Por qué compré el software Guard Management hace 5 años

Por qué compré el software Guard Management hace 5 años

Antes de incorporarme a Silvertrac, trabajé durante años en la empresa de seguridad de mi familia, situada en el centro de California.

Mi abuelo fundó la empresa familiar en los años 80. Nuestra empresa creció de forma bastante constante, tanto en épocas de bonanza como en años de vacas flacas. Hace unos cinco años, decidimos que era hora de cambiar la forma de hacer las cosas.

Quería salir de la carrera por el precio más bajo, y la mejor manera me parecía sencilla: ofrecer un mejor servicio. En lugar de intentar rebajar 4 dólares de nuestra tarifa por hora para seguir siendo competitivos, decidimos ofrecer a nuestros clientes el tipo de servicio que justificara ese gasto adicional. Ahí es donde entró en juego el software de gestión de guardias. Estas son las cinco razones por las que lo hicimos:

No podía competir en precio

En los últimos años, el mercado se ha visto saturado por un número cada vez mayor de competidores, muchos de los cuales recurren a tácticas poco éticas o ilegales —como pagar a los guardias en negro— para rebajar las tarifas. Los márgenes ya son muy estrechos en el sector de la seguridad, y mi familia decidió que no podíamos bajar los precios sin ofrecer un servicio de menor calidad. Llegamos a la conclusión de que era mejor cobrar más y ofrecer más a nuestros clientes.

El software de gestión de Guard nos ayudó a competir frente a rivales que ofrecían precios muy bajos de dos maneras fundamentales:

En primer lugar, introdujo flujos de trabajo más eficientes en la empresa, tanto en las oficinas como sobre el terreno. Al ahorrar tiempo en la gestión de las cuentas, por no hablar del seguimiento del mantenimiento de los vehículos y la elaboración de informes, disponíamos de más tiempo para captar clientes (y atender mejor a los que ya teníamos).

En segundo lugar, mejoró la forma en que nos comunicábamos con nuestros clientes. Nuestro enfoque personalizado y cercano, orientado al éxito de los clientes, les transmitió la sensación de que estaban recibiendo un servicio de seguridad de primera categoría.

Quería más coherencia

Al fin y al cabo, la relación con los clientes recae en los agentes. Nos dábamos cuenta una y otra vez de que nuestros equipos de seguridad no llevaban a cabo las patrullas con la debida rigurosidad. Nuestro equipo directivo no podía estar siempre arreglando los desastres cuando las cosas salían mal. Es difícil hacer crecer tu negocio cuando tienes que dedicar la mayor parte de tu tiempo a salvar cuentas que un guardia ha echado a perder.

Cuando no mantienes un rendimiento muy estable año tras año, no vas a recibir recomendaciones, y estas eran una de nuestras mejores fuentes de nuevos clientes, sobre todo de clientes comerciales muy lucrativos. Además, requieren un grado de compromiso en las relaciones y una constancia que no es fácil de lograr. Para conseguir recomendaciones, hay que superar las expectativas.

Puedes tener una gestión excelente, cuidar bien de la propiedad y conseguir que te renueven el contrato sin ningún problema, pero tus clientes seguirán sin tener ningún incentivo para recomendar tus servicios a su círculo de conocidos. Tienen que quedar realmente impresionados para que empiecen a hablar de ti a sus amigos.

El software de gestión de guardias nos ayudó a organizar las patrullas, realizar un seguimiento de los puntos de control y demostrar el valor de nuestros servicios. Nos permitió presentar a los clientes datos con información actualizada sobre lo que hacíamos.

Tuve que pasar de una gestión reactiva a una proactiva

Estábamos atrapados en la dinámica de responder a los problemas solo cuando las cosas salían mal. La empresa no había establecido ningún mecanismo para evitar la desorganización y la falta de comunicación antes de que estas provocaran el descontento de los clientes. En lugar de eso, esperábamos a que los responsables metieran la pata para entonces reaccionar.

Una de las medidas que tomamos fue estandarizar las visitas tras las rondas. Utilizamos nuestro software de gestión de guardias para organizar las patrullas de forma eficiente y establecer puntos de control que se documentaban con marcas de tiempo. Esto introdujo la rendición de cuentas y hizo que los clientes comprendieran que están sacando partido a su inversión.

Con una estructura mejor definida, se puede mejorar la formación del personal de seguridad. Los estudios demuestran que el sector de la seguridad carece de una formación y unas normas sólidas; las empresas que se presentan con mayor profesionalidad destacan sobre las demás.

Y cuando las cosas salen mal, también resulta útil contar con datos que respalden tus argumentos, lo cual puede cambiar el tono de una conversación y ayudar a conservar los contratos.

Necesitaba crear un sentido de urgencia en el proceso de venta

Uno de los aspectos más valiosos del software de gestión de guardias influyó realmente en nuestras iniciativas de ventas.

Cuando presentes tus servicios a un nuevo cliente, debes aportar un valor añadido que su proveedor actual no le esté ofreciendo para conseguir el contrato. Los administradores de fincas necesitan tener una razón de peso para asumir la molestia que supone cambiar de proveedor.

Claro, quizá su proveedor de seguridad actual les dé muchos motivos para rescindir el contrato. Pero cuando no es así, la mayoría de los directivos tienen cosas más importantes en las que centrarse.

Debes aportar un sentido de urgencia a la conversación para animarles a dar un paso adelante. Los informes avanzados que ofrece el software de gestión de guardias pueden marcar la diferencia.

Tenía que lidiar con demasiado papeleo

Una empresa puede generar una gran cantidad de papel a lo largo de casi 40 años. Nos dimos cuenta de que nuestra pequeña empresa familiar estaba dedicando una enorme cantidad de espacio a almacenar la documentación de nuestros clientes. Ese espacio de almacenamiento era espacio que no podíamos utilizar para hacer crecer nuestra empresa. Digitalizar nuestros informes significó deshacernos de montones y montones de papel. Liberamos mucho espacio en la oficina para darle un mejor uso. Y, como efecto secundario, empezamos a elaborar mejores informes, todos mecanografiados y diseñados para que el cliente los utilizara. Se acabaron las notas garabateadas a mano que había que descifrar, se acabaron los informes deslizados bajo las puertas de los clientes. Esto hizo que nuestro funcionamiento pareciera, al instante, mucho más profesional.