Tres tecnologías que mejorarán cualquier operación de seguridad física

Si en la década de 1980 le hubieras dicho a alguien que algún día la mayoría de la gente llevaría un teléfono del tamaño de una cartera con más potencia de cálculo que los sistemas que nos llevaron a la luna, habrían pensado que bromeabas. Ese futuro llegó, junto con muchas otras tecnologías que jamás hubiéramos imaginado, y la tecnología ahora está integrada en prácticamente todos los aspectos del funcionamiento de las empresas.

En el sector de la seguridad física, seguramente ha oído hablar mucho de los temas de moda: inteligencia artificial , drones y servicios de vigilancia remota . Todos son temas que merecen ser tenidos en cuenta, pero con tanto entusiasmo por las nuevas herramientas, es fácil olvidar lo básico.

Toda empresa de seguridad, independientemente de su tamaño o etapa de desarrollo, necesita tres tecnologías fundamentales para tener éxito:

1. Software de notificación de incidentes de seguridad
2. Smartphones para oficiales en servicio
3. Software de gestión del tiempo y del personal

1. Software de informes de incidentes de seguridad

Hoy en día, el software de informes de incidentes de seguridad es indispensable para cualquier empresa de seguridad moderna. Reemplaza el papel y el bolígrafo, ofrece información valiosa sobre lo que sucede en el terreno y genera informes más claros y rápidos para los clientes. Descubra qué distingue a los buenos informes de los malos en el análisis de los aspectos positivos, negativos y problemáticos de los informes de incidentes de seguridad .

Al evaluar un software de informes, busque como mínimo cuatro funciones básicas: informes de incidentes, seguimiento GPS, rondas de vigilancia y un portal para clientes. A partir de ahí, la mayoría de las opciones se dividen en dos categorías: sencillas y fáciles de usar, o totalmente personalizables.

Software sencillo para la notificación de incidencias

El software de informes sencillo te proporciona las herramientas básicas que necesitas para prescindir del papel y el bolígrafo y obtener una visión más completa de tus operaciones. Suele estar dirigido a pequeñas empresas de seguridad, aunque las organizaciones más grandes también lo utilizan con éxito.

Como no tiene ninguna complicación, el software se puede configurar rápidamente, e incluso los agentes con menos conocimientos técnicos pueden recibir capacitación con rapidez. Si necesita modernizar sus informes o busca una solución práctica y eficaz, este es un excelente punto de partida.

Software de informes de incidentes totalmente personalizable

Si gestionas una operación a gran escala en varias ciudades, estados o sectores, un software personalizable probablemente sea la mejor opción, aunque los equipos más pequeños también pueden beneficiarse. Se adapta a las necesidades específicas de cada sede, con formularios de informes, flujos de trabajo y permisos configurables.

La principal ventaja es que el software personalizable suele recopilar más información, lo que ayuda a tomar mejores decisiones. Si estás dispuesto a invertir un poco más de tiempo al principio, esa información puede marcar una gran diferencia.

2. Teléfonos inteligentes

El software para rondas de vigilancia e informes solo funciona si los agentes disponen de un dispositivo para usarlo. Afortunadamente, los teléfonos inteligentes son fáciles de conseguir, y una aplicación de rondas de vigilancia bien diseñada convierte cualquier teléfono moderno en una potente herramienta de trabajo.

En los contratos de seguridad, existen dos enfoques principales para el uso de teléfonos inteligentes: teléfonos de empresa o la opción de traer tu propio dispositivo (BYOD), siendo los teléfonos de obra una solución intermedia útil.

Teléfonos de la empresa

Los teléfonos corporativos ofrecen el mayor control sobre lo que los agentes pueden y no pueden hacer con el dispositivo. Si bien los agentes pueden llevar sus teléfonos personales al lugar de trabajo, los dispositivos corporativos ayudan a minimizar las distracciones.

La desventaja es el costo. La empresa debe comprar, reparar, actualizar y mantener los teléfonos, y cada dispositivo perdido o dañado reduce sus ganancias. Estos costos se acumulan rápidamente, especialmente para las empresas de seguridad más pequeñas.

Trae tu propio dispositivo (BYOD)

La mayor ventaja de una estrategia BYOD (Trae tu propio dispositivo) es el coste. No hay gastos adicionales por la compra de teléfonos, y las reparaciones y actualizaciones no son responsabilidad de la empresa.

Sin embargo, el uso de dispositivos personales en el trabajo (BYOD) tiene sus desventajas. No todos los agentes tienen un teléfono o proveedor de servicios confiable, y no se puede controlar cómo utilizan sus dispositivos personales en el trabajo. Obtenga más información sobre las mejores prácticas de BYOD para la seguridad física .

Teléfonos del sitio

Los teléfonos fijos pueden minimizar las desventajas de ambos enfoques. Mantienes el control sobre las aplicaciones y su uso, y los costos se mantienen bajos porque solo necesitas un teléfono por puesto en lugar de uno por agente.

Factor	Teléfonos de la empresa	BYOD	Teléfonos del sitio
Coste inicial	Alto	Ninguno	Moderado
Control sobre las aplicaciones y su uso.	Lleno	Limitado	Lleno
Responsabilidad del mantenimiento	Empresa	Agente	Empresa
Fiabilidad del dispositivo	Coherente	Varía según el oficial.	Coherente
Ideal para	Operaciones de mayor envergadura o de alta seguridad	Pequeñas empresas y presupuestos ajustados	Publicaciones corregidas con cambios de turno

3. Software de gestión de tiempo y mano de obra

La tercera tecnología que toda empresa de seguridad física necesita organiza la administración: el software de gestión de tiempo y mano de obra (TLM).

Los errores de programación perjudican a su negocio. Si un puesto queda vacante, los clientes se molestan. Si un empleado trabaja horas extras por error, los costos de nómina aumentan sin motivo. Asegúrese de comprender la normativa sobre compensación de horas extras antes de elaborar los horarios.

La gestión manual de nóminas también reduce la eficiencia de la operación. Puede retrasar los pagos y frustrar a los empleados, y los errores en las hojas de horas pueden provocar pagos insuficientes o excesivos. Cuanto más tiempo tarde la gestión de nóminas, más tiempo valioso perderá.

El software TLM resuelve estos problemas de programación y nómina al agilizar el proceso y minimizar los errores. La suite administrativa TrackTik se diseñó específicamente para empresas de seguridad, integrando la programación, el control de asistencia, la nómina y la facturación en la misma plataforma que sus agentes ya utilizan. La administración empresarial de TrackTik también ayuda a prevenir horas extras no planificadas y a cubrir turnos vacantes rápidamente.

Cómo TrackTik reúne a los tres

Muchas empresas de seguridad terminan utilizando herramientas separadas para la generación de informes, los dispositivos de campo y la administración, lo que genera duplicidad en la introducción de datos y brechas entre los sistemas. TrackTik, la plataforma de gestión de personal de seguridad de Trackforce, conecta los tres.

• Informes y visitas de vigilancia: Informes guiados de incidentes con pruebas fotográficas, de vídeo y GPS, además de visitas a los puntos de control con instrucciones en cada parada.
• Una aplicación móvil para cada dispositivo: la misma aplicación funciona en los teléfonos de la empresa, en los teléfonos de las instalaciones o en los dispositivos personales de los empleados.
• Gestión administrativa con los mismos datos: Los registros de entrada y salida se integran automáticamente en la nómina y la facturación, sin necesidad de un proyecto de integración.
• Visibilidad para el cliente: Las operaciones de seguridad de TrackTik incluyen un portal para clientes que les muestra el trabajo realizado en tiempo real.

Contar con la tecnología adecuada marca una gran diferencia en el éxito y el crecimiento de las operaciones de seguridad, independientemente de su tamaño. Antes de comprar, utilice estas 20 preguntas clave para la adquisición de software de gestión de guardias , o solicite una demostración de TrackTik para ver cómo funcionan las tres herramientas en conjunto.