Software zur Meldung von Sicherheitsvorfällen: Was das ist und wie man die richtige auswählt

Um die Kosten für Sicherheitssoftware gegenüber der Unternehmensleitung zu rechtfertigen, sollten Sie aufzeigen, dass die Plattform weniger kostet als die Risiken, der Arbeitsaufwand und die Systemüberschneidungen, die sie beseitigt. Interne Sicherheitsteams in Unternehmen untermauern dies, indem sie die aktuellen Kosten als Ausgangsbasis festlegen, das Risiko von Vorfällen quantifizieren und sich auf messbare KPIs festlegen – wobei sie Daten aus der Vorfallberichterstattung einer Plattform wie „TrackTik“ von Trackforce als Nachweis heranziehen.

Was versteht man unter dem ROI von Sicherheitssoftware? Der ROI von Sicherheitssoftware ist der finanzielle Ertrag, den ein Unternehmen durch eine Sicherheitsplattform erzielt. Er wird anhand vermiedener Verluste, eingesparten Arbeitszeiten der Mitarbeiter und ausgemusterter Systeme im Vergleich zu den Gesamtkosten der Plattform gemessen.

Die Wirtschaftlichkeit von Sicherheitssoftware in Zahlen

• 70 Prozent der Unternehmen planten, ihre Ausgaben für physische Sicherheit im Jahr 2025 zu erhöhen. (Security Magazine)
• 58 Prozent der Sicherheitsverantwortlichen in Unternehmen geben an, dass sie nur begrenzt in der Lage sind, einen messbaren ROI nachzuweisen. (Von Trackforce zitierte Branchenumfrage)
• 18 bis 50 Prozent höhere Kosten für Versicherungsansprüche stehen im Zusammenhang mit verspäteten Schadensmeldungen. (Studien von NCCI und Sedgwick)
• Über 4.600 Sicherheitsorganisationen nutzen TrackTik für ihre Betriebsabläufe.

Warum ist es so schwer, Sicherheitssoftware gegenüber der Unternehmensleitung zu rechtfertigen?

Der Wert von Sicherheitsmaßnahmen zeigt sich oft in Form von Schäden, die nie eintreten. Wenn ein Programm funktioniert, gibt es keinen Vorfall, auf den man verweisen könnte, und die entsprechende Haushaltslinie erscheint eher als Gemeinkosten denn als Schutzmaßnahme.

Das größte Hindernis sind in der Regel die Daten. Viele Unternehmensprogramme stützen sich nach wie vor auf tägliche Aktivitätsberichte in Papierform, Tabellenkalkulationen und für jeden Sicherheitsdienstleister ein eigenes Berichtssystem. Ohne einen einheitlichen Überblick über Vorfälle, Patrouillenabdeckung und Reaktionszeiten standortübergreifend können Sicherheitsverantwortliche keine Trends aufzeigen oder Auswirkungen nachweisen.

Was erwartet die Unternehmensleitung von einem Business Case im Bereich Sicherheit?

Verschiedene Führungskräfte legen Wert auf unterschiedliche Belege. Passen Sie die Argumentation individuell an jeden Entscheidungsträger an, der Einfluss auf die Entscheidung hat.

Wie kann ein internes Sicherheitsteam die Kosten für Sicherheitssoftware rechtfertigen?

1. Ermitteln Sie die Kosten Ihrer derzeitigen Betriebsabläufe

Nichts zu tun ist niemals kostenlos. Schätzen Sie einmal die Stunden, die Vorgesetzte mit der Erstellung und Korrektur von Berichten verbringen, die Zeit, die beim Abgleich von Lieferantendaten verloren geht, die Kosten für sich überschneidende Systeme und die Verzögerungen bei der Weitergabe von Vorfallinformationen an die Personen, die diese benötigen. Vergleichen Sie diese Zahl dann mit den Preisen von TrackTik. Als Airbus seinen europäischen Sicherheitsbetrieb auf eine einzige Plattform umstellte, konnte das Unternehmen dank der Integration mit bestehenden Tools Altsysteme außer Betrieb nehmen und Kosten senken.

2. Beziffern Sie Ihr Risiko

Rufen Sie die Vorfälle der letzten 12 bis 24 Monate ab und gruppieren Sie diese nach Art, Standort und Ausgang. Geben Sie, soweit möglich, die entsprechenden Beträge in Dollar an: Versicherungsansprüche, Haftungsvergleiche, Sachschäden, Ausfallzeiten und Verletzungen von Mitarbeitern. Die Schnelligkeit der Meldung ist hier entscheidend, da verspätete Meldungen die Kosten für Schadensfälle in die Höhe treiben.

3. Verknüpfen Sie jede Kompetenz mit einem messbaren Ergebnis

Lassen Sie die Liste der Funktionen beiseite. Wie ein Sicherheitsverantwortlicher gegenüber ASIS International erklärte, lautet der Maßstab heute: „Mit einer Investition von X erreichen wir Y.“ Ein Beispiel: „Durch die Vereinheitlichung der Vorfallmeldung an allen Standorten wird die Bearbeitungszeit von Tagen auf Minuten verkürzt, und die Rechtsabteilung erhält für jeden Schadensfall eine vollständige Beweismittelakte.“

4. Zeigen Sie, welchen Mehrwert Sie über das Sicherheitsteam hinaus bieten

Vorfallsdaten bleiben selten nur in der Sicherheitsabteilung. Auch die Rechtsabteilung, die Personalabteilung, der Arbeitsschutz, die Gebäudeverwaltung und die Compliance-Abteilung sind darauf angewiesen, und ein einziger Vorfall kann mehrere Abteilungen gleichzeitig betreffen. Eine Plattform, die mehrere Funktionen erfüllt, lässt sich leichter finanzieren als ein Einzweck-Tool und verschafft Ihnen Verbündete im Genehmigungsprozess.

5. Beantworten Sie die schwierigen Fragen, bevor sie gestellt werden

Rechnen Sie damit, dass die Führungskräfte fragen werden, ob die Investition warten kann, ob es eine kostengünstigere Alternative gibt und ob ein bereits vorhandenes Tool die Lücke schließen könnte. Beziehen Sie auch die IT frühzeitig mit ein. Plattformen für Sicherheitspersonal verarbeiten GPS-Daten, Identitäten und Audit-Protokolle und sollten daher als Teil der Unternehmensinfrastruktur bewertet werden. Legen Sie die Trackforce-Dokumente zu Vertrauenswürdigkeit und Compliance vor, noch bevor die IT danach fragt.

6. Schlagen Sie eine schrittweise Einführung mit einem klaren Nachweis vor

Beginnen Sie mit Ihren Standorten mit dem höchsten Risiko, legen Sie drei bis fünf KPIs fest und berichten Sie nach 90 Tagen über die Ergebnisse. Ein klar definiertes Pilotprojekt senkt das wahrgenommene Risiko der Entscheidung und liefert konkrete Daten für den nächsten Haushaltszyklus. Airbus entschied sich nach einer Ausschreibung und einem Proof-of-Concept an zahlreichen europäischen Standorten für Trackforce.

Wie ermittelt eine interne Sicherheitsabteilung den ROI von Sicherheitssoftware?

Messen Sie den ROI von Sicherheitssoftware, indem Sie den jährlichen Nutzen der Plattform mit ihren jährlichen Kosten vergleichen:

ROI (%) = (Jährlicher Mehrwert abzüglich jährlicher Plattformkosten) ÷ jährliche Plattformkosten × 100

Jährlicher Mehrwert = vermiedene Verluste + zurückgewonnene Arbeitsstunden zum Stundensatz inklusive Gemeinkosten + Kosten für ausgemusterte Systeme

Erfassen Sie diese Kennzahlen vierteljährlich, damit die Berechnung auf realen Daten basiert:

1. Vorfälle pro 1.000 Wachstunden, nach Standort und Region
2. Zeit zwischen dem Vorfall und der Einreichung des Berichts
3. Berichtsfertigstellungs- und Qualitätsquoten
4. Einhaltung der Vorschriften bei Kontrollen und Kontrollpunkten
5. Einhaltung der SLA durch den Sicherheitsdienstleister
6. Einsparungen bei den Verwaltungszeiten für Berichterstellung und Abstimmung
7. Schadenfälle, Rechtsstreitigkeiten und Schadensausfälle im Zusammenhang mit dokumentierten Vorfällen

Welche Funktionen zur Meldung von Vorfällen unterstützen Sicherheitsteams in Unternehmen dabei, Berichte an die Rechts- und Compliance-Abteilungen zu erstellen?

Durch die Meldung von Vorfällen werden Sicherheitsmaßnahmen zu Belegen. Wenn jede Meldung strukturiert, überprüft und durchsuchbar ist, können Sie der Unternehmensleitung, der Rechtsabteilung und der Compliance-Abteilung genau aufzeigen, was passiert ist, wie schnell Ihr Team reagiert hat und ob die Risiken tendenziell zurückgehen.

Die Meldung von Sicherheitsvorfällen mit TrackTik ist genau für diesen Zweck konzipiert:

• Geführte Berichterstellung während des Einsatzes. Schritt-für-Schritt-Formulare sorgen dafür, dass die Beamten im Streifendienst bleiben und keine erforderlichen Angaben übersehen werden.
• Verifizierte, vor Gericht verwertbare Beweismittel. Die Berichte enthalten mit Zeitstempel versehene Foto-, Video-, Audio- und GPS-Daten, auf die sich Rechts- und Risikomanagement-Teams verlassen können.
• Geplante und obligatorische Berichte. Richten Sie stündliche, tägliche, monatliche oder jährliche Berichte mit automatischen E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen ein und leiten Sie Probleme bei Bedarf an die zuständigen Personen weiter.
• KI-gestützte Berichterstellung. ReportPro AI wandelt grobe Feldnotizen in konformitätsgerechte Berichte und mit einem Klick erstellte Zusammenfassungen um, wobei in den Prüfprotokollen der ursprüngliche und der KI-optimierte Text nebeneinander angezeigt werden.
• Analysen, die direkt für die Geschäftsleitung geeignet sind. TrackTik Business Intelligence bietet No-Code-Dashboards, lässt sich mit Power BI, Tableau und Looker Studio verknüpfen und repliziert Daten in Ihr eigenes Data Warehouse, sodass Sie die Kontrolle darüber behalten.
• Ein einheitlicher Standard für alle Anbieter. Alle Standorte und Sicherheitspartner melden ihre Daten an eine einzige Sicherheitsmanagement-Plattform, sodass die Leistung anhand eines einheitlichen Standards verglichen wird.

Auf dieser Grundlage gelang es einem weltweit tätigen Halbleiterhersteller, die täglichen Aktivitätsberichte in Papierform durch eine weltweit einheitliche, prüfungsfähige Berichterstattung zu ersetzen.

Machen Sie Ihr nächstes Budgetgespräch zu einem datengestützten Gespräch

Die solidesten Sicherheitsbudgets basieren auf Fakten, nicht auf Intuition. Wenn die Meldung von Vorfällen strukturiert, überprüft und an allen Standorten einheitlich erfolgt, ergibt sich der wirtschaftliche Nutzen von selbst – Bericht für Bericht.

Wenn Sie sich eingehender mit der Erstellung eines evidenzbasierten Budgets befassen möchten, sehen Sie sich das On-Demand-Webinar „From Badge to Boardroom: Reshaping Enterprise Security“ an. Möchten Sie sehen, wie das in Ihrem eigenen Programm funktioniert? Fordern Sie eine TrackTik-Demo an.