Travis Taylor utilise un système de rondes de sécurité pour améliorer son entreprise.

Travis Taylor utilise un système de rondes de sécurité pour améliorer son entreprise.

Travis Taylor possède 13 ans d'expérience en gestion dans le secteur de la sécurité et dirige une opération de patrouille mobile. Dans une entrevue pour le balado Silvertrac Extra, il a expliqué comment le passage à un système numérique de rondes de sécurité a transformé la façon dont son équipe rédige ses rapports, communique avec les clients et forme les nouveaux agents.

Silvertrac fait maintenant partie de Trackforce, et les leçons tirées de son histoire s'appliquent directement à toute opération de patrouille évaluant un système moderne de ronde de sécurité comme TrackTik.

Comment il utilise le système de rondes de garde

Travis apprécie la simplicité d'utilisation du système, mais ce qui l'a particulièrement séduit, c'est la possibilité offerte aux agents de retracer l'intégralité de leurs interventions : de l'enregistrement du problème initial à l'ajout de notes et de photos, en passant par le catalogage de leurs actions et l'explication du dénouement. C'est utile, explique Travis, non seulement pour le client, qui peut consulter les horodatages, les notes et les photos qui le rassurent, mais aussi pour les agents eux-mêmes.

Ça fait d'eux de meilleurs défenseurs du bien et du client.

Travis Taylor, opérateur de patrouille mobile

Avant la mise en place du système de rondes de surveillance, Travis et ses agents utilisaient un rapport d'activité quotidien manuscrit. Il a constaté que, comme les agents devaient attendre de retourner à leur véhicule avant de rédiger leur rapport, ils omettaient souvent des détails importants. Par exemple, les agents qui ferment une piscine et en expulsent deux peuvent oublier de noter l'identité des personnes présentes dans la piscine au moment de rédiger leur rapport.

« La précision et la ponctualité du rapport étaient deux éléments essentiels qui nous ont incités à mettre en place ce système », explique-t-il. Si votre équipe utilise encore des documents papier, voici pourquoi vous devriez opter pour le numérique pour votre rapport d'activité quotidien .

Rapports manuscrits contre système de ronde de garde numérique

L'expérience de Travis illustre un modèle que de nombreux patrouilleurs observent lorsqu'ils changent de poste. Voici ce qui change.

Superficie	Rapports manuscrits	Système de ronde de garde numérique
Lorsque des rapports sont rédigés	De retour au véhicule, souvent de mémoire	Au point de contrôle, comme ça arrive
Détail capturé	Texte seulement, souvent incomplet	Notes, photos, horodatages et coordonnées GPS
visibilité du client	Livré plus tard, s'il y a lieu	Des rapports que les clients peuvent consulter rapidement
Intégration des officiers	Un superviseur accompagne le véhicule pour faire visiter la propriété	Notes et tâches du site guident les nouveaux agents
Responsabilité	Difficile à vérifier	Les scans des points de contrôle et le GPS indiquent où et quand

Comment ça a changé son opération

En améliorant la rapidité et la précision des communications, le système de rondes de sécurité permet aux clients de Travis de s'impliquer autant qu'ils le souhaitent dans leur sécurité. Ils peuvent facilement consulter les rapports et dialoguer de manière constructive avec les agents afin de trouver les meilleures solutions à certains problèmes.

Ces conversations positives ont remplacé les conversations négatives qu'il avait auparavant avec des clients mécontents des rapports inexacts ou de l'absence totale de rapports, ou qui avaient l'impression de ne même pas connaître les personnes chargées de la surveillance de leur propriété.

Outre l'amélioration des relations avec la clientèle, le système a considérablement simplifié le travail de Travis en matière de gestion des agents de sécurité. Il a notamment constaté une réduction de 50 % du temps consacré à la formation des agents sur site.

Avant [notre système de rondes de surveillance], je devais emmener le chef de la division de patrouille et lui montrer les lieux… « Ils jettent des ordures par ici, c’est là que traînent les sans-abri, voici la piscine, voici la buanderie. Grâce à [ce système], tout cela peut se faire très rapidement grâce à la possibilité de prendre des notes et de créer des tâches.

Travis Taylor, opérateur de patrouille mobile

Grâce au géorepérage et aux notes, Travis peut rappeler aux agents leurs tâches et les responsabiliser sans perdre un temps précieux à patrouiller sur le terrain. Avec ces outils, il peut envoyer presque n'importe qui sur une propriété en toute confiance, certain qu'il accomplira toutes les tâches nécessaires.

Caractéristiques importantes d'un système de ronde de garde pour les patrouilles mobiles

Les caractéristiques sur lesquelles Travis s'appuyait sont maintenant considérées comme la norme. Lors de l'évaluation d'un système, recherchez ces caractéristiques, qui font toutes partie intégrante de TrackTik.

• Vérification flexible aux points de contrôle. Enregistrement NFC, code-barres, code QR, GPS et manuel, avec possibilité de consigner un incident, d'afficher un message, d'ouvrir un formulaire de rapport ou de déclencher une alerte à chaque point de contrôle.
• Itinéraires de patrouille optimisés. TrackTik Mobile Patrol conçoit des itinéraires efficaces intégrant une part d'imprévisibilité et affiche la progression de chaque feuille de route en temps réel.
• Signalement intégré à l'application. Grâce à l' application TrackTik Guard Tour , les agents soumettent des rapports d'incidents et d'activités quotidiennes sans quitter leur ronde, en utilisant des modèles entièrement configurables.
• Gestion par exception. Les données en temps réel envoient des notifications par texto et courriel depuis le terrain, de sorte que les superviseurs ne reçoivent que les alertes pertinentes.
• Sécurité des agents. Les boutons d'alerte, la surveillance des travailleurs isolés et le géorepérage GPS aident à protéger les agents patrouillant seuls.

Pour en savoir plus sur la façon de tirer parti de ces outils, consultez notre article sur l'utilisation d'un système de rondes de sécurité pour gérer votre personnel .

Comment intégrer un nouvel agent à un itinéraire de patrouille

Le gain de temps le plus important pour Travis a été réalisé lors de l'intégration. Utilisez cette méthode pour qu'un nouvel agent soit opérationnel sur une tournée sans avoir à l'accompagner tout au long du trajet.

1. Documentez la propriété. Ajoutez des notes sur le site concernant les zones problématiques connues, les points d'accès et les priorités du client.
2. Publiez des directives de livraison claires. TrackTik Guard Management vous permet d'exiger un accusé de réception et de joindre des instructions sous forme de photos, de vidéos ou de PDF.
3. Élaborez le parcours. Placez des points de contrôle là où se situent les priorités du client et associez des tâches à chacun d'eux.
4. Supervisez les premiers quarts de travail en direct. Suivez la progression des points de contrôle en temps réel et informez l'agent si quelque chose a été manqué.
5. Examinez les rapports ensemble. Utilisez ReportPro AI pour transformer des notes brouillonnes en rapports clairs, puis expliquez à l'agent les caractéristiques d'un rapport de qualité.

Signes indiquant qu'il est temps de moderniser votre système de rondes de garde

• Les agents rédigent toujours leurs rapports après les faits, et non au point de contrôle.
• Les clients demandent des rapports que vous ne pouvez pas produire rapidement.
• Les superviseurs passent des heures à se rendre sur les lieux pour vérifier le travail des agents.
• Vous ne pourrez voir les points de contrôle manqués que le lendemain.
• La formation d'un nouvel agent sur un itinéraire nécessite plusieurs patrouilles d'accompagnement.

Si plusieurs de ces situations vous semblent familières, lisez les 5 signes qu'il est temps de moderniser votre système de ronde de sécurité et découvrez comment les clients réagissent lorsque vous leur montrez le travail accompli par eux-mêmes .

Qu'est-ce que Travis dirait à quelqu'un qui envisage un système de rondes de gardes ?

S'ils travaillent dans le secteur de la sécurité, je leur déconseillerai de le faire, car cela leur donnera un avantage sur moi. Mais pour tous les autres, le système est fantastique. Je n'ai pas de mots pour exprimer ce que cela représente lorsque la responsabilité, le service à la clientèle et le respect des délais sont tous réunis dans notre secteur.

Travis Taylor, opérateur de patrouille mobile

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