4 techniques pour recouvrer les créances impayées

Trackforce

3 juin 2015 · 10 minutes de lecture

Cet article présente les meilleures techniques pour recouvrer les créances impayées sans perdre de clients. Le recouvrement de créances est toujours un sujet délicat, et il s'agit de trouver un juste équilibre entre la fermeté nécessaire pour être payé et la courtoisie pour préserver la relation. C'est un enjeu particulièrement crucial pour les jeunes entreprises du secteur de la sécurité qui n'ont pas encore de pratiques établies, de relations clients solides ou de la trésorerie nécessaire pour faire face aux impayés.

Vous voulez aller plus loin ? Découvrez pourquoi les erreurs de facturation sont la principale cause de perte de clients pour les entreprises de sécurité , et comment les corriger avant qu’elles ne se transforment en impayés.

Points clés à retenir

Les relations permettent de payer les factures.
De bonnes relations avec la personne qui traite vos factures aident à prévenir la plupart des retards de paiement.
Faites monter la pression calmement et selon un horaire précis.
L'intervention d'un responsable suffit souvent à débloquer une facture en souffrance.
Que le système soit le méchant.
Des rappels automatisés à intervalles réguliers permettent de maintenir un suivi professionnel des recouvrements sans nuire à la relation.
L'affacturage est un outil de gestion de trésorerie, et non une solution de premier recours.
Cela peut vous protéger sur les gros contrats, mais cela implique de prélever une commission sur chaque facture.
Les factures exactes sont payées plus rapidement.
Avec TrackTik, les factures sont générées à partir d'heures vérifiées et de taux contractuels, ce qui réduit les risques de litige.

Technique n° 1 : Utiliser une touche personnelle

Apprenez à connaître la personne qui gère vos factures chez le client et faites de votre mieux pour établir une bonne relation avec elle. Cela implique de faire preuve de compréhension en cas de retard de paiement et d'aborder le problème dans une optique de collaboration plutôt que de confrontation.

Cela implique de communiquer clairement avec eux, de déterminer le moment le plus opportun pour l'envoi des factures et de définir précisément les documents dont ils ont besoin chaque mois. Ces échanges favorisent des discussions harmonieuses à l'avenir et réduisent les risques de non-paiement.

Chris Anderson, coanimateur du balado The Silvertrac Extra, a évoqué avec humour les fois où il a été tenté de recourir à un pot-de-vin pour obtenir un paiement. Plus sérieusement, un petit geste occasionnel, comme une carte-cadeau de 10 $, en guise de remerciement pour leur contribution à l'établissement d'une relation fructueuse, peut être un excellent moyen de garantir des paiements rapides à l'avenir.

Mettez en place un système dans lequel les clients paient à temps dès le premier jour.

Assurez-vous d'avoir le bon interlocuteur. Sachez précisément qui traite vos factures et qui les approuve.
Demandez-leur ce dont ils ont besoin : numéros de bons de commande, feuilles de temps, preuves de service ou format de facture spécifique.
Convenez des délais. Renseignez-vous sur leurs périodes de paiement et soumettez les factures correspondantes.
Intégrez les conditions dans le contrat. Les modalités de paiement, les frais de retard et les conséquences après 30 ou 60 jours ne devraient jamais être une surprise.
Consultez d'abord les politiques relatives aux cadeaux. De nombreuses organisations interdisent les cadeaux provenant de fournisseurs ; assurez-vous donc de vérifier la politique du client avant même d'envoyer un simple remerciement.

TrackTik Contracts & Invoicing stocke les tarifs de facturation, les services et les conditions de chaque contrat, et prend en charge des formats de factures et des fréquences de facturation personnalisables, afin que chaque client reçoive la facture attendue.

Technique n° 2 : Faire participer une autre personne

Malgré tous vos efforts pour établir une relation positive avec la personne responsable des paiements chez le client, il arrive qu'elle refuse de coopérer et persiste à présenter les mêmes excuses. Dans ce cas, il peut être utile de faire intervenir une tierce personne, comme son supérieur hiérarchique ou un gestionnaire régional.

« Vous n’avez pas besoin d’en dire beaucoup dans ce cas-là », dis-je à Chris, « il suffit de les tenir au courant et de dire : “Écoutez, je suppose qu’il y a eu un oubli à ce sujet, je dois juste m’assurer que nous réglions ce problème avant d’être obligés soit de faire appel à un service de recouvrement, soit d’interrompre le service.” »

Exemple de calendrier d'escalade

Jours de retard	Action	Coordonnées	Tonifier
1 à 7	Petit rappel amical avec une copie de la facture	Contact pour les comptes fournisseurs	Utile : supposez qu'il a été oublié
15	Appel de suivi, puis retour de la facture avec les pièces justificatives	Contact pour les comptes fournisseurs	Collaboratif : demandez-vous ce qui bloque le processus.
30	Intégrez un gestionnaire, tel que décrit ci-dessus.	Contact du service de comptabilité des fournisseurs et son responsable	Direct : demander une date de paiement
45	avis écrit officiel faisant référence aux modalités de votre contrat	Décideur	Cabinet : décrivez les prochaines étapes
60 ou plus	Recouvrement de créances, révision juridique ou modification du service, conformément à votre contrat	Décideur	Finale

Exemple de calendrier d'escalade. Adaptez-le à vos propres conditions contractuelles.

Avant de suspendre un service ou de confier un compte à un service de recouvrement, vérifiez les conditions de votre contrat et la législation applicable. L'outil d'administration de TrackTik comprend une analyse de rentabilisation par client, site ou service, vous permettant ainsi d'identifier les comptes nécessitant une attention particulière.

Technique n° 3 : Utiliser une application de gestion des comptes clients

De nombreuses applications permettent aujourd'hui aux entreprises de gérer leurs créances. Leur utilisation contribue à formaliser le processus de paiement et à établir des délais de règlement clairs pour les clients. Elles réduisent aussi le risque de perte ou d'oubli de documents.

Ces applications gèrent automatiquement les retards de paiement, par exemple après 15 jours, 30 jours, etc. Elles permettent de rappeler aux clients difficiles que, malgré votre amabilité, il s'agit d'une relation professionnelle et que le paiement doit être effectué dans les délais. N'oubliez pas la première technique : gardez une approche personnalisée et laissez l'application se montrer ferme si nécessaire.

Si vos opérations sont déjà gérées par TrackTik, la facturation ne nécessite pas d'application distincte. La suite logicielle TrackTik Back Office transforme les heures vérifiées en feuilles de temps prêtes pour la paie et en factures précises et conformes aux contrats en quelques jours au lieu de plusieurs semaines.

Pourquoi les factures exactes sont payées plus rapidement

Ils sont conformes au contrat. Les tarifs, les services et les périodes de facturation correspondent à ce que le client a signé.
Elles correspondent au travail effectué. Les factures établies à partir des horaires et des relevés de présence reflètent les heures réellement travaillées.
Ils sont accompagnés de preuves. Les rapports de patrouille et d'incidents fournissent au client la preuve du service correspondant à chaque ligne de commande.
Elles sont expédiées dans les délais. Plus tôt la facture est expédiée, plus tôt le délai de paiement commence.

Les erreurs de facturation coûtent plus cher qu'un retard de paiement. Les heures supplémentaires non facturées sont parmi les plus fréquentes, et ces 3 conseils pour éviter ces coûts vous aideront à préserver vos marges.

Technique n° 4 : Affacturage

L'affacturage consiste à céder vos comptes clients à un tiers. Ce dernier vous paie immédiatement et prend en charge le risque de défaut de paiement, mais conserve une commission. Personne n'apprécie de perdre un pourcentage de ses paiements, mais pour les gros clients, l'affacturage peut vous protéger d'une grave crise de trésorerie.

« Quand on signe des contrats importants, on n’a pas le choix, à moins d’avoir un garant financier », explique Chris. « Un gros contrat, c’est une masse salariale importante, et si ça tourne mal, ça peut vous ruiner. »

Pour les petites entreprises, l'affacturage peut être problématique. Non seulement elles prélèvent une commission, mais l'intermédiaire crée une distance entre vous et le client, ce qui risque d'affaiblir la relation. Privilégiez d'abord le contact direct.

Questions à se poser avant d'affacturer une facture

Quel est le coût total ? Comparez les frais, les frais supplémentaires éventuels et leur total sur une année.
S'agit-il d'une garantie avec ou sans recours ? Déterminez qui est responsable si le client ne paie jamais.
Votre client sera-t-il contacté ? Certaines sociétés d'affacturage perçoivent directement les paiements, ce qui modifie la relation.
Existe-t-il des engagements minimums ou à long terme ? Évitez les contrats qui vous lient à un lien.
Quelles sont les autres options ? Une marge de crédit ou de meilleures conditions de paiement pourraient coûter moins cher.

Cette section contient des renseignements généraux et ne constitue pas un conseil financier. Consultez votre comptable ou votre conseiller financier avant de choisir une option de financement.

Les problèmes de trésorerie sont souvent liés à un risque de concentration. Si un client représente une part importante de votre chiffre d'affaires, consultez nos conseils en cas de perte d'un client majeur et découvrez comment optimiser vos marges grâce à la sécurisation de vos contrats , afin qu'un simple retard de paiement ne mette jamais en péril le versement des salaires.

Comment TrackTik vous aide à prévenir les comptes en souffrance

La facture la plus facile à recouvrer est celle que le client n'a aucune raison de contester. TrackTik relie le travail effectué sur le terrain à la facture enregistrée au bureau.

Plus besoin de ressaisir. Les données de planification et de présence alimentent directement la facturation.
Aucune surprise au niveau des tarifs. Les tarifs et conditions contractuels sont inclus dans chaque facture.
Valeur ajoutée visible. Les clients ont accès en temps réel aux rapports et aux aperçus opérationnels via le portail client TrackTik Security Operations .
Paie connectée. La facturation et la paie partagent les mêmes données, grâce à des intégrations directes aux plateformes de paie et de comptabilité.

Réservez une démonstration de TrackTik pour découvrir comment les données de roulement sont transformées en une facture précise.

Foire aux questions

Commencez par une conversation constructive avec la personne qui traite vos factures. Partez du principe que le retard est dû à un oubli et confirmez ce dont elle a besoin. Si la situation s'enlise, avisez son gestionnaire et suivez la procédure d'escalade établie. TrackTik Contracts & Invoicing centralise les tarifs, les conditions et l'historique de facturation, ce qui permet des échanges factuels et non personnels.

Il est courant d'effectuer un rappel amical la première semaine, un appel de suivi environ 15 jours plus tard, une intervention d'un responsable environ 30 jours plus tard, une mise en demeure formelle environ 45 jours après, et enfin, le recouvrement ou la modification du service seulement après cela et seulement si votre contrat le permet. Adaptez le calendrier à vos propres modalités de paiement.

Envoyez les factures rapidement, assurez-vous qu'elles correspondent au contrat et aux heures réellement travaillées, joignez les preuves de service et convenez des modalités de paiement à l'avance. La suite logicielle TrackTik Back Office transforme les heures vérifiées en factures précises et conformes au contrat en quelques jours au lieu de plusieurs semaines.

L'affacturage consiste à céder vos factures impayées à un tiers qui vous paie immédiatement, prélève un pourcentage et s'occupe du recouvrement. Cette solution peut préserver votre trésorerie sur les contrats importants, mais elle réduit votre marge et peut vous éloigner de votre client. Ces renseignements sont généraux et ne constituent pas un conseil financier ; consultez votre expert-comptable avant d'opter pour cette solution.

La plupart des litiges proviennent d'incohérences dans les heures travaillées par rapport aux relevés du client, de taux erronés ou de l'absence de justificatifs de service. Les factures générées à partir des données de planification et de présence, corroborées par les relevés horodatés des points de contrôle du système de ronde des agents de sécurité TrackTik , réduisent considérablement les risques de désaccord.

TrackTik centralise la planification, la saisie du temps, la facturation et la paie dans un flux automatisé unique. Les factures sont ainsi établies à partir des données opérationnelles générées par vos agents sur le terrain. Découvrez TrackTik Business Administration ou réservez une démonstration .