5 señales de que es hora de actualizar tu sistema de rondas de vigilancia

Si su sistema actual de rondas de vigilancia no está contribuyendo al éxito de su empresa, entonces quizás sea el momento de reconsiderar su enfoque de gestión de la seguridad.

El sector de la seguridad ya opera con márgenes de beneficio muy ajustados. Por lo general, no hay presupuesto para herramientas que no ofrezcan un retorno de la inversión sólido y constante.

Pero si una herramienta les da a usted y a sus clientes la tranquilidad de que el trabajo se está haciendo correctamente, encontrará la manera de incluirla en su presupuesto. Cualquier software eficaz para rondas de vigilancia, como TrackTik , debería ayudarle a:

1. Aumentar la responsabilidad de los agentes
2. Descubra las ineficiencias que se pueden optimizar.
3. Mejorar la retención de clientes
4. Atraer a más clientes

Aquí hay cinco señales de que quizás sea hora de cambiar su sistema actual de rondas de vigilancia. ¿Ya está evaluando opciones? La Guía completa del comprador de software de gestión de personal de seguridad física incluye listas de verificación para la evaluación y las preguntas clave que debe hacerle al proveedor.

1. Pierdes una cuenta debido al rendimiento del guardia

Si te enorgulleces de ofrecer un servicio excepcional y de mantener una comunicación fluida con tus clientes, nunca deberías perder un cliente inesperadamente.

Que te pillen por sorpresa con la cancelación de una cuenta es inquietante y debería animarte a revisar los sistemas de gestión que tienes implantados.

Como propietario, usted (o alguien de su organización) debe supervisar constantemente el desempeño de los agentes. Una aplicación eficaz para rondas de vigilancia debería alertarle en tiempo real cuando el desempeño de un agente comience a disminuir. Las mejores soluciones también registran la ubicación GPS y la hora, creando un registro probatorio que evita disputas sobre la responsabilidad .

Una cosa es perder una cuenta porque el cliente sufre un recorte presupuestario o un cambio en sus necesidades. Pero si se cuenta con las herramientas adecuadas, el rendimiento de los guardias de seguridad nunca debería poner en riesgo una cuenta.

2. Estás realizando inspecciones aleatorias tras la publicación

Si envías a un supervisor a inspeccionar propiedades o instalaciones al azar, estás desperdiciando mucho tiempo y dinero. El supervisor termina dedicando tiempo innecesario a sus agentes o instalaciones favoritas, y es difícil calcular el verdadero valor de tener este puesto cubierto.

En su lugar, utilice una solución que muestre exactamente cómo el supervisor emplea su tiempo, incluyendo:

• Sitios visitados, con verificación GPS y de tiempo.
• Resúmenes de notificaciones de incidentes
• Documentación de la capacitación realizada
• Problemas relacionados con el rendimiento de los agentes
• Una lista de páginas web que no se han visitado desde hace tiempo

Un software eficaz de seguimiento de guardias también notificará a sus supervisores cuando ciertos sitios tengan necesidades adicionales, para que pueda abordar estos problemas sin recurrir a un enfoque indiscriminado. Cuando las inspecciones son específicas, resultan mucho más valiosas. A continuación, le mostramos cómo realizar una inspección de puesto de seguridad que realmente mejore el rendimiento.

3. Requiere más tiempo de gestión del que ahorra.

El software debe simplificar los procesos empresariales, ahorrar tiempo y liberar recursos. No basta con recopilar los detalles de los tours. Una solución moderna debe permitir la recopilación y el análisis sencillos de esa información mediante paneles de control e informes en tiempo real , para que pueda automatizar sus procesos de gestión.

Ir al lugar una o dos veces por semana para recoger información sobre las visitas guiadas mediante un lector de tarjetas o un tubo supone una gran pérdida de tiempo y obliga a reaccionar ante los problemas días después de que ocurran.

Si su solución actual le está costando más tiempo del que le ahorra, es hora de actualizarla.

Sistemas heredados frente a software moderno para rondas de vigilancia

Área	Varita, tubo o aplicación básica	Software moderno como TrackTik
Recopilación de datos	Descargado manualmente en el sitio	Sincronizado automáticamente desde el dispositivo del agente.
Puntos de control no alcanzados	Descubierto días después	Se detectó una excepción en tiempo real.
Opciones de puntos de control	Un tipo de etiqueta	Puntos de control NFC, QR, código de barras o GPS
Notificación de incidentes	Proceso independiente en papel o por correo electrónico	Documentado durante la gira con evidencia fotográfica, de video y GPS.
Prueba del cliente	Hojas de cálculo elaboradas bajo pedido.	Informes compartidos en cualquier momento a través del Portal del Cliente.

4. Te estás conformando con un sistema de software defectuoso

Si te das cuenta de que haces la vista gorda ante deficiencias o fallos, tienes dificultades para contactar con el equipo de soporte del proveedor o escuchas que los clientes se dan de baja en masa, tienes un problema.

Hacer concesiones o descartar funciones difíciles de usar por considerarlas «poco importantes» es señal de que se está utilizando un sistema inadecuado.

Encontrar un proveedor que trabaje contigo como socio, en lugar de tratarte como un simple cliente mensual o anual, puede ser difícil, pero existen. Busca soporte de implementación especializado, un servicio ágil y una plataforma que crezca al ritmo de tu negocio. Si estás considerando esta decisión ahora, lee cuándo reemplazar tu sistema de gestión de seguridad (y cuándo esperar) .

El mercado de los sistemas de rondas de vigilancia es muy competitivo, por lo que no hay razón para conformarse.

5. Te quejas cuando recibes la factura

Si no percibe de inmediato un retorno de la inversión excepcional en su sistema de gestión de rondas de vigilancia, es hora de considerar la adopción de uno nuevo. Debe tener la certeza cada mes de que su sistema ofrece el nivel de rendimiento esperado. Descubra cómo un sistema de rondas de vigilancia mejora la seguridad y aumenta su retorno de la inversión .

La mejor prueba proviene de empresas que ya han implementado esta tecnología. Armour Security creció de 3 guardias a 1250 en seis provincias gracias a TrackTik, utilizando puntos de control verificados por GPS, despacho de patrullas e informes para clientes, lo que le permitió construir un negocio responsable y escalable. Cuando se puede demostrar este tipo de rentabilidad, la factura deja de ser un problema. Para obtener ayuda para elaborar un plan de negocio, consulte cómo justificar los costos del software de seguridad .

Qué buscar en un sistema moderno de rondas de vigilancia

Si dos o más de las señales anteriores le resultan familiares, utilice esta lista de verificación para evaluar su próximo sistema:

• Puntos de control flexibles. Compatibles con NFC, códigos QR, códigos de barras y GPS, para que cada sitio pueda usar el método que mejor se adapte a sus necesidades.
• Alertas de incidencias en tiempo real. Notificaciones por puntos de control omitidos, recorridos retrasados ​​y actividad inusual mientras aún hay tiempo para actuar.
• Informe de incidentes integrado. Los agentes deben presentar informes de incidentes con fecha y hora, incluyendo pruebas fotográficas y de vídeo, sin abandonar su puesto de vigilancia.
• Pruebas visibles para el cliente. Informes y paneles de control que sus clientes pueden consultar cuando lo deseen.
• Una plataforma conectada. Las visitas guiadas están vinculadas a la programación, la facturación y la nómina, de modo que los datos que recopile sobre el terreno fluyen directamente a la oficina administrativa.
• Datos de su propiedad. Condiciones claras para la exportación de sus datos históricos en caso de que cambie de proveedor.

Cómo cambiar los sistemas de rondas de vigilancia sin interrumpir el servicio.

Cambiar de sistema no tiene por qué poner en riesgo a sus clientes. Un enfoque gradual mantiene la cobertura estable mientras su equipo se adapta:

1. Proteja sus datos. Confirme que puede exportar el historial de viajes y los registros de incidentes de su proveedor actual. He aquí por qué la propiedad de los datos es importante al cambiar de proveedor .
2. Audita tus recorridos y puntos de control. Usa el interruptor para corregir las deficiencias de cobertura. Empieza con estas 31 áreas a considerar al colocar los puntos de control .
3. Implementar el programa piloto en uno o dos centros. Elegir centros con supervisores comprometidos y medidas de éxito claras.
4. Capacite a los oficiales y supervisores. Mantenga la capacitación breve, práctica y centrada en el flujo de trabajo diario.
5. Implementar por fases y medir. Registrar la finalización de los recorridos, los puntos de control omitidos y el tiempo de respuesta ante incidentes, y luego compartir los resultados con los clientes.

Resumen

El uso de tecnología obsoleta, como tuberías, varillas o software ineficiente y con fallos, puede afectar negativamente a su presupuesto, tiempo y eficiencia. Dedique tiempo a evaluar su proceso de gestión actual.

Cinco señales de que es hora de reevaluar tu enfoque:

1. Has perdido una cuenta debido a problemas relacionados con el guardia de seguridad.
2. Seguís realizando inspecciones aleatorias a posteriori
3. La herramienta actual requiere más tiempo del que ahorra
4. Te estás conformando con un sistema defectuoso y poco fiable
5. Te quejas cuando recibes la factura

Si hay margen de mejora, nuestro equipo estará encantado de mostrarle cómo TrackTik ayuda a las operaciones de seguridad a controlar el rendimiento de los guardias y a demostrárselo a cada cliente. Solicite hoy mismo una demostración en vivo de TrackTik .