Por qué debes pasar al formato digital en tu informe de actividades diario

En este episodio analizamos las numerosas razones por las que todas las empresas de seguridad deben dejar de utilizar papel en los informes diarios de actividades de su equipo de seguridad. La mayoría de las empresas llevan años reduciendo el uso del papel, pero seguimos viendo cómo las empresas de seguridad se resisten al cambio. A estas alturas, los costes derivados del uso del papel son demasiado elevados como para no dar el salto a una solución digital.

El papel es una pérdida de tiempo

El uso de informes en papel genera una serie de ineficiencias que suponen una pérdida de tiempo considerable. Para empezar, en lugar de enviar y recibir el informe con solo pulsar un botón, el supervisor tiene que ir a recogerlo personalmente al vigilante. Eso significa que, o bien el vigilante se pasa por la oficina, o bien el supervisor tiene que hacer una ronda para recogerlos.

A partir de ahí, el supervisor tiene que descifrar el informe, lidiando con una letra poco legible o errores ortográficos. Luego, una vez que el informe esté en condiciones, normalmente tendrá que escanearlo para enviárselo al cliente. Tampoco pienses que basta con que los guardias le entreguen el informe directamente al cliente.

«Probablemente siga ocurriendo», le digo a Johnny, «pero no más de 90 días, porque entonces habrá otra empresa allí». Los informes manuscritos de los guardias suelen ser descuidados, y la mayoría de los clientes, a estas alturas, prefieren una copia digital y no quieren que les dejen un papel bajo la puerta.

Una vez que tenemos los informes en el lugar adecuado, el papel sigue suponiendo una enorme pérdida de tiempo. No permite realizar búsquedas si se buscan casos concretos. Hay que introducir manualmente los valores en una base de datos si se quieren analizar patrones de incidentes. Es mucho más difícil editar, deshacer o revisar la ortografía. En cambio, generar informes mediante herramientas de inteligencia empresarial significa que el análisis es un subproducto del trabajo, en lugar de una tarea independiente de introducción de datos.

El papel es un derroche de dinero

Claro, una sola hoja de papel cuesta muy poco, pero todas esas hojas se van sumando rápidamente, y el papel en sí es la parte más pequeña de la factura. Los costes de impresión, el almacenamiento y las horas que dedican los supervisores a recopilar, volver a escribir y escanear son lo que realmente se va acumulando, turno tras turno, centro tras centro.

Si a esto le sumamos el papel de copia que se utiliza como servilletas o para limpiar derrames, o que simplemente acaba en un coche o en una caseta de vigilancia y allí se olvida, el resultado es una gran cantidad de papel que se consume. Además, todos esos informes suponen también un suministro constante de bolígrafos y portapapeles. Ninguno de estos gastos supone por sí solo una partida importante, y precisamente por eso nunca se revisan.

El papel no es responsable

El uso de informes en papel facilita que los agentes se salten el trabajo, redondeando las horas registradas o incluso inventándoselas por completo. La rendición de cuentas es importante y tus informes deben reflejarlo.

«Si de verdad quieres holgazanear como agente, solo tienes que redactar el informe por adelantado o escribirlo al final del turno. Redondeas todas esas horas, no hay pruebas de cuándo se escribió realmente, así que es muy fácil falsificar el informe», afirma Johnny.

Además, «redactar mi informe» es una excusa clásica de los guardias para holgazanear en el coche. Con TrackTik, gracias a funciones como los puntos de control que generan marcas de tiempo precisas en ubicaciones específicas, se exige automáticamente a tus guardias que rindan cuentas y elaboren informes más precisos con menos esfuerzo. Los informes se envían durante la ronda desde la aplicación móvil del guardia sin que este tenga que abandonar su puesto, y puedes adjuntar fotos, vídeos, audio y la posición GPS para aportar pruebas en lugar de una mera descripción.

El papel da trabajo y no da una imagen profesional

En la mayoría de los casos, los guardias optan por la vía más fácil durante su turno y omiten información fundamental en el informe de un incidente. A continuación, ofrecemos una breve lista de errores descuidados y poco profesionales que hemos observado en los informes de actividad diarios en papel:

• Manchas de café
• Muestras de alimentos
• Papel arrugado
• Se han utilizado varios colores, incluso lápices de colores
• Montones y montones de errores ortográficos y gramaticales

La solución no consiste en decirles a los agentes que escriban con más letra clara. Se trata de campos guiados que no permiten enviar informes a medio completar, y de un asistente que convierta las notas preliminares tomadas sobre el terreno en algo legible para el cliente.

El formato en papel frente al DAR digital, tarea por tarea

El argumento a favor de la eliminación del papel suele plantearse en términos generales, centrándose en la eficiencia, algo con lo que es fácil estar de acuerdo y que, sin embargo, se tiende a pasar por alto. Sin embargo, resulta más convincente si se desglosa en las tareas concretas que debe realizar un informe de actividades diario:

Lee la columna del medio como una lista de tareas que solo existen porque el formato es en papel. Ninguna de ellas tiene que ver con la seguridad.

Qué debe incluir un informe diario de actividades digitales

Pasarse al formato digital no es lo mismo que fotografiar un formulario en papel. Un DAR por el que merezca la pena cambiar capta aspectos que el papel, por su propia naturaleza, no puede captar:

• La hora en la que se realizó la entrada, no la hora indicada. Se registra en el momento del escaneo o de la entrada, por lo que el registro no puede completarse a posteriori.
• Posición. El GPS en el registro vincula una observación a un lugar, lo que hace que la cobertura sea demostrable y no solo afirmable.
• Contenido multimedia adjunto. Fotos, vídeos y archivos de audio incluidos directamente en el propio informe, en lugar de quedar guardados en la galería del móvil de alguien.
• Estructura guiada. Los campos que se rellenan paso a paso garantizan que un agente recién incorporado que trabaje en el turno de noche redacte un informe con el mismo formato que un veterano con diez años de experiencia.
• Un registro de modificaciones. Quién cambió qué y cuándo. Si un informe puede modificarse sin que se note, no constituye una prueba.
• Una vía de comunicación con el cliente. Se elabora y se comparte sin que un supervisor tenga que volver a prepararla, de modo que realmente les llega cada semana, en lugar de solo cuando alguien se acuerda.

¿Se mantendrá en pie si acaba en un litigio?

Esta es la pregunta que suele zanjar la discusión, y vale la pena planteársela antes de que se necesite la respuesta. Un resbalón y caída, un conflicto laboral o una denuncia por robo pueden salir a la luz uno o dos años después del turno al que se refiere el informe. En ese momento, el valor del registro radica exclusivamente en si es fiable.

Un informe en papel no ofrece ninguna prueba de cuándo se redactó, no indica la posición de quien lo redactó ni ofrece ningún mecanismo que impida que se modifique a posteriori. Un registro digital verificado incluye pruebas con marca de tiempo —fotografías, vídeos, audio y datos GPS— en el propio informe. ReportPro AI almacena la versión original y la mejorada una al lado de la otra, junto con un registro de auditoría por campos, por lo que mejorar la legibilidad de un informe nunca supone perder el relato original del agente. Esa distinción es muy importante si alguien llegara a preguntar cómo cambió la redacción.

Los plazos de conservación varían en función del contrato y de la jurisdicción, por lo que debes consultar con tu propio asesor jurídico qué documentos debes conservar y durante cuánto tiempo, en lugar de dar por sentado que la configuración predeterminada de la plataforma es suficiente.

Cómo dejar de usar papel en 30 días

1. Días 1 a 7: elige un lugar, no todo el libro. Elige un lugar con un supervisor colaborador y una plantilla de agentes razonable. Nada frena más una puesta en marcha que empezar por la cuenta más difícil.
2. Días 1 a 7: reconfigura el formulario como campos guiados. Toma el DAR en papel que ya tienes y convierte cada sección en un campo obligatorio. Evita añadir nada nuevo en esta fase.
3. Días 8 a 14: utilízalos ambos en paralelo. Una semana utilizando el formato en papel y el digital al mismo tiempo te permitirá detectar lo que le falta al formulario sin dejar de contar con una alternativa.
4. Días 15 a 21: envía al cliente la versión digital. Su reacción es la verdadera prueba. Pregúntale específicamente qué es lo que ahora obtiene que antes no tenía.
5. Días 22 a 30: deja el papel a un lado y organiza la puesta en marcha por grupos de centros. Recurre a los responsables del primer centro para que formen a los del siguiente. La formación entre compañeros siempre es mejor que un memorándum de la oficina.

Mantenerse al día con la competencia

Tus competidores están dejando de usar el papel. Seguir utilizando el papel te diferenciará de forma negativa. A los clientes no les gusta el desorden ni la falta de responsabilidad, y las horas que se pierden en la elaboración manual de informes te impedirán ser competitivo. Es hora de cambiar, si aún no lo has hecho.

En el caso de una operación de mayor envergadura, se aplica la misma lógica, pero con más ceros añadidos. El equipo de seguridad de una empresa que gestiona cientos de sedes no puede estandarizar nada sobre el papel, y la eficacia de un centro de mando depende exclusivamente de la calidad de la información que recibe desde el terreno.