SFM Security nutzt TrackTiks Workforce-Management-Plattform, um das Wachstum voranzutreiben und Branchen-Benchmarks zu übertreffen

SFM Security nutzt TrackTiks Workforce-Management-Plattform, um das Wachstum voranzutreiben und Branchen-Benchmarks zu übertreffen

SFM Security bietet seit 1992 unbewaffnete Sicherheitsdienste an und betreut 60 Kundenstandorte in verschiedenen Branchen in Südflorida. Durch die automatisierten Lösungen von TrackTik konnte SFM Security die Abläufe und die Kundenzufriedenheit verbessern, was Kosteneinsparungen ermöglichte und das Unternehmen auf Wachstum vorbereitete.

SFM Security bietet seit 1992 unbewaffnete Sicherheitsdienste an. Das Unternehmen, das in der Vergangenheit bereits hochkarätige Veranstaltungen im Orange-Bowl-Stadion der Stadt Miami betreute, hat sich zu einem Anbieter von Sicherheitsdienstleistungen für 60 Kunden in ganz Südflorida entwickelt. Der Kundenstamm umfasst verschiedene Sektoren, darunter gewerbliche Immobilien, Regierungsbehörden, medizinische Einrichtungen, Wohngemeinschaften, Jachthäfen und Bildungseinrichtungen.

Nach der Einführung von TrackTik konnte SFM Security deutliche Veränderungen und Verbesserungen im Betriebsablauf verzeichnen. Durch den Einsatz der All-in-One-Plattform für das Personalmanagement im Sicherheitsbereich wurden die Aktivitäten der Sicherheitskräfte vor Ort und die Backend-Abläufe miteinander verknüpft, was zu erheblichen Verbesserungen bei der betrieblichen Effizienz, der Kundenzufriedenheit und der Dienstleistungserbringung führte.

5 Wege, wie SFM seine Sicherheitsmaßnahmen mit TrackTik verbessert hat

1) Unmittelbarkeit und Genauigkeit bei der Übermittlung von Vorfallsberichten

TrackTik hat das Verfahren zur Meldung von Vorfällen bei SFM erheblich verbessert. Das Sicherheitspersonal hat nun die Möglichkeit, Berichte bereits Minuten nach ihrer Erstellung an die Kunden zu senden. Diese schnelle Bereitstellung stellt sicher, dass die Kunden in Echtzeit informiert werden, was angesichts der sensiblen Natur der Sicherheitsarbeit einen erheblichen Mehrwert darstellt.

John Frensdorf, VP of Security Operations bei SFM Security, kommentiert: "Wir konnten die Zeit zwischen der Erstellung des Berichts und dem Erhalt des Berichts durch den Kunden verkürzen. Die schnelle Weitergabe von zeitkritischen Informationen ist in diesem Geschäft von entscheidender Bedeutung und gibt unseren Kunden ein enormes Maß an Sicherheit."

Darüber hinaus tragen die in der TrackTik-Berichterstattung über Vorfälle erfassten Daten auch zur Effizienzsteigerung bei und bieten den Kunden Transparenz über die Aktivitäten vor Ort. Das Sicherheitspersonal kann nun einen greifbaren Beweis für seine Patrouillen liefern, da einem Bericht ein Foto beiliegt, das zeigt, dass die Kontrollen abgeschlossen wurden.
SFM merkte an, dass manuelle Prozesse wie das Erfassen von Fahrzeugzulassungen und -registrierungen an einer Einfahrt zu einer bewachten Wohnanlage nun durch die Fotoerfassungsfunktionen von TrackTik ersetzt werden könnten.

"Jetzt hat der Kunde Zugang zu sofortigen Informationen über alle Fahrzeuge, die während eines Vorfalls anwesend waren, um einen schnellen Abgleich durchzuführen und festzustellen, ob ein Fahrzeug vor Ort war", so Frensdorf.

2) Optimierte Zeitplanung zur Begrenzung nicht abrechenbarer Überstunden

Anfangs nutzte SFM eine separate Software für die Zeiterfassung, die nicht mit der Lohnabrechnung verknüpft war, was zu betrieblichen Ineffizienzen führte. Das manuelle System für Dienstplanerstellung und Zeiterfassung führte zu mangelnder Flexibilität, unzureichender Kontrolle über die Anhäufung von Überstunden und Ineffizienz bei der Lohnabrechnung. SFM suchte nach einer Lösung, um die Dienstplanerstellung für das Sicherheitspersonal zu optimieren und nicht abrechnungsfähige Überstunden zu reduzieren.
Die umfassenden Planungsfunktionen von TrackTik, darunter die „Shift App“, die Mitarbeiter über offene Schichten für Sonderveranstaltungen benachrichtigt, erwiesen sich für SFM als sehr kosteneffizient. Die Fähigkeit der Software, die Zeiterfassung zu automatisieren und die Dienstplanerstellung zu optimieren, half SFM dabei, die Arbeitszeiten der Sicherheitskräfte präzise zu kontrollieren.

Diese Strategie verhinderte wirksam, dass die Mitarbeiter die Überstundenschwelle erreichten. Beeindruckenderweise gelang es SFM, die nicht abrechenbaren Überstunden auf gerade einmal 1 % zu begrenzen – deutlich unter dem Branchenstandard von 5 %.

Die Verknüpfung von Planungs- und Zeiterfassungsdaten hat auch zu präziseren Lohnabrechnungsprozessen geführt, die menschliche Fehler minimieren und sicherstellen, dass das Wachpersonal gerecht und pünktlich bezahlt wird.

3) Rationalisierung der SFM-Verwaltungsabläufe

Durch die Einführung von TrackTik ist SFM erfolgreich auf einen papierlosen Betrieb umgestiegen. Die Umstellung auf eine vollständig digitale Plattform hat die Prozesse optimiert und den Verwaltungsaufwand, der traditionell mit manuellen Papierarbeiten verbunden ist, erheblich reduziert.
TrackTik deckt mehr als nur alltägliche Aufgaben ab; es umfasst Funktionen zur Lohnabrechnung und zum Versenden von Rechnungen, was für Buchhaltungsteams, die es gewohnt sind, Stundenzettel und Anmeldungen für die Rechnungsstellung an Kunden manuell abzugleichen, unglaublich zeitaufwendig ist. Frensdorf lobte den All-in-One-Ansatz von TrackTik: „Indem diese verschiedenen Aufgaben an einem Ort zusammengeführt werden, ist alles übersichtlich organisiert und leicht zu finden. TrackTik sorgt dafür, dass das gesamte Unternehmen reibungsloser läuft und besser zusammenarbeitet – wie eine gut geölte Maschine.“

Die Verwaltungsabläufe wurden gestrafft, was zu jährlichen Einsparungen in Höhe von etwa 80.000 Dollar führte, während gleichzeitig Ressourcen von der manuellen Dateneingabe befreit wurden.

4) Nachweis des ROI der für SFM-Kunden erbrachten Dienstleistungen

Die Einführung eines Self-Service-Kundenportals veränderte die Art und Weise, wie SFM Security mit seinen Kunden interagiert. Die Kunden konnten nun mühelos auf Berichte, Planungsinformationen und Dokumentation zugreifen, was die Transparenz förderte und Selbstbedienungsfunktionen ermöglichte, die sehr geschätzt wurden.
Frensdorf kommentierte: "Das Portal der Plattform war ein Wendepunkt, da es den Kunden einen umfassenden Überblick über ihre Sicherheitsplanung bot und als zentraler Aufbewahrungsort für alle ihre Berichtsanforderungen diente. Dieser Selbstbedienungszugang zu Berichten hat den Prozess gestrafft und sich in Rechtsfällen als unschätzbar wertvoll erwiesen, da er unterstützende Beweise liefert."

Die umfassenden Berichtsmöglichkeiten von TrackTik wurden anhand eines konkreten Falls demonstriert, bei dem es in einer Freizeiteinrichtung zu wiederholten Sicherheitsmängeln kam, insbesondere weil Mieter eine bestimmte Bartür häufig offen ließen. Während ihrer Rundgänge dokumentierten die Sicherheitskräfte über mehrere Monate hinweg jeden einzelnen Vorfall akribisch in der TrackTik-App. Der Kunde konnte diese archivierten Berichte ganz einfach über sein individuelles Portal abrufen. Dank dieser Dokumentation konnte der Kunde von SFM nach einem Vorfall an der Bar-Tür Fahrlässigkeit nachweisen und belegen, dass die Sicherheitsteams ihre Sorgfaltspflicht erfüllt hatten.

5) Mit TrackTiks Datenlabor Daten in Aktionen verwandeln

Das Führungsteam von SFM musste verstehen, wie es die Standortbesuche an allen Kundenstandorten verwaltete, um sicherzustellen, dass jeder Standort und jeder Posten systematisch, mindestens jeden zweiten Tag, besucht wurde. Es war jedoch eine Herausforderung, diese Daten aus der TrackTik-App zu sammeln und einen Weg zu finden, sie zu visualisieren und zu exportieren, um sie einfach zu analysieren und die Erfüllung der Kontrollpunkte zu bestätigen.

Der Übergang von der manuellen Erstellung von Berichten anhand von Protokollen in Excel zur Nutzung des Data Lab von TrackTik bedeutete einen bedeutenden Schritt in Richtung operativer Effizienz. Das Data Lab kann große Datensätze und wichtige Kennzahlen in visuell ansprechende Diagramme, Tabellen und Grafiken umwandeln. Es unterstützt SFM nun dabei, Vorfälle und Aktivitäten zu überwachen, Trends zu erkennen und Erkenntnisse in Echtzeit unternehmensweit zu teilen. SFM kann nun automatisch umfassende Berichte mit Diagramm- und Grafik-Widgets erhalten, um relevante Daten schnell abzurufen und weiterzugeben und so sicherzustellen, dass alle erforderlichen Kontrollpunkte während der Patrouillen abgedeckt wurden.

Frensdorf teilte seine Gedanken darüber mit, wie Data Lab seine internen Berichterstattungsprozesse verändert: "Jetzt haben wir diese großartige Einrichtung für Produktivitätskontrollen und -abgleiche. Wir verbessern die Verantwortlichkeit unter den Mitarbeitern und können diese Daten leicht abrufen und mit der Führungsebene teilen, die die KPIs im gesamten Unternehmen betrachtet. Das Dashboard ist eine großartige Möglichkeit, unsere Abläufe sofort klarer zu sehen."

Data Lab hat den Prozess für Compliance-Prüfungen erheblich vereinfacht, insbesondere hinsichtlich der Führung von Mitarbeiterunterlagen, beispielsweise in Bezug auf Zertifizierungen und Lizenzen für Sicherheitspersonal. Alle diese Daten werden in der Back-Office-Suite von TrackTik gespeichert, lassen sich nun aber mithilfe dynamischer Dashboards in Data Lab problemlos abrufen und weitergeben. Die Mitarbeiter können überprüfen, ob ein Sicherheitsmitarbeiter über eine bestimmte Zertifizierung verfügt und/oder ob seine Lizenzen auf dem neuesten Stand sind, und die Mitarbeiter sogar 30 Tage im Voraus über den Status ihrer Berechtigungsnachweise informieren. Dieses Maß an Effizienz und Weitsicht im Compliance-Management unterstreicht einen weiteren Vorteil der Integration der End-to-End-Lösung von TrackTik und der Visualisierung all dieser Daten und Informationen in einem übersichtlichen Dashboard.

In Anerkennung der Bedeutung leicht zugänglicher und verständlicher Daten für die strategische Entscheidungsfindung haben SFM und TrackTik eine Partnerschaft geschlossen, um maßgeschneiderte Widgets zu entwickeln. Diese individuell angepassten Tools sollen die Datenanalyse optimieren und dem Führungsteam von SFM Einblicke in betriebliche Kennzahlen und Trends bieten. Diese Zusammenarbeit unterstreicht die Flexibilität der TrackTik-Plattform und ihr Potenzial, die Praktiken im Sicherheitsmanagement zu revolutionieren, indem sie maßgeschneiderte, umsetzbare Daten für eine verbesserte Entscheidungsfindung und operative Überwachung bereitstellt.

Wichtige Geschäftsergebnisse auf die nächste Stufe heben und Wachstumschancen wahrnehmen

TrackTik hat SFM durch die Integration von automatisierten Lösungen in die Sicherheitsabläufe verändert. Durch verbesserte betriebliche Effizienz, gesteigerte Kundenzufriedenheit und signifikante Kosteneinsparungen ist SFM Security für weiteres Wachstum bereit, wobei TrackTik als zentraler Partner auf diesem Weg dient.

„Wir sind äußerst zufrieden mit unserer Partnerschaft mit TrackTik, die durch eine echte Politik der offenen Tür im Team des Unternehmens geprägt ist. Das System ist in den Bereichen Berichterstellung und Terminplanung überragend, und seine Funktionen für Personalwesen und Abrechnung sind erstklassig. Es hilft uns dabei, den gesamten Sicherheitsbetrieb von Anfang bis Ende zu verwalten. Wir sehen, wie unser Unternehmen wächst, weil TrackTik unser Partner der Wahl ist. Die enge Kommunikation mit den Bereichen Schulung und Kundenservice ermöglicht es uns, Fragen zu stellen, um Innovation und Kreativität bei der Gestaltung unseres Geschäfts voranzutreiben. Das Rückgrat unseres zukünftigen Wachstums wird auf einer starken technologischen Grundlage mit TrackTik aufgebaut.“– John Frensdorf, Vizepräsident für Sicherheitsbetrieb bei SFM Security.