts que d'autres. Dans le secteur de la santé, la gestion des visiteurs fait partie intégrante de la prévention de la violence au travail, comme l'explique le document « Atténuer les violences dans le secteur de la santé grâce à la formation, la gestion des visiteurs et les outils de gestion du personnel » . Dans le secteur manufacturier, la présence de sous-traitants et de fournisseurs à proximité des zones de production engendre des risques pour la sécurité, ce qui explique pourquoi les responsables de la sécurité repensent leur approche des risques .

Peu importe le contexte, les agents doivent être prêts à faire face à une situation impliquant un visiteur qui dégénère. La formation aux situations critiques permet aux équipes de réagir avec calme et efficacité.

Atténuation des risques au-delà de la gestion des visiteurs

Ces deux pratiques ne constituent qu'une partie d'une stratégie globale de gestion des risques de sécurité. Des évaluations et des audits réguliers des risques de sécurité permettent d'identifier, d'atténuer et de prévenir les risques à tous les niveaux de l'exploitation. Ces stratégies de conformité et d'atténuation des risques liés à la sécurité physique indiquent par où commencer. Améliorer la collaboration entre les personnes, les processus et les technologies est essentiel à la résilience d'une exploitation.

Vous souhaitez accroître le contrôle des visiteurs sur vos sites ? Réservez une démonstration de TrackTik pour découvrir comment la gestion des visiteurs, les consignes de publication et le signalement des incidents fonctionnent ensemble.