Organiser des bilans d'activité trimestriels qui favorisent les recommandations

Organiser des bilans d'activité trimestriels qui favorisent les recommandations

Pour les gestionnaires immobiliers, pas de nouvelles, bonnes nouvelles. Quand tout se passe bien, ils n’en entendent pas parler.

Cette attitude peut poser problème aux entreprises de sécurité : plus vous parvenez à garantir la sécurité du site, moins le client aura l'impression d'avoir besoin de vous.

Comment éviter cela ? Vous pourriez vous entretenir avec votre client au moment du renouvellement du contrat pour lui présenter certaines des prestations que vous avez réalisées au cours de l'année.

Ces bilans annuels pourraient vous aider à conserver le contrat, mais si vous souhaitez générer de nouvelles affaires grâce au bouche-à-oreille, vous devriez envisager d'organiser ce type de réunions plus fréquemment. Une fois par trimestre est un excellent objectif à viser.

Les bilans trimestriels font le lien entre les activités quotidiennes et les bilans annuels de haut niveau. Des bilans d’activité trimestriels efficaces permettent aux clients de se rendre compte de la valeur réelle que votre entreprise leur apporte.

Voyons ensemble quelques stratégies permettant de mener des bilans d'activité trimestriels fructueux.

Mettez les données sur la table.

Le secret d'une réunion trimestrielle efficace réside dans la préparation de données claires et faciles à comprendre. C'est une chose de dire que vous avez fait du bon travail et que vous avez évité les incidents, mais cela a beaucoup plus d'impact si vous pouvez le prouver.

Les utilisateurs de Silvertrac ont la possibilité d'exporter facilement des rapports récapitulatifs sur la sécurité contenant toutes les informations nécessaires pour démontrer votre valeur ajoutée à un client. Même si vous n'utilisez pas Silvertrac, vous devriez envisager de rassembler ces données avant votre réunion.

Un bon rapport de synthèse devrait comporter les éléments suivants :

• Tâches de routine effectuées — Toutes les mesures préventives de routine mises en œuvre par vos agents sur le site doivent être mentionnées.
• Éléments à signaler — Les risques de glissade et de chute, les problèmes d'entretien et tout autre élément potentiellement dangereux relevé par vos agents doivent être consignés dans le rapport.
• Incidents — Bien entendu, vous devez indiquer le nombre d'incidents signalés par vos agents, les lieux où ils se sont produits et le nombre de ceux qui ont été résolus.

Identifier les tendances positives.

En prenant un peu de recul par rapport au rapport d'activité quotidien et en analysant les données sur une longue période, vous pourrez identifier des tendances susceptibles de démontrer la valeur de vos services.

Une prévention systématique contribue à réduire le nombre d'incidents figurant dans les rapports d'activité quotidiens. Sans informations supplémentaires, votre client pourrait être enclin à penser que le nombre d'incidents diminue de lui-même et que vos services ne sont plus aussi indispensables qu'auparavant.

Heureusement, en examinant les données de votre rapport de synthèse, vous pouvez démontrer que c'est bien l'augmentation des tâches préventives de routine qui est à l'origine de la baisse du nombre d'incidents signalés.

Contribuez à renforcer la sécurité au sein de l'établissement.

L'accès à des données à long terme sur les incidents ne sert pas seulement à démontrer votre valeur ajoutée. Ces données peuvent être utilisées pour proposer aux gestionnaires immobiliers des moyens d'améliorer la sécurité globale de leurs biens (et celle de vos agents).

Par exemple, si les incidents se concentrent dans une zone précise et que vous pouvez démontrer que vos rondes de surveillance ne permettent pas de résoudre le problème, vous disposez d'une plus grande marge de manœuvre pour proposer des changements.

Imaginons que des incidents se produisent régulièrement dans une salle de bains ou une cage d'escalier. Vous pouvez vous appuyer sur ces données pour étayer votre suggestion visant à installer de nouvelles serrures ou un système de vidéosurveillance plus performant.

Suivez l'historique immobilier de votre client.

Voici une autre façon dont les rapports de synthèse et les bilans trimestriels peuvent apporter une valeur ajoutée à votre client : ils constituent un historique documenté qui s'avérera utile dans certaines situations.

Lorsque vous disposez de données portant sur plusieurs années d'incidents, cela constitue une ressource précieuse dont votre client pourrait avoir besoin à l'avenir.

Par exemple, si un client doit expulser un locataire problématique, il peut s’adresser à vous pour obtenir un relevé des incidents dans lesquels cette personne a été impliquée. Ou encore, si une association de copropriétaires souhaite infliger des amendes à ses copropriétaires les plus problématiques, vous serez en mesure de fournir des preuves documentaires de leurs infractions. Les équipes de sécurité chargées de surveiller les infractions aux règlements de copropriété pour le compte d’une association de copropriétaires peuvent repérer des problèmes tels que des garages laissés ouverts, des poubelles laissées dehors, la présence de véhicules professionnels sur la propriété et des problèmes d’aménagement paysager.

Obtenez ces recommandations.

Le passage des rapports annuels aux rapports trimestriels quadruplera le nombre d'occasions qui s'offriront à vous de démontrer la valeur que vous créez pour le client.

Votre client ne se rend peut-être pas compte à quel point tout se passe bien tant que vous ne le lui montrez pas. Et lorsque tout va bien, c’est le moment idéal pour lui demander de vous recommander à quelqu’un.

Les bilans trimestriels constituent la meilleure occasion de solliciter des recommandations. Lorsque vous impressionnez votre client en lui présentant l'excellent travail accompli par vos collaborateurs, n'hésitez pas à lui demander s'il connaît, dans son entourage, des personnes qui pourraient bénéficier de vos services de qualité.

Prouver que vous remplissez vos obligations au quotidien ne suffira peut-être pas à convaincre votre client de vous donner sa carte de visite, mais lui proposer des informations précieuses permettant d’éviter de futurs incidents pourrait bien faire pencher la balance en votre faveur.

En résumé.

Les entrepreneurs avisés peuvent tirer parti des bilans d'activité trimestriels pour favoriser les recommandations. En organisant ces bilans, vous créez un espace permettant de présenter à vos clients une vue d'ensemble de la situation et de démontrer la valeur de vos services. Ces bilans d'activité trimestriels doivent inclure :

• Documentation des tâches courantes effectuées
• Les tendances récentes qui établissent un lien entre les tâches routinières et des résultats positifs
• Des conseils pour une gestion proactive qui permettra d'obtenir des résultats encore meilleurs

Lorsque vous parvenez à montrer que vous vous investissez au-delà des attentes pour un client, c'est l'occasion idéale de lui demander de vous recommander.