5 Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, Ihr Wachrundgangsystem zu modernisieren

Wenn Ihr bestehendes System für Wachrundgänge nicht zum Erfolg Ihres Unternehmens beiträgt, dann ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren Ansatz für das Wachmanagement zu überdenken.

Die Sicherheitsbranche arbeitet bereits mit extrem geringen Gewinnmargen. Im Budget ist in der Regel kein Platz für Tools, die keinen konstant hohen ROI liefern.

Wenn Ihnen und Ihren Kunden ein Tool jedoch die Gewissheit gibt, dass die Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt wird, finden Sie auch einen Weg, es in Ihr Budget einzuplanen. Jede effektive Wächterkontrollsoftware, wie beispielsweise TrackTik , sollte Ihnen dabei helfen.

1. Die Rechenschaftspflicht der Beamten stärken
2. Entdecken Sie Ineffizienzen, die optimiert werden können.
3. Verbesserung der Kundenbindung
4. Mehr Kunden gewinnen

Hier sind fünf Anzeichen dafür, dass es Zeit sein könnte, sich von Ihrem aktuellen Sicherheitskontrollsystem zu trennen. Prüfen Sie bereits Alternativen? Der umfassende Einkaufsführer für Software zur Personalplanung im Bereich der physischen Sicherheit enthält Checklisten zur Bewertung und die wichtigsten Fragen an die Anbieter.

1. Du verlierst einen Kunden aufgrund der Leistung des Wachpersonals

Wer Wert auf herausragenden Service legt und stets einen offenen Kommunikationskanal zu seinen Kunden pflegt, sollte niemals unerwartet einen Kunden verlieren.

Von einer Kontokündigung völlig überrascht zu werden, ist beunruhigend und sollte Sie dazu veranlassen, Ihre bestehenden Verwaltungssysteme zu überprüfen.

Als Eigentümer sollten Sie (oder jemand in Ihrem Unternehmen) die Leistung Ihrer Sicherheitskräfte stets im Blick behalten. Eine effektive App für Wachrundgänge sollte Sie in Echtzeit warnen, sobald die Leistung nachlässt. Die besten Lösungen erfassen zudem GPS-Daten und Zeitstempel und schaffen so einen Beweiskatalog, der Streitigkeiten über die Verantwortlichkeit ausräumt .

Es ist eine Sache, einen Auftrag zu verlieren, weil der Kunde sein Budget kürzen muss oder sich seine Bedürfnisse ändern. Die Leistung der Wachleute sollte jedoch niemals einen Auftrag gefährden, wenn die richtigen Instrumente vorhanden sind.

2. Sie führen stichprobenartige Nachkontrollen durch

Wenn Sie einen Vorgesetzten zur stichprobenartigen Kontrolle von Objekten oder Standorten in den Außendienst schicken, verschwenden Sie viel Zeit und Geld. Der Vorgesetzte verbringt unnötig viel Zeit mit seinen bevorzugten Mitarbeitern oder Standorten, und der tatsächliche Nutzen dieser Position lässt sich schwer beziffern.

Verwenden Sie stattdessen eine Lösung, die genau aufzeigt, wie der Vorgesetzte seine Zeit verbringt, einschließlich:

• Besuchte Orte, mit GPS- und Zeitbestätigung
• Zusammenfassungen der Vorfallmeldungen
• Dokumentation der durchgeführten Schulungen
• Probleme mit der Leistung von Beamten
• Eine Liste von Websites, die schon länger nicht mehr besucht wurden

Effektive Software zur Überwachung des Wachpersonals benachrichtigt Ihre Vorgesetzten, wenn an bestimmten Standorten zusätzlicher Bedarf besteht. So können Sie gezielt auf diese Probleme eingehen, ohne wahllos Maßnahmen ergreifen zu müssen. Gezielte Inspektionen sind deutlich wertvoller. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Sicherheitsposteninspektion durchführen , die die Leistung tatsächlich verbessert.

3. Der Verwaltungsaufwand ist höher als die Einsparungen.

Software sollte Geschäftsprozesse vereinfachen, Zeit sparen und Ressourcen freisetzen. Die bloße Erfassung von Tourdaten reicht nicht aus. Eine moderne Lösung sollte die einfache Erfassung und Analyse dieser Informationen über Echtzeit-Dashboards und -Berichte ermöglichen, damit Sie Ihre Managementprozesse automatisieren können.

Ein- bis zweimal pro Woche vor Ort zu sein, um Tourdaten mit einem Messgerät oder einer Rohrleitung zu erfassen, ist ein großer Zeitfresser und führt dazu, dass man erst Tage nach dem Auftreten von Problemen reagieren muss.

Wenn Ihre aktuelle Lösung Sie mehr Zeit kostet, als sie Ihnen einspart, ist es Zeit für ein Upgrade.

Legacy-Systeme vs. moderne Wächterkontrollsoftware

Bereich	Zauberstab, Pfeife oder einfache App	Moderne Software wie TrackTik
Datenerfassung	Manuell von der Website heruntergeladen	Automatische Synchronisierung vom Gerät des Beamten
Verpasste Kontrollpunkte	Tage später entdeckt	In Echtzeit mit einer Ausnahmewarnung gekennzeichnet.
Checkpoint-Optionen	Ein Etikettentyp	NFC-, QR-, Barcode- oder GPS-Kontrollpunkte
Berichterstattung über Vorfälle	Separate Papier- oder E-Mail-Verarbeitung	Während der Tour wurden Foto-, Video- und GPS-Beweise eingereicht.
Kundennachweis	Tabellenkalkulationen werden auf Anfrage erstellt	Berichte können jederzeit über das Kundenportal geteilt werden.

4. Sie geben sich mit einem fehlerhaften Softwaresystem zufrieden

Wenn Sie Mängel oder Fehler ignorieren, Schwierigkeiten haben, den Support des Anbieters zu erreichen, oder von Kunden hören, die massenhaft abwandern, dann haben Sie ein Problem.

Zugeständnisse zu machen oder schwer zu bedienende Funktionen als „nicht so wichtig“ abzutun, ist ein Zeichen dafür, dass Sie das falsche System einsetzen.

Einen Anbieter zu finden, der mit Ihnen als Partner zusammenarbeitet und Sie nicht nur als monatlichen oder jährlichen Zahler betrachtet, kann schwierig sein, aber es gibt sie. Achten Sie auf engagierte Unterstützung bei der Implementierung, reaktionsschnellen Service und eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Wenn Sie die Entscheidung jetzt abwägen, lesen Sie unseren Artikel „Wann Sie Ihr Sicherheitsmanagementsystem ersetzen sollten (und wann Sie noch warten sollten)“ .

Der Markt für Wächterkontrollsysteme ist hart umkämpft, daher gibt es keinen Grund, sich mit weniger zufrieden zu geben.

5. Du stöhnst, wenn du die Rechnung bekommst

Wenn Sie nicht sofort erkennen, dass Ihr Wächterkontrollsystem einen außergewöhnlichen ROI erzielt, sollten Sie über die Einführung eines neuen Systems nachdenken. Sie sollten sich jeden Monat darauf verlassen können, dass Ihr System die erwartete Leistung erbringt. Erfahren Sie, wie ein Wächterkontrollsystem die Sicherheit verbessert und Ihren ROI steigert .

Der beste Beweis dafür sind Unternehmen, die den Schritt bereits gewagt haben. Armour Security wuchs mit TrackTik von 3 auf 1.250 Sicherheitskräfte in sechs Provinzen. Durch den Einsatz von GPS-verifizierten Kontrollpunkten, Patrouillen-Disposition und Kundenberichten konnte ein transparentes und skalierbares Unternehmen aufgebaut werden. Wenn Sie einen solchen Erfolg nachweisen können, sind die Kosten kein Hindernis mehr. Unterstützung bei der Erstellung eines Business Case finden Sie unter „Kosten für Sicherheitssoftware rechtfertigen“ .

Worauf Sie bei einem modernen Wächterführungssystem achten sollten

Wenn Ihnen zwei oder mehr der oben genannten Anzeichen bekannt vorkommen, nutzen Sie diese Checkliste zur Bewertung Ihres nächsten Systems:

• Flexible Kontrollpunkte. Unterstützung für NFC, QR-Code, Barcode und GPS, sodass jeder Standort die für ihn passende Methode nutzen kann.
• Ausnahmewarnungen in Echtzeit. Benachrichtigungen über verpasste Kontrollpunkte, verspätete Touren und ungewöhnliche Aktivitäten, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
• Integrierte Vorfallsmeldung. Die Beamten sollen zeitgestempelte Vorfallsberichte mit Foto- und Videobeweisen einreichen, ohne den Rundgang zu verlassen.
• Kundenseitiger Nachweis. Berichte und Dashboards, die Ihre Kunden nach ihrem eigenen Zeitplan einsehen können.
• Eine vernetzte Plattform. Tourenplanung, Abrechnung und Gehaltsabrechnung sind miteinander verknüpft, sodass die im Außendienst erfassten Daten direkt ins Backoffice fließen.
• Ihre Daten gehören Ihnen. Klare Bedingungen für den Export Ihrer historischen Daten, falls Sie jemals den Anbieter wechseln.

Wie man Wächterkontrollsysteme umstellt, ohne den Dienst zu unterbrechen

Ein Systemwechsel muss Ihre Kunden nicht gefährden. Ein schrittweises Vorgehen gewährleistet einen gleichbleibenden Versicherungsschutz, während sich Ihr Team anpasst:

1. Sichern Sie Ihre Daten. Vergewissern Sie sich, dass Sie Tourverlauf und Vorfallberichte von Ihrem aktuellen Anbieter exportieren können. Hier erfahren Sie, warum die Datenhoheit beim Anbieterwechsel wichtig ist .
2. Überprüfen Sie Ihre Touren und Kontrollpunkte. Nutzen Sie den Schalter, um Abdeckungslücken zu schließen. Beachten Sie bei der Platzierung von Kontrollpunkten zunächst diese 31 Bereiche .
3. Führen Sie ein Pilotprojekt an ein oder zwei Standorten durch. Wählen Sie Standorte mit engagierten Vorgesetzten und klaren Erfolgskriterien.
4. Schulen Sie Beamte und Vorgesetzte. Die Schulungen sollten kurz, praxisnah und auf den täglichen Arbeitsablauf ausgerichtet sein.
5. Führen Sie die Maßnahmen phasenweise ein und messen Sie die Ergebnisse. Erfassen Sie den Abschluss von Touren, verpasste Kontrollpunkte und die Reaktionszeit bei Vorfällen und teilen Sie die Ergebnisse anschließend mit den Kunden.

Zusammenfassung

Der Einsatz veralteter Technologien wie Rohre, Messstäbe oder ineffizienter und fehlerhafter Software kann Ihr Budget, Ihren Zeitaufwand und Ihre Effizienz beeinträchtigen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre aktuellen Managementprozesse zu überprüfen.

Fünf Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, Ihre Vorgehensweise zu überdenken:

1. Ihr Konto wurde aufgrund von Sicherheitsproblemen verloren.
2. Sie führen nach wie vor stichprobenartige Nachkontrollen durch
3. Das derzeitige Tool kostet mehr Zeit, als es einspart
4. Sie geben sich mit einem fehlerhaften, unzuverlässigen System zufrieden
5. Du stöhnst, wenn du die Rechnung bekommst

Wenn es Verbesserungspotenzial gibt, zeigt Ihnen unser Team gerne, wie TrackTik Sicherheitsabteilungen dabei unterstützt, die Leistung ihrer Wachleute optimal zu überwachen und dies jedem Kunden zu beweisen. Fordern Sie noch heute eine Live-Demo von TrackTik an .