Dos formas en que las empresas de seguridad física pueden mitigar el riesgo en la gestión de visitantes

Dos formas en que las empresas de seguridad física pueden mitigar el riesgo en la gestión de visitantes

Para todas las organizaciones que se preparan para reabrir, la cuestión de cómo gestionará el servicio de seguridad el aumento de visitantes y personal supone uno de los retos más recientes. Como empresa de seguridad física, la reapertura de negocios, colegios y espacios públicos hará que tus clientes potenciales se pregunten cuál es la mejor manera de garantizar la seguridad sin perjudicar la experiencia de los visitantes.

A medida que los empleados se preocupan por la vuelta al trabajo, los responsables de garantizar la seguridad y la protección de una organización también están ajustando sus programas de seguridad al tiempo que reevalúan sus planes de gestión de riesgos, o ESRM. Es aquí donde las empresas de seguridad pueden aprovechar su experiencia para ayudar a las organizaciones a dar prioridad a la seguridad y la protección mediante una formación y una comunicación fluidas.

En este artículo, analizaremos cómo las empresas de seguridad están haciendo hincapié en la importancia de contar con procesos de gestión de visitantes más rigurosos, así como las dos áreas principales que contribuirán a crear un sistema de gestión de visitantes más seguro y protegido.

La pandemia ha puesto de manifiesto la necesidad de mejorar los procesos de gestión de visitantes

Las empresas de seguridad física pueden demostrar sus cualificaciones específicas a la hora de supervisar los procesos de seguridad, vigilar y responder ante incidentes de seguridad, controlar a los visitantes, vigilar las entradas, llevar a cabo controles de seguridad exhaustivos y mucho más. Informes recientes indican que el 75 % de las organizaciones afirmaron que la pandemia había hecho que se diera mayor prioridad a la seguridad física.

Los acontecimientos de 2020 demostraron que, cuando la mayoría de la población mundial trabajaba a distancia y las instalaciones contaban con poco personal, la seguridad se convirtió en una preocupación importante. En circunstancias normales, se podía permitir la entrada a visitantes inesperados simplemente «llamando» para autorizarla. Pero cuando no hay nadie a quien llamar, ¿cómo puede el personal de seguridad gestionar de forma eficaz las visitas no programadas?

Como consecuencia, tanto las empresas de seguridad como sus clientes tuvieron que adaptarse a una nueva forma de gestionar la seguridad y la protección en el seno de sus negocios. Hay dos medidas que están adoptando las empresas para mitigar los riesgos de seguridad y protección en los procesos de gestión de visitantes.

1. Mejorar la gestión de visitantes mediante procedimientos de seguridad

A pesar de la reapertura de las actividades en el estado y de la flexibilización de las estrictas normas sobre el uso de la mascarilla y las medidas sanitarias, la mayoría de las organizaciones seguirán aplicando estas normas como parte de sus medidas preventivas de gestión de riesgos.

A la hora de gestionar a visitantes como el personal de mantenimiento, los proveedores de comida externos y los empleados que disponen de una tarjeta de identificación, será fundamental que los guardias de seguridad sepan cómo garantizar el cumplimiento de las medidas relativas a las zonas de contacto frecuente, el distanciamiento social y otras medidas sanitarias preventivas, tal y como las definen los CDC o la normativa estatal.

El personal de seguridad suele ser la primera persona que ve cualquier visitante al llegar, por lo que es importante que este personal garantice que los visitantes acceden a un lugar seguro e higiénico. Es igualmente importante que el personal de seguridad se encargue de hacer cumplir los protocolos de salud y seguridad con la misma rigurosidad que los protocolos de seguridad. De este modo, se mitigará cualquier riesgo de que los visitantes incumplan las normas de seguridad establecidas por sus clientes.

2. Garantizar la información en tiempo real mediante soluciones de software para la gestión de visitantes

En un estudio reciente, el 82 % de los profesionales de seguridad corporativa afirmaron que ya han implantado o tienen previsto implantar una solución de gestión de visitantes en sus instalaciones. Dado que muchas instalaciones se centran cada vez más en cómo hacer llegar la información a sus equipos mientras trabajan a distancia, la capacidad de enviar en tiempo real las listas de visitantes, los horarios de entrega y los registros de visitantes al equipo de seguridad que se encuentra en primera línea se ha convertido en una estrategia clave para la mitigación de riesgos.

Las soluciones de software para la gestión de visitantes reducen cualquier riesgo potencial derivado de la entrada de visitantes no previstos sin autorización y permiten a los supervisores saber en todo momento quién se encuentra en los edificios. Esta conexión entre la primera línea y el centro de mando ofrece una mejor visión para identificar posibles riesgos, garantiza que solo se permita la entrada a personas autorizadas y contribuye a mejorar la comunicación entre la empresa de seguridad y sus clientes.

Mitigación de riesgos más allá de la gestión de visitantes

Estas dos medidas que están adoptando las empresas de seguridad para mitigar el riesgo en la gestión de visitantes son solo un componente de una estrategia más amplia de gestión de riesgos en materia de seguridad. En un estudio reciente, el 88 % de los profesionales de la seguridad corporativa tiene previsto llevar a cabo evaluaciones de riesgos y auditorías periódicas a lo largo de este año. Esto implica evaluar el conjunto de las operaciones de seguridad, buscando posibles formas de identificar, mitigar y prevenir los riesgos. Para aprender de los retos de 2020, el sector de la seguridad deberá buscar formas de mejorar el diseño de su personal, sus procesos y su tecnología con el fin de contribuir a reducir los riesgos.