Pourquoi vous devriez opter pour un rapport d'activité quotidien sans papier

Dans cet épisode, nous explorons les nombreuses raisons pour lesquelles chaque entreprise de sécurité devrait dématérialiser les rapports d'activité quotidiens de ses équipes. La plupart des entreprises réduisent leur consommation de papier depuis des années, mais les entreprises de sécurité restent réticentes au changement. Or, le coût du papier est maintenant trop élevé pour ne pas opter pour une solution numérique.

Le papier fait perdre du temps

L'utilisation de rapports papier entraîne de nombreuses inefficacités et une perte de temps considérable. Tout d'abord, au lieu d'envoyer et de recevoir le rapport d'un simple clic, le superviseur doit aller le chercher auprès de l'agent de sécurité. Cela implique soit que l'agent passe au bureau, soit que le superviseur fait une tournée pour le récupérer.

À partir de là, le superviseur doit déchiffrer le rapport, en tenant compte d'une éventuelle écriture illisible ou de fautes d'orthographe. Une fois le rapport présentable, il devra généralement le numériser pour l'envoyer au client. Il est fortement déconseillé de demander aux agents de sécurité de remettre directement le rapport au client.

« Ça se produit probablement encore », j'ai dit à Johnny, « mais pas pendant plus de 90 jours, parce qu'une autre compagnie prendra le relais. » Les rapports de sécurité manuscrits sont souvent négligés, et la plupart des clients préfèrent désormais une copie numérique et ne veulent pas qu'un bout de papier soit glissé sous la porte.

Une fois les rapports classés, le papier demeure une source de perte de temps considérable. Il est impossible d'y faire des recherches pour trouver des cas spécifiques. L'analyse des tendances d'incidents nécessite la saisie manuelle de valeurs dans une base de données. De plus, la modification, l'annulation ou la correction orthographique sont beaucoup plus complexes. En revanche, l'utilisation d'un système de veille stratégique pour la production de rapports permet d'intégrer l'analyse naturellement au travail, plutôt que de la considérer comme une tâche de saisie de données distincte.

Le papier gaspille de l'argent

Certes, une feuille de papier coûte peu cher, mais toutes ces feuilles s'accumulent rapidement, et le papier lui-même ne représente qu'une petite partie de la facture. Ce sont les coûts d'impression, d'entreposage et les heures de supervision consacrées à la collecte, à la ressaisie et à la numérisation qui s'accumulent réellement, poste après poste, site après site.

Ajoutez à cela le papier à photocopier utilisé comme serviette ou pour essuyer les liquides renversés, ou tout simplement oublié dans une voiture ou un poste de garde, et vous obtenez une quantité considérable de papier consommée. De plus, tous ces rapports impliquent un approvisionnement constant en stylos et porte-documents. Chaque élément de ce type ne représente pas un poste de dépense important en soi, et c'est précisément pourquoi il n'est jamais examiné.

Le papier n'est pas responsable

L'utilisation de rapports papier incite les agents à la négligence, en arrondissant les horodatages, voire en les falsifiant. La transparence est essentielle et vos rapports doivent en témoigner.

« Si vous voulez vraiment vous relâcher en tant qu'agent, vous pouvez simplement rédiger votre rapport à l'avance ou à la fin de votre service. Vous arrondissez tous ces horaires, il n'y a aucune preuve de la date de rédaction, il est donc très facile de falsifier le rapport », explique Johnny.

De plus, « rédiger mon rapport » est une excuse classique des agents pour relâcher leur vigilance pendant leur patrouille. Avec TrackTik, grâce à des fonctionnalités comme les points de contrôle qui génèrent des horodatages précis à des endroits spécifiques, vos agents sont automatiquement tenus responsables et rédigent des rapports plus précis avec moins d'efforts. Les rapports sont remplis pendant la patrouille depuis l' application mobile de l'agent , sans qu'il ait à quitter son poste. Vous pouvez également joindre des photos, des vidéos, des enregistrements audio et les coordonnées GPS pour étayer vos preuves, plutôt que de vous contenter d'une simple description.

Le papier est brouillon et peu professionnel.

Bien souvent, les agents de sécurité prennent la solution de facilité pendant leur service et omettent des informations cruciales dans leur rapport d'incident . Voici une courte liste d'erreurs et de pratiques non professionnelles que nous avons constatées dans les rapports d'activité quotidiens :

• Café renversé
• Taches alimentaires
• Papier froissé
• Utilisation de plusieurs couleurs, même des crayons de couleur
• Des tonnes et des tonnes de fautes d'orthographe et de grammaire

La solution n'est pas de demander aux agents d'écrire plus lisiblement. Il s'agit plutôt de leur fournir des formulaires détaillés qui n'accepteront pas de soumettre des rapports incomplets, et d'avoir un assistant pour transformer leurs notes de terrain en un document lisible par le client.

Document papier versus DAR numérique, tâche par tâche

L'argument en faveur du zéro papier est généralement présenté comme un argument général d'efficacité, facile à accepter sans y porter attention. Il est plus convaincant lorsqu'on l'analyse en détail, en examinant les tâches individuelles qu'un rapport d'activité quotidien doit accomplir :

La colonne du milieu est une liste de tâches qui n'existent que parce qu'il s'agit d'un format papier. Aucune d'entre elles ne concerne la sécurité.

Ce qu'un rapport d'activité quotidien numérique devrait consigner

Passer au numérique ne revient pas à photographier un formulaire papier. Un DAR digne de ce nom capture des choses que le papier, de par sa structure, ne peut pas saisir :

• L'heure de la saisie est enregistrée, pas l'heure déclarée. L'enregistrement est capté au moment de la numérisation ou de la saisie, ce qui empêche toute modification a posteriori.
• Positionnement. Les données GPS enregistrées permettent de lier une observation à un lieu, ce qui rend la couverture prouvable plutôt qu'affirmable.
• Les fichiers multimédias (photos, vidéos et enregistrements audio) sont joints au rapport et ne sont pas stockés dans la galerie d'un téléphone.
• Structure guidée. Des champs étape par étape permettent à un nouvel agent de nuit de rédiger un rapport ayant la même structure qu'un agent ayant dix ans d'expérience.
• Un historique des modifications. Qui a changé quoi et quand. Si un rapport peut être réécrit discrètement, ce n'est pas une preuve.
• Un itinéraire vers le client. Compilé et partagé sans l'intervention d'un superviseur pour le reconstruire, il lui parvient donc systématiquement chaque semaine, et pas seulement lorsque quelqu'un s'en souvient.

Va-t-elle tenir le coup en cas de litige ?

C'est généralement la question qui tranche le débat, et il est judicieux de se la poser avant même d'avoir besoin de la réponse. Un accident du travail, un conflit lié à l'emploi ou une plainte pour vol peuvent faire l'objet d'un rapport un an ou deux après les faits décrits. Dès lors, la valeur de ce document repose entièrement sur sa fiabilité.

Un rapport papier ne fournit aucune preuve de sa date de rédaction, aucune indication de position et rien n'empêche sa modification ultérieure. Un document numérique vérifié, par contre, contient des preuves photographiques, vidéo, audio et GPS horodatées directement intégrées au rapport. ReportPro AI conserve la version originale et la version améliorée côte à côte, avec un journal d'audit détaillé. Ainsi, améliorer la lisibilité d'un rapport ne signifie jamais perdre le compte rendu initial de l'agent. Cette distinction est cruciale si l'on s'interroge un jour sur les modifications apportées à la formulation.

Les durées de conservation varient selon les contrats et les juridictions. Il est donc conseillé de vérifier auprès de votre propre conseiller les documents que vous êtes tenu de conserver et pendant combien de temps, plutôt que de supposer qu'une défaillance de la plateforme est suffisante.

Comment passer à zéro papier en 30 jours

1. Jours 1 à 7 : choisissez un seul site, pas l’ensemble du plan. Privilégiez un site avec un superviseur coopératif et un effectif d'officiers raisonnable. Rien ne compromet plus rapidement un déploiement que de commencer par le compte le plus difficile.
2. Jours 1 à 7 : recréer le formulaire sous forme de champs obligatoires. Reprenez votre formulaire DAR papier existant et transformez chaque section en un champ obligatoire. Évitez d'ajouter de nouveaux éléments à ce stade.
3. Jours 8 à 14 : mener les deux actions en parallèle. Une semaine de travail simultané sur papier et en ligne vous permettra d’identifier les lacunes du formulaire tout en conservant une solution de repli.
4. Jours 15 à 21 : envoyez la version numérique au client. Sa réaction sera déterminante. Demandez-lui précisément ce qu’il comprend maintenant de plus qu’auparavant.
5. Du 22e au 30e jour : laissez tomber la documentation papier et déployez la formation par groupe de sites. Utilisez les gestionnaires du premier site pour former le suivant. La formation par les pairs est toujours plus efficace qu'une note de service.

Rester compétitif

Vos concurrents passent au zéro papier. Persister dans le papier vous désavantagera. Les clients n'apprécient ni le fouillis ni le manque de transparence, et le temps perdu en saisie manuelle de données vous empêchera d'être compétitif. Il est temps de changer si ce n'est pas déjà fait.

Pour une opération de plus grande envergure, la même logique s'applique, avec un nombre accru de zéros. Une équipe de sécurité d'entreprise gérant des centaines de sites ne peut rien standardiser sur papier, et l'efficacité d'un centre de commandement dépend de la qualité des informations qu'il reçoit du terrain.