Travis Taylor nutzt ein Wachrundgangssystem, um sein Geschäft zu verbessern

Travis Taylor nutzt ein Wachrundgangssystem, um sein Geschäft zu verbessern

Travis Taylor verfügt über 13 Jahre Führungserfahrung in der Sicherheitsbranche und leitet einen mobilen Wachdienst. In einem Interview im „Silvertrac Extra“-Podcast berichtete er, wie die Umstellung auf ein digitales Wachrundgangssystem die Art und Weise verändert hat, wie sein Team Bericht erstattet, mit Kunden kommuniziert und neue Wachleute schult.

Silvertrac gehört nun zu Trackforce, und die Erkenntnisse aus seiner Geschichte lassen sich direkt auf jeden Patrouilleneinsatz übertragen, bei dem ein modernes Sicherheitspersonal-Rundgangssystem wie TrackTik in Betracht gezogen wird.

Wie er das Wachrundgangssystem nutzt

Travis schätzt besonders die einfache Bedienbarkeit des Systems, doch entscheidend war für ihn vor allem, dass die Beamten damit den gesamten Ablauf ihrer Einsätze dokumentieren können – von der Erfassung des ursprünglichen Vorfalls über das Hinzufügen von Notizen und Fotos bis hin zur Erfassung ihrer Maßnahmen und der Erläuterung der Lösung. Das sei nicht nur für den Kunden nützlich, erklärt Travis, der anhand der Zeitstempel, Notizen und Fotos Gewissheit erlangen kann, sondern auch für die Beamten selbst.

Dadurch werden sie zu einem noch stärkeren Fürsprecher für die Immobilie und den Kunden.

Travis Taylor, Mitarbeiter im mobilen Streifendienst

Vor der Einführung des Wachrundgangssystems verwendeten Travis und seine Beamten einen handschriftlichen täglichen Tätigkeitsbericht. Er stellte fest, dass den Beamten oft wichtige Details entgingen, da sie erst zu ihren Fahrzeugen zurückkehren mussten, bevor sie ihre Berichte erstellen konnten. So konnten beispielsweise Beamte, die einen Pool verschlossen und zwei Personen hinausgeworfen hatten, bis zum Zeitpunkt der Berichterstellung vergessen haben, festzuhalten, wer sich in dem Pool aufgehalten hatte.

„Die Genauigkeit des Berichts und der Zeitpunkt seiner Erstellung waren zwei wichtige Gründe dafür, warum wir das System einführen mussten“, sagt er. Wenn Ihr Team immer noch auf Papier setzt, finden Sie hier die Gründe, warum Sie bei Ihrem täglichen Tätigkeitsbericht auf papierlos umsteigen sollten.

Handschriftliche Berichte im Vergleich zu einem digitalen Wachrundgangssystem

Travis’ Erfahrungen spiegeln ein Muster wider, das viele Betreiber von Patrouillenfahrzeugen beobachten, wenn sie umsteigen. Folgendes ändert sich dabei.

Bereich	Handschriftliche Berichte	Digitales Wachrundgangssystem
Wenn Berichte verfasst werden	Zurück am Fahrzeug, oft aus dem Gedächtnis heraus	Am Kontrollpunkt, wie es der Zufall so will
Detailaufnahme	Nur Text, oft unvollständig	Notizen, Fotos, Zeitstempel und GPS-Standort
Transparenz für den Kunden	Wird später geliefert, wenn überhaupt	Berichte, die Kunden schnell einsehen können
Einarbeitung von Führungskräften	Ein Vorgesetzter fährt mit, um die Immobilie zu zeigen	Standortnotizen und Aufgaben dienen den neuen Führungskräften als Leitfaden
Rechenschaftspflicht	Schwer zu überprüfen	Checkpoint-Scans und GPS zeigen, wo und wann

Wie sich dadurch seine Arbeitsweise veränderte

Durch die Verbesserung der Geschwindigkeit und Genauigkeit der Kommunikation ermöglicht das Wachrundgangsystem den Kunden von Travis, sich so aktiv an ihrer Sicherheit zu beteiligen, wie sie es wünschen. Sie können Berichte problemlos einsehen und konstruktive Gespräche mit den Sicherheitskräften darüber führen, wie bestimmte Probleme am besten gelöst werden können.

Diese positiven Gespräche ersetzten die negativen Gespräche, die er früher mit Kunden geführt hatte, die sich über ungenaue Berichte oder gar fehlende Berichte ärgerten oder die das Gefühl hatten, die Personen, die ihr Grundstück bewachten, gar nicht zu kennen.

Neben besseren Kundenbeziehungen erleichterte das System auch Travis’ eigene Arbeit im Bereich des Wachpersonals erheblich. Insbesondere stellte er fest, dass sich der Zeitaufwand für die Schulung der Wachleute vor Ort um 50 % verringerte:

Vor der Einführung [unseres Wachrundgangssystems] musste ich den Leiter der Wachabteilung mitnehmen … und hinausgehen, um ihm das Gelände zu zeigen … „Hier wird Müll weggeworfen, hier halten sich Obdachlose auf, hier ist der Pool, hier ist der Waschraum.“ All diese Dinge lassen sich mit [dem System] in kürzester Zeit erledigen, da man Notizen machen und Aufgaben festlegen kann.

Travis Taylor, Mitarbeiter im mobilen Streifendienst

Mithilfe von GPS-Markierungen und Notizen kann Travis die Mitarbeiter daran erinnern, was sie zu tun haben, und sie zur Rechenschaft ziehen, ohne wertvolle Zeit damit zu verbringen, vor Ort herumzufahren. Dank dieser Tools hat er das Vertrauen, fast jeden zu einem Grundstück zu schicken und darauf zu vertrauen, dass die betreffende Person alle erforderlichen Aufgaben erledigt.

Wichtige Funktionen eines Wachrundgangssystems für den mobilen Wachdienst

Die Funktionen, auf die sich Travis verlassen hat, gehören mittlerweile zum Standard. Achten Sie bei der Bewertung eines Systems auf diese Funktionen, die alle in TrackTik enthalten sind.

• Flexible Überprüfung an Kontrollpunkten. NFC, Barcode, QR-Code, GPS und manuelle Check-ins mit der Möglichkeit, an jedem Kontrollpunkt einen Vorfall zu protokollieren, eine Meldung anzuzeigen, ein Meldeformular zu öffnen oder einen Alarm auszulösen.
• Optimierte Patrouillenrouten. TrackTik Mobile Patrol erstellt effiziente Routen mit integrierten Überraschungselementen und zeigt den Fortschritt jedes Einsatzplans in Echtzeit an.
• Berichterstellung innerhalb der App. Mit der TrackTik Guard Tour App können Sicherheitskräfte mithilfe vollständig konfigurierbarer Vorlagen Vorfall- und Tagesberichte erstellen, ohne den Rundgang unterbrechen zu müssen.
• Führen Sie nach dem Ausnahmeprinzip. Live-Daten senden SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen direkt vom Einsatzort, sodass Vorgesetzte nur die wirklich wichtigen Meldungen erhalten.
• Sicherheit der Beamten. Panikknöpfe, Überwachung von allein arbeitenden Beamten und GPS-Geofencing tragen zum Schutz von Beamten bei, die alleine auf Streife sind.

Um einen tieferen Einblick in die Vorteile dieser Tools zu erhalten, erfahren Sie hier, wie Sie ein Rundgangssystem für Sicherheitspersonal zur Verwaltung Ihrer Belegschaft einsetzen können.

So wird ein neuer Beamter in eine Streifendienstroute eingearbeitet

Die größte Zeitersparnis erzielte Travis beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter. Nutzen Sie diese Vorgehensweise, um einen neuen Mitarbeiter auf einer Route einsatzbereit zu machen, ohne ihn vollständig mitfahren zu lassen.

1. Dokumentieren Sie die Immobilie. Fügen Sie Standortnotizen zu bekannten Problemstellen, Zugängen und den Prioritäten des Kunden hinzu.
2. Veröffentlichen Sie klare Einsatzbefehle. Mit TrackTik Guard Management können Sie eine Bestätigung verlangen und Anweisungen in Form von Fotos, Videos oder PDF-Dateien anhängen.
3. Erstellen Sie die Tour. Setzen Sie Meilensteine an den Stellen, die für den Kunden Priorität haben, und ordnen Sie jedem Meilenstein Aufgaben zu.
4. Führen Sie die ersten Schichten unter direkter Aufsicht durch. Beobachten Sie den Fortschritt an den Kontrollpunkten in Echtzeit und benachrichtigen Sie den Beamten, falls etwas übersehen wird.
5. Sehen Sie sich die Berichte gemeinsam an. Nutzen Sie ReportPro AI, um grobe Notizen in übersichtliche Berichte umzuwandeln, und zeigen Sie dem Beamten anschließend, wie ein guter Bericht aussieht.

Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, Ihr Wachrundgangssystem zu modernisieren

• Die Beamten verfassen die Protokolle nach wie vor erst im Nachhinein und nicht bereits an der Kontrollstelle.
• Kunden verlangen Berichte, die Sie nicht schnell erstellen können
• Die Vorgesetzten verbringen Stunden damit, zu den Einsatzorten zu fahren, um nach den Beamten zu sehen
• Verpasste Checkpoints sind erst am nächsten Tag sichtbar.
• Die Einarbeitung eines neuen Beamten auf einer Route erfordert mehrere Begleitfahrten

Wenn Ihnen einige davon bekannt vorkommen, lesen Sie die „5 Anzeichen dafür, dass es Zeit für eine Modernisierung Ihres Wachrundgangssystems ist“ und erfahren Sie, wie Kunden reagieren, wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, sich selbst ein Bild von der Arbeit zu machen.

Was würde Travis jemandem sagen, der über die Anschaffung eines Wachrundgangsystems nachdenkt?

Wenn sie in der Sicherheitsbranche tätig sind, werde ich ihnen davon abraten, denn dadurch hätten sie mir gegenüber einen Vorteil. Aber für alle anderen ist das System fantastisch. Ich kann gar nicht in Worte fassen, was es bedeutet, wenn Verantwortlichkeit, Kundenservice und zügige Abläufe in unserer Branche gleichzeitig Hand in Hand gehen.

Travis Taylor, Mitarbeiter im mobilen Streifendienst

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