Les dangers de glisser des rapports de sécurité sous la porte du client

Les dangers de glisser des rapports de sécurité sous la porte du client

Faire glisser des rapports de sécurité sous la porte du client est une pratique incroyablement courante dans le secteur de la sécurité. Le processus se déroule généralement comme suit : l’agent rédige le rapport sur place, peut-être sur du papier autocopiant en deux exemplaires afin que le client et son supérieur hiérarchique en reçoivent chacun une copie ; puis, la copie est remise au client avant même que son supérieur hiérarchique ne la voie. J'ai constaté cette pratique dans des entreprises comptant jusqu'à 500 agents.

#1 Danger lié à la transmission discrète des rapports de sécurité au client : Faible responsabilisation

Le premier danger lié à la rédaction directe des rapports par les agents de sécurité est le manque de responsabilisation. Nous avons tous remarqué le manque de professionnalisme de certains de ces rapports . On reçoit des rapports qui…

• Mauvaise écriture
• Grammaire médiocre
• Les heures sont arrondies
• Orthographe incorrecte

Parfois, ces rapports peuvent être…

• Tellement mal écrit que vous ne pouvez pas les comprendre.
• Sur n'importe quel papier à portée de la main, au lieu des formulaires de l'entreprise.

Ce danger explique en grande partie pourquoi nous avons lancé le premier système de rapport en temps réel sur le marché. Si les rapports ne sont pas rédigés au fur et à mesure du service de l'agent, des inexactitudes surviennent. Dans le pire des cas, l'agent gagne du temps à rédiger ses rapports avant d'entrer en service.

#2 Danger : Des rapports de mauvaise qualité sont glissés sous la porte

Les clients peuvent constater que les rapports sont assez sommaires et les accepter, car ils savent que s'ils attendent que vos superviseurs les examinent, il y aura un délai. Vos superviseurs ne devraient pas modifier les rapports de toute façon : ça donne toujours une mauvaise impression.

Mais si les clients voient toujours les rapports avant vous, cela fait peser la responsabilité de l'assurance qualité de la performance des agents sur les clients plutôt que sur votre équipe de direction.

La plupart des gars travaillent encore dans l'industrie de la sécurité. Mais la plupart d'entre eux sont propriétaires de leur entreprise. Et ils n'ont aucune marge de progression. Leur activité dans ce domaine sera très réduite.

#3 Danger : Les propriétaires ne voient pas les données des rapports glissées sous la porte

Voici le troisième danger. Lorsque les rapports sont glissés sous la porte du client, vous ratez toutes les données qu'ils pourraient contenir. Vous pourriez obtenir des renseignements de vive voix ou d'un superviseur qui connaît bien le site. Mais vous ne pouvez pas suivre la fréquence d'un certain type d'incident sur ce site, ni même résumer votre productivité au client, et donc prouver la valeur de votre opération.

Le rapport manuscrit indique : « Nous nous contentons du strict minimum. » Il ne précise pas au client que vous êtes son partenaire, cherchant à améliorer son programme de sécurité ou à optimiser ses opérations. Vous ne suivez aucune donnée ; vous agissez simplement comme un prestataire.

À ce stade, vous avez tout intérêt à offrir le prix le plus bas. Car quelqu'un finira par se présenter avec un excellent sens des responsabilités, des rapports clairs et une réelle contribution à l'entreprise… et là, vous perdrez le contrat.

L'entreprise qui utilise encore le papier a généralement de bonnes relations avec la direction sur le site. Mais voilà qu'un incident majeur survient et que la direction générale réclame les rapports ; c'est la panique : aucune information n'est disponible. Où stockez-vous ces rapports ? Dans des boîtes entreposées ? Ou bien le client les scanne-t-il et vous les envoie-t-il par courriel ?

Un outil comme Silvertrac peut vous aider à résoudre et à éviter les types de dangers dont nous parlons. Consultez les témoignages de nos clients pour découvrir comment ils ont vécu la transition.