Travis Taylor utiliza un sistema de rondas de vigilancia para mejorar su negocio

Travis Taylor utiliza un sistema de rondas de vigilancia para mejorar su negocio

Travis Taylor cuenta con 13 años de experiencia en puestos directivos en el sector de la seguridad y dirige una empresa de patrullas móviles. En una entrevista en el podcast «Silvertrac Extra», explicó cómo el paso a un sistema digital de rondas de vigilancia cambió la forma en que su equipo elabora informes, se comunica con los clientes y forma a los nuevos agentes.

Silvertrac forma ahora parte de Trackforce, y las lecciones que se desprenden de su historia son directamente aplicables a cualquier operación de patrulla que esté evaluando un sistema moderno de rondas de seguridad como TrackTik.

Cómo utiliza el sistema de rondas de vigilancia

A Travis le encanta lo fácil que es utilizar el sistema, pero para él lo más importante fue que permite a los agentes relatar con detalle todas sus actividades, desde el registro del incidente inicial hasta la incorporación de notas y fotografías, pasando por la documentación de sus acciones y la explicación de la resolución. Esto resulta útil, explica Travis, no solo para el cliente —que puede ver las marcas de tiempo, las notas y las fotografías que le dan tranquilidad—, sino también para los propios agentes.

Esto les convierte en auténticos defensores tanto del inmueble como del cliente.

Travis Taylor, operador de patrulla móvil

Antes de implantar el sistema de rondas de vigilancia, Travis y sus agentes utilizaban un informe diario de actividades escrito a mano. Se dio cuenta de que, como los agentes tenían que esperar a volver a sus vehículos para redactar los informes, a menudo se les escapaban detalles importantes. Por ejemplo, los agentes que cerraban una piscina y echaban a dos personas podían olvidarse de anotar quiénes eran esas personas para cuando redactaban el informe.

«La precisión del informe y el momento en que se elaboraba fueron dos factores clave por los que necesitábamos poner en marcha el sistema», afirma. Si tu equipo sigue utilizando papel, aquí te explicamos por qué debes pasar a un sistema sin papel para tu informe de actividades diario.

Informes manuscritos frente a un sistema digital de ronda de vigilancia

La experiencia de Travis refleja una tendencia que muchos operadores de patrullas observan cuando cambian de trabajo. Esto es lo que cambia.

Área	Informes escritos a mano	Sistema digital de rondas de vigilancia
Cuando se redactan informes	De vuelta al coche, a menudo de memoria	En el control, resulta que...
Detalle capturado	Solo texto, a menudo incompleto	Notas, fotos, marcas de tiempo y ubicación GPS
Visibilidad para el cliente	Se entregará más tarde, si es que se entrega	Informes que los clientes pueden consultar rápidamente
Incorporación de agentes	Un supervisor acompaña al cliente para enseñarle la propiedad	Las notas sobre las instalaciones y las tareas sirven de guía a los nuevos responsables
Responsabilidad	Difícil de verificar	Los escáneres de los puntos de control y el GPS indican dónde y cuándo

Cómo cambió su forma de trabajar

Al mejorar la rapidez y la precisión de la comunicación, el sistema de rondas de vigilancia permite a los clientes de Travis participar en la seguridad de su empresa tanto como deseen. Pueden consultar fácilmente los informes y mantener conversaciones constructivas con los guardias sobre las mejores formas de abordar determinados problemas.

Estas conversaciones positivas sustituyeron a las conversaciones negativas que solía tener con clientes que se sentían molestos por informes inexactos o por la ausencia total de informes, o que tenían la sensación de que ni siquiera conocían a las personas que vigilaban su propiedad.

Además de mejorar las relaciones con los clientes, el sistema facilitó mucho la labor de Travis en la gestión del personal de seguridad. En concreto, señaló que redujo en un 50 % el tiempo que tenía que dedicar a la formación de los guardias in situ:

Antes de [nuestro sistema de rondas de vigilancia], tenía que ir yo mismo con el jefe de la división de patrulla… y salir a enseñarles la finca… «Por aquí tiran basura, aquí es donde se reúnen las personas sin hogar, aquí está la piscina, aquí la lavandería». Todas esas cosas se pueden comunicar con [el sistema] en muy poco tiempo gracias a la posibilidad de tomar notas y crear tareas.

Travis Taylor, operador de patrulla móvil

Gracias al marcado por GPS y a las notas, Travis puede recordar a los agentes lo que tienen que hacer y exigirles que rindan cuentas sin tener que perder un tiempo valioso desplazándose por la zona. Con estas herramientas, tiene la seguridad necesaria para enviar a casi cualquier persona a una propiedad y confiar en que se encargará de todas las tareas necesarias.

Características del sistema de rondas de vigilancia que son importantes para las patrullas móviles

Las funciones en las que confió Travis son ahora características que se dan por sentadas. Cuando evalúes un sistema, busca estas características, todas ellas incluidas en TrackTik.

• Verificación flexible en los puntos de control. NFC, códigos de barras, códigos QR, GPS y registros manuales, con la opción de registrar un incidente, mostrar un mensaje, abrir un formulario de informe o activar una alerta en cada punto de control.
• Rutas de patrulla optimizadas. TrackTik Mobile Patrol diseña rutas eficientes que incorporan un elemento de imprevisibilidad y muestra el avance de cada hoja de ruta en tiempo real.
• Elaboración de informes desde la propia aplicación. Con la aplicación TrackTik Guard Tour, los agentes envían informes de incidentes y de actividad diaria sin tener que interrumpir la ronda, utilizando plantillas totalmente configurables.
• Gestión por excepción. Los datos en tiempo real envían notificaciones por SMS y correo electrónico desde el terreno, de modo que los supervisores solo reciben las alertas que realmente importan.
• Seguridad de los agentes. Los botones de emergencia, la supervisión de trabajadores aislados y el geoperimetraje por GPS ayudan a proteger a los agentes que patrullan solos.

Para conocer más a fondo cómo sacar partido a estas herramientas, descubre cómo utilizar un sistema de rondas de seguridad para gestionar a tu plantilla.

Cómo incorporar a un nuevo agente a una ruta de patrulla

El mayor ahorro de tiempo para Travis se produjo durante la incorporación. Utiliza esta secuencia para que un nuevo agente sea productivo en una ruta sin necesidad de un acompañamiento completo.

1. Documenta la propiedad. Añade notas sobre el lugar en las que se indiquen las zonas problemáticas conocidas, los puntos de acceso y las prioridades del cliente.
2. Publica órdenes de trabajo claras. TrackTik Guard Management te permite exigir la confirmación de recepción y adjuntar instrucciones en formato de foto, vídeo o PDF.
3. Crea el recorrido. Coloca puntos de control en los lugares que sean prioritarios para el cliente y asigna tareas a cada uno de ellos.
4. Lleva a cabo los primeros turnos con supervisión en directo. Supervisa el avance de los puntos de control en tiempo real y envía un mensaje al agente si se pasa algo por alto.
5. Revisad juntos los informes. Utilizad ReportPro AI para convertir las notas preliminares en informes claros y, a continuación, enseñad al agente cómo debe ser un buen informe.

Señales de que es hora de actualizar tu sistema de rondas de vigilancia

• Los agentes siguen redactando los informes a posteriori, en lugar de hacerlo en el control de carretera.
• Los clientes te piden informes que no puedes elaborar rápidamente
• Los supervisores pasan horas conduciendo hasta los distintos lugares para comprobar cómo están los agentes
• No podrás ver los puntos de control que te hayas saltado hasta el día siguiente.
• Para formar a un nuevo agente en una ruta se necesitan varias salidas de acompañamiento.

Si varias de estas situaciones te suenan, lee las «5 señales de que es hora de actualizar tu sistema de rondas de vigilancia» y descubre cómo reaccionan los clientes cuando les permites comprobarlo por sí mismos.

¿Qué le diría Travis a alguien que esté pensando en instalar un sistema de rondas de vigilancia?

Si trabajan en el sector de la seguridad, les diré que no lo hagan, porque así tendré ventaja sobre ellos. Pero para todos los demás, el sistema es fantástico. No puedo expresar con palabras lo que significa que, en nuestro sector, la responsabilidad, la atención al cliente y la rapidez en los procesos coincidan al mismo tiempo.

Travis Taylor, operador de patrulla móvil

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