Warum ich mir vor fünf Jahren die Guard-Management-Software gekauft habe

Warum ich mir vor fünf Jahren die Guard-Management-Software gekauft habe

Bevor ich bei Silvertrac anfing, habe ich jahrelang für das Sicherheitsunternehmen meiner Familie in Zentralkalifornien gearbeitet.

Mein Großvater gründete das Familienunternehmen in den 80er Jahren. Unser Unternehmen wuchs sowohl in guten als auch in schlechten Zeiten ziemlich stetig. Vor etwa fünf Jahren beschlossen wir, dass es an der Zeit war, unsere Arbeitsweise zu ändern.

Ich wollte mich aus dem Wettlauf um den niedrigsten Preis zurückziehen, und der beste Weg dazu schien ganz einfach zu sein: einen besseren Service anzubieten. Anstatt zu versuchen, unseren Stundensatz um 4 Dollar zu senken, um wettbewerbsfähig zu bleiben, beschlossen wir, unseren Kunden einen Service zu bieten, der die zusätzlichen Kosten rechtfertigte. Hier kam die Software für das Wachpersonalmanagement ins Spiel. Hier sind fünf Gründe dafür:

Ich konnte preislich nicht mithalten

In den letzten Jahren haben immer mehr Wettbewerber den Markt überschwemmt – viele von ihnen wenden unethische oder illegale Praktiken an, wie zum Beispiel die Schmiergeldzahlungen an Wachpersonal, um die Preise zu drücken. Die Gewinnspannen in der Sicherheitsbranche sind ohnehin schon hauchdünn, und meine Familie kam zu dem Schluss, dass wir die Preise nicht senken konnten, ohne dabei Abstriche bei der Servicequalität zu machen. Wir beschlossen, dass es besser sei, höhere Preise zu verlangen und unseren Kunden dafür mehr zu bieten.

Die Guard-Management-Software hat uns auf zwei wesentliche Arten dabei geholfen, uns gegen Konkurrenten mit extrem niedrigen Preisen zu behaupten:

Erstens führte es effizientere Arbeitsabläufe im Unternehmen ein, sowohl im Backoffice als auch im Außendienst. Da wir Zeit bei der Kontoführung, ganz zu schweigen von der Nachverfolgung der Fahrzeugwartung und der Erstellung von Berichten, einsparen konnten, hatten wir mehr Zeit, neue Kunden zu gewinnen (und unsere bestehenden Kunden besser zu betreuen).

Zweitens hat es die Kommunikation mit unseren Kunden verbessert. Unser sehr persönlicher und praxisorientierter Ansatz für den Kundenerfolg vermittelte ihnen das Gefühl, einen Sicherheitsdienst auf höchstem Niveau zu erhalten.

Ich wollte mehr Beständigkeit

Letztendlich hängt die Kundenbeziehung von den Mitarbeitern ab. Wir stellten immer wieder fest, dass unsere Sicherheitsteams bei ihren Rundgängen ihre Aufgaben nur unzureichend erfüllten. Unser Managementteam konnte nicht ständig hinter den Fehlern herräumen, wenn etwas schiefging. Es ist schwierig, sein Unternehmen zu vergrößern, wenn man den Großteil seiner Zeit damit verbringen muss, Aufträge zu retten, die ein Wachmann vermasselt hat.

Wenn man nicht Jahr für Jahr äußerst zuverlässig ist, kommen keine Weiterempfehlungen herein – und diese waren eine unserer besten Quellen für Neugeschäft, insbesondere bei lukrativen gewerblichen Kunden. Außerdem erfordern sie ein gewisses Maß an Beziehungsaufbau und Beständigkeit, das nicht leicht aufzubringen ist. Man muss die Erwartungen übertreffen, um Weiterempfehlungen zu erhalten.

Sie können eine hervorragende Verwaltung bieten, die Immobilie gut pflegen und eine Vertragsverlängerung ohne Weiteres erreichen – dennoch werden Ihre Kunden keinen Anreiz haben, Ihre Dienstleistungen in ihrem Netzwerk weiterzuempfehlen. Sie müssen erst einmal begeistert sein, bevor sie anfangen, ihren Freunden davon zu erzählen.

Die Software für das Sicherheitsmanagement half uns dabei, Streifengänge zu strukturieren, Kontrollpunkte zu erfassen und den Nutzen unserer Dienstleistungen nachzuweisen. So konnten wir unseren Kunden Daten präsentieren und sie über unsere Aktivitäten auf dem Laufenden halten.

Ich musste von einem reaktiven zu einem proaktiven Führungsstil wechseln

Wir steckten in einem Muster fest, bei dem wir erst dann auf Probleme reagierten, wenn bereits etwas schiefgelaufen war. Das Unternehmen hatte keine Vorkehrungen getroffen, um Unordnung und Missverständnisse zu verhindern, bevor diese zu verärgerten Kunden führten. Stattdessen warteten wir, bis die Mitarbeiter Fehler machten, und reagierten erst dann.

Eine Maßnahme, die wir ergriffen haben, war die Standardisierung der Hausbesuche. Mithilfe unserer Sicherheitsmanagement-Software haben wir die Patrouillen im Hinblick auf Effizienz organisiert und Kontrollpunkte eingerichtet, die mit Zeitstempeln dokumentiert wurden. Dadurch wurde die Rechenschaftspflicht gestärkt und den Kunden wurde deutlich, dass sie einen Gegenwert für ihr Geld erhalten.

Mit einer besseren Struktur können Sie die Ausbildung des Sicherheitspersonals verbessern. Studien zeigen, dass es in der Sicherheitsbranche an fundierten Schulungen und Standards mangelt; Unternehmen, die mehr Professionalität an den Tag legen, heben sich von der Masse ab.

Und wenn etwas schiefgeht, ist es außerdem hilfreich, sich auf Fakten stützen zu können, die den Ton eines Gesprächs verändern können – und dabei helfen, Verträge zu retten.

Ich musste im Verkaufsprozess ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen

Einer der wertvollsten Aspekte der Software für das Wachpersonalmanagement wirkte sich tatsächlich auf unsere Vertriebsbemühungen aus.

Wenn Sie einem neuen Kunden Ihre Dienstleistungen anbieten, müssen Sie einen Mehrwert bieten, den dessen derzeitiger Anbieter nicht bietet, um den Auftrag zu erhalten. Immobilienverwalter brauchen einen Grund, sich die Mühe eines Anbieterwechsels aufzuerlegen.

Sicher, vielleicht gibt ihnen ihr derzeitiger Sicherheitsdienstleister reichlich Anreize, den Vertrag zu kündigen. Aber wenn das nicht der Fall ist, haben die meisten Manager Wichtigeres zu tun.

Sie müssen dem Gespräch ein Gefühl der Dringlichkeit verleihen, um die Gesprächspartner zu einer Veränderung zu bewegen. Die erweiterten Auswertungsfunktionen, die eine Software für das Wachpersonalmanagement bietet, können dabei den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Ich hatte mit zu viel Papier zu tun

Ein Unternehmen kann im Laufe von fast 40 Jahren eine ganze Menge Papier produzieren. Wir stellten fest, dass unser kleines Familienunternehmen enorme Mengen an Platz für die Aufbewahrung von Unterlagen für unsere Kunden beanspruchte. Dieser Lagerraum war Platz, den wir nicht für das Wachstum unseres Unternehmens nutzen konnten. Durch die Digitalisierung unserer Berichterstattung konnten wir Unmengen an Papier loswerden. Wir haben viel Platz im Büro freigemacht, den wir nun besser nutzen können. Und als Nebeneffekt begannen wir, bessere Berichte zu erstellen – alles getippt und so gestaltet, dass der Kunde sie direkt nutzen kann. Keine handschriftlichen Notizen mehr, die übersetzt werden müssen, kein Unterschieben von Berichten unter Kundentüren. Dadurch wirkte unser Betrieb sofort um einiges professioneller.