Die hohen Kosten, die entstehen, wenn man keine Software für das Wachpersonalmanagement einsetzt

Die hohen Kosten, die entstehen, wenn man keine Software für das Wachpersonalmanagement einsetzt

Was hält Sie davon ab, eine Software für das Wachpersonalmanagement einzuführen?

Wenn es Ihnen wie vielen der Eigentümer geht, mit denen ich spreche, sind die Kosten wahrscheinlich Ihr Hauptgrund.

Nun, was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es tatsächlich teurer ist, den Status quo aufrechtzuerhalten, als mit einem Unternehmen wie Silvertrac zusammenzuarbeiten?

Vielleicht denken Sie jetzt: „Das sagen Sie so leicht, Sie sind ja der Silvertrac-Typ“, und ich verstehe, warum Sie skeptisch sind. Lassen Sie uns die Zahlen einmal durchgehen, damit ich Ihnen zeigen kann, was ich meine.

Wie viel verdienst du mit einer Immobilie?

Um zu berechnen, wie viel der Verzicht auf eine Software für das Sicherheitspersonalmanagement kostet, wollen wir ein hypothetisches Beispiel heranziehen. Wir nennen das Unternehmen „Typical Security Services“. „Typical“ ist ein lokales Sicherheitsunternehmen, das derzeit an zehn Standorten tätig ist.

Um zu berechnen, wie viel eine der Immobilien von Typical an monatlichem Gewinn einbringt, haben wir unseren praktischen ROI-Rechner verwendet. Der niedrigste Stundensatz von Typical für seine Kunden beträgt 20 Dollar. Laut Robert H. Perry liegt die durchschnittliche Gewinnmarge für ein Unternehmen dieser Größe bei 16 %. Bei einer 168 beträgt der monatliche Bruttogewinn also mindestens 2.250 Dollar.

Wie viel kostet die Führung eines Kontos?

Werfen wir einen Blick auf eines der 168-Gebäude von Typical – nennen wir es einfach „Stoneview Tower“.

Solange Typical die im Vertrag festgelegten Leistungen erbringt, wird das Unternehmen mit dem Stoneview-Kunden mindestens 2.250 Dollar Gewinn pro Monat erzielen.

Wie wir jedoch alle wissen, ist die Erbringung der im Vertrag festgelegten Leistungen leichter gesagt als getan. Der Hausverwalter von Stoneview hat deutlich gemacht, dass man sich, sollte man „Typical“ bei Nachlässigkeiten erwischen, an den Nächsten wenden wird.

Um den Stoneview-Auftrag zu behalten, müssen die Manager bei Typical (1) eine angemessene Aufsicht ausüben und (2) detaillierte Berichte vorlegen.

Die Kosten der manuellen Überwachung

Typical nutzt ein manuelles Überwachungsmodell. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre vollständige Uniform tragen, nicht während der Arbeit schlafen, ihre Wachrunden absolvieren usw., sind bei Typical stets drei Vorgesetzte im Dienst, die stichprobenartige Kontrollen an den Posten durchführen, und insgesamt neun Vorgesetzte auf der Gehaltsliste.

Nehmen wir einmal an, jeder dieser Vorgesetzten erhält ein Gehalt von etwa 2.000 Dollar pro Monat. Rechnen wir nun die Kosten für ihre Fahrzeuge hinzu (einschließlich Versicherung, Wartung, Steuern usw.) – sagen wir 500 Dollar pro Monat und Fahrzeug. Das ergibt Gesamtkosten für die Aufsicht in Höhe von 19.500 Dollar pro Monat.

Diese Kosten verteilen sich auf alle Immobilien von Typical, daher teilen wir sie durch zehn. Das ergibt 1.950 Dollar pro Monat für die Verwaltung von Stoneview.

Einige Sicherheitsunternehmen haben versucht, die Kosten für die Aufsicht auszugleichen, indem sie die Aufsichtspersonen während ihrer Inspektionen routinemäßige Patrouillenaufgaben wie das Abschließen von Räumen übernehmen lassen. Dies führt jedoch in der Regel dazu, dass ihre Qualitätskontrollen nicht so gründlich oder genau sind, wie sie sein sollten. Das wird bei einem Kunden wie Stoneview nicht durchgehen.

Die Kosten der manuellen Berichterstellung

Neben den Löhnen der Aufsichtspersonen und den Fahrzeugkosten fallen bei der Betreuung eines Kunden wie Stoneview Tower auch Kosten für die Berichterstattung an. Stoneview verlangt detaillierte tägliche Tätigkeitsberichte und möchte über alle dringenden Vorfälle auf dem Laufenden gehalten werden. Außerdem erwartet das Unternehmen am Ende jedes Monats einen zusammenfassenden Sicherheitsbericht.

Die Erstellung dieser Berichte nimmt bei einem Vorgesetzten oder Verwaltungsmitarbeiter täglich einige Stunden in Anspruch. Zudem müssen Vorgesetzte oder Disponenten Zeit aus ihrem Arbeitsalltag opfern, um E-Mails an den Immobilienverwalter bei Stoneview zu senden, wenn dringende Probleme auftreten. Gehen wir von einer vorsichtigen Schätzung aus und beziffern die Kosten für die manuelle Berichterstellung auf etwa 600 Dollar pro Monat.

„Silvertrac ist ein himmelweiter Unterschied zum herkömmlichen Berichtswesen mit Stift und Papier, das keine so wichtigen Dokumentationselemente wie Fotos mit Zeit- und Datumsstempel sowie Scan-Zeiten, Standort und Datum an Kontrollpunkten usw. zulässt. Der größte Vorteil von Silvertrac besteht darin, dass wir in Echtzeit über Sicherheits-, Wartungs- und Parkprobleme informiert werden. So können unsere Kunden zeitnah auf dringende Probleme reagieren.“

– Arthur W., Leiter des Bereichs Sicherheit und Ermittlungen

Wie viel kostet es also, KEINE Software für das Wachpersonalmanagement zu nutzen?

Um den Auftrag für den Stoneview Tower zu behalten und weiterhin monatliche Gewinne in Höhe von 2.250 Dollar zu erzielen, gibt Typical durchschnittlich etwa 2.550 Dollar pro Monat aus. Das ist nicht gerade ein Schnäppchen.

Mit einer Software zur Personalverwaltung wie Silvertrac können Vorgesetzte sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die ihnen zugewiesenen Aufgaben erfüllen, ohne selbst vor Ort sein zu müssen. Nach der Einführung von Silvertrac können unsere Kunden die Anzahl der im Dienst befindlichen Vorgesetzten in der Regel um etwa 60 % reduzieren – so könnte „Typical“ beispielsweise mit nur einem Vorgesetzten statt mit drei auskommen.

Zudem ermöglicht Silvertrac Sicherheitsunternehmen, täglich Berichte über Aktivitäten und Sicherheitszusammenfassungen automatisch zu erstellen und zu versenden. Sie können die Software sogar so einstellen, dass bei der Meldung dringender Vorfälle automatisch SMS oder E-Mails an bestimmte Ansprechpartner versendet werden. Verabschieden Sie sich von den Kosten für die Berichtsverwaltung.

Mit einer Lösung wie Silvertrac könnte Typical den Auftrag für den Stoneview Tower aktiv sichern und gleichzeitig jeden Monat bis zu 1.450 Dollar seines Gewinns behalten.

Plötzlich erscheinen die Kosten für eine Software zur Verwaltung des Wachpersonals gar nicht mehr so hoch.