Savoir reconnaître les limites de votre logiciel de signalement d'incidents

Savoir reconnaître les limites de votre logiciel de signalement d'incidents

Nous y voilà. Cinquante épisodes à notre actif, et Johnny et moi avons énormément appris de cette expérience. Entre les entrevues avec les clients, les commentaires sur les épisodes et l'organisation de nos idées pour planifier les prochains épisodes, nous avons appris bien plus que nous ne l'aurions jamais imaginé, et nous espérons que nos auditeurs et lecteurs en profitent également.

Aujourd'hui, nous partageons les leçons apprises de l'expérience de clients qui utilisaient d'autres solutions logicielles de gestion de la sécurité. Face aux frustrations rencontrées par certains d'entre eux avec des logiciels de qualité inférieure, on peut affirmer que votre logiciel de signalement d'incidents actuel est tout simplement insuffisant si…

Vous ne l'utilisez pas tous les jours

Lors de notre entrevue avec Richard Sparks de Global Security Management Agency, il nous a expliqué comment Silvertrac s'était intégré à tous les aspects de ses opérations. Ses agents l'utilisaient systématiquement sur chaque site, tous les jours, ce qui a permis de réaliser d'importantes économies : réduction des besoins en formation, meilleure satisfaction de la clientèle et renforcement des capacités sur site.

Un logiciel de signalement d'incidents de qualité devrait transformer tous les aspects de votre entreprise. Si vous l'utilisez simplement comme outil de responsabilisation pour vérifier que les agents de sécurité sont au bon endroit, autant vous contenter d'un bouton « Deggy ».

La plupart des entreprises qui achètent un logiciel de gestion des incidents ont l'intention de l'utiliser régulièrement, mais n'y parviennent pas toujours, pour diverses raisons. Parfois, le logiciel n'a tout simplement pas les fonctionnalités nécessaires pour optimiser leurs opérations comme elles l'espéraient. D'autres fois, il peut être trop instable ou ne pas avoir suffisamment de soutien à la clientèle pour résoudre les problèmes. Il se peut aussi que l'interface soit tout simplement trop complexe et que les agents de sécurité n'apprécient pas de l'utiliser.

Quelle qu'en soit la raison, si vous constatez que vos agents et superviseurs ne se connectent pas au système tous les jours, il est probablement temps de réévaluer le logiciel que vous utilisez.

Article connexe : Dois-je utiliser un logiciel de rapport de sécurité comme option de vente additionnelle ou comme valeur ajoutée ?

Il est impossible de calculer le retour sur investissement.

Un logiciel de sécurité performant devrait avoir un impact significatif et mesurable sur votre activité. Si vous pensez qu'il vous a peut-être fait gagner du temps et que son coût était justifié, alors ce n'est pas un outil efficace. Un système de qualité doit produire des résultats immédiats dans des domaines tels que :

• Moins de temps consacré à la formation et aux inspections
• Moins de plaintes de la clientèle et une meilleure fidélisation de la clientèle
• Une augmentation du nombre de contrats que vous gagnez
• Moins de temps consacré à la rédaction des rapports d'activités quotidiens

Examinons ce dernier point. Il est facile de mesurer la différence de temps nécessaire à un agent de sécurité pour rédiger un rapport écrit et pour générer un rapport dans Silvertrac. Multipliez ce temps par le nombre d'agents sur le terrain, et vous gagnerez du temps. Procédez de la même manière pour le temps nécessaire à un superviseur pour modifier les rapports et les envoyer par courriel à vos clients.

En suivant ce processus, vous devriez être capable de calculer un gain de temps considérable et régulier. Et ce, sans même tenir compte des économies réalisées grâce à la dématérialisation .

Ce logiciel cause plus de problèmes qu'il n'en résout.

Un logiciel de signalement d'incidents mal conçu peut causer de nombreux problèmes. Les superviseurs ont de la difficulté à trouver les informations. Les agents de sécurité ne savent pas comment remplir certains champs du modèle de rapport d'activité quotidien. Le système tombe en panne et vous prive de données importantes. Le problème, c'est que parfois, ces problèmes peuvent paradoxalement inciter les utilisateurs à s'accrocher encore plus au logiciel.

« Nous ne voulons pas abandonner ce logiciel, ni envisager une autre solution, compte tenu du temps et des efforts investis dans la solution actuelle », a déclaré Johnny dans l'épisode d'aujourd'hui.

Ne croyez pas que vous deviez vous résigner à ces problèmes. Il existe des solutions logicielles, comme Silvertrac , dotées d'une interface utilisateur intuitive, permettant une communication claire et exemptes de bogues majeurs et de plantages.

Ce dernier point me choque particulièrement. Que le logiciel fonctionne correctement et régulièrement devrait être le strict minimum, et pourtant, certains considèrent les plantages et les interruptions de service importantes comme la norme.

Chez Silvertrac, chaque mise à jour que nous publions passe par plusieurs phases de tests et de développement rigoureux, afin que même la plus petite nouvelle fonctionnalité fonctionne correctement dès sa mise à la disposition du public.

En tant que fournisseur responsable de la sécurité, vous devriez être le fournisseur le plus fiable de l'établissement. Utiliser un logiciel peu fiable nuit à l'image de l'ensemble de votre activité.