Einsatz der konfigurierbaren Berichtsvorlagen von Trackforce zur Verwaltung von Vorfällen und Wachaktivitäten

In welchem Bereich müssen Sicherheitsteams besonders überzeugen? Wenn es um die Standardisierung von Geschäftsabläufen geht, revolutionieren konfigurierbare oder anpassbare Berichtsvorlagen die Art und Weise, wie Sicherheitsunternehmen den Berichtsprozess angehen.

Dank konfigurierbarer Berichtsvorlagen können Vorgesetzte Formularfelder und Formularanforderungen an Standardarbeitsanweisungen (SOPs), vertragliche Vorgaben und behördliche Vorschriften anpassen. Darüber hinaus trägt die Konfiguration von Berichten – insbesondere von Vorfall- oder Tagesberichten – zur Standardisierung der Prozesse im Sicherheitsunternehmen bei, sodass der Betrieb vorhersehbar und effizient abläuft.

Die konfigurierbaren Berichtsvorlagen von Trackforce vereinfachen den Berichtsprozess und ermöglichen es Vorgesetzten, einen oder mehrere Berichte, die an verschiedenen Standorten verwendet werden, mühelos anzupassen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Sicherheitspersonal weiß, was und wie es zu berichten ist, und gleichzeitig werden die Prozesse standardisiert, um einen fehlerfreien Betrieb zu gewährleisten.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was Sicherheitsunternehmen tun können, um ihre Berichterstattung zu standardisieren, und wie sich Berichte so gestalten lassen, dass sie aussagekräftiger werden – alles mit dem Ziel, genau den Bereich zu verbessern, in dem Sicherheitsteams herausragende Leistungen erbringen müssen.

Lesen Sie Teil 1 und Teil 2 der Serie zur Konfiguration von Vorfall- und Tagesberichten für Sicherheitskräfte:

• Teil 1: Was gehört in einen Bericht? Die richtige Meldung von Vorfällen im Bereich der physischen Sicherheit
• Teil 2: Wie konfigurierbare Berichtsvorlagen den Prozess der Vorfallmeldung durch Sicherheitspersonal standardisieren

Was Sicherheitsunternehmen tun können, um ihre Berichterstattung zu vereinheitlichen

Wenn es bei der Berichterstellung auf eines ankommt, dann ist es, dass sie zuverlässig sein muss. Der beste Weg, um zuverlässige Berichte zu erstellen, ist die Erstellung von Basisvorlagen. Bei der Erstellung von Vorlagen werden mehrere Berichtsbereiche eingerichtet, mit dem Ziel, den Prozess einfach und wiederholbar zu gestalten.

Wenn ein Bericht wiederverwendbar ist, bedeutet dies, dass er problemlos standardisiert und an mehreren Standorten verwendet werden kann. Die beste standardisierte Berichtsvorlage enthält alle Angaben, die zur Einhaltung von SOPs, vertraglichen Verpflichtungen und anderen Vorschriften erforderlich sind.

Trackforce vereinfacht den Standardisierungsprozess durch die Erstellung benutzerfreundlicher Berichtsvorlagen. Der Vorlagenprozess regelt, wie Unternehmen ihre Berichte nutzen, anpassen und bewerten, um die Einheitlichkeit über einen oder mehrere Standorte hinweg zu gewährleisten.

Mit strukturierten Berichten können Sie:

Zwar sind nicht alle Vorlagenlösungen gleich, doch die Software zur Meldung von Vorfällen von Trackforce ermöglicht es Sicherheitsunternehmen, ihre Berichterstattung schnell anzupassen und einzuhalten, um auch strengste Vorschriften oder vertragliche Anforderungen zu erfüllen.

Hier sind 7 Funktionen zur Meldung von Vorfällen durch Sicherheitspersonal, die in Trackforce zu finden sind:

1. Flexible Feldoptionen zur Digitalisierung von Papierformularen
2. Drag & Drop zur Erstellung von Vorlagen
3. Sprach-zu-Text-Funktion für eine einfache Bedienung
4. Unterstützung für Mediendateianhänge wie Fotos mit Zeitstempel, Audio- und Videodateien, GPS-Standortdaten und Notizen
5. Konfigurierbare Benachrichtigungen und automatische Warnmeldungen an die Beteiligten
6. Authentifizierung des Wachpersonals und Möglichkeiten zur Nachverfolgung durch die Vorgesetzten
7. Berichtsanalysen zur Statusverfolgung

So konfigurieren Sie Berichte zu Sicherheitsvorfällen und täglichen Aktivitäten (DARs)

Prozesse wie die Sicherung von Beweismitteln, die Reaktion des Wachpersonals, die Rechenschaftspflicht bei der Berichterstattung und die Dokumentation von Folgemaßnahmen müssen sicherstellen, dass Sicherheitsunternehmen den größtmöglichen Nutzen aus ihrer Datenerfassung ziehen.

Mithilfe konfigurierbarer Berichte können Sicherheitsunternehmen standortübergreifende Vergleiche anstellen, um kritische Analysen durchzuführen und Risiken besser zu mindern. Anhand solcher Vergleiche lässt sich feststellen, an welchen Standorten mehr Verstöße auftreten, welche Standorte gute Ergebnisse erzielen und an welchen möglicherweise weitere Maßnahmen erforderlich sind.

Trackforce unterstützt Vorgesetzte und Sicherheitsmitarbeiter bei der Konfiguration der Berichterstellung, um das Risiko potenzieller Fehler oder Missverständnisse zu verringern. Und so funktioniert es:

Kritische Vorfälle und Aktivitätsberichte digital nachverfolgen

Durch die Abkehr von der Berichterstattung in Papierform haben Sicherheitsunternehmen es ermöglicht, bei der digitalen Berichterstattung Belege direkt an einen Bericht anzuhängen. Das bedeutet, dass Sicherheitskräfte vor Ort Fotos, Videos oder Kommentare aufnehmen und diese zur Überprüfung durch den Vorgesetzten beifügen können.

Mithilfe digitaler Berichte lassen sich alle gemeldeten Vorfälle oder täglichen Aktivitäten protokollieren und auf einem Echtzeit-Dashboard visualisieren. Vorgesetzte können den Betriebszustand der Standorte und die Vorfallaktivitäten zur Überprüfung visualisieren, um festzustellen, welche Standorte die sofortige Aufmerksamkeit der Verantwortlichen erfordern.

Entwickeln Sie eine narrensichere Methode, um die Glaubwürdigkeit von Berichten zu gewährleisten

Sicherheitsdienstleister verlassen sich darauf, dass ihr Sicherheitsteam glaubwürdige Berichte erstellt, die bei Bedarf auch vor Gericht als Beweismittel verwendet werden können. Dank konfigurierbarer Berichtsfunktionen ist es nun noch einfacher, sicherzustellen, dass das Sicherheitspersonal vor Ort die erforderlichen Informationen dokumentieren kann – wie beispielsweise Unterschriften, zeitgestempelte Einträge oder den GPS-Standort der Sicherheitskräfte –, die für die Glaubwürdigkeit der Berichte notwendig sind.

Antwortfelder für die einfache Guard-Berichterstellung erstellen

Digitale Berichte sorgen für eine einfache und fehlerfreie Berichterstattung durch das Sicherheitspersonal. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Pflichtfelder mit vorformulierten Antworten zu erstellen, aus denen das Sicherheitspersonal vor Ort beim Ausfüllen eines Berichts die passende Option auswählen kann. Durch die Auswahlmöglichkeiten können Vorgesetzte jeden Bericht ganz einfach so anpassen, dass er genau die Informationen enthält, die die Beteiligten oder die Verantwortlichen des Sicherheitsunternehmens benötigen.

Welche Felder gehören in jede Berichtsvorlage?

Die meisten unzureichenden Vorlagen scheitern auf dieselbe Weise: Sie enthalten zwar viel Text, aber fast keine strukturierten Details. Die folgenden Felder haben sich durchweg bewährt, da jedes einzelne eine Frage beantwortet, die irgendwann einmal gestellt wird. Nutzen Sie die dritte Spalte, um zu entscheiden, bei welchen Feldern die Angabe optional sein soll und bei welchen die Übermittlung blockiert werden soll.

Feld	Was dies beweist	Als Pflichtfeld festlegen, wenn
Datum, Uhrzeit und Zeitzone	Als sich das Ereignis zutrug, ohne dass es später zu Streitigkeiten kam	Immer
Standort und genaue Lage auf dem Gelände	Wo es passiert ist – so konkret, dass ein Mandant darauf reagieren kann	Immer
Berichtsverantwortlicher und Beglaubigung	Wer hat dies beobachtet und wer ist für den Bericht verantwortlich?	Immer
Kategorie und Schweregrad	Wie sich dieses Ereignis im Vergleich zu anderen Ereignissen in Ihrem Portfolio darstellt	Immer
Erzählung	Was geschah – in den Worten des Beamten selbst	Immer
Foto- oder Videoanhang	Eine Situation, die sich nicht allein mit Worten klären lässt	Sachschäden, Sicherheitsrisiken, Fahrzeugunfälle
GPS-Position	Dass sich der Beamte an dem Ort befand, an dem er laut Bericht war	Mobile Patrouillen und unbemannte oder abgelegene Standorte
Unterschrift	Bestätigung durch einen Kundenkontakt oder eine namentlich genannte Person	Benachrichtigungen an Mandanten, Ablehnungen, Begleitungen, Freigaben
Beteiligte Personen und Fahrzeuge	Das entscheidende Detail, für dessen Ermittlung Monate benötigt werden	Hausfriedensbruch, Diebstahl, Auseinandersetzung, verdächtiges Verhalten
Versendete Benachrichtigungen und an wen	Diese Eskalation hat tatsächlich stattgefunden, und als	Alles, was eine vertraglich festgelegte Reaktionszeit beinhaltet
Folgemaßnahmen und Verantwortlicher	Dass der Vorfall abgeschlossen und nicht nur protokolliert wurde	Alle Ereignisse mittlerer und hoher Schwere

Zwei dieser Zeilen leisten die größte Arbeit. Kategorie und Schweregrad machen die Berichterstattung messbar, denn ohne sie kann man keine Triage vornehmen, keine Standorte vergleichen oder einem Kunden zeigen, dass schwerwiegende Vorfälle tatsächlich selten sind. Benachrichtigungen und Nachverfolgung verwandeln einen Bericht von einer bloßen Beobachtung in einen Nachweis über erbrachte Dienstleistungen.

Erstellen einer Berichtsvorlage in TrackTik: Eine praktische Anleitung

Die Konfiguration geht schneller, wenn man von der Aufgabe ausgeht und sich von innen nach außen vorarbeitet, anstatt von der Form aus nach außen. Diese Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt, sobald eine Vorlage bei den tatsächlichen Beamten in ihren tatsächlichen Schichten ankommt.

1. Beginnen Sie mit der Verpflichtung, nicht mit der Form. Ziehen Sie die Standardarbeitsanweisung (SOP), die Berichtsklausel im Vertrag und etwaige staatliche Zulassungsvorschriften heran und listen Sie dann schriftlich auf, was jeweils verlangt wird. Jeder Punkt in der Vorlage sollte auf eine dieser drei Quellen zurückzuführen sein.
2. Trennen Sie die Zielgruppen voneinander. Kennzeichnen Sie jedes Feld als „kundenbezogen“, „nur intern“ oder „aufsichtsrechtlich“. Felder, die für niemanden von Nutzen sind, werden gestrichen, und Felder, die für einen Kunden bestimmt sind, werden in einer Sprache verfasst, die der Kunde versteht.
3. Wählen Sie jeden Feldtyp bewusst aus. Verwenden Sie Dropdown-Menüs und Kontrollkästchen für alles, worüber Sie später Bericht erstatten möchten, und Freitextfelder nur dort, wo das Ermessen des Beamten tatsächlich erforderlich ist. ReportPro AI hilft Ihnen dabei, indem es diktierte Texte bereinigt, sodass sich die Beamten ganz auf ihre Beobachtungen konzentrieren können, anstatt auf die Rechtschreibung zu achten.
4. Legen Sie Pflichtfelder sparsam, aber konsequent fest. Eine Vorlage mit vierzig Pflichtfeldern wird mit Fülltext aufgefüllt. Eine Vorlage mit den richtigen acht Feldern wird ordnungsgemäß ausgefüllt – noch während der Schicht, solange die Details noch frisch im Gedächtnis sind.
5. Weisen Sie den Kategorien, für die dies erforderlich ist, Regeln für die Beifügung von Belegen zu. Verlangen Sie ein Foto bei Sachschäden, einen GPS-Stempel bei mobilen Streifengängen, einen Verweis auf den Kontrollpunkt, an dem der Vorfall während einer Wachrunde festgestellt wurde, sowie eine Unterschrift auf jeder Kundenbenachrichtigung.
6. Richten Sie Benachrichtigungen vor der Einführung ein. Legen Sie fest, wer bei welchem Schweregrad und über welchen Kanal benachrichtigt wird, damit der Eskalationspfad in der Vorlage festgehalten ist und nicht von den Gewohnheiten einzelner Personen abhängt. Meldungen mit hohem Schweregrad sollten direkt an die Leitstelle weitergeleitet werden, damit ein Disponent das Ereignis sofort nach der Erfassung sieht.
7. Zunächst an einem Standort testen, dann standardisieren. Wenden Sie die Vorlage zwei Wochen lang an einem einzigen Standort an, vergleichen Sie die tatsächlich von den Mitarbeitern ausgefüllten Angaben mit Ihren Vorgaben und führen Sie anschließend die korrigierte Version in Ihrem gesamten Sicherheitsbetrieb ein.

Schritt sieben ist derjenige, den die meisten Teams überspringen, und dabei handelt es sich um die kostengünstigste Form der Qualitätskontrolle, die es gibt. Ein zweiwöchiger Pilotversuch deckt unklare Feldbezeichnungen, Dropdown-Menüs, in denen eine naheliegende Option fehlt, sowie Pflichtfelder auf, die die Mitarbeiter umgehen – und das alles, bevor die Vorlage an fünfzig Standorten zum Einsatz kommt.

Störungsbericht oder Tagesbericht? Konfigurieren Sie sie unterschiedlich

Ereignisberichte und tägliche Tätigkeitsberichte werden oft auf der Grundlage derselben Ausgangsvorlage erstellt, weshalb sich so viele DARs wie verkürzte Ereignisberichte und so viele Ereignisberichte wie aufgeblähte DARs lesen. Sie dienen der Beantwortung unterschiedlicher Fragen und erfordern daher unterschiedliche Gestaltungen.

	Vorfallbericht	Täglicher Tätigkeitsbericht
Zweck	Dokumentieren Sie ein bestimmtes Ereignis und welche Maßnahmen daraufhin ergriffen wurden.	Die lückenlose Erfassung und den routinemäßigen Zustand eines Standorts darstellen
Auslöser	Ein Vorfall, ein Risiko, eine Sicherheitsverletzung oder eine Kundenanfrage	Das Ende einer Schicht oder einer abgeschlossenen Dienstzeit
Details	Tiefgründig und prägnant, geschrieben, um einer genauen Prüfung standzuhalten	Umfassend und einheitlich, so verfasst, dass man den Text überfliegen kann
Beweise	Fotos, Videos, Unterschriften, namentlich genannte Parteien, Zeitstempel	Checkpoint-Scans, Abschluss der Tour, Zeitstempel
Zielgruppe	Kundenkontakt, Rechtsabteilung, Versicherer, gelegentlich Polizei	Kundenkontakt und Ihre eigenen Vorgesetzten
Gut sieht so aus wie	Ein Außenstehender kann das Geschehen allein anhand des Berichts rekonstruieren	Ein Kunde kann auf einen Blick erkennen, dass die Schicht abgedeckt war

Falls Ihre DAR-Vorlage noch aus einem leeren Textfeld besteht, beginnen Sie mit den sieben Punkten, die jeder tägliche Aktivitätsbericht enthalten sollte, und richten Sie diese als separate Felder ein, anstatt sie als Anweisungen zu formulieren, die sich die Offiziere merken müssen. Für Teams, die sich noch in der Evaluierungsphase befinden, bietet die Auswahl einer DAR-Lösung Antworten auf die Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich festlegen.

Fünf Konfigurationsfehler, die Sie später teuer zu stehen kommen

Diese Probleme treten immer wieder auf, und jedes einzelne davon lässt sich während der Konfiguration kostengünstiger beheben als nach einem Jahr, in dem Daten auf falsche Weise erfasst wurden.

Wie man Vorlagendaten in einen Entwurf verwandelt, für den ein Kunde bereit ist zu zahlen

Eine gut konfigurierte Vorlage ist insgeheim ein geschäftlicher Vorteil. Dank strukturierter Kategorien, Schweregrade und Zeitstempel können Sie bei einem Verlängerungsgespräch dem Kunden genau aufzeigen, was er für sein Geld bekommen hat: wie viele Gefahren festgestellt und behoben wurden, bevor sie zu Schadensfällen führten, wie die Reaktionszeiten im Vergleich zum Vertrag ausfielen und welche wiederkehrenden Probleme auf die Immobilie selbst und nicht auf Ihre Mitarbeiter zurückzuführen sind.

Das funktioniert nur, wenn die Berichtsdaten und die Abrechnungsdaten dieselbe Realität widerspiegeln. Wenn fertige Berichte, Tourenaufzeichnungen und Aufgaben vor Ort auf derselben Plattform gespeichert sind wie Verträge und Rechnungen, steht hinter jeder in Rechnung gestellten Stunde eine dokumentierte Tätigkeit, und die Klärung einer strittigen Position dauert nur wenige Minuten statt einer Woche mühsamer Suche in Tabellenkalkulationen.

Die gleiche Logik gilt auch in Sicherheitsabteilungen von Unternehmen und Konzernen, wo die Zielgruppe eher ein Risikoausschuss oder ein Leiter der Immobilienverwaltung ist als ein externer Kunde. Die Vorlage entscheidet darüber, ob die vierteljährliche Sicherheitsüberprüfung ein Bericht ist, den Sie manuell zusammenstellen, oder ein Bericht, den Sie aus den bereits von Ihren Mitarbeitern erstellten Unterlagen generieren.