Wie Sie erkennen, wann Ihre Software zur Meldung von Vorfällen nicht mehr ausreicht

Wie Sie erkennen, wann Ihre Software zur Meldung von Vorfällen nicht mehr ausreicht

Nun sind wir also schon bei der 50. Folge angelangt, und Johnny und ich haben durch diesen Prozess viel gelernt. Ob es nun darum ging, Gäste für Interviews zu gewinnen, Feedback zu den Folgen einzuholen oder unsere Gedanken zu ordnen, um Pläne für neue Folgen zu entwerfen – wir haben mehr gelernt, als wir uns jemals hätten vorstellen können, und wir hoffen, dass auch alle unsere Hörer und Leser dabei etwas lernen.

Heute möchten wir Ihnen vermitteln, was wir von Kunden gelernt haben, die von anderen Softwarelösungen für das Wachpersonalmanagement zu uns gewechselt sind. Angesichts der Frustrationen, die einige dieser Kunden mit minderwertigen Softwarelösungen erlebt haben, können wir sagen, dass Ihre Software zur Meldung von Vorfällen einfach nicht ausreicht, wenn…

Du benutzt es nicht jeden Tag

Als wir Richard Sparks von der Global Security Management Agency interviewten, erzählte er uns, wie Silvertrac in jeden Aspekt seines Betriebs integriert wurde. Seine Mitarbeiter setzten das System auf jedem Grundstück täglich und ausnahmslos ein, was zu erheblichen Effizienzsteigerungen führte – in Form von weniger Schulungsaufwand, höherer Kundenzufriedenheit und erweiterten Einsatzmöglichkeiten vor Ort.

Eine hochwertige Software zur Meldung von Vorfällen sollte alle Aspekte Ihres Unternehmens verändern. Wenn Sie sie lediglich als Instrument zur Nachverfolgung nutzen, um sicherzustellen, dass die Wachleute am richtigen Ort sind, könnten Sie genauso gut einfach einen Deggy-Knopf verwenden.

Die meisten Unternehmen, die Software zur Meldung von Vorfällen anschaffen, beabsichtigen zwar, diese regelmäßig zu nutzen, entwickeln aber aus dem einen oder anderen Grund keine Gewohnheit dafür. Manchmal verfügt die Software einfach nicht über die Funktionen, um ihre Abläufe so stark zu verbessern, wie sie es sich erhofft hatten. In anderen Fällen ist sie möglicherweise zu fehleranfällig oder bietet nicht genügend Kundensupport, um Probleme zu beheben. Vielleicht liegt es sogar daran, dass die Benutzeroberfläche einfach zu umständlich ist und die Sicherheitskräfte sie nicht gerne nutzen.

Was auch immer der Grund sein mag: Wenn Sie feststellen, dass sich Ihre Führungskräfte und Vorgesetzten nicht täglich im System anmelden, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die von Ihnen verwendete Software neu zu bewerten.

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Den ROI lässt sich nicht berechnen

Eine Software für Sicherheitsdienste sollte sich deutlich und messbar auf Ihr Unternehmen auswirken. Wenn Sie der Meinung sind, dass sie Ihnen vielleicht etwas Zeit gespart hat und sich die Kosten vielleicht gelohnt haben , dann ist sie kein effektives Werkzeug. Ein hochwertiges Softwaresystem sollte in folgenden Bereichen sofortige Ergebnisse erzielen:

• Weniger Zeitaufwand für Schulungen und Inspektionen
• Weniger Kundenbeschwerden und eine bessere Kundenbindung
• Eine Steigerung der Anzahl der Verträge, die Sie abschließen
• Weniger Zeitaufwand für das Verfassen täglicher Tätigkeitsberichte

Schauen wir uns diesen letzten Punkt einmal genauer an. Es ist ganz einfach, den Zeitunterschied zu ermitteln, der entsteht, wenn ein Wachmann einen schriftlichen Bericht verfasst oder einen Bericht in Silvertrac erstellt. Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Anzahl der Wachleute im Außendienst, und schon haben Sie die eingesparte Zeit. Machen Sie dasselbe mit der Zeit, die ein Vorgesetzter benötigt, um Berichte zu bearbeiten und per E-Mail an Ihre Kunden zu versenden.

Wenn Sie diesen Prozess durchlaufen, sollten Sie in der Lage sein, eine enorme Zeitersparnis zu ermitteln, die sich regelmäßig einstellt. Und das noch ganz abgesehen von den Einsparungen, die sich durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten ergeben.

Die Software verursacht mehr Probleme, als sie löst

Schlecht konzipierte Software zur Meldung von Vorfällen kann jede Menge Kopfzerbrechen bereiten. Vorgesetzte haben Schwierigkeiten, Informationen zu finden. Sicherheitskräfte wissen nicht, wie sie bestimmte Felder der Vorlage für den täglichen Tätigkeitsbericht ausfüllen sollen. Das System fällt aus und lässt Sie ohne wichtige Daten zurück. Das Problem ist, dass diese Probleme manchmal den seltsamen Effekt haben können, dass die Mitarbeiter umso mehr an der Software festhalten wollen.

„Wir wollen die Software nicht aufgeben oder uns nach einer Alternative umsehen, weil wir so viel Zeit und Mühe in die bestehende Lösung investiert haben“, sagte Johnny in der heutigen Folge.

Glauben Sie nicht, dass Sie sich mit diesen Problemen abfinden müssen. Es gibt Softwarelösungen, darunter auch Silvertrac, die über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, eine klare Kommunikation ermöglichen und keine größeren Fehler oder Abstürze aufweisen.

Letzteres finde ich besonders schockierend. Dass die Software tatsächlich regelmäßig funktioniert, sollte das absolute Minimum sein, und dennoch akzeptieren manche Leute Abstürze und erhebliche Ausfallzeiten als Normalität.

Hier bei Silvertrac durchläuft jedes von uns veröffentlichte Update mehrere Runden intensiver Tests und Weiterentwicklungen, damit selbst die kleinste neue Funktion vom Moment der Veröffentlichung an einwandfrei funktioniert.

Als für die Sicherheit zuständiger Dienstleister sollten Sie der zuverlässigste Anbieter sein, den eine Immobilie hat. Wenn Sie unzuverlässige Software einsetzen, wirft das ein schlechtes Licht auf Ihren gesamten Betrieb.