5 signes qu'il est temps de moderniser votre système de rondes de garde

Si votre système actuel de rondes de sécurité ne contribue pas au succès de votre entreprise, il est peut-être temps de revoir votre approche de la gestion des agents de sécurité.

Le secteur de la sécurité fonctionne déjà avec des marges très faibles. En général, le budget ne permet pas d'acquérir des outils qui n'offrent pas un rendement du capital investi solide et constant.

Mais si un outil vous offre, à vous et à vos clients, la tranquillité d'esprit quant à la bonne exécution du travail, vous trouverez le moyen de l'intégrer à votre budget. Tout logiciel de ronde de sécurité efficace, comme TrackTik , devrait vous aider à :

1. Renforcer la responsabilisation des agents
2. Identifier les inefficacités qui peuvent être optimisées
3. Améliorer la fidélisation de la clientèle
4. Attirez plus de clients

Voici cinq signes indiquant qu'il est peut-être temps de changer de système de rondes pour vos agents de sécurité. Est-ce que vous évaluez déjà les différentes options ? Le guide complet d'achat de logiciels de gestion des effectifs de sécurité physique comprend des listes de vérification et les questions pertinentes à poser aux fournisseurs.

1. Vous perdez un compte en raison des performances de Guard.

Si vous êtes fier de fournir un service exceptionnel et de maintenir une communication ouverte avec vos clients, vous ne devriez jamais perdre un client de manière inattendue.

Se faire retirer son compte par surprise est déstabilisant et devrait vous inciter à revoir vos systèmes de gestion.

En tant que propriétaire, vous (ou un membre de votre organisation) devez surveiller en permanence le rendement de vos agents de sécurité. Une application de ronde efficace devrait vous alerter en temps réel dès que leurs performances commencent à décliner. Les meilleures solutions enregistrent également les données GPS et l'horodatage, créant ainsi un registre des preuves qui met fin aux litiges en matière de responsabilité .

Perdre un compte client à la suite d'une réduction de budget ou d'une évolution de ses besoins est une chose. Mais la performance de la protection ne devrait jamais compromettre un compte si vous disposez des outils adéquats.

2. Vous effectuez des inspections aléatoires après la fermeture.

Envoyer un superviseur sur le terrain pour contrôler aléatoirement des propriétés ou des sites représente un gaspillage considérable de temps et d'argent. Ce superviseur finit par passer du temps inutile avec ses agents ou sites de prédilection, et il est difficile d'évaluer l'utilité réelle de ce poste.

Utilisez plutôt une solution qui montre précisément comment le superviseur utilise son temps, notamment :

• Sites visités, avec vérification GPS et horodatage
• Résumés des rapports d'incidents
• Documentation de la formation qui a été dispensée
• Problèmes de rendement des agents
• Une liste de sites qui n'ont pas été visités depuis un certain temps

Un logiciel de suivi performant des agents de sécurité avertira également vos superviseurs lorsque certains sites présentent des besoins spécifiques, vous permettant ainsi de traiter ces problèmes de manière ciblée. Des inspections beaucoup plus efficaces sont ainsi rendues possibles. Voici comment effectuer une inspection de poste de sécurité qui améliore réellement les performances.

3. Sa gestion prend plus de temps qu'elle n'en fait gagner.

Un logiciel doit simplifier les processus d'affaires, faire gagner du temps et libérer des ressources. La simple collecte de renseignements sur les visites ne suffit plus. Une solution moderne devrait permettre de recueillir et d'analyser facilement ces informations grâce à des tableaux de bord et des rapports en temps réel , afin d'automatiser vos processus de gestion.

Se rendre sur place une ou deux fois par semaine pour recueillir des renseignements touristiques à l'aide d'une sonde ou d'un tuyau est extrêmement chronophage et vous oblige à réagir aux problèmes plusieurs jours après leur apparition.

Si votre solution actuelle vous coûte plus de temps qu'elle n'en fait gagner, il est temps de passer à une version supérieure.

Systèmes hérités vs logiciels modernes de ronde de sécurité

Superficie	Baguette, tuyau ou application de base	Les logiciels modernes comme TrackTik
Collecte de données	Téléchargé manuellement sur le site	Synchronisation automatique depuis l'appareil de l'agent
Points de contrôle manqués	Découvert quelques jours plus tard	Signalé en temps réel avec une alerte d'exception
options de point de contrôle	Un type d'étiquette	Points de contrôle NFC, QR, code à barres ou GPS
Rapport d’incident	Processus papier ou courriel distinct	Documents déposés pendant la visite avec des preuves photo, vidéo et GPS
Preuve client	Tableaux assemblés sur demande	Les rapports sont partagés en tout temps par le portail client.

4. Vous vous contentez d'un système logiciel défectueux

Si vous vous surprenez à fermer les yeux sur des défauts ou des bogues, à avoir du mal à joindre l'équipe de soutien du fournisseur, ou à entendre parler de clients qui abandonnent le navire en masse, vous avez un problème.

Faire des concessions ou rejeter des fonctionnalités difficiles à utiliser en les qualifiant de « pas si importantes » est le signe que votre système est inadapté.

Trouver un fournisseur qui travaille en partenariat avec vous, plutôt que de vous considérer comme un simple client payant mensuellement ou annuellement, peut s'avérer difficile, mais de tels fournisseurs existent. Privilégiez un accompagnement dédié à la mise en œuvre, un service réactif et une plateforme évolutive. Si vous hésitez encore, consultez notre article « Quand remplacer votre système de gestion de la sécurité (et quand attendre) » .

Le marché des systèmes de rondes de sécurité est compétitif, il n'y a donc aucune raison de se contenter de peu.

5. Vous gémissez en recevant la facture

Si vous ne constatez pas immédiatement un retour sur investissement exceptionnel avec votre système de gestion des rondes de sécurité, il est temps d'envisager l'adoption d'un nouveau système. Vous devriez être certain, chaque mois, que votre système offre le niveau de performance attendu. Découvrez comment un système de gestion des rondes de sécurité améliore la sécurité et augmente votre retour sur investissement .

La meilleure preuve nous vient des entreprises qui ont sauté le pas. Armour Security est passée de 3 à 1 250 agents de sécurité dans six provinces grâce à TrackTik. L'entreprise a ainsi bâti une structure responsable et évolutive en utilisant des points de contrôle géolocalisés, la répartition des patrouilles et les rapports clients. Avec un tel retour sur investissement, la facture n'est plus un problème. Pour vous aider à bâtir votre dossier, consultez notre article sur la justification des coûts des logiciels de sécurité .

Que rechercher dans un système de ronde de garde moderne ?

Si deux ou plusieurs des signes ci-dessus vous semblent familiers, utilisez cette liste de vérification pour évaluer votre prochain système :

• Points de contrôle flexibles. Compatibles NFC, QR, codes-barres et GPS, ils permettent à chaque site d'utiliser la méthode qui lui convient.
• Alertes en temps réel en cas d'exception. Notifications pour les points de contrôle manqués, les visites en retard et les activités inhabituelles, vous laissant ainsi le temps d'agir.
• Système intégré de signalement des incidents. Les agents doivent rédiger des rapports d'incident horodatés, accompagnés de preuves photographiques et vidéo, sans quitter leur poste de patrouille.
• Preuves visibles pour vos clients. Des rapports et des tableaux de bord que vos clients peuvent consulter à leur convenance.
• Une seule plateforme connectée. Les visites sont liées à la planification, à la facturation et à la paie, de sorte que les données recueillies sur le terrain sont directement transmises au bureau.
• Vos données vous appartiennent. Des conditions claires concernant l'exportation de vos données historiques si vous changez de fournisseur.

Comment changer de système de ronde de garde sans interrompre le service

Changer de système ne doit pas nécessairement mettre vos clients en danger. Une approche progressive permet de maintenir une couverture stable pendant que votre équipe s'adapte.

1. Sécuriser vos données. Assurez-vous que vous pouvez exporter l'historique des tournées et les rapports d'incidents de votre fournisseur actuel. Voici pourquoi la propriété des données est importante lors d'un changement de fournisseur .
2. Vérifiez vos circuits et vos points de contrôle. Utilisez l'option pour combler les lacunes de couverture. Commencez par ces 31 zones à considérer lors de l'emplacement des points de contrôle .
3. Projet pilote sur un ou deux sites. Privilégiez les sites où les superviseurs sont impliqués et où les indicateurs de réussite sont clairement définis.
4. Former les agents et les superviseurs. La formation devrait être courte, pratique et axée sur le flux de travail quotidien.
5. Déployez par phases et évaluez les résultats. Faites le suivi de l'achèvement des visites, des points de contrôle manqués et du temps de réponse aux incidents, puis partagez les résultats avec les clients.

Résumé

L'utilisation de technologies désuètes comme les tuyaux, les baguettes ou des logiciels inefficaces et bogués peut nuire à votre budget, à votre temps et à votre efficacité. Prenez le temps d'évaluer votre processus de gestion actuel.

Cinq signes qu'il est temps de réévaluer votre approche :

1. Vous avez perdu un compte à cause de problèmes de sécurité.
2. Vous faites toujours des inspections aléatoires après la publication.
3. L'outil actuel prend plus de temps qu'il n'en fait gagner.
4. Vous vous contentez d'un système défectueux et peu fiable.
5. Vous gémissez en recevant la facture.

Si des améliorations sont possibles, notre équipe se fera un plaisir de vous montrer comment TrackTik aide les services de sécurité à optimiser les performances de leurs agents et à le démontrer à chaque client. Demandez une démo de TrackTik dès aujourd'hui.