Aplicación de Guard Activity Management en distintos sectores: resumen de casos prácticos

Aplicación de Guard Activity Management en distintos sectores: resumen de casos prácticos

No todas las empresas de seguridad abarcan un amplio abanico de servicios ni operan en distintos sectores. Algunas se centran en sectores específicos, mientras que otras especializan su formación y sus competencias para conseguir contratos clave en los ámbitos de la sanidad, la educación o el comercio minorista. Los últimos años han dejado clara una lección: la flexibilidad es la piedra angular del crecimiento, y las empresas que se adaptan más rápido conquistan nuevos mercados.

En todos los sectores, la gestión de las actividades de los guardias se reduce a dos indicadores clave de rendimiento (KPI) fundamentales: las rondas de vigilancia y la elaboración de informes. Para gestionar eficazmente las actividades de los guardias, los supervisores utilizan la tecnología para realizar un seguimiento y supervisar la finalización y el estado de las tareas de los agentes, incluidos los informes pendientes y los puntos de control de las rondas de vigilancia que quedan por completar o que están pendientes.

A la hora de ampliar la gestión de las actividades de los guardias de seguridad a nuevos sectores, hay dos aspectos fundamentales que cobran especial importancia: los cambios en la formación de los guardias y las necesidades del mercado. El seguimiento de las rondas de los guardias y la elaboración de informes siempre serán esenciales, pero los matices sutiles y específicos de cada sector pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa de seguridad, especialmente si se está expandiendo a un nuevo sector.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) de las actividades de seguridad que son importantes en todos los sectores

Sea cual sea el sector al que prestes servicio, estas medidas indican si la actividad de los guardias va por buen camino:

• Índice de finalización de los controles por centro, recorrido y agente
• Los puntos de control omitidos o retrasados y la rapidez con la que se resuelven
• Informes pendientes y el tiempo que se tarda en cerrarlos
• Completa el informe, incluyendo las fotos, las notas y las firmas necesarias
• Tiempo de respuesta ante un incidente, desde la primera alerta hasta su resolución

Cambios en la formación de los guardias

La formación es, quizás, el elemento más fundamental para que una empresa de seguridad pueda ofrecer un servicio de calidad. Es necesario revisar periódicamente los componentes de su programa de formación, incluidos los requisitos establecidos por sus clientes. Saltarse estas revisiones da lugar a incoherencias, malentendidos y errores costosos. En sectores como la sanidad, la gestión de instalaciones y la hostelería, los conocimientos necesarios pueden cambiar de un momento a otro.

El sector sanitario pone de manifiesto lo rápido que puede suceder esto. Durante la pandemia, muchos contratos con responsables de seguridad de empresas exigían que los agentes de seguridad externos asumieran tareas de control especializadas, como la toma de temperatura, la supervisión del equipo de protección y del distanciamiento físico, la gestión de la ocupación de los edificios y el control de las aglomeraciones.

A medida que cambiaban los requisitos, la tecnología se convirtió en un elemento esencial para mantener la formación al día. Los responsables de seguridad, entre ellos Drew Levine, entonces presidente de G4S Secure Solutions, señalaron la formación en vídeo bajo demanda y las sesiones virtuales en directo como dos formatos que se adaptan bien a los equipos distribuidos.

Cambios en las necesidades del mercado

La pandemia cambió la forma en que las empresas de seguridad se adaptaron en cada sector, a menudo complementando a los equipos de seguridad internos, que se habían visto mermados. El informe «La COVID-19 y el sector de la seguridad privada», de Robert Perry, predijo que los agentes de seguridad privada seguirían ocupando puestos de seguridad internos mucho después de que la pandemia remitiera, y esa tendencia ha marcado el mercado desde entonces.

Esto abre las puertas a que las empresas de seguridad se introduzcan en sectores en los que antes era difícil entrar, ya fuera por la escasa disponibilidad de contratos, por la necesidad de ampliar la especialización de la empresa o por los requisitos de formación específicos de cada comunidad autónoma.

Necesidades de personal de seguridad por sector

Cada sector concede una importancia diferente a la gestión de las actividades de vigilancia. Utiliza esta visión general para planificar las capacidades que necesitas antes de presentar una oferta para un nuevo contrato.

Sector	Prioridades principales	Funcionalidades de TrackTik que te ayudan
Asistencia sanitaria	Procedimientos de emergencia, pacientes o visitantes que causan disturbios, coordinación con los servicios de emergencia	Centro de mando, notificación de incidentes, órdenes de puesto
Educación superior	Amplios campus abiertos, eventos, seguridad de los estudiantes y patrullas fuera del horario lectivo	Rondas de vigilancia, protección de trabajadores aislados, gestión de personal de guardia
Comercio minorista	Prevención de pérdidas, personal de atención al cliente, dotación de personal en temporada alta	Notificación de incidencias, planificación, paneles de control
Fabricación	Control perimetral, acceso de contratistas, cumplimiento de las normas de seguridad	Rondas de vigilancia, gestión de visitantes, seguimiento de activos
Gestión inmobiliaria	Seguridad de los residentes y los inquilinos, comprobación del buen estado de las instalaciones y control de visitantes	Patrulla móvil, gestión de visitantes, informes para clientes
Hostelería	Experiencia de los invitados, seguridad en los eventos, confidencialidad ante incidentes	Órdenes de envío, notificación de incidencias, comunicación en tiempo real

Dar el siguiente paso hacia nuevos sectores

Para las empresas de seguridad que desean expandirse a nuevos sectores, hay algunas áreas en las que la tecnología es imprescindible y en las que la flexibilidad es clave para sacar el máximo partido a sus esfuerzos. Analicemos más detenidamente dos sectores: la sanidad y la gestión de instalaciones.

Asistencia sanitaria

Ya sea para garantizar que los agentes sigan los procedimientos de emergencia adecuados, para proteger los edificios y los espacios exteriores o para hacer frente a incidentes entre los pacientes o el personal, la seguridad hospitalaria depende de contar con las herramientas adecuadas para reducir estos riesgos.

Los supervisores deben comunicarse con las fuerzas del orden locales y con otros servicios de emergencia, al tiempo que ayudan a sus vigilantes a mantener un centro sanitario seguro y en condiciones de funcionamiento.

Hay una capacidad que destaca por encima de las demás: la visibilidad y el control centralizados.

Un centro de operaciones de seguridad, también conocido como GSOC o centro de mando, no solo gestiona incidentes críticos. Un centro de mando completo también gestiona los incidentes cotidianos, la actividad del personal de seguridad y el seguimiento de su ubicación, así como las comunicaciones especializadas, todo ello en un único sistema, de modo que los operadores nunca tengan que cambiar entre pantallas inconexas.

Funcionalidades imprescindibles para el sector sanitario:

• Centro de mando (GSOC) para alertas, patrullas y gestión de recursos en un único espacio de trabajo
• Notificación de incidentes con pruebas fotográficas, de vídeo y de GPS con marca de tiempo
• Los responsables de los pedidos postales digitales deben acusar recibo, adjuntando los procedimientos de emergencia
• Seguimiento de la actividad de las rondas de vigilancia con alertas de puntos de control omitidos

Gestión de instalaciones

Desde la gestión de los visitantes de las instalaciones hasta la comprobación de que los trabajos de mantenimiento y limpieza se han completado según lo previsto, los contratos de gestión de instalaciones requieren una estrecha coordinación entre el departamento de tecnología y un equipo de seguridad bien formado.

Los responsables de seguridad internos necesitan unos informes excelentes sobre incidentes y actividades diarias para mantener las instalaciones en buen estado y asegurarse de que los visitantes que acceden al recinto, o que utilizan herramientas y activos propiedad de la instalación, sean debidamente controlados. Los informes digitales lo hacen posible.

La notificación digital ofrece flexibilidad a la hora de actualizar los procedimientos y la gestión de los procesos. Estos procedimientos ya los habría establecido el responsable de seguridad interno, por lo que es fundamental que los procedimientos de notificación adecuados comiencen con una formación adecuada y la estandarización de todos los requisitos de notificación. Esto incluye establecer qué deben notificar los guardias y cómo, garantizar que se adjunte todo el material probatorio (como fotos, vídeos y notas adicionales) y establecer procedimientos para el seguimiento por parte de los supervisores.

Funcionalidades imprescindibles para la gestión de instalaciones:

• Protección para trabajadores aislados con alarma de pánico y detección de caídas
• Seguimiento de la actividad de las rondas de vigilancia con verificación en los puntos de control
• Informes de incidencias y de actividad diaria con plantillas configurables
• Gestión de visitantes con listas de visitantes, preinscripción e impresión de acreditaciones
• Seguimiento de activos: equipos, llaves y herramientas propiedad de las instalaciones

Lista de comprobación para expandirse a un nuevo sector

1. Infórmate sobre el sector. Conoce la normativa, los permisos necesarios y los riesgos habituales del sector.
2. Define los indicadores clave de rendimiento (KPI) del cliente. Acuerda cuáles son los criterios de éxito, desde la cobertura de los puntos de control hasta los tiempos de respuesta.
3. Crea recorridos y rutas específicos para cada sector. Adapta las instrucciones y los puntos de control a cada lugar.
4. Forma al personal para el nuevo entorno. Repasa los procedimientos del sector antes de que los agentes empiecen su primer turno.
5. Configura las plantillas de informes. Recopila los datos que más interesan a este cliente y a este sector.
6. Realizar una prueba piloto, analizar los resultados y realizar los ajustes necesarios. Analizar los datos de los primeros 30 a 90 días junto con el cliente y perfeccionar el programa.

Adaptabilidad y flexibilidad: el camino a seguir para una gestión eficiente de la actividad de los guardias

Los últimos años han puesto de manifiesto lo rápido que pueden cambiar los requisitos de seguridad, y una cosa está clara: los pilares del crecimiento empresarial son la capacidad de adaptación y la flexibilidad.

Para garantizar el buen funcionamiento de los procesos y mantener una gestión de actividades de máxima calidad, las empresas de seguridad necesitan una tecnología que respalde su actividad y ofrezca posibilidades de configuración, adaptabilidad y flexibilidad. Reserva una demostración de TrackTik para descubrir cómo una única plataforma da respuesta a todas las sectores a los que prestas servicio.