Cómo aumentar los márgenes de beneficio en tu empresa de seguridad

Dirigir una empresa de seguridad implica gestionar un negocio en el que casi cada dólar de ingresos está vinculado a la hora que un agente pasa en su puesto. Se consigue un contrato, se fija una tarifa, se elabora el horario del personal y se espera que las cuentas cuadren. La mayoría de los meses es así. Pero cuando no es así, la razón no suele ser evidente hasta que se ha procesado la nómina y se han enviado las facturas, momento en el que ya es demasiado tarde para cambiar nada.

Ese problema de sincronización es la razón por la que tantos propietarios de empresas de seguridad se sienten ocupados y rentables sobre el papel, pero acaban el trimestre con menos dinero del esperado. Los contratos están completos, los puestos cubiertos y los clientes satisfechos. Mientras tanto, las horas extras cuya tarifa nunca se ha contabilizado y las horas pagadas pero nunca facturadas se llevan silenciosamente una parte de los beneficios de cada periodo.

Esta guía explica cómo funcionan los márgenes de beneficio en el sector de la seguridad privada, adónde suele ir a parar el dinero, por qué resulta tan difícil detectarlo a tiempo y qué puedes hacer al respecto. Encontrarás medidas prácticas que puedes empezar a aplicar esta misma semana, tanto si gestionas cinco contratos como si gestionas quinientos.

¿Cuál es un buen margen de beneficio para una empresa de seguridad?

Los márgenes brutos de las empresas de seguridad suelen situarse entre el 15 % y el 20 %, y los márgenes operativos suelen rondar el 10 %. La posición de tu empresa dentro de ese rango depende de tu cartera de contratos, del mercado salarial local y de la rigurosidad con la que gestiones la mano de obra.

Margen bruto frente a margen operativo

Estas dos cifras responden a preguntas diferentes, y resulta útil hacer un seguimiento de ambas.

El margen bruto es lo que queda de los ingresos de un contrato una vez pagada la mano de obra necesaria para su ejecución. En el sector de la seguridad privada, esto incluye los salarios de los agentes, además de los costes asociados a cada hora remunerada, como las cotizaciones sociales, la indemnización por accidentes de trabajo y las prestaciones sociales. El margen bruto indica si el precio y la dotación de personal de un contrato son adecuados.

El margen operativo es lo que queda una vez que se han cubierto los gastos de funcionamiento de la empresa: ventas, gestión, personal administrativo, software, seguros e instalaciones. Indica si el negocio en su conjunto goza de buena salud.

Un contrato puede parecer rentable si solo se tienen en cuenta los ingresos, pero aun así generar pérdidas una vez que se contabiliza su coste real de mano de obra. Por eso, el margen bruto por contrato es la cifra que hay que vigilar con mayor atención.

Por qué los márgenes reducidos aumentan lo que está en juego

Cuando los márgenes operativos rondan el 10 %, el margen de error es muy reducido. Un contrato en el que los costes de mano de obra se desvíen unos pocos puntos puede pasar de ser rentable a alcanzar el umbral de rentabilidad sin que nadie se dé cuenta, y basta con unos pocos contratos de este tipo para que se esfume el beneficio obtenido de tus mejores cuentas.

La ventaja es que lo contrario también es cierto. Cada dólar que consigues mantener en un contrato ya existente se suma directamente a tus beneficios netos, sin que ello suponga ningún coste de ventas ni la contratación de nuevo personal. Para muchas empresas, mantener el margen en los contratos actuales es una de las formas más rápidas de ganar más dinero.

Por qué los costes laborales determinan la rentabilidad de una empresa de seguridad

La mano de obra es el mayor gasto en el sector de la seguridad privada, ya que representa hasta el 65 % del coste total. Por ello, los beneficios de una empresa de seguridad dependen, sobre todo, de cómo se ajusten sus horas de trabajo a lo que factura.

El problema es que los dos lados de esa ecuación se fijan en momentos diferentes. La tarifa de facturación se acuerda al firmar el contrato, a menudo por un año o más. El coste de la mano de obra se decide turno a turno, a medida que los agentes se dan de baja, los puestos necesitan cobertura adicional y los horarios cambian. Cuando el horario varía, el coste cambia y la tarifa de facturación se mantiene igual.

Las dos principales pérdidas de margen en los contratos de los guardias de seguridad

La mayor parte de la pérdida de margen que se puede evitar se debe a dos tipos de fugas. Aunque parecen similares en un informe de nóminas, se producen por motivos distintos y requieren la intervención de personas diferentes para solucionarlas.

Horas extras no facturables

Las horas extras no facturables (NBOT) son aquellas horas extras que se pagan por horas que se facturan al cliente a la tarifa estándar. La hora en sí se factura, pero el recargo por horas extras se deduce de tu margen.

Normalmente todo empieza con un hueco en la cobertura. Un empleado avisa de que no va a acudir al trabajo, y la solución más rápida es pedirle a alguien que ya esté en el centro o que ya se acerque a las 40 horas semanales que le sustituya. El puesto queda cubierto y el cliente ni se da cuenta. Pero has pagado tiempo y medio por una hora que has facturado a la tarifa habitual. Entre los motivos más habituales se encuentran las bajas, la rotación de personal, los turnos de formación y los cambios de horario de última hora.

Trackforce calcula que las horas extras no facturadas pueden suponer a las empresas de seguridad un coste equivalente al 6-10 % de sus beneficios, frente a unos márgenes operativos cercanos al 10 %.

Pagado, nunca facturado

La segunda pérdida se debe a las horas por las que se paga a un agente y que nunca aparecen en ninguna factura. En este caso, se pierde la totalidad del salario, lo que hace que estas horas resulten más caras por hora que las horas extras.

Estas horas suelen indicar un problema de planificación o de cobertura, como turnos que se solapan, turnos que empiezan muy temprano o un turno que se prolonga más allá de lo previsto en el contrato. Como cada caso es de poca importancia, es fácil pasarlos por alto a menos que alguien esté prestando atención a ellos.

Por qué cada fuga debe tener su propio responsable

Las horas extras no facturables son una cuestión relacionada con los precios y el contrato, por lo que es competencia del gestor de cuentas, quien puede revisar las tarifas, las condiciones del contrato y la autorización de las horas extras. Las horas pagadas pero no facturadas son una cuestión de planificación de turnos, por lo que son competencia del responsable de planificación, quien puede ajustar el modelo de cobertura que las motiva.

Si se combinan ambos conceptos en una sola cifra de horas extras o de mano de obra, resulta más difícil tomar medidas al respecto. Llevarlos por separado, contrato por contrato, permite a cada propietario ver exactamente qué es lo que le corresponde solucionar.

Por qué no puedes ver tu margen hasta que se cierre la nómina

Si ambas fugas se pueden solucionar, ¿por qué siguen produciéndose? Para la mayoría de las empresas de seguridad, la respuesta es una cuestión de tiempo.

Los tres pasos que te separan de tu margen

El panorama financiero de un periodo solo se concreta una vez que se han producido tres cosas en este orden: se aprueban todos los turnos, se procesa la nómina y se emiten las facturas. Cada paso depende del anterior, y ninguno puede acelerarse trabajando más intensamente en el paso anterior. Hasta que no se hayan completado los tres, ninguna de las personas responsables de la cuenta dispone de una cifra de margen que analizar.

La ventana sin persiana

Esto da lugar a lo que llamamos una «ventana ciega». Durante todo ese periodo, aunque un responsable aún pueda ajustar el horario, añadir un trabajador flexible o rechazar las horas extras no planificadas, las cifras que determinan si el contrato es rentable quedan ocultas.

La solución habitual es una hoja de cálculo que se elabora una vez cerrado el periodo. En ella se explica qué falló en el periodo anterior, pero llega demasiado tarde para cambiar el actual. Y, como lleva tiempo elaborarla, suele hacerse mensualmente o trimestralmente, lo que significa que el mismo problema puede repetirse varias veces antes de que alguien se dé cuenta.

Ejemplo: cómo una sola anulación puede acabar con los beneficios de un turno

Para ver lo rápido que se acumula el gasto de una sola fuga, aquí tienes un ejemplo sencillo con cifras redondas inventadas.

Un puesto tiene una tarifa de 30 dólares la hora y el agente gana 20 dólares la hora, por lo que cada hora normal genera un margen bruto de 10 dólares. Un agente se da de baja de un turno de ocho horas. El sustituto ya ha trabajado 40 horas esa semana, por lo que el turno se le paga a tiempo y medio: 30 dólares la hora.

El cliente no nota ninguna diferencia. El turno se cubrió y se facturó como de costumbre. Pero el beneficio que generaba se ha esfumado, y unas pocas cancelaciones en un mes pueden hacer que un contrato se acerque al umbral de rentabilidad. Si multiplicamos eso por docenas de contratos, es fácil comprender cómo una empresa puede mantenerse ocupada y, aun así, no alcanzar sus objetivos de beneficio.

7 formas de aumentar los márgenes de beneficio en tu empresa de seguridad

Ninguna de estas medidas requiere nuevos contratos ni aumentar la plantilla. Cada una de ellas te ayuda a detectar antes la pérdida de margen o a evitar que se produzca.

1. Realizar un seguimiento del margen por contrato, cada semana

Un mes en general positivo puede ocultar una o dos cuentas que pierden dinero cada período. Revisa el margen bruto contrato por contrato, y hazlo semanalmente mientras el período aún esté abierto. El objetivo es detectar un contrato que se esté desviando en la segunda semana, cuando aún es posible modificar el calendario.

2. Establecer un límite de horas extras para cada contrato

Decide qué porcentaje de horas se puede dedicar a horas extras antes de que sea necesario revisar un contrato. La cifra adecuada varía según el centro, así que fíjala para cada contrato. Cuando un contrato supere ese umbral, será la señal para revisar la cobertura antes del siguiente turno.

3. Elabora un plan de reducción de plantilla que no recurra automáticamente a las horas extras

Gran parte de las horas extras no facturables se deben a una baja imprevista que cubre quien se encuentra más cerca. Contar con un grupo de agentes a tiempo parcial o de refuerzo que no superen las 40 horas semanales te permite cubrir turnos con poca antelación a tarifas normales. Comprueba quién está disponible y a qué punto está cada agente de alcanzar las horas extras antes de tomar la decisión.

4. Auditar las horas pagadas pero no facturadas por el responsable de la planificación

Revisa las horas que se han pagado pero que nunca se han facturado, agrupadas por el responsable de la planificación. Patrones como los solapamientos recurrentes o los comienzos anticipados suelen tener su origen en un centro concreto o en una plantilla de horarios. Una breve revisión semanal evita que se acumulen pequeños desajustes.

5. Fijar el precio de los nuevos contratos en función del historial real de horas extras

Antes de presentar una oferta, analiza el historial real de horas extras de sitios web similares que ya gestionas. Si un tipo de sitio web necesita cobertura de forma habitual debido a bajas de última hora, incluye ese coste en la tarifa de facturación desde el principio.

6. Protege el nivel mínimo de tu tarifa de facturación

Averigua cuál es la tarifa media mínima que puede aplicar cada contrato y seguir obteniendo beneficios una vez contabilizados los costes de mano de obra. Señala cualquier trabajo que se sitúe por debajo de ese importe, incluidas las horas adicionales o los eventos especiales facturados con descuento.

7. Incluir las condiciones relativas a las horas extras y a las cláusulas de escalación en la renovación

Las cláusulas contractuales que regulan las horas extras solicitadas por el cliente, la cobertura de días festivos y los aumentos salariales te permiten recuperar los costes que no puedes evitar. El momento de la renovación es el más adecuado para plantearlo, respaldándote en el historial de márgenes de esa cuenta.

Cómo hacer crecer tu empresa de seguridad sin aumentar tus pérdidas

El crecimiento es el siguiente objetivo natural una vez que se tienen los márgenes bajo control, pero multiplica el impacto de lo que ya suponen tus contratos. Si un tipo de obra genera pérdidas debido a las horas extras hoy, conseguir diez más como esa multiplica las pérdidas.

Hay algunos hábitos que ayudan a las empresas a crecer de forma rentable:

• Conoce cuáles son tus tipos de contrato más rentables. Utiliza el margen por contrato para ver qué emplazamientos, sectores y horarios ofrecen mejores resultados, y centra tus nuevos proyectos en ellos.
• Personal para cubrir el servicio desde el primer día. Incluye la cobertura de bajas imprevistas en el plan de dotación de personal de cada nuevo contrato antes de que este entre en vigor.
• Presta mucha atención a los nuevos contratos. Revisa el margen semanalmente durante los primeros periodos, cuando aún resulta económico solucionar cualquier problema relacionado con los precios o la dotación de personal.

Las empresas que crecen de forma rentable consideran el margen como un aspecto que gestionan cada semana, mientras aún hay tiempo para actuar.

Cómo TrackTik Margin Insight ayuda a las empresas de seguridad a proteger sus beneficios

La mayoría de los pasos de esta guía resultan más sencillos cuando se puede consultar el margen mientras el período aún está abierto. Margin Insight incorpora esa vista a la plataforma TrackTik.

Combina las horas que tus empleados ya han trabajado con las horas que aún figuran en el horario, para que puedas ver cómo va cada contrato antes de que se procese la nómina. Tú estableces el umbral que te resulte relevante para tu función, como las horas extras no facturables estimadas o las horas pagadas pero no facturadas, y Margin Insight clasifica tus contratos en función de ese umbral, muestra el importe en riesgo y señala la cuenta, el día o el responsable de la planificación sobre los que debes actuar en primer lugar.

Las horas extras no facturables y las horas pagadas pero no facturadas se registran por separado para cada contrato, de modo que tanto los gestores de cuentas como los responsables de planificación pueden ver qué les corresponde resolver a cada uno. Además, todas las cifras se exportan junto con los registros correspondientes, listas para una revisión por parte del departamento financiero o una reunión con el cliente.

Conclusión: hay que proteger los beneficios mientras aún haya tiempo para actuar

Los beneficios de una empresa de seguridad se deciden turno a turno, mucho antes de que llegue el informe de nóminas. Las empresas que protegen sus márgenes son aquellas que son capaces de detectar que un contrato se está yendo al traste mientras el periodo aún está abierto, y que saben a quién del equipo debe encargarse de solucionarlo.

Empieza poco a poco. Elige tus cinco contratos más importantes, revisa su margen cada semana durante este mes y lleva un control por separado de las horas extras no facturables y de las horas pagadas pero no facturadas. Enseguida verás adónde se van tus beneficios y qué medidas correctivas serán las más importantes.

¿Estás listo para saber adónde van tus beneficios? Reserva una demostración para ver Margin Insight aplicado a un periodo de tu propio cartero de clientes.