Recommandations aux gestionnaires et opérateurs de sécurité : Embaucher lentement, congédier rapidement

Recommandations aux gestionnaires et opérateurs de sécurité : Embaucher lentement, congédier rapidement

L'embauche de nouveaux gardiens est un investissement.

Vous investissez du temps et de l'argent dans la formation, et vous voulez embaucher des personnes qui vous aideront à faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure.

C'est fini le temps où il suffisait de publier une annonce sur Craigslist pour recruter tout le monde en une journée. Aujourd'hui, la conjoncture économique s'est améliorée, les agents de sécurité coûtent plus cher et les candidatures se font rares.

En tant que responsable de la sécurité, on a l'impression que le temps joue contre soi. C'est difficile de recruter, de former et de donner des consignes à chaque nouvel agent – ​​et beaucoup de choses sont oubliées.

Il est difficile de repérer les bons candidats, et encore plus difficile de s'en départir, surtout si l'on a investi du temps et de l'argent en eux. Pourtant, ce sont ces personnes en qui vous avez confiance pour offrir un excellent service aux clients et préserver les contrats. Il est donc essentiel d'établir des pratiques exemplaires en matière d'embauche et de licenciement.

La solution ? Avec un peu plus de temps et d’efforts, vous pouvez améliorer votre processus d’intégration des employés et vous assurer que les nouveaux employés contribueront au succès de votre entreprise, et non l’inverse.

Cela commence par la mise en place d'un cadre de recrutement solide.

Recruter des agents de sécurité efficacement requiert un certain savoir-faire. Les grandes entreprises ont un service des ressources humaines, mais la plupart n'en ont pas. Les gestionnaires et les opérateurs d'agents de sécurité sont généralement très occupés et remettent le processus de candidature et d'entrevue à la dernière minute.

Le plus souvent, cela mène à l'embauche de gardiens sans entretien préalable, vérification des antécédents ni formation adéquate, ce qui entraîne un fort taux de roulement du personnel, une qualité médiocre, des poursuites judiciaires et potentiellement la perte de contrats.

Pour mettre en place un bon processus de recrutement, suivez les conseils ci-dessous pour recruter lentement.

1. Continuez à recevoir des candidatures.

Le manque de candidatures mène souvent à embaucher la mauvaise personne, incapable d'assumer les responsabilités de base, les tâches à accomplir ou la formation nécessaire. Bien souvent, la précipitation ne permet pas d'offrir une formation adéquate, ce qui nuit à tout le monde, y compris au client.

Un autre problème survient lorsque les nouveaux agents de sécurité ne sont pas soumis à une procédure d'entretien rigoureuse ; ils sont affectés directement à leur poste sans préparation. Il est préférable de prendre le temps de discuter avec les agents lors des entrevues, surtout s'ils ont un contrat d'exclusivité.

Recevoir régulièrement des candidatures est essentiel . Bien qu'il semble plus simple de tout faire rapidement, un plus grand nombre de candidatures est généralement plus efficace, et un logiciel de gestion des candidatures peut vous aider à gérer ce volume et à consacrer plus de temps aux entretiens.

2. Effectuez une vérification complète des antécédents de chaque agent de sécurité potentiel.

Les vérifications des antécédents semblent évidentes, mais il est facile de les négliger lorsqu'on a besoin d'embaucher en urgence. Même des détails comme le retard de mise à jour des permis par les organismes de délivrance des permis de gardiennage peuvent être préjudiciables, car un casier judiciaire peut ne pas apparaître immédiatement.

Pire encore, l'absence de vérification des antécédents comporte des risques en matière de responsabilité.

Par exemple, il est déconseillé de placer un délinquant sexuel enregistré près d'une école, ou un individu ayant des antécédents de vol dans une bijouterie. Un mauvais placement de la part d'un agent de sécurité peut entraîner des problèmes contractuels. Il est donc préférable de prendre le temps de discuter avec les candidats et de consigner par écrit toute information essentielle au contrat avant l'embauche.

3. Examiner les problèmes de santé des prospects.

Minimisez vos dépenses en matière d'indemnisation des accidents du travail en examinant les demandes de remboursement de frais médicaux des candidats. Votre agent de sécurité ne devrait pas avoir plusieurs plaintes, déclarations de blessures ou affaires en cours, car vous pourriez être le prochain. Un recrutement précipité ne tient pas compte de ce risque, contrairement à un recrutement réfléchi.

4. Faire correspondre les horaires de travail au type de contrat.

Bien comprendre les horaires de travail d'un candidat vous aide à déterminer le poste le plus adapté à son profil. Voici quelques éléments à prendre en compte lors d'un recrutement (liste non exhaustive) :

1. Les jours où vous avez besoin d'un agent de sécurité sur un site public avec interaction avec la clientèle , il est important d'y affecter une personne qui a un bon contact humain.
2. Les nuits où vous avez besoin d'un agent de sécurité sur un site commercial avec une communication minimale , placez le plus vieux qui ne veut pas parler au public.
3. Vous devez affecter quelqu'un à une voiture de patrouille de sécurité ? Le mieux est probablement de choisir une personne sympathique, âgée de plus de 25 ans et ayant un casier judiciaire vierge afin de bénéficier de primes d'assurance moins élevées.

Il est important de connaître les forces et les faiblesses de vos employés dans leurs fonctions, et ils doivent aussi bien suivre les instructions. Votre objectif est que la direction ou vous-même communiquez avec la bonne personne, au bon moment, afin d'éviter les problèmes et les absences non justifiées.

5. Évitez les agents de sécurité à temps partiel.

Il existe toujours un risque que les agents de sécurité à temps partiel soient moins fidèles à votre entreprise que les employés à temps plein. Les agents à temps partiel ont généralement un autre emploi et ne bénéficient souvent pas des avantages sociaux liés à leur employeur. Nombre d'entre eux arrivent en retard, s'absentent pour cause de maladie ou ne se présentent pas au travail, contrairement aux employés à temps plein qui ont investi du temps et comptent sur leur emploi.

Et si vous tenez à vos uniformes et à votre équipement, n'embauchez pas de saisonniers. Bien souvent, vous perdez des chemises, des chaussures, des ceintures et d'autres équipements fournis. Car beaucoup quittent l'entreprise sans avoir gagné suffisamment pour toucher leur premier salaire.

Ça se termine par des tirs rapides, mais respectueux

Licencier un employé est une procédure délicate et souvent nécessaire, mais n'oubliez pas que vos agents de sécurité sont aussi des êtres humains. Il est normal de craindre de perdre un employé à cause des heures supplémentaires temporaires et du recrutement d'une nouvelle personne. Cependant, fermer les yeux sur un comportement inapproprié n'est pas préférable pour vous, votre équipe et, surtout, pour le contrat.

C'est toujours difficile de congédier quelqu'un. Heureusement, avec une procédure bien rodée, on peut faciliter le processus, le rendre plus rapide et plus humain qu'un licenciement impulsif et brutal.

Voici comment réduire les conflits entre employés et gérer les employés fautifs.

1. Mettre en place des canaux appropriés pour réprimander les gardiens.

Équilibrons les règles concernant les avertissements écrits et les licenciements. En tant que responsable ou opérateur de sécurité, précisez qui porte les galons de caporal et qui ne les porte pas. Un superviseur ou un gestionnaire formé est essentiel car il vous représente, ainsi que les agents, et assure une communication efficace entre les équipes.

N'envoyez jamais un agent de sécurité inexpérimenté, à peine capable de faire son travail, réprimander un collègue. Souvent, ils ne rédigent pas de rapport disciplinaire correct et adoptent un ton condescendant envers les employés. Il en résulte un conflit inutile entre votre entreprise et cet employé maintenant irrité. La situation ne fait alors qu'empirer.

Investissez dans la formation de vos superviseurs et gestionnaires. Si vous employez présentement un collaborateur expérimenté (et compétent), donnez-lui l'occasion d'apprendre et de perfectionner ses compétences. Par ailleurs, afin d'éviter toute confusion, élaborez un guide pour faciliter les procédures de licenciement des futurs superviseurs et offrez-leur des formations complémentaires pour développer leurs aptitudes.

2. Établissez une politique et respectez-la.

Une politique de licenciement normalisée vous offre un processus transparent et reproductible. Elle établit un plan structuré définissant les étapes à suivre et la manière de les mettre en œuvre, servant ainsi de base à l'ensemble de votre processus RH. Un outil comme Trainual peut vous aider à documenter et à standardiser ces processus.

Votre politique sert de guide aux superviseurs pour prévenir les conflits et gérer les comportements inappropriés. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour améliorer la communication avec les superviseurs, afin que la procédure de licenciement soit légale et simple :

• Élaborez et documentez les normes de votre politique d'entreprise : un guide étape par étape pour les avertissements écrits et les licenciements immédiats.
• Lors de l'embauche des agents de sécurité, passez en revue les procédures : avant leur entrée en fonction, assurez-vous qu'ils signent le règlement intérieur. Ils doivent connaître les modalités de fonctionnement, le comportement des clients et la date de versement de leur salaire.
• Copiez et conservez en lieu sûr les documents signés – Gardez toujours votre propre copie de tous les documents RH légaux signés. Mettez-la ensuite dans un endroit sûr, loin des activités quotidiennes du bureau.

3. Ne faites pas de favoritisme.

Vous savez probablement déjà que le favoritisme peut nuire au moral de l'équipe et à vos résultats financiers. Avez-vous songé aux raisons ? Cela démotivent les autres joueurs, encourage les comportements inappropriés et peut entraîner des poursuites judiciaires.

On ne peut pas punir une personne et en ignorer une autre. Faut-il attendre trois semaines avant d'appliquer une mesure disciplinaire, même si la personne concernée travaille chez vous depuis un certain temps ? Qu'il s'agisse d'un avertissement verbal, écrit ou d'un licenciement, référez-vous toujours à votre règlement intérieur et suivez la procédure établie. Car pour licencier rapidement, il ne faut ni raccourcis ni favoritisme.

4. Ne jamais discipliner en se basant sur les émotions.

Appliquer une mesure disciplinaire sous le coup de l'émotion est problématique. Dans le pire des cas, ça peut mener à un procès. En tant que gestionnaire ou exploitant, il est normal d'être frustré lorsqu'on perd un contrat à cause d'une erreur d'un employé. On le comprend parfaitement. Quoi qu'il en soit, il est essentiel de garder son calme avant de congédier un agent de sécurité ou de trouver une personne compétente .

Voulez-vous rendre le tir un peu plus facile ?

Commencez par expliquer aux employés qu'il existe une hiérarchie. Si leurs préoccupations ne sont pas soulevées par cette hiérarchie, instaurez une politique de communication ouverte. Permettez-leur de s'adresser directement à vous, que ce soit en personne ou par téléphone.

Un point essentiel à retenir : faites une copie de tous les documents juridiques signés. Cela vous permettra de prouver vos dires lorsqu’un avocat vous opposera des versions contradictoires.

5. Montrez du respect à l'employé licencié.

Licencier sur-le-champ ne signifie pas déshabiller un agent de sécurité sans ménagement, sous le regard de son remplaçant. De nombreuses entreprises privilégient maintenant le dialogue avec leurs employés plutôt que le licenciement immédiat – une stratégie que nous déconseillons.

Mettre à pied un employé en privé présente des avantages pour les deux parties. Ça vous donne le temps de vous organiser (par exemple, préparer les documents nécessaires). Et ça évite à l'employé un embarras potentiel devant ses collègues. Il y a aussi un avantage à cette pratique que la plupart des entreprises négligent – ​​et qui semble contre-productif.

Si vous êtes prêt à dialoguer et à vous confier, vous découvrirez des choses sur votre entreprise que vous ignoriez. Les employés mis à pied ont plus de respect pour les gestionnaires qui les congédient avec considération et respect. Il s'agissait peut-être d'une erreur de cœur, sans intention de nuire à vous ou à l'entreprise. Ça arrive, mais il est parfois nécessaire de prendre cette décision.

Cette approche vous permet de leur remettre une lettre de recommandation et un chèque de paie immédiatement. Si vous procédez correctement, vous valorisez cette personne au lieu de la dévaloriser par rapport à vous et à votre entreprise.

6. Ayez leur dernier chèque de paie prêt.

Il n'y a rien de mal à laisser les choses se calmer avant de congédier un employé. Vous pouvez prendre le temps de remettre les choses en ordre et de le laisser partir sereinement. Avant de partir, il demandera sûrement : « Où est mon salaire ? »

C'est pourquoi il est préférable d'avoir leur dernier salaire en main. Soyez prêt.

N'oubliez pas d'être honnête avec eux. Peut-être que ce poste ne vous convenait pas. Peut-être qu'ils sont gênés. Qui sait ? En comprenant les raisons d'une situation, vous pouvez les aider à trouver une meilleure solution. Ce n'est pas toujours facile de raisonner avec quelqu'un et d'obtenir un retour. Mais quand vous y parvenez… ils pourraient vous révéler quelque chose d'important, ce qui serait un atout considérable.