Dos formas en que las empresas de seguridad física pueden mitigar el riesgo en la gestión de visitantes

Trackforce

11 de junio de 2021 · 9 minutos de lectura

Dos formas en que las empresas de seguridad física pueden mitigar el riesgo en la gestión de visitantes

Todas las organizaciones quieren dar la bienvenida a los visitantes sin permitir la entrada a personas no autorizadas. Para las empresas de seguridad física y los equipos de seguridad internos, ese equilibrio se consigue en la recepción, en el muelle de carga y en todas las entradas controladas. Los clientes quieren saber cómo garantizará la seguridad la protección de las personas sin ralentizar la experiencia de los visitantes.

Los responsables de la seguridad y la protección de una organización reevalúan constantemente sus programas de seguridad y sus planes de gestión de riesgos de seguridad empresarial (ESRM). Es aquí donde las empresas de seguridad pueden marcar la diferencia, aprovechando su experiencia, formación y capacidad de comunicación para ayudar a los clientes a reforzar los controles de acceso de visitantes.

En este artículo, analizaremos por qué la gestión de visitantes supone un riesgo real para la seguridad, las dos formas principales en que los equipos de seguridad reducen ese riesgo y cómo TrackTik, la plataforma de gestión del personal de seguridad de Trackforce, ayuda a los agentes a controlar quién accede a las instalaciones.

Puntos clave

Cada visitante supone una decisión en materia de riesgos.
Los contratistas, proveedores, repartidores y visitantes sin cita previa necesitan un procedimiento claro y coherente para ser identificados, registrados y admitidos.
Combina la seguridad con la protección.
Los agentes suelen ser las primeras personas con las que se encuentra un visitante, por lo que deben hacer cumplir las normas de salud y seguridad del cliente con la misma firmeza con la que hacen cumplir las normas de seguridad.
Los datos sobre visitantes en tiempo real llenan los vacíos.
Las listas de visitantes que se actualizan al instante eliminan las conjeturas cuando un contacto previsto no está disponible para autorizar una llegada.
Sepa quién se encuentra en las instalaciones en todo momento.
Unos registros precisos agilizan y hacen más fiables las evacuaciones, las investigaciones y la presentación de informes a los clientes.
Reúne todo en una sola plataforma.
TrackTik permite a los equipos de seguridad gestionar las listas de visitantes, las inscripciones previas, la impresión de acreditaciones y las listas de evacuación, además de las órdenes de puesto, las visitas guiadas y los informes de incidentes.

Por qué la gestión de visitantes supone un riesgo para la seguridad

La eficacia de un proceso de gestión de visitantes depende de su punto de acceso más débil. Entre las deficiencias más habituales se encuentran:

Personas que llegan sin haber sido identificadas. Visitantes a los que se les permite la entrada porque parecen encajar en el entorno o porque mencionan a alguien que se encuentra dentro.
Registros incompletos. Libros de registro en papel con anotaciones que faltan o son ilegibles, lo que dificulta saber quién se encontraba en las instalaciones.
Entrada indeseada. Personas no autorizadas que siguen a un titular de una tarjeta de acceso a través de una puerta controlada.
Instrucciones obsoletas. Agentes que trabajan con listas de visitantes antiguas u órdenes de servicio que ya no se ajustan a las normas del cliente.
No hay un plan de evacuación. En caso de emergencia, no hay ninguna forma fiable de localizar a todas las personas que se encuentran en el edificio.

Los sistemas modernos de control de acceso ayudan, pero sigue siendo el personal el que toma la decisión final en la puerta. Por eso es tan importante disponer de información sobre los procesos y en tiempo real.

Lo que la pandemia ha enseñado a los equipos de seguridad sobre la gestión de visitantes

Las empresas de seguridad física demostraron su valía supervisando los procesos de seguridad, vigilando y respondiendo a los incidentes, controlando a los visitantes, vigilando las entradas y realizando controles de seguridad, en un momento en el que muchas instalaciones carecían de personal suficiente. Al mismo tiempo, los empleados se mostraban preocupados por la vuelta al lugar de trabajo, y las organizaciones recurrieron a los servicios de seguridad para que los edificios volvieran a transmitir una sensación de seguridad.

Cuando la mayor parte del mundo trabajaba a distancia, unas visitas inesperadas pusieron de manifiesto una sencilla vulnerabilidad. En circunstancias normales, se podía permitir la entrada a un visitante no previsto «llamando» a alguien que pudiera autorizarla. Pero cuando no hay nadie a quien llamar, ¿cómo puede el personal de seguridad gestionar de forma eficaz las visitas no previstas?

Las empresas de seguridad y sus clientes se adaptaron, y surgieron dos prácticas que, aún hoy, reducen el riesgo para los visitantes.

1. Mejorar la gestión de visitantes mediante procedimientos de seguridad

Muchas organizaciones aplican requisitos de salud y seguridad como parte de sus medidas de prevención de riesgos, desde sesiones de formación inicial sobre seguridad en las instalaciones y normas sobre equipos de protección hasta normas de limpieza en los espacios comunes.

A la hora de gestionar a visitantes como el personal de mantenimiento, los proveedores externos y los empleados que disponen de una tarjeta de identificación, los agentes deben saber qué normas de seguridad se aplican y cómo hacerlas cumplir de forma coherente. Unas instrucciones digitales claras mantienen esas normas actualizadas en cada puesto.

El personal de seguridad suele ser la primera persona que ve un visitante al llegar, por lo que los agentes desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar que los visitantes accedan a un entorno seguro. El personal de seguridad debe hacer cumplir los protocolos de salud y seguridad con la misma firmeza con la que hace cumplir los protocolos de seguridad. De este modo, se reduce el riesgo de que los visitantes incumplan las normas establecidas por el cliente.

2. Garantizar la información en tiempo real mediante un software de gestión de visitantes

Dado que muchas instalaciones están gestionadas por personas que no siempre se encuentran en el propio recinto, el envío en tiempo real de listas de visitantes, horarios de entrega y registros de visitantes al equipo de seguridad de primera línea se ha convertido en una estrategia clave para la mitigación de riesgos.

El software de gestión de visitantes reduce el riesgo de que se permita el acceso a visitantes no previstos sin autorización y permite a los supervisores saber en todo momento quién se encuentra en el edificio. Esa conexión entre la primera línea y el Centro de Mando de TrackTik ofrece una mejor visión de los riesgos potenciales, ayuda a garantizar que solo se permita el acceso a personas autorizadas y mejora la comunicación entre la empresa de seguridad y sus clientes.

Cómo ayuda TrackTik a gestionar los visitantes

TrackTik Guard Management incluye herramientas de gestión de visitantes que proporcionan a los agentes una mayor visibilidad y control sobre quién accede a las instalaciones:

Listas de visitantes y autorizaciones: Crea listas de visitantes puntuales o periódicas que se actualizan en tiempo real, con procesos de autorización integrados.
Preinscripción: Inscribe con antelación a los visitantes que ya se conocen para que su llegada sea más fluida.
Impresión de tarjetas de identificación: Imprime tarjetas de identificación para visitantes desde un smartphone o un ordenador.
Registros de visitas y listas de evacuación: Accede a los registros de visitas y genera listas de evacuación en caso de emergencia.
Informes conectados: Registra los incidentes relacionados con los visitantes mediante el sistema de notificación de incidentes de seguridad de TrackTik, que incluye fotos, marcas de tiempo y datos GPS.

Tipos habituales de visitantes y las medidas de control que requiere cada uno

No todos los visitantes suponen el mismo riesgo. Adapta tus medidas de control al tipo de visitante e inclúyelas en tus instrucciones de servicio.

Tipo de visitante	Riesgo clave	Control recomendado
Contratistas y equipos de mantenimiento	Acceso a zonas y equipos sensibles	Inscripción previa, normas de acompañamiento y registro de salida al finalizar el trabajo
Repartidores y vendedores	Acceso sin control a través de las zonas de carga y descarga	Listas de entregas programadas y una zona de entrega definida
Invitados previstos	Compartir la tarjeta de identificación o alejarse de la zona de la reunión	Insignias impresas vinculadas a un anfitrión y a un periodo de visitas
Visitantes sin cita previa y no programados	Admitido sin autorización	Verificación con el anfitrión antes de la entrada, registrada en cada ocasión
Visitantes fuera del horario de atención	Hay pocas personas disponibles para dar el visto bueno o acompañar	Listas preaprobadas y notificación al supervisor a la llegada
Personas a las que se les ha prohibido el acceso al sitio	Invasiones reiteradas o amenazas a la seguridad	Una instrucción clara de «no admitir» en las órdenes de servicio y una escalación inmediata

Tipos de visitantes y medidas prácticas para los equipos de seguridad.

Lista de comprobación para la gestión de visitantes destinada a los equipos de seguridad

Se comprueba que cada visitante figure en una lista autorizada o se confirma su identidad con el anfitrión.
Cada visita se registra indicando el nombre, el anfitrión, la hora de entrada y la hora de salida.
Las tarjetas de identificación se entregan, son visibles y se recogen a la salida
Los contratistas y proveedores deben cumplir las normas de seguridad específicas de cada obra
Los agentes cuentan con órdenes de servicio vigentes para cada entrada
Se puede generar una lista de evacuación al instante
Los incidentes relacionados con los visitantes se documentan con pruebas.
Las tendencias de visitantes se analizan periódicamente con el cliente

Gestión de visitantes en entornos de alto riesgo

Algunos recintos requieren controles más estrictos que otros. En el sector sanitario, la gestión de visitantes forma parte de la prevención de la violencia en el lugar de trabajo, tal y como se aborda en la mitigación de la violencia sanitaria mediante la formación y las herramientas de gestión de visitantes y del personal. En el sector manufacturero, la presencia de contratistas y proveedores cerca de las zonas de producción supone un riesgo tanto para la seguridad como para la protección, motivo por el cual los responsables de seguridad de este sector están replanteándose los riesgos.

Sea cual sea el entorno, los agentes deben estar preparados para una situación con visitantes que se agrave. La formación en gestión de incidentes críticos ayuda a los equipos a responder con calma y coherencia.

Mitigación de riesgos más allá de la gestión de visitantes

Estas dos prácticas no son más que una parte de una estrategia más amplia de gestión de riesgos en materia de seguridad. Las evaluaciones y auditorías periódicas de riesgos de seguridad ayudan a identificar, mitigar y prevenir los riesgos en toda la operación, y estas estrategias de cumplimiento normativo y mitigación de riesgos para la seguridad física indican por dónde empezar. Mejorar la forma en que las personas, los procesos y la tecnología interactúan entre sí es lo que hace que una operación sea resiliente.

¿Estás listo para reforzar los controles de acceso en todas tus instalaciones? Reserva una demostración de TrackTik para ver cómo funcionan conjuntamente la gestión de visitantes, las órdenes de acceso y la notificación de incidentes.

Preguntas frecuentes

La gestión de visitantes es el proceso de verificar, registrar, expedir tarjetas de identificación y realizar un seguimiento de todas las personas que acceden a unas instalaciones y que no son titulares habituales de una tarjeta de identificación. TrackTik Guard Management ofrece a los agentes listas de visitantes, preinscripción, impresión de tarjetas de identificación y libros de registro, todo ello en un único lugar.

Combina unos procesos de seguridad claros con información en tiempo real. Los agentes deben velar por el cumplimiento tanto de las normas de seguridad como de protección, y necesitan listas de visitantes actualizadas para que no se permita la entrada a nadie sin autorización. Las instrucciones digitales en los puestos de control mantienen la información actualizada en todas las entradas.

Descubre las listas de visitantes en tiempo real, los flujos de trabajo de aprobación, la preinscripción, la impresión de acreditaciones, los registros consultables y las listas de evacuación de emergencia. TrackTik incluye todas estas funciones, además de los recorridos guiados, las órdenes de servicio y la notificación de incidentes de seguridad, de modo que los datos de los visitantes forman parte del mismo registro operativo.

El personal de seguridad debe verificar la identidad del visitante con el anfitrión o consultando una lista autorizada antes de permitirle el acceso, y registrar cada visita. Cuando un visitante no figure en la lista, se puede notificar a los supervisores, y el Centro de Mando de TrackTik ofrece a los operadores una visión en tiempo real para facilitar la toma de decisiones.

Los registros precisos indican exactamente quién se encuentra en las instalaciones, lo cual es fundamental durante una evacuación o una investigación. TrackTik puede generar listas de evacuación a partir de los registros de visitantes, de modo que los agentes puedan localizar a todas las personas rápidamente.

Sí. TrackTik permite a los agentes imprimir tarjetas de identificación para visitantes desde un smartphone o un ordenador, como parte de sus herramientas de gestión de visitantes incluidas en TrackTik Guard Management.

El control de acceso gestiona a los titulares de tarjetas en las puertas controladas, mientras que la gestión de visitantes se encarga del resto de personas. El TrackTik Command Center se integra con los sistemas de vídeo, acceso y alarma, de modo que los operadores pueden ver de forma conjunta la actividad de los visitantes y los eventos de acceso.

Comparte las cifras de visitantes, las entradas denegadas y los incidentes relacionados con los visitantes en las revisiones periódicas. Los paneles de control de TrackTik Business Intelligence convierten esos datos en tendencias e informes que los clientes pueden consultar.