4 técnicas para cobrar cuentas vencidas

4 técnicas para cobrar cuentas vencidas

En el episodio de hoy, hablamos de las mejores técnicas para cobrar las cuentas vencidas sin perder clientes. Cobrar los pagos es siempre un tema delicado, y supone encontrar un equilibrio entre ser lo suficientemente firme como para cobrar y lo suficientemente educado como para evitar que la relación se deteriore. Se trata de una cuestión especialmente acuciante para las empresas jóvenes del sector de la seguridad que aún no cuentan con prácticas bien establecidas, relaciones con los clientes ni liquidez suficiente para hacer frente a la falta de pago.

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Técnica n.º 1: Dale un toque personal

Intenta conocer a la persona que se encarga de gestionar tus facturas por parte del cliente y haz todo lo posible por entablar una buena relación personal con esa persona. Esto significa darle el beneficio de la duda cuando se retrase un pago y abordar el asunto desde una perspectiva colaborativa en lugar de conflictiva.

Esto implica comunicarse con claridad con ellos, averiguar cuál es el momento más conveniente para enviar las facturas y dejar bien claro qué documentación necesitan que les facilites cada mes. Mantener estas conversaciones aumenta las posibilidades de que las futuras conversaciones sean armoniosas y reduce las posibles excusas para el impago.

Chris habló en tono de broma de aquellas ocasiones en las que se sintió tentado a intentar sobornar a alguien para conseguir que le pagaran. Hablando en serio, un pequeño detalle de vez en cuando, como una tarjeta regalo de 10 dólares, a modo de agradecimiento por haber contribuido a crear una relación productiva, puede ser una buena forma de garantizar que los pagos se realicen puntualmente en el futuro.

Técnica n.º 2: Recurrir a una tercera parte

A pesar de todos tus esfuerzos por establecer una relación positiva con la persona encargada de gestionar los pagos por parte del cliente, a veces te pondrán trabas y seguirán dando las mismas excusas. En estos casos, puede resultar útil involucrar a otra persona, como su jefe o un responsable regional.

«No hace falta que digas mucho cuando hagas esto», le digo a Chris, «solo tienes que ponerlos al corriente y decirles: “Oye, supongo que ha habido algún descuido con esto; solo quiero asegurarme de que lo solucionemos antes de que tengamos que enviarlo a cobros o suspender el servicio”».

Técnica n.º 3: Utiliza una aplicación para gestionar la cartera de clientes

Hoy en día existen numerosas aplicaciones que ayudan a las empresas a gestionar sus cuentas por cobrar. El uso de estas aplicaciones contribuye a formalizar el proceso de pago y a establecer plazos claros para que los clientes efectúen los pagos. Además, reducen la posibilidad de que se extravíe u olvide la documentación.

Estas aplicaciones también establecen los procedimientos a seguir en caso de retraso en el pago, tomando automáticamente determinadas medidas cuando se superan los 15 días de retraso, los 30 días, etc. Estas aplicaciones pueden ser una buena forma de recordar a tus clientes problemáticos que, aunque seas afable y amable, se trata al fin y al cabo de una relación profesional y deben realizar los pagos según lo previsto. Recuerda la técnica n.º 1: sigue dándoles un trato personal y deja que la aplicación sea la que haga de «malo» por ti si llega el momento de ponerse firme.

Técnica n.º 4: Factoraje de facturas

En esencia, el factoring consiste en vender tus cuentas por cobrar a un tercero. Este te paga al instante y asume el riesgo de impago, pero también se queda con una parte del importe. A nadie le gusta perder un porcentaje de lo que le corresponde, pero, en el caso de las cuentas importantes, el factoring puede protegerte de una grave crisis de liquidez.

«Cuando te embarcas en contratos de mayor envergadura, no te queda otra opción a menos que cuentes con alguien que te respalde financieramente», afirma Chris. «Si aceptas un contrato grande, eso supone una nómina elevada, y si las cosas salen mal, puedes acabar en la quiebra».

Para los clientes más pequeños, el factoraje de facturas puede resultar problemático. No solo se quedan con una parte, sino que, además, el intermediario te aleja del cliente, lo que puede debilitar la relación. Intenta primero dar un trato más personal.