Cómo llevar a cabo revisiones trimestrales de la actividad empresarial que generen recomendaciones

Cómo llevar a cabo revisiones trimestrales de la actividad empresarial que generen recomendaciones

Para los administradores de fincas, que no haya noticias es sinónimo de buenas noticias. Cuando todo va bien, no se enteran de nada.

Esta actitud puede suponer un problema para las empresas de seguridad: cuanto mejor seas a la hora de garantizar que no se produzcan incidentes en la propiedad, menos necesitará el cliente tus servicios.

¿Cómo puedes evitarlo? Podrías reunirte con tu cliente cuando se acerque la fecha de renovación del contrato para explicarle algunas de las tareas que has estado realizando durante el año.

Estas revisiones anuales podrían ayudarte a mantener el contrato, pero si lo que quieres es conseguir nuevos clientes a través de recomendaciones, deberías plantearte celebrar este tipo de reuniones con mayor frecuencia. Una vez al trimestre es un buen objetivo.

Las revisiones trimestrales sirven de puente entre las actividades cotidianas y las revisiones anuales de alto nivel. Las revisiones trimestrales eficaces ofrecen a los clientes una visión del valor real que su empresa les aporta.

Veamos algunas estrategias para llevar a cabo revisiones trimestrales de la actividad empresarial que resulten útiles.

Aporta datos.

El secreto para que las revisiones trimestrales sean eficaces es acudir preparado con datos fáciles de entender. Una cosa es decir que has estado haciendo un buen trabajo y evitando incidentes, pero tiene mucho más impacto si puedes demostrarlo.

Los usuarios de Silvertrac tienen la opción de exportar fácilmente informes resumidos de seguridad que contienen toda la información necesaria para demostrar tu valor a un cliente. Aunque no utilices Silvertrac, deberías plantearte recopilar estos datos antes de la reunión.

Un buen informe resumido debería incluir lo siguiente:

• Tareas rutinarias realizadas: deben incluirse todas las medidas preventivas rutinarias que sus agentes lleven a cabo en la propiedad.
• Elementos que requieren precaución detectados: los riesgos de resbalones y caídas, los problemas de mantenimiento y otros elementos potencialmente peligrosos que hayan observado tus agentes deben figurar en el informe.
• Incidentes — Por supuesto, debes incluir el número de incidentes que han notificado tus agentes, su ubicación y cuántos se han resuelto.

Identifica las tendencias positivas.

Si te tomas un respiro del informe de actividad diario y analizas los datos a lo largo de un periodo prolongado, esto puede ayudarte a identificar tendencias que demuestren el valor de tus servicios.

La prevención sistemática ayuda a reducir el tipo de incidentes que aparecen en los informes de actividad diarios. Sin más información, tu cliente podría llegar a creer que los incidentes están disminuyendo por sí solos y que tus servicios ya no son tan necesarios como antes.

Afortunadamente, al analizar los datos de tu informe resumido, puedes demostrar que el aumento de las tareas preventivas rutinarias es, en realidad, la causa de la disminución de los incidentes notificados.

Ayúdanos a mejorar la seguridad en la finca.

Disponer de datos sobre incidentes a largo plazo no solo sirve para demostrar tu valía. Estos datos pueden utilizarse para sugerir a los administradores de fincas formas de mejorar la seguridad general de sus inmuebles (y la de tus agentes).

Por ejemplo, si los incidentes se concentran en una zona concreta y puedes demostrar que las rondas de vigilancia no están resolviendo el problema, tendrás más libertad para proponer cambios.

Imagina que siguen produciéndose incidentes en un baño o en una escalera. Puedes utilizar los datos para respaldar tu sugerencia de que se instalen nuevas cerraduras o un sistema de cámaras más eficaz.

Realiza un seguimiento del historial inmobiliario de tu cliente.

Otra forma en la que los informes resumidos y las revisiones trimestrales pueden aportar valor a tu cliente: pueden proporcionar un historial documentado que resultará muy útil en determinadas situaciones.

Cuando dispones de datos sobre incidentes de varios años, eso supone un recurso valioso que tu cliente podría necesitar en el futuro.

Por ejemplo, si un cliente necesita desalojar a un inquilino problemático, puede acudir a ti para obtener un historial de los incidentes en los que esa persona ha estado involucrada. O bien, si una comunidad de propietarios quiere imponer multas a los propietarios más problemáticos, podrás proporcionar documentación sobre sus infracciones. Los equipos de seguridad que supervisan las infracciones de los CC&R para una comunidad de propietarios pueden hacer un seguimiento de aspectos como garajes que se dejan abiertos, cubos de basura que se dejan fuera, vehículos comerciales en la propiedad y problemas de jardinería.

Consigue esas recomendaciones.

Pasar de los informes anuales a los trimestrales multiplicará por cuatro el número de oportunidades que tendrás para demostrar el valor que estás creando para el cliente.

Es posible que tu cliente no sea consciente de lo bien que van las cosas hasta que se lo muestres. Y cuando las cosas van bien, es un momento ideal para pedirle que te recomiende a otras personas.

Las reuniones trimestrales son la mejor ocasión para pedir recomendaciones. Cuando impresiones a tu cliente con todo el excelente trabajo que han estado realizando tus empleados, no dudes en preguntarle por personas de su red que puedan beneficiarse de tu servicio de calidad.

Demostrar que cumples con tus obligaciones en el día a día quizá no sea suficiente para que tu cliente te dé una oportunidad, pero ofrecer información valiosa que evite incidentes futuros podría ser lo que te dé la ventaja decisiva.

En resumen.

Los empresarios inteligentes pueden aprovechar las revisiones trimestrales del negocio para fomentar las recomendaciones. Al realizar estas revisiones, se crea un espacio para ofrecer a los clientes una visión global y demostrar el valor de tus servicios. Estas revisiones trimestrales del negocio deben incluir:

• Documentación de las tareas rutinarias realizadas
• Tendencias recientes que relacionan las tareas rutinarias con resultados positivos
• Ideas sobre la gestión proactiva que permitirán obtener resultados aún mejores

Cuando demuestras que te esfuerzas al máximo por un cliente, tienes una gran oportunidad para pedirle que te recomiende.