Comment réduire les absences des employés : 9 stratégies qui fonctionnent

Comment réduire les absences des employés : 9 stratégies qui fonctionnent

Les problèmes d'absentéisme des employés constituent un fléau pour le secteur de la sécurité physique depuis des années . Si vos agents sont régulièrement en retard ou absents, cela peut avoir un impact négatif sur vos résultats financiers ainsi que sur le moral de toute l'équipe.

S'il n'est pas raisonnable d'exiger une présence parfaite, les absences et les retards chroniques doivent être traités rapidement.

Nous allons aborder comment réduire l'absentéisme des employés grâce à 9 stratégies éprouvées

1. Embauchez les bonnes personnes
2. Conserver des registres détaillés
3. Réglez les problèmes rapidement
4. Reconnaître les bonnes performances
5. Autoriser les gardiens à rattraper les quarts de travail manqués
6. Donnez le bon exemple
7. Établir les règles de base
8. Acheminer les appels par l'entremise d'un gestionnaire
9. Faire le suivi

1. Embaucher les bonnes personnes

La meilleure façon de réduire les absences des employés est d'embaucher les bonnes personnes dès le départ. Pour ce faire :

• Prenez votre temps pour recruter (mais pas trop ! Si vous attendez trop longtemps, vous risquez de passer à côté d'excellents candidats sur ce marché du travail concurrentiel).
• Effectuer des vérifications des antécédents
• Vérifier et contacter les références des employés

Être proactif et consacrer du temps à trouver les bonnes personnes permet de bâtir une équipe fiable.

2. Tenir des registres détaillés

Il est essentiel de tenir des registres détaillés du rendement des employés. Dans la plupart des États, cette tenue est même obligatoire. Sans documentation, il peut être difficile d'identifier et de résoudre ces problèmes.

Utilisez un logiciel de gestion des effectifs de sécurité pour faciliter la planification, permettre à votre équipe de communiquer les horaires de prise en charge et de retrait des équipes et, bien sûr, suivre les problèmes de présence.

Agissez : consacrez du temps chaque semaine à la gestion des présences. Vous gagnerez ainsi du temps et éviterez bien des frustrations à long terme.

3. Réglez les problèmes rapidement

Pour éviter les retards et les échéances manquées, il est important d'éviter les absences injustifiées des membres de l'équipe. Si vous constatez qu'un employé s'absente régulièrement pour maladie ou urgence pendant les périodes de forte activité, il est possible qu'il abuse du système.

Ne tirez pas de conclusions hâtives. Assurez-vous d'aborder ouvertement leurs problèmes d'assiduité. Il est possible qu'ils rencontrent des difficultés et aient besoin d'un soutien supplémentaire.

Il est toujours préférable de régler rapidement les problèmes d'absentéisme. Même si l'employé excelle dans ses autres fonctions, s'il a la mauvaise habitude d'arriver systématiquement en retard au travail, c'est un problème qu'il faut résoudre.

Tolérer les retards d'un seul employé peut engendrer des problèmes culturels au sein de votre équipe, en plus de gaspiller l'argent de votre entreprise.

Agissez : Élaborez une politique claire concernant les retards et les absences injustifiées. C'est essentiel pour que tout le monde connaisse les attentes et les conséquences du non-respect des règles.

4. Reconnaître les bonnes performances

La reconnaissance est un excellent moyen de motiver vos agents et de renforcer leur moral. Une façon d'y parvenir est de récompenser les bonnes performances par une prime, ce qui incitera les employés à respecter les règles.

Agissez : Vous pourriez envisager de récompenser vos employés pour leur assiduité et leur ponctualité. Qu'il s'agisse d'une plaque, de congés payés ou d'une carte-cadeau, assurez-vous simplement qu'ils comprennent pourquoi ils la reçoivent.

Nous avons aussi trouvé qu'une légère compétition peut être très efficace. Vous pouvez par exemple offrir une récompense collective pour la ponctualité ou une présence parfaite pendant un nombre de jours déterminé. Assurez-vous simplement de ne pas pénaliser les absences justifiées, car cela pourrait engendrer du ressentiment et entraîner un taux de départ élevé.

5. Autoriser les gardiens à rattraper les quarts de travail manqués

Si certains de vos gardes font régulièrement des remarques désobligeantes, vous devrez prendre des mesures disciplinaires.

Une stratégie que nous avons jugée efficace pour gérer les absences au travail consiste à offrir aux employés la possibilité de rattraper les heures manquées. Vous constaterez que plusieurs de vos agents sont tout à fait disposés à récupérer ces heures afin de compenser une éventuelle perte de salaire.

6. Donnez le bon exemple

Donner le bon exemple est essentiel. Si les cadres et les superviseurs sont régulièrement en retard, cela donne le ton à toute l'entreprise et laisse entendre aux employés qu'il est acceptable d'être en retard.

Lorsque les personnes occupant des postes de direction sont ponctuelles et n'abusent pas des absences injustifiées, les employés remarquent leur éthique professionnelle et tentent de faire de même.

Agissez : Collaborez avec vos gestionnaires et superviseurs pour vous assurer qu’ils connaissent bien la politique relative aux retards et aux absences non justifiées. Puisqu'ils doivent montrer l'exemple, ils doivent parfaitement connaître les règles et les respecter.

7. Établir les règles de base

Lorsqu'un membre de l'équipe a des absences injustifiées, il est important de lui expliquer comment le non-respect des horaires affecte toute l'équipe. On s'adapte toujours mieux au changement quand on en comprend l' importance . Il est possible que vos agents de sécurité ne réalisent pas l'impact des absences injustifiées sur les autres, et que ces derniers doivent redoubler d'efforts pour compenser.

Ainsi, le simple fait de partager la situation dans son ensemble avec vos employés peut régler le problème à la source et ainsi éviter des mesures disciplinaires supplémentaires.

Agissez : n’attendez pas que des problèmes d’absentéisme surviennent pour établir les règles. Assurez-vous que les politiques relatives aux horaires et à la présence des agents de sécurité font partie intégrante de leur formation initiale et continue.

8. Faire transiter toutes les annulations par un responsable.

C'est incroyable comme ça fonctionne bien. Il est beaucoup plus facile pour les employés de s'absenter du travail sur un coup de tête lorsqu'ils appellent la réceptionniste ou laissent un message à un collègue ou sur sa boîte vocale.

Mesures à prendre : Établissez la règle selon laquelle les employés doivent appeler leur gestionnaire en cas d’absence. Si l’employé a une véritable urgence ou un motif valable (maladie, convocation à un jury, etc.), il n’aura probablement aucun mal à prévenir son responsable. En revanche, s’il tente de s’absenter sans autorisation, l’obligation d’appeler et de mentir à son responsable peut suffire à réduire l’absentéisme.

9 Suivi

Quelles que soient les raisons de l'absence d'un employé, assurez-vous de faire un suivi. Ce suivi a un double objectif : montrer à vos employés que vous vous souciez d'eux et que vous êtes au courant de leurs absences.

Si un employé s'absente pour une raison valable, comme une maladie, prenez de ses nouvelles et demandez-lui comment il se sent afin de savoir s'il est capable de retourner au travail ou s'il a besoin de plus de temps. N'essayez pas de le forcer à revenir s'il a besoin de plus de temps. Exprimez plutôt votre compréhension et proposez-lui de faire des heures supplémentaires lorsqu'il sera rétabli, s'il veut compenser une partie de son manque à gagner.

En assurant un suivi des absences justifiées, vous contribuez à instaurer un climat de travail plus positif. Vous démontrez ainsi votre intérêt pour vos employés et leur bien-être.

Et si vous faites systématiquement un suivi après les absences, les employés y réfléchiront à deux fois avant d'abuser du système.

Vous pouvez faire beaucoup pour améliorer l'assiduité des agents de sécurité.

Les aléas de la vie sont inévitables. La congestion routière et les maladies sont imprévisibles. Ce qui est inacceptable, c'est qu'un employé soit toujours en retard ou s'absente régulièrement. Dans ce cas, il ne respecte ni votre temps ni celui de son équipe.

Vous pouvez éviter que cela ne se produise en tenant des registres précis, en traitant proactivement les problèmes qui surviennent et en pratiquant la maintenance préventive.

La responsabilisation et la fiabilité sont essentielles au succès d'une entreprise de sécurité. Si vous ne donnez pas le bon exemple et n'intégrez pas la ponctualité et une culture du respect dans la formation de vos employés, cela peut avoir un impact considérable sur leur moral. Éventuellement, si rien n'est fait, cela peut entraîner un taux de roulement élevé du personnel, ce qui représente un coût important pour votre entreprise.

N'attendez pas pour agir ! Grâce à divers rapports automatisés, vous et vos superviseurs pouvez rester constamment informés des problèmes urgents, des employés sous-performants, et plus encore.