3 technologies qui amélioreront toute opération de sécurité physique

Trackforce

14 mai 2020 · 8 min de lecture

Si, dans les années 1980, on avait dit à quelqu'un que la plupart des gens auraient un jour un téléphone de la taille d'un portefeuille, doté d'une puissance de calcul supérieure à celle des systèmes qui nous ont permis d'aller sur la Lune, il aurait cru à une plaisanterie. Cet avenir est pourtant arrivé, accompagné de nombreuses autres technologies qu'on n'aurait jamais pu imaginer, et la technologie est aujourd'hui omniprésente dans le fonctionnement des entreprises.

Dans le secteur de la sécurité physique, vous avez probablement beaucoup entendu parler des sujets à la mode : intelligence artificielle , drones et services de télésurveillance . Tous méritent d’être pris en compte, mais face à un tel engouement pour ces nouveaux outils, il est facile d’oublier les fondamentaux.

Toute entreprise de sécurité, quelle que soit sa taille ou son stade de développement, a besoin de trois technologies fondamentales pour réussir :

logiciel de signalement des incidents de sécurité
Téléphones intelligents pour les agents sur le terrain
Logiciel de gestion du temps et du travail

Points clés à retenir

Maîtrisez les rudiments avant de suivre les tendances.
L'IA, les drones et la surveillance à distance offrent le plus de valeur ajoutée lorsque vos systèmes de rapport, vos appareils et votre back-office sont déjà bien établis.
Un logiciel de signalement des incidents est un prérequis.
Exigez au moins un système de signalement des incidents, de suivi GPS, de rondes de sécurité et un portail client.
Choisissez délibérément votre stratégie en matière d'appareils.
Téléphones d'entreprise, appareils personnels et téléphones de site : chaque option présente un compromis entre le coût et le contrôle.
La gestion du temps et du travail protège les marges.
La planification et la paie automatisées permettent de réduire les absences, les heures supplémentaires imprévues et les erreurs de paiement.
Une plateforme connectée unique vaut mieux que trois outils distincts.
TrackTik combine les rapports, les applications mobiles et la gestion administrative à partir des mêmes données.

1. Logiciel de signalement des incidents de sécurité

Aujourd'hui, un logiciel de signalement des incidents de sécurité est indispensable à toute entreprise de sécurité moderne. Il remplace le papier et le stylo, offre une vision claire de la situation sur le terrain et permet de rédiger des rapports plus précis et plus rapides pour les clients. Découvrez les critères de qualité des rapports dans notre analyse des bons, mauvais et pires rapports d'incidents de sécurité .

Lors de l'évaluation d'un logiciel de rapport, privilégiez au moins quatre fonctionnalités essentielles : le signalement des incidents, le suivi GPS, les rondes de sécurité et un portail client. La plupart des solutions se répartissent ensuite en deux catégories : les solutions simples et intuitives, et les solutions entièrement personnalisables.

Logiciel simple de signalement d'incidents

Un logiciel de rapport simple vous fournit les outils essentiels pour abandonner le papier et le stylo et obtenir une meilleure visibilité sur vos opérations. Il est souvent conçu pour les petites entreprises de sécurité, mais les grandes organisations l'utilisent aussi avec succès.

Sa simplicité d'utilisation permet une mise en place rapide du logiciel et une formation rapide, même pour les agents les moins technophiles. Si vous voulez moderniser vos rapports ou opter pour une solution pragmatique, c'est un excellent point de départ.

Logiciel de signalement d'incidents entièrement personnalisable

Si vous gérez une grande structure répartie sur plusieurs villes, états ou secteurs d'activité, un logiciel personnalisable est probablement la solution la plus adaptée, même si les petites équipes peuvent également en tirer profit. Il s'adapte aux besoins spécifiques de chaque site, grâce à des formulaires de rapport, des flux de travail et des autorisations configurables.

Le principal avantage est que les logiciels personnalisables recueillent généralement plus d'informations, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions. Si vous êtes prêt à investir un peu plus de temps au départ, ces informations peuvent faire toute la différence.

2. Téléphones intelligents

Les logiciels de ronde et de rapport ne fonctionnent que si les agents ont un appareil compatible. Heureusement, les téléphones intelligents sont faciles à trouver, et une application de ronde bien conçue transforme n'importe quel téléphone moderne en un outil de terrain performant.

Il existe deux principales approches concernant les téléphones intelligents dans les contrats de sécurité : les téléphones d’entreprise ou l’utilisation d’appareils personnels (BYOD), les téléphones de site constituant un compromis utile.

Téléphones corporatifs

Les téléphones commerciaux offrent un contrôle optimal sur les actions autorisées et interdites aux agents. Ces derniers peuvent toujours apporter leurs téléphones personnels sur le terrain, mais les appareils professionnels aident à limiter les distractions.

L'inconvénient majeur est le coût. L'entreprise doit acheter, réparer, mettre à jour et entretenir les téléphones, et chaque appareil perdu ou endommagé représente un coût non négligeable. Ces dépenses s'accumulent rapidement, surtout pour les petites entreprises de sécurité.

Apportez votre propre appareil (BYOD)

L'avantage principal d'une stratégie BYOD réside dans les coûts. Il n'y a pas de frais supplémentaires liés à l'achat de téléphones, et les réparations et les mises à niveau ne sont pas à la charge de l'entreprise.

L'utilisation d'appareils personnels (BYOD) présente toutefois des inconvénients. Tous les agents n’ont pas de téléphone ou d’opérateur fiable, et il est impossible de contrôler l’utilisation qu’ils font de leurs appareils personnels dans le cadre de leurs fonctions. Découvrez les meilleures pratiques en matière de BYOD pour la sécurité physique .

Téléphones du site

Les téléphones de site permettent de minimiser les inconvénients des deux solutions. Vous gardez le contrôle des applications et de leur utilisation, et les coûts restent bas car un seul téléphone est nécessaire par poste au lieu d'un par agent.

Facteur	Téléphones de l'entreprise	BYOD	Téléphones du site
Coût initial	Haut	Aucun	Modéré
Contrôle des applications et de leur utilisation	Plein	Limité	Plein
Responsabilité de maintenance	Entreprise	Agent	Entreprise
Fiabilité des appareils	Cohérent	Ça varie selon l'agent.	Cohérent
Parfait pour	Opérations de plus grande envergure ou de haute sécurité	Petites entreprises et budgets serrés	Postes corrigés avec changements d'équipe

Comparaison des téléphones d'entreprise, des appareils personnels et des téléphones de site en matière de sécurité opérationnelle.

3. Logiciel de gestion du temps et du travail

La troisième technologie dont toute entreprise de sécurité physique a besoin organise le back-office : le logiciel de gestion du temps et du travail (TLM).

Les erreurs de planification nuisent à votre entreprise. Un poste vacant mécontente les clients. Si un employé est programmé par erreur pour des heures supplémentaires, les charges salariales augmentent inutilement. Assurez-vous de bien comprendre la réglementation sur les heures supplémentaires avant d'établir les plannings.

La gestion manuelle de la paie engendre aussi des inefficacités. Elle peut retarder le versement des salaires et agacer les responsables, et les erreurs de feuilles de temps peuvent mener à des sous-paiements ou des sur-paiements. Plus le traitement de la paie est long, plus vous perdez un temps précieux.

Le logiciel TLM résout ces problèmes de planification et de paie en accélérant le processus et en minimisant les erreurs. La suite administrative TrackTik a été conçue spécifiquement pour les entreprises de sécurité, centralisant la planification, la gestion du temps et des présences, la paie et la facturation sur la plateforme que vos agents utilisent déjà. L'administration de TrackTik aide également à prévenir les heures supplémentaires imprévues et à combler rapidement les postes vacants.

Comment TrackTik combine ces trois éléments

De nombreuses entreprises de sécurité utilisent des outils distincts pour la production de rapports, les appareils de terrain et la gestion administrative, ce qui entraîne une saisie de données en double et des incohérences entre les systèmes. TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, relie ces trois éléments.

Rapports et visites de garde : rapports d’incidents guidés avec preuves photo, vidéo et GPS, ainsi que visites des points de contrôle avec instructions à chaque arrêt.
Une application mobile pour chaque appareil : la même application fonctionne sur les téléphones de l’entreprise, les téléphones de chantier ou les appareils personnels des agents.
Les opérations de back-office utilisent les mêmes données : les pointages sont automatiquement intégrés à la paie et à la facturation, sans projet d’intégration.
Visibilité du client : Les opérations de sécurité de TrackTik incluent un portail client qui permet aux clients de visualiser les travaux en temps réel.

Disposer des technologies adéquates est essentiel à la réussite et à la croissance des opérations de sécurité, quelle que soit leur taille. Avant d'acheter un logiciel de gestion de gardiennage, posez-vous ces 20 questions ou réservez une démonstration de TrackTik pour voir les trois solutions en action.

Foire aux questions

Toute entreprise de sécurité a besoin de trois technologies fondamentales : un logiciel de signalement des incidents, des téléphones intelligents pour les agents sur le terrain et un logiciel de gestion du temps et des activités pour la planification et la paie. Une fois ces technologies en place, les entreprises peuvent ajouter des outils de pointe comme l'IA, les drones ou la télésurveillance.

Au minimum, recherchez des fonctionnalités de signalement d'incidents, de géolocalisation, de rondes de surveillance et un portail client. Le système de signalement des incidents TrackTik offre des rapports guidés avec photos, vidéos et données GPS, tandis que ReportPro AI aide les agents à transformer leurs notes en rapports détaillés.

Tout dépend de votre budget et du niveau de contrôle souhaité. Les téléphones d'entreprise offrent un contrôle maximal, mais coûtent plus cher ; l'utilisation d'appareils personnels permet de réduire les coûts, mais limite le contrôle ; et les téléphones de chantier constituent un compromis pratique pour les postes fixes. L'application mobile TrackTik est compatible avec ces trois solutions.

Le logiciel de gestion du temps et des activités gère la planification, le suivi des présences et la paie. Il aide à prévenir les postes vacants, les heures supplémentaires imprévues et les erreurs de feuilles de temps. L'interface d'administration de TrackTik inclut la prévention des heures supplémentaires et la diffusion des horaires pour pourvoir rapidement les postes à pourvoir.

Une plateforme connectée unique est généralement plus performante, car les rapports, la planification, la paie et la facturation sont basés sur les mêmes données. L'utilisation d'outils distincts engendre des entrées en double et des erreurs entre les systèmes. La suite administrative TrackTik est intégrée à TrackTik, ce qui permet aux équipes sur le terrain et administratives de partager une source unique d'informations fiables.

TrackTik intègre la génération de rapports assistée par IA grâce à ReportPro AI et se connecte à un large éventail de partenaires technologiques de sécurité, notamment des solutions de vidéosurveillance et de télésurveillance. Découvrez l' écosystème d'intégrations de TrackTik ou réservez une démonstration pour en savoir plus.