Recomendaciones para los responsables y operadores de seguridad: Contrata con calma, despide con rapidez

Recomendaciones para los responsables y operadores de seguridad: Contrata con calma, despide con rapidez

Contratar a nuevos guardias es una inversión.

Estás invirtiendo tiempo y dinero en formación, y quieres contratar a personas que te ayuden a llevar tu negocio al siguiente nivel.

Ya han quedado atrás los días en los que bastaba con publicar un anuncio en Craigslist para contratar a todo el mundo en un solo día. Ahora, la economía va mejor, los guardias son más caros y escasean las solicitudes de empleo.

Como jefe de seguridad, da la sensación de que el tiempo juega en tu contra. Es difícil entrevistar, formar y dar instrucciones a cada nuevo guardia, y muchas cosas se quedan en el tintero.

Es difícil seleccionar a los buenos candidatos, y aún más difícil despedirlos, sobre todo si has invertido tiempo y dinero en ellos. Sin embargo, son estas personas en las que confías para ofrecer un servicio excelente a los clientes y mantener los contratos. Por eso, es fundamental establecer buenas prácticas en materia de contratación y despido.

¿Cuál es la solución? Con un poco más de tiempo y esfuerzo, puedes mejorar el proceso de incorporación de tus empleados y asegurarte de que los nuevos trabajadores contribuyan al éxito de tu empresa, y no lo obstaculicen.

Lo primero es crear un marco de contratación sólido

Se necesita cierta habilidad para contratar guardias de seguridad con éxito. Las grandes empresas cuentan con la ayuda de un departamento de recursos humanos, pero la mayoría de las empresas no la tienen. Los responsables y los operadores de seguridad suelen estar muy ocupados y dejan el proceso de selección y las entrevistas para el último momento.

En la mayoría de los casos, esto hace que los guardias empiecen a trabajar sin haber pasado por una entrevista adecuada, una verificación de antecedentes o una formación adecuada, lo que a su vez provoca una elevada rotación de personal, una baja calidad en el servicio, demandas judiciales y la posible pérdida de contratos.

Para crear un buen marco de contratación, sigue las siguientes pautas para llevar a cabo el proceso de forma pausada.

1. Seguid enviando solicitudes.

La falta de candidatos lleva a contratar a la persona equivocada, ya que esta es incapaz de asumir responsabilidades básicas, cumplir con las instrucciones o seguir una formación. La mayoría de las veces tienes tanta prisa que no puedes impartirles la formación adecuada para que tengan siquiera una oportunidad, y eso perjudica a todo el mundo, incluido tu cliente.

Un problema relacionado es cuando los nuevos guardias de seguridad no pasan por un proceso de entrevista contrastado, sino que se les incorpora rápidamente al lugar de trabajo. Es mucho mejor tomarse el tiempo necesario y hablar con los guardias durante las entrevistas, sobre todo cuando vayan a tener contratos en exclusiva.

Recibir solicitudes de forma habitual es tu salvavidas. Aunque parezca más fácil hacerlo todo rápidamente, normalmente es mejor contar con más solicitudes, y un programa de gestión de personal de seguridad puede ayudarte a gestionarlas y darte más tiempo para el proceso de entrevistas.

2. Realiza una verificación exhaustiva de los antecedentes de cada candidato a guardia.

La verificación de antecedentes parece algo obvio, pero es fácil pasarla por alto cuando se necesita contratar a alguien con urgencia. Incluso cosas tan sencillas como que las agencias encargadas de expedir licencias de vigilante no se hayan puesto al día con una licencia podrían resultar perjudiciales, ya que es posible que los antecedentes penales no aparezcan de inmediato.

Lo que es peor, la falta de una verificación de antecedentes conlleva riesgos de responsabilidad civil.

Por ejemplo, no conviene colocar a un delincuente sexual registrado cerca de un colegio. Ni a alguien con antecedentes de hurto en una joyería. Asignar al vigilante equivocado a una zona inadecuada puede acarrear problemas para el contrato. En su lugar, tómate tu tiempo para hablar con los posibles vigilantes y documenta cualquier información relevante para el contrato antes de contratarlos.

3. Analiza las preocupaciones de los clientes potenciales en materia de salud.

Minimiza los pagos por accidentes laborales analizando el historial de reclamaciones médicas de los candidatos. Tu guardia no debería tener múltiples quejas por accidentes laborales, reclamaciones por lesiones ni casos pendientes, ya que tú podrías ser el siguiente. La contratación apresurada no tiene en cuenta este aspecto, a diferencia de la contratación pausada.

4. Adaptar los horarios de los turnos al tipo de contrato.

Conocer bien el horario laboral de un candidato te ayuda a determinar cuál es el puesto más adecuado para él. A continuación se enumeran algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de contratar, aunque no son todas:

1. Los días en los que necesites un guardia en un lugar público donde haya contacto con los clientes, es importante que destines a alguien que se lleve bien con la gente.
2. Las noches en las que necesites un vigilante para un recinto comercial en el que haya poca comunicación, pon al tipo mayor que no quiere hablar con el público.
3. ¿Necesitas poner a alguien al volante de un coche de patrulla de seguridad? Probablemente lo mejor sea elegir a alguien afable, mayor de 25 años y con un historial de conducción impecable, para que las cuotas del seguro sean más bajas.

Aunque debes conocer los puntos fuertes y débiles de tus empleados en cada puesto, estos también deben saber seguir instrucciones. Tu objetivo es que la dirección —o tú mismo— te comuniques con la persona adecuada, en el momento oportuno, para evitar responsabilidades legales y ausencias injustificadas.

5. Evita a los guardias a tiempo parcial.

Siempre existe el riesgo de que los guardias a tiempo parcial no sean tan leales a tu empresa como los que trabajan a tiempo completo. Los que trabajan a tiempo parcial suelen tener otros trabajos y, a menudo, no disfrutan de las prestaciones de tu empresa. Muchos llegan tarde, avisan de que no van a acudir al trabajo o ni siquiera se presentan, a diferencia de los empleados a tiempo completo, que han invertido tiempo en la empresa y dependen de ese trabajo.

Y si te importan tus uniformes y tu equipamiento, no contrates a trabajadores a tiempo parcial. La mayoría de las veces se pierden camisetas, zapatos, cinturones y otros elementos del equipamiento que se les proporciona. Porque muchos se marchan sin haber ganado lo suficiente ni siquiera para cobrar su primer sueldo.

Termina con un tiroteo rápido, pero respetuoso

Despedir a un empleado es complicado y, en la mayoría de los casos, necesario, pero recuerda que tus guardias también son personas. Es normal temer perder a alguien debido a las horas extras temporales y a la contratación de alguien nuevo. Pero hacer la vista gorda ante un mal comportamiento no es lo mejor para ti, para tu equipo y, lo más importante, para el contrato.

Una vez más, despedir a alguien es difícil. Afortunadamente, si se cuenta con un buen sistema, se puede facilitar el proceso, agilizarlo y hacerlo más humano que despedir a alguien de forma precipitada y sin más.

A continuación te explicamos cómo puedes reducir los conflictos entre empleados y gestionar a los empleados morosos.

1. Establecer los canales adecuados para amonestar a los guardias.

Aclaremos las cuestiones relacionadas con las amonestaciones y los despidos. Como responsable u operador de seguridad, define claramente quién lleva galones de suboficial y quién no. Un supervisor o responsable bien formado es una figura inestimable, ya que representa tanto a ti como a los guardias y puede facilitar una comunicación eficaz entre los equipos.

Nunca envíes a un guardia sin experiencia, que apenas sabe hacer su trabajo, a amonestar a otro guardia. A menudo no redactan el informe como es debido y tratan a los empleados con desprecio. El único resultado es un conflicto innecesario entre tu empresa y ese empleado, que ahora está molesto. Así que, a partir de ahí, la situación no hace más que ir a peor.

Invierte en la formación de un supervisor o responsable. Si actualmente cuentas con un trabajador con experiencia (y es competente), dale la oportunidad de aprender y mejorar en su trabajo. Además, para evitar confusiones, elabora un manual que facilite el proceso de despido a los futuros supervisores y ofréceles formación adicional para mejorar sus competencias.

2. Establece una política y cúmplela.

Una norma de política te ofrece un proceso transparente y repetible para la rescisión del contrato. Establece un plan organizado para definir qué pasos hay que seguir y cómo llevarlos a cabo, y sirve de base para todo tu proceso de recursos humanos. El uso de una herramienta como Trainual puede ayudarte a documentar y estandarizar estos procesos.

Tu política sirve de guía para que los supervisores prevengan los conflictos y gestionen las conductas inadecuadas. Hay algunas cosas que puedes hacer para comunicarte mejor con los supervisores, de modo que el proceso de despido sea legal y sencillo:

• Elabora y documenta las normas de tu empresa: una guía paso a paso sobre las amonestaciones por escrito y el despido inmediato
• Repasa los procedimientos con los guardias en el momento de su contratación: antes de que empiecen a trabajar, asegúrate de que firmen el manual del empleado. Deben saber cómo desempeñar su trabajo, cómo tratar a los clientes y en qué día reciben su nómina.
• Haz una copia de los documentos firmados y guárdalos bajo llave: conserva siempre tu propia copia de todos los documentos legales de RR. HH. firmados. A continuación, guárdalos en un lugar seguro, alejado de la actividad diaria de la oficina.

3. No tengas favoritos.

Probablemente ya sepas que tener favoritos puede afectar a la moral del equipo y a tus resultados económicos. ¿Te has planteado por qué? Desmotiva al resto de guardias, fomenta el mal comportamiento y puede dar lugar a demandas judiciales.

No puedes sancionar a una persona e ignorar a la otra. ¿O acaso deberías esperar tres semanas para aplicar una sanción, incluso si uno de ellos lleva ya un tiempo contigo? Ya sea una amonestación verbal, por escrito o un despido, consulta siempre el manual de la empresa y sigue el procedimiento establecido. Porque, a la hora de despedir a alguien rápidamente, no puede haber atajos ni favoritismos.

4. Nunca castigues dejándote llevar por las emociones.

Cuando se imponen medidas disciplinarias basándose en los sentimientos, el asunto se complica. Y, en el peor de los casos, puede acabar en una demanda. Como responsable o director, es fácil sentirse frustrado cuando se pierde un contrato por un error de un empleado. Lo entendemos perfectamente. Aun así, hay que recuperar la cordura antes de despedir a un guardia o buscar a alguien que pueda hacerlo.

¿Quieres que la cocción sea un poco más fácil?

Empieza por hacer comprender a los empleados que existe una jerarquía. Si las inquietudes de los empleados no se canalizan a través de dicha jerarquía, establece una política de puertas abiertas. Permite que los empleados hablen directamente contigo, ya sea en persona o por teléfono.

Hay algo que debes tener en cuenta: haz una copia de toda la documentación legal que contenga firmas. Te servirá como prueba que respalde tus acciones cuando un abogado te plantee el argumento de «él dijo, ella dijo».

5. Sé respetuoso con el empleado despedido.

Despedir a alguien de forma precipitada no significa quitarle el uniforme a un guardia mientras su sustituto espera de pie. Muchas empresas están empezando a sentarse a hablar con los empleados en lugar de despedirlos allí mismo, una estrategia que no recomendamos.

Despedir a un empleado en un entorno privado beneficia a ambas partes. Te da tiempo para organizarte (por ejemplo, preparar la documentación). Y le ahorra a él una posible situación embarazosa delante de sus compañeros. Además, hay una ventaja al hacerlo que la mayoría de las empresas pasan por alto —y que parece contraproducente—.

Si estás dispuesto a hablar y a abrirte, descubrirás cosas sobre tu empresa que nunca habías sabido. Los empleados despedidos sienten más respeto por los directivos que los despiden con estima y consideración. Quizá fue un error del corazón; no se hizo nada a propósito para hacerte daño a ti ni a la empresa. Son cosas que pasan, pero es posible que, aun así, tengas que despedirlos.

Adoptar este enfoque te permite entregarles una carta de recomendación y la nómina en ese mismo momento. Si lo haces bien, animarás a esa persona en lugar de hacer que se sienta desanimada respecto a ti y a tu empresa.

6. Tener a mano su última nómina.

No pasa nada por dejar que las cosas se calmen a la hora de despedir a un empleado. Puedes tomarte tu tiempo para que todo el mundo se ponga en su sitio y dejar que se marche en paz. Antes de irse, te preguntará:«¿Dónde está mi nómina?».

Por eso es importante que tengas su última nómina a la vista. Estate preparado.

No te olvides de ser sincero con ellos. Quizá el puesto de guardia no fuera lo más adecuado para ti. Quizá se sientan avergonzados. ¿Quién sabe? Cuando entiendes por qué ha ocurrido algo, puedes ayudar a esa persona a estar en una situación mejor. No siempre es fácil razonar con alguien y obtener su opinión. Pero cuando lo consigues… puede que te cuenten algo, lo cual es una gran ventaja para ti.