Por qué el software de gestión de guardias de seguridad mejora tus resultados financieros

Trackforce

26 de junio de 2019 · 10 minutos de lectura

Software de gestión de guardias de seguridad que contribuye a mejorar los beneficios de la empresa

Las empresas de seguridad saben que, para mantenerse a la vanguardia, es fundamental gestionar de forma eficiente las operaciones de seguridad y al personal de vigilancia. A continuación, te presentamos algunas razones por las que un software integral de gestión de informes para el personal de vigilancia puede aumentar los beneficios y contribuir al éxito de las operaciones de tu empresa.

Puntos clave

La elaboración de informes es una función de facturación, no solo una cuestión de cumplimiento normativo.
Las horas que no se registran correctamente son horas que, de forma imperceptible, nunca llegan a figurar en una factura, y es ahí donde realmente se encuentra la mayor parte del margen perdido.
Las plantillas eliminan la variable, que es la persona.
El error humano es inevitable cuando se trabaja a gran escala. Una plantilla guiada permite que un agente novato que trabaja en el turno de noche redacte el mismo informe que un veterano con diez años de experiencia.
Una reclamación que puedas resolver con pruebas no te cuesta nada.
Sin registros con fecha y hora, una reclamación sobre facturación suele acabar en un abono, porque la buena voluntad es la única moneda que te queda.
Los datos de los informes son la fuente de nuevos ingresos más económica de la que dispones.
Los patrones de incidencias en los distintos sitios web justifican que se amplíe el alcance de los análisis basándose en las propias cifras del cliente, en lugar de en tu opinión.
El ahorro se acumula en el tiempo de los supervisores.
Recopilar, interpretar y volver a escribir informes es un coste que se repite en cada turno y en cada centro, y es lo primero que se elimina gracias a la estandarización.

Estandariza tus informes y procesos

Desde el seguimiento de los informes diarios hasta los informes utilizados para la mejora y el avance operativo, una gestión adecuada de los informes constituye la base de cualquier empresa de seguridad. Es la forma en que las empresas justifican la actividad de sus guardias y sus gastos, y cumplen con la normativa para garantizar el cumplimiento de las exigencias estatales y contractuales.

Confiar en que los guardias de seguridad y los supervisores mantengan un sistema de informes preciso de forma manual supone un riesgo innecesario. El error humano es inevitable, por mucho cuidado que ponga un guardia o un supervisor. Controlar los datos que debe incluir un informe es tan sencillo como crear una plantilla reutilizable que ahorra tiempo, dinero y papeleo.

El uso de plantillas digitales evita errores y estandariza la elaboración de informes. Dado que los guardias reciben instrucciones claras en cada paso sobre lo que debe incluir cada informe, las plantillas digitales permiten que cualquier guardia pueda completar fácilmente un informe. En TrackTik, esa guía se ofrece a través de la aplicación móvil para guardias, durante el turno, de modo que el agente nunca tiene que abandonar su puesto para presentar el informe, y ReportPro AI convierte las notas de campo en un documento legible para el cliente sin perder el original.

Qué debe incluir una plantilla de informe estandarizada

Estandarizar no significa alargar el formulario. Significa que los campos obligatorios sean aquellos que resulten relevantes más adelante:

La hora se registra en el momento mismo, no se introduce posteriormente. La hora que introduce el agente es una opinión. Una marca de tiempo es un registro.
Ubicación registrada. El GPS o un punto de control escaneado vinculan la observación a un lugar, lo que permite demostrar la cobertura.
Categoría obligatoria. No se puede tener en cuenta únicamente el texto libre. Una categoría es lo que te permite generar informes sobre la frecuencia más adelante.
Adjunta los archivos multimedia cuando sea pertinente. La foto o el vídeo deben aparecer en el propio informe, y no en la galería del móvil de alguien.
Una medida adoptada y un resultado. Un incidente sin resolver constituye un registro de incidencias, más que un registro de servicio.
Un indicador de escalación. De este modo, los informes que requieren una decisión humana aparecen de inmediato, en lugar de a finales de mes.

Ofrece a tus clientes servicios de vigilancia de alta calidad

Los informes digitales también te permiten aprovechar los datos y las estadísticas basadas en la información que introducen los guardias de seguridad en cada informe, y te la presentan en un panel de control. Puedes:

Obtenga información sobre la eficacia de las rondas de vigilancia
Revisar la actividad diaria del guardia
Llevar un registro de los incidentes que se notifican con mayor frecuencia y revisar las medidas de prevención de riesgos
Prever los riesgos para emplazamientos nuevos o similares basándose en la información facilitada anteriormente
Comprende mejor las necesidades de tus clientes y propone mejoras en materia de seguridad para conseguir contratos más sólidos

Es precisamente en ese último punto donde la elaboración de informes deja de ser un coste operativo para convertirse en un activo comercial. La inteligencia empresarial agrupa esos mismos informes en tendencias sobre las que el cliente tomará medidas, y un cliente capaz de formarse su propia opinión deja de pedirte que demuestres que se ha prestado el servicio. Así es también como las decisiones de gestión del personal de seguridad se toman basándose en pruebas, en lugar de en quién se haya quejado más recientemente.

Cuando la calidad de la información se traduce en margen

Es fácil estar de acuerdo con la afirmación «Una mejor información financiera mejora los beneficios», pero también es fácil ignorarla, ya que rara vez se explica con detalle cuál es la relación. Merece la pena concretar dónde va a parar realmente el dinero, porque la mayor parte no está donde las empresas esperan:

Adónde va realmente el dinero	Sobre la presentación de informes manuales o en papel	Con la presentación de informes digitales estandarizados
Horas facturables	Las horas se han calculado a partir de la memoria o de una hoja de horas, por lo que parte del tiempo trabajado nunca llega a figurar en la factura	El tiempo verificado se traslada directamente a la factura, por lo que las horas trabajadas y las horas facturadas coinciden
Facturas objeto de disputa	En caso de disputa, se trata de tu palabra contra la del cliente, y la forma habitual de resolverlo es mediante un abono.	Las visitas guiadas y los informes con marca de tiempo resuelven el problema en cuestión de minutos, aportando pruebas en lugar de basarse en la buena fe.
Horario del supervisor	Recopilar, descifrar y volver a escribir los informes en cada turno, en todas las sedes	Los informes se reciben completos y bien estructurados, por lo que el tiempo dedicado a la supervisión se destina a las instalaciones en lugar de al papeleo.
Horas extras	Se detecta a final de mes, cuando ya se ha realizado el trabajo y, a menudo, ya no se puede facturar	Se aprecia mientras la semana aún no ha terminado, por lo que se puede prevenir en lugar de tener que asumirlo.
Fidelización de clientes	El cliente te somete a una auditoría porque no tiene forma de comprobarlo por sí mismo.	El cliente revisa su propia página web, deja de auditarte y la renovación deja de ser objeto de negociación.
Nuevos ingresos	Propones mejoras por instinto y te piden que las justifiques	Los patrones de incidentes en los distintos centros justifican ampliar el alcance de los datos del propio cliente

Solo dos de esas líneas corresponden a ahorros de costes. Las otras cuatro son ingresos que ya se han obtenido pero que no se han cobrado, o ingresos que no se podía justificar reclamar. Por eso, la elaboración de informes suele amortizarse más rápido que la mayoría de los proyectos de eficiencia, y por eso el coste oculto de las horas extras no facturables suele ser la primera cifra que merece la pena medir.

Mantén el presupuesto de funcionamiento de tu empresa

Optimizar tus servicios es fundamental. Con el sistema de notificación de incidentes de seguridad de TrackTik, aumentarás la precisión y la eficiencia de los informes al prescindir de los procesos manuales, lo que te permitirá ahorrar en costes de personal y en posibles horas extras.

Sin embargo, la protección del presupuesto va más allá de la mano de obra. Cuando las horas verificadas se transfieren a los contratos y a la facturación sin necesidad de volver a introducirlas, las horas trabajadas y las horas facturadas coinciden. Al vincular el mismo registro con la administración interna, la nómina y la facturación se basan en una única fuente, en lugar de dos que haya que conciliar. Si estás analizando este tema de forma más amplia, te recomendamos leer cómo maximizar los márgenes en la seguridad de los contratos.

Cómo estandarizar la elaboración de informes en 30 días

Días 1 a 7: recopila lo que realmente utilizas. Reúne todos los formatos de informe que se utilizan en tus centros. La mayoría de las empresas descubren más variantes de las que esperaban, algunas de ellas sin documentar.
Días 1 a 7: selecciona los campos obligatorios. Hora, lugar, categoría, medida tomada, resultado. Evita añadir cualquier dato que un supervisor o un cliente no vaya a utilizar realmente, ya que cada campo opcional alarga el formulario y reduce la tasa de cumplimentación.
Días 8 a 14: elabora una plantilla y pruébala en un solo centro. Haz que sea un agente quien la rellene a mitad del turno, en lugar de que lo haga un responsable desde su despacho. Su primer intento te indicará qué aspectos no están claros.
Días 15 a 21: muestra al cliente el resultado. Su reacción es la verdadera prueba de si la plantilla refleja algo que él valora. Pregúntale específicamente qué es lo que ahora obtiene y que antes no tenía.
Días 22 a 30: lleva a cabo la implantación por grupos de centros y establece la periodicidad de las revisiones. Recurre a los responsables del centro piloto para informar al siguiente grupo y acuerda ya qué datos se deben comunicar mensualmente, para que no se descuide esta tarea durante el primer mes, que suele ser muy ajetreado.

Reserva una demostración hoy mismo para hablar con un representante que pueda responder a tus preguntas y guiarte a través del proceso utilizando tus propios sitios web como ejemplo.

Preguntas frecuentes

Principalmente, cobrando los ingresos que ya has obtenido. El hecho de que las horas verificadas se reflejen en la factura evita que el tiempo trabajado quede fuera de la facturación, y los registros con marca de tiempo permiten resolver una factura impugnada con pruebas, en lugar de mediante un abono. El ahorro en el tiempo de los supervisores es real, pero secundario. La mayor parte de los beneficios cuantificables reside en la vinculación de los informes con los contratos y la facturación.

Un informe de actividad diario abarca todo el turno: rondas realizadas, puntos de control escaneados, personas y vehículos registrados, y cualquier otra tarea rutinaria. Un informe de incidente describe en profundidad un único suceso, con pruebas, medidas adoptadas y resultado. Los clientes consultan el informe de actividad diario para saber por qué han pagado y el informe de incidente cuando algo ha salido mal. Ambos forman parte de la gestión de informes de incidentes de seguridad, en lugar de estar en sistemas separados.

Es mejor elaborar un informe correcto que uno incompleto. Los campos guiados con categorías obligatorias y la captura de fotografías suelen ser más eficaces que redactar un informe narrativo desde cero, y los agentes se dan cuenta de ello en el transcurso de un turno. Envía el informe durante el turno desde la aplicación móvil para guardias, de modo que nadie tenga que abandonar su puesto, y haz que el formulario sea lo suficientemente breve como para que se complete. La reticencia a utilizarlo suele ser, casi siempre, una señal de que el formulario digital se ha diseñado como una versión más larga del formulario en papel.

Sí, y esta suele ser la forma más rápida de obtener resultados. La mayoría de las disputas no se deben a la falta de honestidad, sino a que las dos partes tienen registros diferentes. Cuando los recorridos completados y los incidentes registrados llevan marca de fecha y hora y marca de posición, la cuestión se puede verificar en cuestión de minutos, en lugar de convertirse en una negociación. Las empresas que comparten tanto las excepciones como los trabajos completados suelen tener menos disputas en general, porque el cliente confía en el resto del registro.

Solo si se pierde el original. El riesgo que entraña cualquier asistencia basada en IA es que el informe del agente sea sustituido por una versión más pulida que nadie pueda rastrear. ReportPro AI almacena el contenido original y el mejorado uno al lado del otro, junto con un registro de auditoría a nivel de campo, de modo que lo que mejora es la legibilidad y la traducción, y no los hechos. Si en algún momento se presenta un informe en el marco de un litigio, las propias palabras del agente siguen estando ahí.

Elige tres cifras antes de empezar y vuelve a medirlas al cabo de 90 días: horas trabajadas frente a horas facturadas, el valor de los abonos emitidos por facturas impugnadas y las horas que dedican los supervisores a recopilar y volver a introducir los informes. Las horas extras no facturables suelen ser la cifra más elevada y la más sorprendente de las tres. Evita medir el volumen de informes, ya que este aumenta a medida que se adopta el sistema y no te da ninguna información sobre el margen.

Menos información de la que envían la mayoría de las empresas, pero seleccionada de forma más específica. Un cliente quiere saber si se ha supervisado su sitio, qué ocurrió cuando no fue así y si la tendencia está mejorando. Las rondas completadas, los incidentes con sus resultados y un breve resumen mensual responden a estas tres preguntas. La inteligencia empresarial configurable te permite personalizar lo que ve cada cliente, en lugar de enviar a todos el mismo paquete, y puedes reservar una demostración de TrackTik para ver cómo es la vista destinada al cliente.