Cómo saber cuándo tu software de gestión de incidencias no da la talla

Cómo saber cuándo tu software de gestión de incidencias no da la talla

Aquí estamos. Ya llevamos 50 episodios, y Johnny y yo hemos aprendido mucho con este proceso. Entre buscar a los invitados para las entrevistas, recibir comentarios sobre los episodios y organizar nuestras ideas para trazar los planes de cada uno, hemos aprendido más de lo que jamás hubiéramos imaginado, y esperamos que todos nuestros oyentes y lectores también estén aprendiendo.

Hoy queremos compartir lo que hemos aprendido de los clientes que han acudido a nosotros tras haber utilizado otras soluciones de software de gestión de seguridad. Tras haber sido testigos de las frustraciones que algunos de estos clientes han sufrido con soluciones de software de baja calidad, podemos afirmar que vuestro software de gestión de incidencias simplemente no da la talla si…

No lo usas todos los días

Cuando entrevistamos a Richard Sparks, de Global Security Management Agency, nos habló de cómo Silvertrac se había integrado en todos los aspectos de su actividad. Sus agentes lo utilizaban en todas las propiedades, todos los días, sin excepción, lo que se tradujo en una mejora significativa de la eficiencia operativa en términos de menor necesidad de formación, mayor satisfacción de los clientes y mayores capacidades sobre el terreno.

Un buen software de notificación de incidencias debería transformar todos los aspectos de tu negocio. Si solo lo utilizas como herramienta de control para asegurarte de que los guardias se encuentran en el lugar correcto, entonces más vale que te limites a usar un botón Deggy.

La mayoría de las empresas que adquieren software de notificación de incidentes tienen la intención de utilizarlo con regularidad, pero, por una u otra razón, no llegan a adquirir el hábito. A veces, el software simplemente no cuenta con las funcionalidades necesarias para aportar tanto a sus operaciones como esperaban. Otras veces, puede que presente demasiados fallos o que no cuente con suficiente asistencia al cliente para resolver los problemas. Quizás sea incluso que la interfaz resulte demasiado engorrosa y a los guardias no les guste utilizarla.

Sea cual sea el motivo, si observas que tus responsables y supervisores no inician sesión en el sistema a diario, probablemente sea el momento de replantearte el software que estás utilizando.

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No se puede calcular el ROI

Un software para guardias de seguridad debería tener un impacto notable y cuantificable en tu negocio. Si te encuentras en una situación en la que piensas que quizá te haya ahorrado algo de tiempo y que quizá haya merecido la pena el gasto, entonces no es una herramienta eficaz. Un sistema de software de calidad debería generar resultados inmediatos en áreas como:

• Menos tiempo dedicado a la formación y las inspecciones
• Menos quejas de los clientes y una mayor fidelización de los mismos
• Un aumento en el número de contratos que consigas
• Menos tiempo dedicado a redactar informes diarios de actividades

Analicemos este último punto. Es muy sencillo calcular la diferencia entre el tiempo que tarda un guardia en redactar un informe escrito y el que se tarda en generar un informe en Silvertrac. Multiplica eso por el número de guardias que hay sobre el terreno y obtendrás el tiempo que te ahorras. Haz lo mismo con el tiempo que tarda un supervisor en revisar los informes y enviárselos por correo electrónico a tus clientes.

Al seguir ese proceso, deberías poder calcular el enorme ahorro de tiempo que supone de forma habitual. Y eso sin contar aún el ahorro que supone la eliminación del papel.

El software causa más problemas de los que resuelve

Un software de notificación de incidentes mal diseñado puede causar muchos quebraderos de cabeza. A los supervisores les cuesta encontrar la información. Los guardias no saben cómo rellenar determinados campos de la plantilla del informe diario de actividades. El sistema se cuelga y te deja sin datos importantes. El problema es que, a veces, estas dificultades pueden tener el curioso efecto de que la gente quiera seguir utilizando el software aún más.

«No queremos dejar de usar el software ni buscar otra alternativa, debido a todo el tiempo y el esfuerzo que se ha dedicado a la solución actual», afirmó Johnny en el episodio de hoy.

No creas que tienes que conformarte con estos problemas. Existen soluciones de software, como Silvertrac, que cuentan con una interfaz de usuario intuitiva, facilitan una comunicación clara y no presentan errores graves ni fallos del sistema.

Esto último me resulta especialmente impactante. Que el software funcione correctamente de forma habitual debería ser lo mínimo exigible y, sin embargo, hay quien acepta que los fallos y los tiempos de inactividad prolongados sean la norma.

En Silvertrac, cada actualización que lanzamos se somete a varias rondas de rigurosas pruebas y desarrollo, para que incluso la más mínima novedad funcione correctamente desde el momento en que la ponemos a disposición del público.

Como contratista encargado de la seguridad, deberías ser el proveedor más fiable con el que cuente un inmueble. Si utilizas un software que no es fiable, eso solo da una mala imagen de todo tu negocio.