3 Technologien, die jeden physischen Sicherheitsbetrieb verbessern werden

Hätte man in den 1980er-Jahren jemandem erzählt, dass die meisten Menschen eines Tages ein Smartphone in der Größe einer Brieftasche mit sich führen würden, das über mehr Rechenleistung verfügt als die Systeme, die uns zum Mond brachten, hätte man das wohl für einen Witz gehalten. Diese Zukunft ist Realität geworden, zusammen mit vielen anderen Technologien, die wir uns damals nicht hätten vorstellen können. Technologie ist heute in nahezu jeden Bereich der Geschäftstätigkeit integriert.

In der Sicherheitsbranche haben Sie sicher schon viel über die aktuellen Themen gehört: Künstliche Intelligenz , Drohnen und Fernüberwachungsdienste . Sie alle sind beachtenswert, doch bei so viel Begeisterung für neue Technologien geraten die Grundlagen leicht in Vergessenheit.

Jedes Sicherheitsunternehmen, unabhängig von seiner Größe oder Entwicklungsphase, benötigt drei grundlegende Technologien, um erfolgreich zu sein:

1. Software zur Meldung von Sicherheitsvorfällen
2. Smartphones für Beamte im Außendienst
3. Software für Zeit- und Arbeitsmanagement

1. Software zur Meldung von Sicherheitsvorfällen

Heutzutage ist Software zur Meldung von Sicherheitsvorfällen für jedes moderne Sicherheitsunternehmen unerlässlich. Sie ersetzt Stift und Papier, ermöglicht einen direkten Einblick in die Geschehnisse vor Ort und sorgt für übersichtlichere und schnellere Berichte für Kunden. Erfahren Sie in unserem Artikel „Die guten, die schlechten und die hässlichen Seiten der Sicherheitsvorfallmeldung“, was aussagekräftige von mangelhaften Berichten unterscheidet.

Bei der Auswahl einer Reporting-Software sollten Sie mindestens auf vier Kernfunktionen achten: Vorfallsmeldung, GPS-Ortung, Wachrundgänge und ein Kundenportal. Die meisten Lösungen lassen sich in zwei Kategorien einteilen: einfache und unkomplizierte oder vollständig anpassbare.

Einfache Software zur Meldung von Vorfällen

Einfache Reporting-Software bietet Ihnen die grundlegenden Werkzeuge, um auf Stift und Papier zu verzichten und einen besseren Einblick in Ihre Abläufe zu gewinnen. Sie richtet sich häufig an kleinere Sicherheitsunternehmen, wird aber auch von größeren Organisationen erfolgreich eingesetzt.

Da es sich um eine unkomplizierte Software handelt, lässt sie sich schnell einrichten, und auch weniger technikaffine Beamte können zügig geschult werden. Wenn Sie Ihre Berichtsprozesse modernisieren oder eine unkomplizierte Lösung suchen, sind Sie hier genau richtig.

Vollständig anpassbare Software zur Meldung von Vorfällen

Für große Unternehmen mit Standorten in mehreren Städten, Bundesländern oder Branchen ist anpassbare Software wahrscheinlich die bessere Wahl, obwohl auch kleinere Teams davon profitieren können. Sie passt sich den spezifischen Bedürfnissen jedes Standorts an und bietet konfigurierbare Berichtsformulare, Workflows und Berechtigungen.

Der größte Vorteil ist, dass anpassbare Software in der Regel mehr Informationen erfasst, was Ihnen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie bereit sind, im Vorfeld etwas mehr Zeit zu investieren, können diese Informationen einen großen Unterschied machen.

2. Smartphones

Die Software für Wächterrundgänge und Berichtswesen funktioniert nur, wenn die Sicherheitskräfte über ein entsprechendes Endgerät verfügen. Glücklicherweise sind Smartphones weit verbreitet, und eine gut gestaltete App für Wächterrundgänge verwandelt jedes moderne Smartphone in ein leistungsstarkes Werkzeug für den Außendienst.

Bei Sicherheitsverträgen gibt es zwei Hauptansätze für Smartphones: Firmenhandys oder Bring Your Own Device (BYOD), wobei Standorthandys einen sinnvollen Mittelweg darstellen.

Firmentelefone

Diensthandys bieten die umfassendste Kontrolle darüber, was Beamte auf dem Gerät tun dürfen und was nicht. Beamte dürfen zwar weiterhin ihre privaten Handys mitbringen, Diensthandys tragen jedoch dazu bei, Ablenkungen zu minimieren.

Der Nachteil sind die Kosten. Das Unternehmen muss die Telefone kaufen, reparieren, aktualisieren und warten, und jedes verlorene oder beschädigte Gerät belastet den Gewinn. Diese Kosten summieren sich schnell, insbesondere für kleinere Sicherheitsfirmen.

Bringen Sie Ihr eigenes Gerät mit (BYOD)

Der größte Vorteil einer BYOD-Strategie liegt in den Kosten. Es fallen keine zusätzlichen Kosten für den Kauf von Telefonen an, und Reparaturen und Upgrades sind nicht die Verantwortung des Unternehmens.

BYOD hat jedoch auch Nachteile. Nicht jeder Beamte verfügt über ein zuverlässiges Mobiltelefon oder einen zuverlässigen Mobilfunkanbieter, und man kann nicht kontrollieren, wie Beamte ihre privaten Geräte im Dienst nutzen. Erfahren Sie mehr über Best Practices für BYOD im Bereich der physischen Sicherheit .

Telefone vor Ort

Standorttelefone können die Nachteile beider Ansätze minimieren. Sie behalten die Kontrolle über Apps und deren Nutzung, und die Kosten bleiben niedrig, da Sie nur ein Telefon pro Dienststelle anstatt eines pro Beamten benötigen.

Faktor	Firmentelefone	BYOD	Standorttelefone
Anfangskosten	Hoch	Keine	Mäßig
Kontrolle über Apps und deren Nutzung	Voll	Begrenzt	Voll
Instandhaltungsverantwortung	Unternehmen	Beamter	Unternehmen
Gerätezuverlässigkeit	Konsistent	Variiert je nach Offizier	Konsistent
Am besten geeignet für	Größere oder hochsichere Operationen	Kleine Unternehmen und knappe Budgets	Feste Beiträge mit Schichtänderungen

3. Zeit- und Arbeitsmanagement-Software

Die dritte Technologie, die jedes Unternehmen für physische Sicherheit benötigt, organisiert den Backoffice-Bereich: Zeit- und Arbeitsmanagement-Software (TLM).

Planungsfehler schaden Ihrem Unternehmen. Bleibt eine Stelle unbesetzt, sind Kunden verärgert. Wird ein Mitarbeiter versehentlich zu Überstunden eingeteilt, steigen die Lohnkosten unnötig. Informieren Sie sich daher unbedingt über die geltenden Bestimmungen zur Überstundenvergütung, bevor Sie Dienstpläne erstellen.

Die manuelle Lohnabrechnung führt zu Ineffizienz. Sie kann die Gehaltszahlungen verzögern und die Verantwortlichen verärgern, und Fehler in den Stundenzetteln können zu Unter- oder Überbezahlung der Mitarbeiter führen. Je länger die Lohnabrechnung dauert, desto mehr wertvolle Zeit geht verloren.

Die TLM-Software löst diese Planungs- und Lohnabrechnungsprobleme, indem sie die Prozesse beschleunigt und Fehler minimiert. Die TrackTik-Backoffice-Suite wurde speziell für Sicherheitsunternehmen entwickelt und vereint Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Rechnungsstellung auf derselben Plattform, die Ihre Mitarbeiter bereits nutzen. Die TrackTik-Unternehmensverwaltung hilft zudem, ungeplante Überstunden zu vermeiden und offene Schichten schnell zu besetzen.

Wie TrackTik alle drei zusammenbringt

Viele Sicherheitsunternehmen nutzen separate Tools für Reporting, Außendienstgeräte und Backoffice, was zu doppelter Dateneingabe und Systemlücken führt. TrackTik, die Workforce-Management-Plattform für Sicherheitsunternehmen von Trackforce, verbindet alle drei Bereiche.

• Berichterstattung und Kontrollgänge: Geführte Vorfallsberichte mit Foto-, Video- und GPS-Beweisen sowie Kontrollpunktrundgänge mit Anweisungen an jedem Halt.
• Eine mobile App für jedes Gerät: Dieselbe App funktioniert auf Firmenhandys, Baustellenhandys oder den privaten Geräten der Mitarbeiter.
• Backoffice mit denselben Daten: Die Zeiterfassung wird automatisch in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen, ohne dass ein Integrationsprojekt erforderlich ist.
• Kundentransparenz: TrackTik Security Operations umfasst ein Kundenportal, das den Kunden die durchgeführten Arbeiten in Echtzeit anzeigt.

Die richtigen Technologien sind entscheidend für den Erfolg und das Wachstum von Sicherheitsdiensten jeder Größe. Bevor Sie sich für eine Software zur Wachdienstverwaltung entscheiden, sollten Sie sich diese 20 Fragen stellen oder eine TrackTik-Demo buchen, um alle drei Komponenten im Zusammenspiel zu erleben.