Travis Taylor utilise un système de ronde de surveillance pour améliorer son activité

Travis Taylor utilise un système de ronde de surveillance pour améliorer son activité

Travis Taylor possède 13 ans d'expérience en gestion dans le secteur de la sécurité et dirige une entreprise de patrouilles mobiles. Dans une interview accordée au podcast « Silvertrac Extra », il a expliqué en quoi le passage à un système numérique de rondes de sécurité avait transformé la manière dont son équipe établit ses rapports, communique avec les clients et forme les nouveaux agents.

Silvertrac fait désormais partie de Trackforce, et les enseignements tirés de son expérience s'appliquent directement à toute opération de patrouille qui envisage d'adopter un système moderne de gestion des rondes d'agents de sécurité tel que TrackTik.

Comment il utilise le système de ronde de surveillance

Travis apprécie particulièrement la simplicité d'utilisation du système, mais ce qui a surtout retenu son attention, c'est la manière dont il permet aux agents de rendre compte de l'intégralité de leurs interventions, depuis l'enregistrement du problème initial jusqu'à l'ajout de notes et de photos, en passant par le recensement de leurs actions et l'explication de la résolution du problème. Cela s'avère utile, explique Travis, non seulement pour le client, qui peut consulter les horodatages, les notes et les photos qui le rassurent, mais aussi pour les agents eux-mêmes.

Cela leur permet de mieux défendre les intérêts du bien immobilier et du client.

Travis Taylor, agent de patrouille mobile

Avant la mise en place du système de ronde de surveillance, Travis et ses agents utilisaient un rapport d'activité quotidien rédigé à la main. Il s'est rendu compte que, comme les agents devaient attendre d'être de retour à leur véhicule pour rédiger leur rapport, ils omettaient souvent des détails importants. Par exemple, les agents qui fermaient la piscine et expulsaient deux personnes pouvaient oublier de noter l'identité de ces personnes au moment de rédiger leur rapport.

« La précision du rapport et le moment choisi pour sa publication ont été deux facteurs déterminants qui nous ont poussés à mettre ce système en place », explique-t-il. Si votre équipe utilise encore le papier, voici pourquoi vous devez passer au format numérique pour vos rapports d'activité quotidiens.

Rapports manuscrits ou système numérique de ronde de surveillance ?

L'expérience de Travis illustre une tendance que de nombreux opérateurs de patrouille constatent lorsqu'ils changent de poste. Voici ce qui change.

Zone	Rapports manuscrits	Système numérique de ronde de surveillance
Lors de la rédaction des rapports	De retour à la voiture, souvent de mémoire	Au poste de contrôle, justement
Détail capturé	Uniquement du texte, souvent incomplet	Notes, photos, horodatages et coordonnées GPS
Visibilité pour le client	Livraison plus tard, si tant est qu’il y en ait une	Des rapports que les clients peuvent consulter rapidement
Intégration des agents	Un responsable accompagne le client pour lui faire visiter le bien immobilier	Les notes de chantier et les tâches guident les nouveaux responsables
Responsabilité	Difficile à vérifier	Les analyses des points de contrôle et le GPS indiquent où et quand

Comment cela a transformé son activité

En améliorant la rapidité et la précision de la communication, le système de ronde de sécurité permet aux clients de Travis de s’impliquer autant qu’ils le souhaitent dans leur sécurité. Ils peuvent facilement consulter les rapports et échanger de manière constructive avec les agents sur les meilleures façons de résoudre certains problèmes.

Ces échanges constructifs ont remplacé les discussions négatives qu’il avait auparavant avec des clients mécontents en raison de rapports inexacts ou de l’absence totale de rapports, ou qui avaient l’impression de ne même pas connaître les personnes chargées de la surveillance de leur propriété.

Outre l'amélioration des relations avec la clientèle, le système a considérablement facilité le travail de Travis dans la gestion des agents de sécurité. Il a notamment souligné que cela lui avait permis de réduire de 50 % le temps qu'il devait consacrer à la formation des agents sur place :

Avant [notre système de rondes de sécurité], je devais emmener avec moi le chef de la brigade de patrouille… et sortir pour leur faire visiter la propriété… « Ils jettent leurs déchets par ici, c'est là que traînent les sans-abri, voici la piscine, voici la buanderie. » Toutes ces informations peuvent désormais être transmises grâce à [ce système] en un temps record, grâce à la possibilité de prendre des notes et de créer des tâches.

Travis Taylor, agent de patrouille mobile

Grâce au repérage GPS et aux notes, Travis peut rappeler aux agents ce qu’ils doivent faire et s’assurer qu’ils s’acquittent de leurs tâches sans perdre un temps précieux à faire des allers-retours sur place. Grâce à ces outils, il n’hésite pas à envoyer pratiquement n’importe qui sur place, certain qu’ils s’occuperont de toutes les tâches nécessaires.

Les fonctionnalités essentielles d'un système de ronde pour les patrouilles mobiles

Les fonctionnalités sur lesquelles Travis s'est appuyé sont désormais considérées comme des exigences standard. Lorsque vous évaluez un système, recherchez ces fonctionnalités, qui sont toutes intégrées à TrackTik.

• Vérification flexible aux points de contrôle. NFC, codes-barres, codes QR, GPS et enregistrements manuels, avec la possibilité de signaler un incident, d'afficher un message, d'ouvrir un formulaire de rapport ou de déclencher une alerte à chaque point de contrôle.
• Itinéraires de patrouille optimisés. TrackTik Mobile Patrol conçoit des itinéraires efficaces intégrant une part d'imprévisibilité et affiche en temps réel l'avancement de chaque feuille de route.
• Rapports au sein de l'application. Grâce à l'application TrackTik Guard Tour, les agents peuvent soumettre des rapports d'incident et d'activité quotidienne sans interrompre leur ronde, à l'aide de modèles entièrement personnalisables.
• Gestion par exception. Les données en temps réel permettent d'envoyer des notifications par SMS et par e-mail depuis le terrain, de sorte que les superviseurs ne reçoivent que les alertes pertinentes.
• Sécurité des agents. Les boutons d'alerte, la surveillance des agents travaillant seuls et le géorepérage par GPS contribuent à protéger les agents qui patrouillent seuls.

Pour en savoir plus sur la manière de tirer pleinement parti de ces outils, découvrez comment utiliser un système de rondes de sécurité pour gérer votre personnel.

Comment intégrer un nouvel agent à un circuit de patrouille

C'est lors de la formation initiale que Travis a réalisé ses plus grands gains de temps. Suivez cette procédure pour permettre à un nouvel agent d'être opérationnel sur un itinéraire sans avoir à effectuer un accompagnement complet.

1. Réalisez un état des lieux du bien immobilier. Ajoutez des remarques concernant les zones problématiques connues, les points d'accès et les priorités du client.
2. Publiez des consignes claires. TrackTik Guard Management vous permet d'exiger un accusé de réception et de joindre des instructions sous forme de photos, de vidéos ou de fichiers PDF.
3. Élaborez le parcours. Placez des points de contrôle correspondant aux priorités du client et associez des tâches à chacun d'entre eux.
4. Assurez les premières équipes sous supervision en direct. Suivez l'avancement des points de contrôle en temps réel et envoyez un message à l'agent si quelque chose a été oublié.
5. Examinez les rapports ensemble. Utilisez ReportPro AI pour transformer les notes brutes en rapports clairs, puis expliquez à l'agent à quoi ressemble un rapport bien rédigé.

Les signes qui indiquent qu'il est temps de moderniser votre système de ronde de surveillance

• Les agents continuent de rédiger leurs rapports après coup, au lieu de le faire directement au poste de contrôle
• Les clients vous demandent des rapports que vous ne pouvez pas établir rapidement
• Les superviseurs passent des heures à se rendre sur place en voiture pour contrôler les agents
• Vous ne pouvez pas voir les points de contrôle manqués avant le lendemain
• La formation d'un nouvel agent sur un itinéraire nécessite plusieurs accompagnements en patrouille

Si plusieurs de ces points vous semblent familiers, découvrez les 5 signes indiquant qu'il est temps de moderniser votre système de ronde de sécurité, et découvrez comment vos clients réagissent lorsque vous leur permettez de constater par eux-mêmes le résultat de votre travail.

Que dirait Travis à quelqu'un qui envisage d'installer un système de ronde de surveillance ?

S'ils travaillent dans le secteur de la sécurité, je leur dirai de ne pas le faire, car cela leur donnera un avantage sur moi. Mais pour tous les autres, ce système est fantastique. Je ne trouve pas les mots pour décrire ce que cela représente lorsque la responsabilité, le service client et l'efficacité des processus dans notre secteur se rejoignent tous en même temps.

Travis Taylor, agent de patrouille mobile

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