Por qué debes pasar al formato digital en tu informe de actividades diario

Por qué debes pasar al formato digital en tu informe de actividades diario

En el episodio de hoy, analizamos las numerosas razones por las que todas las empresas de seguridad deben dejar de utilizar papel en los informes diarios de actividades de su equipo de seguridad. Casi el 80 % de todas las empresas están aplicando estrategias para reducir el uso de papel, pero, con demasiada frecuencia, seguimos viendo cómo las empresas de seguridad se resisten al cambio. A estas alturas, los costes derivados del uso del papel son demasiado elevados como para no dar el salto a una solución digital.

El papel es una pérdida de tiempo

El uso de informes en papel genera una serie de ineficiencias que suponen una pérdida de tiempo considerable. Para empezar, en lugar de enviar y recibir el informe con solo pulsar un botón, el supervisor tiene que ir a recogerlo personalmente al vigilante. Eso significa que, o bien el vigilante se pasa por la oficina, o bien el supervisor tiene que hacer una ronda para recogerlos.

A partir de ahí, el supervisor tiene que descifrar el informe, lidiando con una caligrafía poco clara o errores ortográficos. Después, una vez que el informe está en condiciones, normalmente tiene que escanearlo para enviárselo al cliente. Tampoco creas que basta con que los guardias le lleven el informe directamente al cliente.

«Probablemente siga ocurriendo», le digo a Johnny, «pero no por más de 90 días, porque habrá otra empresa allí». Los informes manuscritos de los guardias suelen ser descuidados, y la mayoría de los clientes, a estas alturas, prefieren una copia digital y no quieren que les dejen un papel por debajo de la puerta.

Una vez que tenemos los informes en el lugar adecuado, el papel sigue suponiendo una enorme pérdida de tiempo. No permite realizar búsquedas si se buscan casos concretos. Hay que introducir manualmente los valores en una base de datos si se quieren analizar los patrones de los incidentes. Es mucho más difícil editar, deshacer o revisar la ortografía.

El papel es un derroche de dinero

Claro, una sola hoja de papel cuesta muy poco, pero todas esas hojas se acumulan muy rápido. Además de los usos habituales y necesarios del papel, los empleados suelen llevarse papel para su uso personal. Las encuestas han revelado que más de la mitad de los trabajadores estadounidenses han robado material de oficina, y el papel figura entre los artículos más robados.

Si a esto le sumamos que los guardias utilizan papel de copia como servilletas o para limpiar derrames, o simplemente lo dejan en su coche o en la caseta de vigilancia y se olvidan de él, el resultado es una gran cantidad de papel consumido. Además, todos esos informes suponen el uso de muchos bolígrafos, otro artículo del que se roban cantidades alarmantes.

El papel no rinde cuentas

El uso de informes en papel facilita que los agentes se salten el trabajo redondeando las marcas de tiempo o incluso inventándoselas por completo.La rendición de cuentas es importante y tus informes deben reflejarlo.

«Si de verdad quieres holgazanear como agente, solo tienes que redactar el informe por adelantado o escribirlo al final del turno. Redondeas todas esas horas, no hay pruebas de cuándo se escribió realmente, así que es muy fácil falsificar el informe», afirma Johnny.

Además, «redactar mi informe» es una excusa clásica de los guardias para holgazanear en el coche. Con Silvertrac, gracias a funciones como «Checkpoints», que generan marcas de tiempo precisas en ubicaciones específicas, se exige automáticamente a tus guardias que rindan cuentas y elaboren informes más precisos con menos esfuerzo. También puedes utilizar el software para hacer fotos, lo que aporta un mayor valor añadido a los informes.

El papel da trabajo y no da una imagen profesional

En la mayoría de los casos, los guardias optan por la vía más fácil durante su turno y omiten información fundamental en el informe de un incidente. A continuación, ofrecemos una breve lista de errores descuidados y poco profesionales que hemos observado en los informes diarios de actividad en papel:

• Manchas de café
• Muestras de alimentos
• Papel arrugado
• Se han utilizado varios colores, incluso lápices de colores
• Montones y montones de errores ortográficos y gramaticales.

Mantenerse al día con la competencia

Tus competidores están dejando de usar el papel. Seguir utilizando papel te diferenciará de forma negativa. A los clientes no les gusta el desorden ni la falta de transparencia, y ese tiempo y dinero malgastados te impedirán ser competitivo. Es hora de cambiar, si aún no lo has hecho.

Silvertrac cuenta con una fantástica solución de software para la notificación de incidencias sin papel que te ayudará a dar el salto a los informes digitales (y en tiempo real). ¡Haz clic a continuación para concertar una demostración y obtener más información!