Pourquoi vous devriez opter pour un rapport d'activité quotidien sans papier

Pourquoi vous devriez opter pour un rapport d'activité quotidien sans papier

Dans cet épisode, nous explorons en détail les nombreuses raisons pour lesquelles chaque entreprise de sécurité doit dématérialiser les rapports d'activité quotidiens de ses équipes. Près de 80 % des entreprises mettent en œuvre des stratégies pour réduire leur consommation de papier, mais trop souvent, les entreprises de sécurité restent réticentes au changement. Or, le coût du papier est maintenant trop élevé pour ne pas opter pour une solution numérique.

Le papier est une perte de temps.

L'utilisation de rapports papier entraîne de nombreuses inefficacités et une perte de temps considérable. Tout d'abord, au lieu d'envoyer et de recevoir le rapport d'un simple clic, le superviseur doit aller le chercher auprès de l'agent de sécurité. Cela implique soit que l'agent passe au bureau, soit que le superviseur fait une tournée pour le récupérer.

À partir de là, le superviseur doit déchiffrer le rapport, en tenant compte d'une éventuelle écriture illisible ou de fautes d'orthographe. Une fois le rapport présentable, il devra généralement le numériser pour l'envoyer au client. Il est impossible de simplement demander aux agents de sécurité de remettre le rapport directement au client.

« Ça va probablement encore se produire », j'ai dit à Johnny, « mais pas pendant plus de 90 jours, parce qu'ils auront une autre entreprise. » Les rapports de sécurité manuscrits sont souvent bâclés, et la plupart des clients préfèrent désormais une copie numérique et ne veulent pas qu'un bout de papier soit glissé sous la porte.

Même une fois les rapports classés au bon endroit, le papier continue de faire perdre un temps précieux. Il est impossible d'y faire des recherches pour trouver des cas précis. Il faut saisir manuellement les valeurs dans une base de données pour analyser les tendances des incidents. De plus, il est beaucoup plus difficile de modifier, d'annuler ou de corriger l'orthographe.

Le papier gaspille de l'argent

Bien sûr, une feuille de papier coûte peu cher, mais leur nombre s'accumule très vite. Outre leurs besoins quotidiens, les employés emportent souvent du papier pour leur propre usage. Des enquêtes ont montré que plus de la moitié des travailleurs américains ont volé des fournitures de bureau, le papier étant parmi les plus volées.

Ajoutez à cela les gardiens qui utilisent le papier comme serviettes ou pour essuyer les liquides renversés, ou qui le laissent tout simplement dans leur voiture ou leur guérite et l'oublient, et cela représente une quantité considérable de papier consommée. De plus, tous ces rapports impliquent une utilisation importante de stylos, un autre article qui est volé en quantité alarmante.

Le papier n'est pas responsable

L'utilisation de rapports papier incite les agents à la négligence, en arrondissant les horodatages, voire en les falsifiant. La transparence est essentielle et vos rapports doivent en témoigner.

« Si vous voulez vraiment vous relâcher en tant qu'agent, vous pouvez simplement rédiger votre rapport à l'avance ou à la fin de votre service. Vous arrondissez tous ces horaires, il n'y a aucune preuve de la date à laquelle le rapport a été rédigé, et il est très facile de le falsifier », explique Johnny.

De plus, « rédiger mon rapport » est une excuse classique des agents pour relâcher leur vigilance au volant. Avec Silvertrac, grâce à des fonctionnalités comme les points de contrôle qui génèrent des horodatages précis à des emplacements spécifiques, vos agents sont automatiquement tenus responsables et produisent des rapports plus précis avec moins d'efforts. Vous pouvez aussi utiliser le logiciel pour prendre des photos, ce qui enrichit les rapports.

Le papier est en désordre et peu professionnel.

Bien souvent, les agents de sécurité prennent la solution de facilité pendant leur service et omettent des informations cruciales dans leur rapport d'incident . Voici une courte liste d'erreurs et de pratiques non professionnelles que nous avons constatées dans les rapports d'activité quotidiens :

• Café renversé
• Taches alimentaires
• Papier froissé
• Utilisation de plusieurs couleurs, même des crayons de couleur
• Des tonnes et des tonnes de fautes d'orthographe et de grammaire.

Rester compétitif

Vos concurrents passent au zéro papier. Persister avec le papier vous désavantagera. Les clients n'apprécient ni le désordre ni le manque de transparence , et ce gaspillage de temps et d'argent vous empêchera d'être compétitif. Il est temps de changer si ce n'est pas déjà fait.

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