Empfehlungen für Sicherheitsdienstleiter und -mitarbeiter: Langsam einstellen, schnell entlassen

Empfehlungen für Sicherheitsdienstleiter und -mitarbeiter: Langsam einstellen, schnell entlassen

Die Einstellung neuer Wachleute ist eine Investition.

Sie investieren Zeit und Geld in die Weiterbildung und möchten Mitarbeiter einstellen, die dazu beitragen, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

Vorbei sind die Zeiten, in denen man eine Anzeige auf Craigslist schalten und an einem Tag alle Mitarbeiter einstellen konnte. Mittlerweile geht es der Wirtschaft wieder besser, Sicherheitspersonal ist teurer geworden, und es gibt kaum noch Bewerbungen.

Als Sicherheitsdienstleiter hat man das Gefühl, dass die Zeit gegen einen arbeitet. Es ist schwierig, jeden neuen Sicherheitsmitarbeiter zu befragen, einzuarbeiten und ihm Dienstanweisungen zu geben – und vieles geht dabei unter.

Es ist schwierig, gute Bewerber zu finden, und noch schwieriger, sie wieder zu entlassen – vor allem, wenn man Zeit und Geld in sie investiert hat. Dabei sind es genau diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denen man zutraut, den Kunden einen hervorragenden Service zu bieten und Aufträge zu sichern. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, bewährte Verfahren für die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern festzulegen.

Die Lösung? Mit etwas mehr Zeit und Mühe können Sie Ihren Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter verbessern und sicherstellen, dass diese zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen und ihm nicht im Weg stehen.

Am Anfang steht die Schaffung eines soliden Einstellungsrahmens

Um Sicherheitskräfte erfolgreich einzustellen, braucht es ein gewisses Maß an Geschick. Große Unternehmen können dabei auf eine Personalabteilung zurückgreifen, die meisten Unternehmen verfügen jedoch nicht über eine solche. Sicherheitsdienstleiter und -betreiber sind in der Regel stark ausgelastet und schieben den Bewerbungs- und Vorstellungsgesprächsprozess bis zur letzten Minute auf.

In den meisten Fällen führt dies dazu, dass Wachpersonal ohne ordnungsgemäßes Vorstellungsgespräch, ohne Hintergrundüberprüfung und ohne Schulung zum Einsatz kommt – was wiederum zu einer hohen Fluktuation, schlechter Qualität, Rechtsstreitigkeiten und möglicherweise zum Verlust von Aufträgen führt.

Um ein gutes Einstellungssystem aufzubauen, befolgen Sie die folgenden Richtlinien, um bei der Einstellung Bedacht zu walten.

1. Reichen Sie weiterhin Bewerbungen ein.

Ein Mangel an Bewerbern führt dazu, dass die falsche Person eingestellt wird, die dann nicht in der Lage ist, grundlegende Aufgaben zu bewältigen, Anweisungen zu befolgen oder Schulungen zu absolvieren. Meistens ist man so in Eile, dass man keine angemessene Einarbeitung bieten kann, damit die Person überhaupt eine Chance hat, und das schadet allen – auch Ihrem Kunden.

Ein damit verbundenes Problem tritt auf, wenn neue Sicherheitskräfte kein bewährtes Vorstellungsgespräch durchlaufen, sondern stattdessen überstürzt an den Einsatzort geschickt werden. Es ist viel besser, wenn Sie sich Zeit nehmen und während der Vorstellungsgespräche mit Ihren Sicherheitskräften sprechen – insbesondere, wenn diese im Rahmen von Exklusivverträgen eingesetzt werden sollen.

Regelmäßig eingehende Bewerbungen sind Ihre Lebensader. Auch wenn es verlockend erscheint, alles schnell zu erledigen, sind mehr Bewerbungen in der Regel von Vorteil, und eine Software für Sicherheitsdienste kann Ihnen dabei helfen, diese zu verwalten, und Ihnen mehr Zeit für den Bewerbungsprozess verschaffen.

2. Führen Sie bei jedem potenziellen Wachmann eine umfassende Hintergrundüberprüfung durch.

Hintergrundüberprüfungen scheinen selbstverständlich zu sein, werden aber leicht übersehen, wenn dringend Personal benötigt wird. Selbst einfache Dinge wie die Tatsache, dass die für die Zulassung von Sicherheitspersonal zuständigen Behörden eine Lizenz nicht rechtzeitig erfassen, können sich nachteilig auswirken, da eine Vorstrafe möglicherweise nicht sofort auffällt.

Schlimmer noch: Die fehlende Hintergrundüberprüfung birgt Haftungsrisiken.

Man möchte beispielsweise keinen registrierten Sexualstraftäter in der Nähe einer Schule einsetzen. Oder jemanden mit Vorstrafen wegen Diebstahls in einem Juweliergeschäft. Der Einsatz des falschen Wachmanns am falschen Ort führt zu Problemen für den Vertrag. Nehmen Sie sich stattdessen Zeit, mit potenziellen Wachleuten zu sprechen, und halten Sie alle vertragsrelevanten Informationen vor der Einstellung schriftlich fest.

3. Informieren Sie sich über die gesundheitlichen Belange der Interessenten.

Minimieren Sie Ihre Zahlungen aus der Arbeitsunfallversicherung, indem Sie die Krankmeldungen potenzieller Mitarbeiter prüfen. Ihr Sicherheitsmitarbeiter sollte nicht mehrere Beschwerden im Zusammenhang mit der Arbeitsunfallversicherung, Schadensersatzansprüche oder anhängige Verfahren haben – denn Sie könnten der Nächste sein. Bei einer überstürzten Einstellung wird dies im Gegensatz zu einer sorgfältigen Auswahl nicht berücksichtigt.

4. Die Schichtzeiten sind an die Vertragsart anzupassen.

Wenn Sie die Arbeitszeiten eines Bewerbers genau kennen, können Sie besser einschätzen, welche Stelle für ihn am besten geeignet ist. Im Folgenden finden Sie einige – wenn auch nicht alle – Aspekte, die bei der Einstellung zu berücksichtigen sind:

1. An Tagen, an denen Sie einen Sicherheitsmitarbeiter an einem öffentlichen Ort mit Kundenkontakt benötigen, ist es wichtig, dass Sie dort jemanden einsetzen, der gut mit Menschen umgehen kann.
2. An Abenden, an denen Sie einen Wachmann für ein Gewerbegebiet benötigen, der möglichst wenig kommunizieren muss, setzen Sie den älteren Kollegen ein, der nicht mit der Öffentlichkeit sprechen möchte.
3. Möchten Sie jemanden in einen Sicherheitsstreifenwagen setzen? Am besten wählen Sie eine freundliche Person, die über 25 Jahre alt ist und eine einwandfreie Fahrbilanz vorweisen kann, um die Versicherungsbeiträge niedrig zu halten.

Sie sollten zwar die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter in einer bestimmten Position kennen, diese müssen aber auch gut Anweisungen befolgen können. Ihr Ziel ist es, dass die Führungskräfte oder Sie selbst zum richtigen Zeitpunkt mit der richtigen Person kommunizieren, um Haftungsrisiken und Fehlzeiten zu vermeiden.

5. Halten Sie sich von Teilzeit-Sicherheitskräften fern.

Es besteht immer das Risiko, dass Teilzeit-Sicherheitskräfte Ihrem Unternehmen nicht so loyal gegenüberstehen wie Vollzeitkräfte. Teilzeitkräfte haben in der Regel noch einen anderen Job und erhalten oft keine Sozialleistungen von Ihnen. Viele kommen zu spät, melden sich krank oder erscheinen gar nicht – im Gegensatz zu Vollzeitkräften, die Zeit investiert haben und auf diesen Job angewiesen sind.

Und wenn Ihnen Ihre Uniformen und Ihre Ausrüstung am Herzen liegen, stellen Sie keine Teilzeitkräfte ein. In den meisten Fällen gehen Hemden, Schuhe, Gürtel und andere bereitgestellte Ausrüstungsgegenstände verloren. Denn viele verlassen das Unternehmen, ohne genug verdient zu haben, um überhaupt ihren ersten Lohn zu erhalten.

Es endet mit schnellem, aber respektvollem Schießen

Die Kündigung eines Mitarbeiters ist eine heikle Angelegenheit und meist notwendig, aber denken Sie daran, dass Ihre Sicherheitskräfte auch nur Menschen sind. Es ist normal, dass man Bedenken hat, jemanden wegen vorübergehender Überstundenzuschläge zu verlieren und einen neuen Mitarbeiter einstellen zu müssen. Doch die Augen vor schlechtem Verhalten zu verschließen, ist weder für Sie noch für Ihr Team und vor allem nicht für den Vertrag von Vorteil.

Es ist, wie gesagt, schwierig, jemanden zu entlassen. Glücklicherweise lässt sich der Prozess mit einem guten System reibungsloser gestalten, beschleunigen und menschlicher handhaben, als wenn man jemanden unüberlegt auf der Stelle entlässt.

So können Sie Konflikte unter Mitarbeitern verringern und mit säumigen Mitarbeitern umgehen.

1. Es sind geeignete Verfahren für die Verhängung von Verweisen gegen Wachpersonal einzurichten.

Lassen Sie uns die Probleme im Zusammenhang mit Verweisen und Entlassungen ausräumen. Legen Sie als Leiter oder Einsatzleiter des Sicherheitsdienstes klar fest, wer Unteroffiziersstreifen trägt und wer nicht. Ein geschulter Vorgesetzter oder Leiter ist von unschätzbarem Wert, da er sowohl Sie als auch die Sicherheitskräfte vertritt und effektiv zwischen den Teams vermitteln kann.

Schicken Sie niemals einen unerfahrenen Wachmann, der seine Arbeit kaum beherrscht, um einen anderen Wachmann zu ermahnen. Oft verfassen sie keine ordnungsgemäße schriftliche Verwarnung und sprechen die Mitarbeiter herablassend an. Das einzige Ergebnis ist ein unnötiger Konflikt zwischen Ihrem Unternehmen und diesem nun verärgerten Mitarbeiter. Von da an geht es nur noch bergab.

Investieren Sie in die Weiterbildung eines Vorgesetzten oder Managers. Wenn Sie derzeit einen erfahrenen Mitarbeiter beschäftigen (und dieser seine Arbeit gut macht), geben Sie ihm die Chance, dazuzulernen und seine beruflichen Fähigkeiten zu verbessern. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie außerdem ein Handbuch erstellen, das künftigen Vorgesetzten die Durchführung von Kündigungen erleichtert, und zusätzliche Schulungen anbieten, um deren Kompetenzen zu erweitern.

2. Führen Sie eine Richtlinie ein und halten Sie sich daran.

Eine Richtlinie bietet Ihnen einen transparenten und wiederholbaren Prozess für die Kündigung. Sie schafft einen strukturierten Plan, der festlegt, welche Schritte zu unternehmen sind und wie Sie diese umsetzen – und dient damit als Grundlage für Ihren gesamten Personalprozess. Der Einsatz eines Tools wie Trainual kann Ihnen dabei helfen, diese Prozesse zu dokumentieren und zu standardisieren.

Ihre Richtlinie dient den Vorgesetzten als Leitfaden, um Konflikte zu vermeiden und Fehlverhalten zu ahnden. Es gibt einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Kommunikation mit den Vorgesetzten zu verbessern, damit der Kündigungsprozess rechtskonform und reibungslos verläuft:

• Erstellen und dokumentieren Sie Ihre Unternehmensrichtlinien – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Verwarnungen und fristloser Kündigung
• Gehen Sie bei der Einstellung die Abläufe mit den Sicherheitskräften durch – Bevor sie ihren Dienst antreten, stellen Sie sicher, dass sie das Mitarbeiterhandbuch unterzeichnen. Sie müssen wissen, wie sie sich im Dienst verhalten, wie sie mit Kunden umgehen und an welchem Tag sie ihren Lohn erhalten.
• Unterzeichnete Dokumente kopieren und sicher aufbewahren – Bewahren Sie stets eine eigene Kopie aller unterzeichneten rechtlichen Personalunterlagen auf. Lagern Sie diese anschließend an einem sicheren Ort, abseits des täglichen Bürobetriebs.

3. Bevorzuge niemanden.

Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass Bevorzugung die Moral im Team und Ihren Gewinn beeinträchtigen kann. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum das so ist? Es demotiviert andere Spieler, fördert schlechtes Verhalten und kann zu Rechtsstreitigkeiten führen.

Man kann nicht eine Person disziplinieren und die andere ignorieren. Oder sollte man drei Wochen warten, bevor man eine Disziplinarmaßnahme verhängt – selbst wenn einer der Mitarbeiter schon eine Weile bei Ihnen ist? Ob mündlich, schriftlich oder durch Kündigung: Halten Sie sich stets an Ihr Handbuch und befolgen Sie den vorgeschriebenen Ablauf. Denn wenn man schnell entlässt, darf es keine Abkürzungen oder Bevorzugungen geben.

4. Erziehe niemals aus einer emotionalen Reaktion heraus.

Wenn Sie Disziplinarmaßnahmen aufgrund Ihrer Gefühle ergreifen, ist das problematisch. Und im schlimmsten Fall endet es mit einer Klage. Als Führungskraft oder Betreiber ist es leicht, frustriert zu sein, wenn Sie wegen eines Fehlers eines Mitarbeiters einen Auftrag verlieren. Das verstehen wir vollkommen. Dennoch müssen Sie einen kühlen Kopf bewahren, bevor Sie einen Wachmann entlassen – oder jemanden finden, der das tun kann.

Möchtest du das Schießen ein bisschen einfacher gestalten?

Machen Sie den Mitarbeitern zunächst klar, dass es eine Befehlskette gibt. Wenn die Anliegen der Mitarbeiter nicht über diese Kette weitergeleitet werden, führen Sie eine Politik der offenen Tür ein. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, direkt mit Ihnen zu sprechen, sei es persönlich oder telefonisch.

Eines sollten Sie dabei unbedingt beachten: Kopieren Sie alle rechtlichen Unterlagen, die Unterschriften enthalten. So können Sie Ihre Handlungen mit Beweisen untermauern, falls ein Anwalt Ihnen das „Er sagt, sie sagt“-Argument entgegenhält.

5. Behandeln Sie entlassene Mitarbeiter mit Respekt.

Eine schnelle Entlassung bedeutet nicht, einem Wachmann vor den Augen seines Nachfolgers die Uniform abzunehmen. Viele Unternehmen beginnen mittlerweile, sich mit den Mitarbeitern zusammenzusetzen und ein Gespräch zu führen, anstatt sie direkt vor Ort zu entlassen – eine Strategie, die wir nicht empfehlen.

Die Entlassung eines Mitarbeiters unter vier Augen kommt beiden Seiten zugute. Sie verschafft Ihnen Zeit, alles vorzubereiten (z. B. Unterlagen zusammenzustellen). Und dem Mitarbeiter erspart es mögliche Peinlichkeiten vor seinen Kollegen. Es gibt dabei noch einen weiteren Vorteil, den die meisten Unternehmen übersehen – und der auf den ersten Blick kontraproduktiv erscheint.

Wenn Sie bereit sind, zu reden und sich zu öffnen, werden Sie Dinge über Ihr Unternehmen erfahren, die Sie noch nie gewusst haben. Entlassene Mitarbeiter haben mehr Respekt vor Führungskräften, die sie mit Wertschätzung und Rücksicht entlassen. Vielleicht war es ein Fehler aus Unachtsamkeit, und es wurde nicht absichtlich etwas getan, um Ihnen oder dem Unternehmen zu schaden. So etwas kommt vor, aber möglicherweise müssen Sie die Person dennoch entlassen.

Wenn Sie diesen Ansatz wählen, können Sie ihm oder ihr sofort ein Empfehlungsschreiben und einen Gehaltsscheck aushändigen. Wenn Sie das richtig machen, stärken Sie diesen Mitarbeiter oder diese Mitarbeiterin, anstatt ihm oder ihr ein schlechtes Gefühl gegenüber Ihnen und Ihrem Unternehmen zu vermitteln.

6. Halten Sie den letzten Gehaltsnachweis bereit.

Es ist völlig in Ordnung, die Lage erst einmal abklingen zu lassen, wenn man einen Mitarbeiter entlässt. Man kann sich die Zeit nehmen, alle Beteiligten auf den richtigen Stand zu bringen und den Mitarbeiter in Ruhe gehen zu lassen. Bevor er geht, wird er fragen:„Wo bleibt mein Gehaltsscheck?“

Deshalb solltest du dir ihren letzten Gehaltsnachweis im Voraus besorgen. Sei darauf vorbereitet.

Vergiss nicht, ehrlich zu ihnen zu sein. Vielleicht war die Position als Wachmann nicht das Richtige für dich. Vielleicht ist es ihnen peinlich. Wer weiß das schon? Wenn du verstehst, warum etwas passiert ist, kannst du dazu beitragen, dass es dieser Person besser geht. Es ist nicht immer einfach, mit jemandem zu reden und Feedback zu bekommen. Aber wenn du es schaffst … sagt er dir vielleicht etwas – ein großer Vorteil für dich.