4 Methoden zum Einzug überfälliger Forderungen

In diesem Artikel stellen wir die besten Methoden vor, um überfällige Rechnungen einzutreiben, ohne Kunden zu verlieren. Die Beitreibung von Zahlungen ist stets ein heikles Thema und erfordert ein sensibles Gleichgewicht zwischen der nötigen Entschlossenheit, um das Geld zu erhalten, und der nötigen Höflichkeit, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden. Dies ist insbesondere für junge Unternehmen der Sicherheitsbranche ein dringliches Problem, da ihnen etablierte Geschäftspraktiken, Kundenbeziehungen und die nötigen finanziellen Reserven fehlen, um Zahlungsausfälle zu überbrücken.

Sie möchten noch mehr erfahren? Sehen Sie, warum Abrechnungsfehler der Hauptgrund dafür sind, dass Sicherheitsunternehmen Kunden verlieren , und wie Sie diese beheben können, bevor sie zu überfälligen Rechnungen führen.

Technik Nr. 1: Verleihen Sie dem Ganzen eine persönliche Note

Lernen Sie die Person kennen, die beim Kunden für Ihre Rechnungen zuständig ist, und bemühen Sie sich um eine gute persönliche Beziehung zu ihr. Das bedeutet, ihr bei Zahlungsverzug entgegenzukommen und das Problem partnerschaftlich statt konfrontativ anzugehen.

Das bedeutet, klar mit ihnen zu kommunizieren, herauszufinden, wann der günstigste Zeitpunkt für die Einreichung von Rechnungen ist, und eindeutig festzulegen, welche Unterlagen sie jeden Monat von Ihnen benötigen. Diese Gespräche erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass künftige Gespräche reibungslos verlaufen, und verringern mögliche Ausreden für Zahlungsausfälle.

Chris Anderson, Co-Moderator des Podcasts „The Silvertrac Extra“, erzählte scherzhaft von Situationen, in denen er in Versuchung geraten war, ein Bestechungsgeld zu zahlen, um an sein Geld zu kommen. Im Ernst: Eine kleine Geste, wie beispielsweise ein 10-Dollar-Gutschein, als Dankeschön für die gute Zusammenarbeit kann eine nette Art sein, zukünftige Zahlungen zu sichern.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Kunden von Anfang an pünktlich zahlen

• Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Ansprechpartner haben. Wissen Sie genau, wer Ihre Rechnungen bearbeitet und wer sie genehmigt.
• Fragen Sie, was sie benötigen. Bestellnummern, Stundenzettel, Leistungsnachweise oder ein bestimmtes Rechnungsformat.
• Vereinbaren Sie den Zeitpunkt. Informieren Sie sich, wann die Zahlungsläufe erfolgen, und stellen Sie entsprechende Rechnungen.
• Nehmen Sie die Vertragsbedingungen in Anspruch. Zahlungsbedingungen, Mahngebühren und was nach 30 oder 60 Tagen geschieht, sollten niemals eine Überraschung sein.
• Prüfen Sie zunächst die Richtlinien für Geschenke. Viele Organisationen schränken Geschenke von Lieferanten ein, daher sollten Sie sich vor dem Versenden, selbst einer kleinen Danksagung, über die Richtlinien des Kunden informieren.

TrackTik Contracts & Invoicing speichert die Abrechnungssätze, Leistungen und Bedingungen jedes Vertrags und unterstützt anpassbare Rechnungsformate und Abrechnungsfrequenzen, sodass jeder Kunde die Rechnung erhält, die er erwartet.

Technik Nr. 2: Eine weitere Partei hinzuziehen

Trotz aller Bemühungen, ein positives Verhältnis zu dem für die Zahlungsabwicklung beim Kunden zuständigen Mitarbeiter aufzubauen, kann es vorkommen, dass dieser sich weigert, Auskunft zu geben und immer wieder dieselben Ausreden vorbringt. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, eine weitere Person hinzuzuziehen, beispielsweise den Vorgesetzten oder einen Regionalleiter.

„Du musst dabei nicht viel sagen“, sage ich zu Chris, „beziehe sie einfach mit ein und sag: ‚Hey, ich gehe davon aus, dass hier ein Versehen vorliegt. Ich muss nur sicherstellen, dass wir das klären, bevor wir die Sache entweder an ein Inkassounternehmen weiterleiten oder die Dienstleistung einstellen müssen.‘“

Ein Beispiel für einen Eskalationsplan

Überfällige Tage	Aktion	Kontakt	Ton
1 bis 7	Freundliche Erinnerung mit einer Kopie der Rechnung	Ansprechpartner für Kreditorenbuchhaltung	Hilfreich: Gehen Sie davon aus, dass es übersehen wurde.
15	Nachfassanruf, anschließend Rechnung mit Belegen erneut senden	Ansprechpartner für Kreditorenbuchhaltung	Gemeinsam: Fragen Sie, was es aufhält.
30	Wie oben beschrieben, wird ein Manager eingebunden.	Ansprechpartner der Kreditorenbuchhaltung und dessen Vorgesetzter	Direkt: Zahlungsdatum anfordern
45	Eine formelle schriftliche Mitteilung, die auf Ihre Vertragsbedingungen Bezug nimmt	Entscheidungsträger	Firma: die nächsten Schritte skizzieren
60 oder mehr	Inkasso, rechtliche Prüfung oder eine Änderung der Dienstleistung, wie in Ihrem Vertrag vorgesehen.	Entscheidungsträger	Finale

Bevor Sie einen Service sperren oder ein Konto an ein Inkassobüro übergeben, prüfen Sie Ihre Vertragsbedingungen und die geltenden Gesetze. TrackTik Business Administration bietet eine Rentabilitätsanalyse nach Kunde, Standort oder Service, sodass Sie erkennen können, welche Konten besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Methode Nr. 3: Nutzen Sie eine App zur Verwaltung von Forderungen

Mittlerweile gibt es eine Reihe von Apps, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Forderungen unterstützen. Der Einsatz dieser Apps trägt dazu bei, den Zahlungsprozess zu strukturieren und klare Zahlungsfristen für Kunden festzulegen. Außerdem verringern sie das Risiko, dass Unterlagen verlegt oder vergessen werden.

Diese Apps legen auch die Prozesse für den Fall verspäteter Zahlungen fest und leiten automatisch bestimmte Schritte ein, beispielsweise nach 15 Tagen oder 30 Tagen. Sie können Ihren säumigen Kunden auf angenehme Weise verdeutlichen, dass es sich trotz persönlicher und freundlicher Art um eine Geschäftsbeziehung handelt und pünktliche Zahlungen erforderlich sind. Behalten Sie Technik Nr. 1 im Hinterkopf, bewahren Sie den persönlichen Kontakt und lassen Sie die App im Bedarfsfall die notwendigen Maßnahmen ergreifen.

Wenn Ihre Geschäftsprozesse bereits mit TrackTik ablaufen, muss die Rechnungsstellung nicht in einer separaten Anwendung erfolgen. Die TrackTik Back Office Operating System Suite wandelt bestätigte Arbeitsstunden innerhalb von Tagen statt Wochen in abrechnungsfertige Stundenzettel und präzise, ​​vertragskonforme Rechnungen um.

Warum korrekte Rechnungen schneller bezahlt werden

• Sie entsprechen dem Vertrag. Preise, Leistungen und Abrechnungszeiträume stimmen mit dem überein, was der Kunde unterzeichnet hat.
• Sie stimmen mit der geleisteten Arbeit überein. Die auf Grundlage von Terminplanung und Anwesenheitslisten erstellten Rechnungen spiegeln die tatsächlich geleisteten Stunden wider.
• Sie werden mit Nachweisen geliefert. Streifen- und Einsatzberichte liefern dem Kunden den Beweis für die Leistung, die hinter jedem einzelnen Posten steht.
• Sie werden pünktlich versendet. Je früher die Rechnung verschickt wird, desto eher beginnt die Zahlungsfrist.

Fehler bei der Rechnungsstellung sind teurer als Zahlungsverzug. Nicht abgerechnete Überstunden gehören zu den häufigsten Fehlern. Diese drei Maßnahmen helfen Ihnen, Kosten für nicht abgerechnete Überstunden zu vermeiden und Ihre Gewinnmargen zu schützen.

Methode Nr. 4: Rechnungsfactoring

Im Wesentlichen bedeutet Rechnungsfactoring, dass Sie Ihre Forderungen an einen Dritten verkaufen. Dieser zahlt Ihnen den Betrag sofort aus und übernimmt das Risiko eines Zahlungsausfalls, behält jedoch einen Teil des Betrags ein. Niemand gibt gerne einen Teil seines Geldes ab, doch bei großen Forderungen kann Rechnungsfactoring Sie vor einer schweren Liquiditätskrise bewahren.

„Bei größeren Aufträgen hat man keine andere Wahl, es sei denn, man hat jemanden, der einen finanziell absichert“, sagt Chris. „Wenn man einen großen Auftrag annimmt, bedeutet das hohe Lohnkosten, und wenn dabei etwas schiefgeht, kann das einen in den Ruin treiben.“

Für kleinere Kunden kann Factoring problematisch sein. Nicht nur erhält der Vermittler eine Provision, sondern er distanziert Sie auch vom Kunden, was die Kundenbeziehung schwächen kann. Versuchen Sie es zunächst mit dem persönlichen Kontakt.

Fragen, die Sie sich vor dem Factoring einer Rechnung stellen sollten

• Wie hoch sind die Gesamtkosten? Vergleichen Sie die Grundgebühr, alle Zusatzkosten und wie sich diese im Laufe eines Jahres summieren.
• Handelt es sich um eine Regressklausel oder eine Nichtregressklausel? Finden Sie heraus, wer haftet, wenn der Kunde nicht zahlt.
• Wird Ihr Kunde kontaktiert? Einige Factoring-Unternehmen ziehen die Gebühren direkt ein, was die Geschäftsbeziehung verändert.
• Gibt es Mindestlaufzeiten oder langfristige Verpflichtungen? Vermeiden Sie Vereinbarungen, die Sie an sich binden.
• Welche Alternativen gibt es? Ein Kreditrahmen oder bessere Zahlungsbedingungen könnten kostengünstiger sein.

Dieser Abschnitt enthält allgemeine Informationen und stellt keine Finanzberatung dar. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Finanzberater, bevor Sie sich für eine Finanzierungsoption entscheiden.

Liquiditätsprobleme beginnen oft mit Konzentrationsrisiken. Wenn ein einzelner Kunde einen Großteil Ihres Umsatzes ausmacht, lesen Sie , was zu tun ist, wenn Sie einen Großkunden verlieren, und prüfen Sie, wie Sie Ihre Margen durch Vertragsabsicherung maximieren können , damit eine einzelne verspätete Zahlung Ihre Lohnzahlung nicht gefährdet.

Wie TrackTik Ihnen hilft, überfällige Zahlungen zu vermeiden

Die am einfachsten einzuziehende Rechnung ist die, die der Kunde nie beanstandet. TrackTik verbindet die Arbeit vor Ort mit der Rechnung im Backoffice:

• Kein erneutes Eintippen. Termin- und Anwesenheitsdaten werden direkt in die Abrechnung übernommen.
• Keine versteckten Kosten. Vertragspreise und -bedingungen sind in jeder Rechnung enthalten.
• Sichtbarer Mehrwert. Kunden erhalten über das Kundenportal in TrackTik Security Operations Echtzeitzugriff auf Berichte und operative Übersichten.
• Vernetzte Lohnabrechnung. Fakturierung und Lohnabrechnung nutzen dieselben Daten dank direkter Integrationen in Lohn- und Buchhaltungsplattformen.

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