Planungsarbeitsbuch · Ausgabe für das Gesundheitswesen
Ein Vorfall, sieben Abteilungen. Wer ist für die Übergabe zuständig?
Stellen Sie dar, wie ein Vorfall alle Abteilungen erreicht, die gemeinsam für die Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern verantwortlich sind – noch bevor er tatsächlich eintritt. Sieben Arbeitsblätter und RACI-Übergabetabellen, die auf die tatsächliche Organisationsstruktur eines Krankenhauses zugeschnitten sind.
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Sieben Arbeitsblätter für die einzelnen Abteilungen und ein Beispiel für einen Arbeitsablauf, den Sie mit Ihren eigenen Teams ausfüllen können.
Ein Vorfall pro Abteilung.
In der Regel ist der Sicherheitsdienst die erste Stelle, die einen Vorfall protokolliert, doch in einem Krankenhaus bleibt die Bearbeitung selten lange auf dieser Ebene. Ein Vorfall von Gewalt am Arbeitsplatz kann innerhalb einer Stunde zu einem Fall für den Bereich „Mitarbeitergesundheit“ werden. Ein Hinweis auf auffälliges Verhalten in der Patientenakte kann bereits das Pflegepersonal und die IT-Abteilung einschalten, noch bevor der Sicherheitsdienst den Bericht fertiggestellt hat. Ein Vorfall mit einem Auftragnehmer kann noch am selben Tag die Abteilungen Compliance, Risikomanagement und Gebäudemanagement erreichen.
Die nationalen Leistungsziele 2a und 11 der Joint Commission, die am 1. Januar 2026 in Kraft treten, legen die Messlatte für diese Koordination direkt höher. NPG 2a schreibt ein dokumentiertes, multidisziplinäres Programm zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz vor, das Trendanalysen, Korrekturmaßnahmen und die Berichterstattung an die Leitungsgremien umfasst. NPG 11, das nun weitgehend in den neuen Standard zur physischen Umgebung integriert ist, regelt die Überwachung, Meldung und Untersuchung von Sicherheitsvorfällen.
Dieses Arbeitsbuch passt das funktionsübergreifende Modell zur Vorfallplanung an die tatsächliche Struktur eines Krankenhauses und an die Abteilungen an, die bei einem Vorfall tatsächlich zum Einsatz kommen.
Eine nicht näher bezeichnete Person oder Funktion stellt eine echte Lücke dar, die es zu schließen gilt – eine Frage, die in Ihrer nächsten Umfrage vielleicht direkt angesprochen wird.
Aus den RACI-Anweisungen in der Arbeitsmappe
Inhalt der Arbeitsmappe
Sieben Arbeitsblätter, ein Kommunikationsplan.
Personalwesen
Wenn an dem Vorfall ein Mitarbeiter beteiligt ist, einschließlich eines zugelassenen Behandlers, dessen Werdegang anders verläuft.
Pflege und klinische Führung
Wenn die Personen, die den Vorfall melden, wissen möchten, wie es weitergeht.
Informationstechnologie
Wenn ein physischer Vorfall den Zugang per Ausweis, Zugangsdaten für die elektronische Patientenakte oder klinische Technologie betrifft.
Einhaltung von Vorschriften und Akkreditierung
Wenn ein Vorfall zu etwas wird, nach dem ein Gutachter oder eine Aufsichtsbehörde fragen wird.
Risikomanagement, Qualität und Patientensicherheit
Wenn Vorfalldaten als Grundlage für Entscheidungen über Personalausstattung, Budget oder Korrekturmaßnahmen dienen.
Einrichtungen und bauliche Gegebenheiten
Wenn die Sicherheit und das neue Programm zur Gestaltung der physischen Umgebung dasselbe Risiko betreffen.
Gesundheit der Mitarbeiter und Arbeitsmedizin
Wenn aus einem Vorfall eine Verletzung, eine Meldung und eine behördliche Frist wird.
Jedes Arbeitsblatt besteht aus denselben vier Teilen: Warum die Abteilung in Ihren Arbeitsablauf gehört, was sie in der ersten Stunde wissen muss, welche Vorfälle an diese Abteilung weitergeleitet werden sollten und eine RACI-Tabelle, aus der hervorgeht, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist.
Der Zeitraum, in dem ein einzelner Vorfall von Gewalt am Arbeitsplatz gleichzeitig zu einem Fall im Bereich der Mitarbeitergesundheit, zu einer Personalangelegenheit und zu einer Risikoprüfung werden kann.
Die meisten Krankenhäuser können die beteiligten Abteilungen nennen. Weitaus weniger können jedoch in jeder Abteilung die Person benennen, die für die Übergabe verantwortlich ist, oder angeben, wie schnell diese Benachrichtigung erfolgen soll.
Genau diese Lücke soll dieses Arbeitsbuch aufdecken – Abteilung für Abteilung –, bevor ein tatsächlicher Vorfall die Diskussion erzwingt.
Beispiel für einen Arbeitsablauf
Ein Vorfall, ein Arbeitsablauf, sieben Abteilungen benachrichtigt.
Auf den letzten Seiten des Arbeitsbuchs wird ein Bericht über Gewalt am Arbeitsplatz aus der Notaufnahme Schritt für Schritt erläutert, der an alle Beteiligten weitergeleitet wird, die für die Maßnahmen zuständig sind, wobei ein Protokoll belegt, dass jede Benachrichtigung ihr Ziel erreicht hat.
Schritt 1
Bericht, der direkt am Behandlungsort vorgelegt wurde
Art, Schweregrad, Ort, Einzelheiten zur Verletzung, Zeugen und Zeitstempel werden direkt an der Quelle erfasst.
Schritt 2
Eine Weiterleitungsregel wertet den Bericht aus
Gewalt am Arbeitsplatz, Schweregrad 3 oder höher, Notaufnahme: Vier Teams benachrichtigen, nach 15 Minuten eskalieren.
Schritt 3
Vier Abteilungen arbeiten parallel
Die Bereiche Mitarbeitergesundheit, Pflegeführung, Personalwesen und Risikomanagement erhalten jeweils die Informationen, die sie benötigen – und zwar in dem Detaillierungsgrad, den ihre jeweilige Rolle zulässt.
Schritt 4
Der Prüfpfad schließt den Kreislauf
Jede Benachrichtigung, Bestätigung und Korrekturmaßnahme wird mit einem Zeitstempel versehen und kann als Nachweis exportiert werden.
Was Sie am Ende haben werden
Ein erster Entwurf Ihres funktionsübergreifenden Kommunikationsplans für Vorfälle.
Die meisten Verantwortlichen für Sicherheit und Gefahrenabwehr in Krankenhäusern stellen fest, dass es in mindestens einer Abteilung eine echte Lücke im Sicherheitskonzept gibt oder dass zwei Teams davon ausgegangen sind, der jeweils andere würde sich darum kümmern. Es ist einfacher, diese Lücke auf dem Papier zu erkennen, als sie einem Prüfer zu erklären.
Möchten Sie sehen, wie es konfiguriert wird? Fordern Sie eine Demo zur Vorfallweiterleitung in TrackTik an.
Mach weiter so
Branche
Sicherheitsmaßnahmen im Gesundheitswesen
Wie Gesundheitssysteme die Sicherheit über Abteilungen, Schichten und Einrichtungen hinweg gewährleisten.
Produkt
Berichterstattung über Vorfälle
Konsistente Dokumentation und Trendanalysen, die bei Bedarf abgerufen werden können.
Produkt
Berichterstattung an den Vorstand
Formulieren Sie die Programmbeschreibung in der Sprache, die Ihr Leitungsgremium verwendet.
Ein ausgefülltes Raster ist ein Plan. Ein konfigurierter Arbeitsablauf setzt ihn in die Praxis um.
Füllen Sie zunächst die Arbeitsblätter aus. Wenn Sie fertig sind, kann jede Zeile zu einer Weiterleitungsregel im Vorfallbericht in TrackTik werden, versehen mit einem Zeitstempel für die Prüfung, die Erhebung und das Gremium.
Quellen: The Joint Commission, Nationale Leistungsziele (NPG 2a, Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz; NPG 11, Schaffung einer sicheren und geschützten physischen Umgebung) sowie die Standards zur physischen Umgebung, gültig ab dem 1. Januar 2026.