Comment savoir quand votre logiciel de gestion des incidents n'est plus à la hauteur

Comment savoir quand votre logiciel de gestion des incidents n'est plus à la hauteur

Nous y voilà. Après 50 épisodes, Johnny et moi avons beaucoup appris au fil de cette aventure. Qu’il s’agisse de contacter des invités pour des interviews, de recueillir des retours sur les épisodes ou d’organiser nos idées pour élaborer le plan des prochains épisodes, nous avons appris bien plus que nous ne l’aurions jamais imaginé, et nous espérons que tous nos auditeurs et lecteurs en tirent également des enseignements.

Aujourd’hui, nous souhaitons partager avec vous les enseignements que nous avons tirés de nos clients qui nous ont rejoints après avoir utilisé d’autres logiciels de gestion des agents de sécurité. Ayant constaté les difficultés rencontrées par certains de ces clients avec des solutions logicielles de qualité insuffisante, nous pouvons affirmer que votre logiciel de signalement d’incidents n’est tout simplement pas à la hauteur si…

Tu ne t'en sers pas tous les jours

Lors de notre entretien avec Richard Sparks, de la Global Security Management Agency, celui-ci nous a expliqué comment Silvertrac s'était intégré à tous les aspects de ses activités. Ses agents l'utilisaient sur chaque site, chaque jour, sans exception, ce qui a permis de réaliser d'importants gains d'efficacité opérationnelle : réduction des besoins en formation, amélioration de la satisfaction client et renforcement des capacités sur le terrain.

Un logiciel de signalement des incidents de qualité devrait transformer tous les aspects de votre activité. Si vous vous en servez simplement comme d'un outil de contrôle pour vous assurer que les agents de sécurité se trouvent bien à l'endroit prévu, autant vous contenter d'un bouton Deggy.

La plupart des entreprises qui achètent un logiciel de signalement des incidents ont l’intention de l’utiliser régulièrement, mais ne parviennent pas à en prendre l’habitude pour une raison ou une autre. Parfois, le logiciel ne dispose tout simplement pas des fonctionnalités nécessaires pour apporter autant de valeur ajoutée à leurs opérations qu’elles l’espéraient. D’autres fois, il peut présenter trop de bugs ou ne pas bénéficier d’un service client suffisant pour résoudre les problèmes. Il se peut même que l’interface soit tout simplement trop peu intuitive et que les agents de sécurité n’aiment pas s’en servir.

Quelle qu'en soit la raison, si vous constatez que vos cadres et responsables ne se connectent pas au système tous les jours, il est probablement temps de réévaluer le logiciel que vous utilisez.

Article connexe : Dois-je utiliser un logiciel de rapports de sécurité comme argument de vente incitative ou comme valeur ajoutée ?

On ne peut pas calculer le retour sur investissement

Un logiciel destiné aux agents de sécurité doit avoir un impact significatif et mesurable sur votre activité. Si vous estimez qu’il vous a peut-être fait gagner un peu de temps et qu’il a peut-être valu son prix, c’est qu’il ne s’agit pas d’un outil efficace. Un logiciel de qualité doit produire des résultats immédiats dans des domaines tels que :

• Moins de temps consacré à la formation et aux inspections
• Une diminution du nombre de réclamations clients et une meilleure fidélisation de la clientèle
• Une augmentation du nombre de contrats remportés
• Moins de temps consacré à la rédaction des rapports d'activité quotidiens

Examinons ce dernier point. Il est facile de mesurer la différence entre le temps nécessaire à un agent de sécurité pour rédiger un rapport écrit et celui requis pour générer un rapport dans Silvertrac. Multipliez ce chiffre par le nombre d’agents sur le terrain, et vous obtiendrez le gain de temps réalisé. Faites de même pour le temps qu’il faut à un superviseur pour corriger les rapports et les envoyer par e-mail à vos clients.

En suivant ce processus, vous devriez pouvoir calculer un gain de temps considérable sur le long terme. Et cela, sans même compter les économies réalisées grâce à la dématérialisation.

Ce logiciel pose plus de problèmes qu'il n'en résout

Un logiciel de signalement des incidents mal conçu peut être source de nombreux casse-tête. Les responsables ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin. Les agents de sécurité ne savent pas comment remplir certains champs du modèle de rapport d’activité quotidien. Le système tombe en panne et vous prive de données importantes. Le problème, c’est que ces difficultés peuvent parfois avoir pour effet paradoxal de pousser les utilisateurs à s’accrocher encore davantage à ce logiciel.

« Nous ne voulons pas abandonner ce logiciel ni nous tourner vers autre chose, compte tenu de tout le temps et des efforts que nous avons consacrés à la solution actuelle », a déclaré Johnny dans l'épisode d'aujourd'hui.

Ne croyez pas que vous deviez vous résigner à ces problèmes. Il existe des solutions logicielles, notamment Silvertrac, qui disposent d’une interface utilisateur intuitive, permettent une communication claire et ne présentent ni bugs majeurs ni plantages.

Ce dernier point me choque particulièrement. Le fait que le logiciel fonctionne correctement au quotidien devrait être le strict minimum, et pourtant certaines personnes considèrent les plantages et les temps d'indisponibilité importants comme la norme.

Chez Silvertrac, chaque mise à jour que nous publions fait l'objet de plusieurs cycles de tests rigoureux et de développement, afin que même la plus petite nouvelle fonctionnalité fonctionne correctement dès sa mise à disposition au public.

En tant que prestataire chargé de la sécurité, vous devez être le partenaire le plus fiable d'un établissement. Si vous utilisez un logiciel peu fiable, cela nuit à l'image de l'ensemble de votre activité.