So steigern Sie die Gewinnmargen Ihres Sicherheitsunternehmens

Ein Sicherheitsunternehmen zu führen bedeutet, ein Geschäft zu leiten, bei dem fast jeder Dollar Umsatz an die Arbeitsstunden der Sicherheitskräfte gebunden ist. Man erhält einen Auftrag, legt einen Stundensatz fest, stellt den Dienstplan auf und hofft, dass die Rechnung aufgeht. In den meisten Monaten ist das auch der Fall. Wenn dies jedoch nicht so ist, wird der Grund dafür meist erst sichtbar, wenn die Gehaltsabrechnung bereits erfolgt ist und die Rechnungen verschickt wurden – dann ist es zu spät, noch etwas zu ändern.

Dieses zeitliche Problem ist der Grund, warum sich so viele Inhaber von Sicherheitsfirmen zwar beschäftigt und auf dem Papier profitabel fühlen, das Quartal aber dennoch mit weniger Geld abschließen als erwartet. Die Aufträge sind ausgefüllt, die Stellen besetzt und die Kunden zufrieden. Unterdessen zehren Überstunden, deren Stundensatz nie berücksichtigt wurde, sowie bezahlte, aber nie in Rechnung gestellte Stunden still und leise einen Teil des Gewinns jeder Periode auf.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Gewinnspannen in der Sicherheitsbranche funktionieren, wohin das Geld in der Regel fließt, warum es so schwer ist, dies rechtzeitig zu erkennen, und was Sie dagegen tun können. Sie finden hier praktische Maßnahmen, mit denen Sie noch diese Woche beginnen können – ganz gleich, ob Sie fünf oder fünfhundert Aufträge betreuen.

Was ist eine gute Gewinnspanne für ein Sicherheitsunternehmen?

Die Bruttomargen von Sicherheitsdienstleistern liegen in der Regel zwischen Mitte der Zehner und Anfang der Zwanziger, während die operativen Margen häufig bei etwa 10 % liegen. Wo sich Ihr Unternehmen in diesem Bereich einordnet, hängt von Ihrer Auftragszusammensetzung, dem lokalen Arbeitsmarkt und der Effizienz Ihres Personalmanagements ab.

Bruttomarge im Vergleich zur operativen Marge

Diese beiden Zahlen geben Aufschluss über unterschiedliche Aspekte, und es ist hilfreich, beide im Blick zu behalten.

Die Bruttomarge ist der Betrag, der vom Auftragsumsatz übrig bleibt, nachdem die Kosten für die zur Erbringung der Leistung erforderlichen Arbeitskräfte beglichen wurden. In einem Sicherheitsdienstunternehmen umfasst dies die Löhne der Sicherheitskräfte sowie die mit jeder bezahlten Arbeitsstunde verbundenen Kosten, wie beispielsweise Lohnsteuern, Arbeitsunfallversicherung und Sozialleistungen. Anhand der Bruttomarge lässt sich erkennen, ob ein Auftrag preislich und personell gut kalkuliert ist.

Die operative Marge ist der Betrag, der übrig bleibt, nachdem auch die Kosten für den Betrieb des Unternehmens gedeckt sind: Vertrieb, Management, Backoffice-Mitarbeiter, Software, Versicherungen und Räumlichkeiten. Sie gibt Aufschluss darüber, ob das Unternehmen insgesamt gesund ist.

Ein Auftrag kann allein anhand des Umsatzes gut aussehen und dennoch Verluste einbringen, sobald die tatsächlichen Arbeitskosten einbezogen werden. Deshalb ist die Bruttomarge pro Auftrag die Kennzahl, die man am genauesten im Auge behalten sollte.

Warum geringe Margen den Einsatz erhöhen

Wenn die operativen Margen bei etwa 10 % liegen, gibt es kaum Spielraum für Fehler. Ein Auftrag, bei dem die Arbeitskosten um ein paar Prozentpunkte aus dem Ruder laufen, kann unbemerkt von einem Gewinn in die Gewinnschwelle rutschen, und schon eine Handvoll solcher Aufträge kann den Gewinn aus Ihren besten Kundenkonten zunichte machen.

Der Vorteil dabei ist, dass auch das Gegenteil zutrifft. Jeder Dollar, den Sie bei einem bestehenden Vertrag sichern, fließt direkt in Ihren Gewinn, ohne dass dafür Vertriebskosten oder Neueinstellungen anfallen. Für viele Unternehmen ist die Sicherung der Marge bei laufenden Verträgen einer der schnellsten Wege, um mehr Geld zu verdienen.

Warum die Personalkosten über die Rentabilität von Sicherheitsunternehmen entscheiden

Die Personalkosten sind der größte Kostenfaktor im privaten Sicherheitsbereich und machen bis zu 65 % der Gesamtkosten aus. Daher hängt der Gewinn eines Sicherheitsunternehmens in erster Linie davon ab, inwieweit seine geleisteten Arbeitsstunden mit den in Rechnung gestellten Leistungen übereinstimmen.

Die Herausforderung besteht darin, dass die beiden Seiten dieser Gleichung zu unterschiedlichen Zeitpunkten festgelegt werden. Der Abrechnungssatz wird bei Vertragsunterzeichnung vereinbart, oft für ein Jahr oder länger. Die Personalkosten werden hingegen Schicht für Schicht neu berechnet, da Mitarbeiter sich krank melden, an bestimmten Posten zusätzliche Besetzung benötigt wird und sich die Dienstpläne ändern. Wenn sich der Dienstplan verschiebt, ändern sich die Kosten, während der Abrechnungssatz unverändert bleibt.

Die beiden größten Margenverluste bei Verträgen mit Sicherheitsdiensten

Die meisten vermeidbaren Margenverluste sind auf zwei Arten von Verlusten zurückzuführen. Diese sehen in einem Lohnbericht zwar ähnlich aus, haben jedoch unterschiedliche Ursachen und erfordern unterschiedliche Ansprechpartner, um sie zu beheben.

Nicht abrechenbare Überstunden

Nicht abrechnungsfähige Überstunden (NBOT) sind Überstunden, die Sie für Stunden bezahlen, die dem Kunden zum Standardtarif in Rechnung gestellt werden. Die Stunde selbst wird in Rechnung gestellt, aber der Überstundenzuschlag dafür geht zu Lasten Ihrer Marge.

Meistens beginnt es mit einer Personallücke. Ein Mitarbeiter sagt ab, und die schnellste Lösung besteht darin, jemanden zu bitten, der bereits vor Ort ist oder in dieser Woche schon fast 40 Stunden gearbeitet hat, einzuspringen. Der Dienstposten bleibt besetzt, und der Kunde merkt nichts davon. Aber Sie haben eineinhalb Mal so viel für eine Stunde bezahlt, die Sie zum regulären Satz verkauft haben. Häufige Auslöser sind Absagen, Personalfluktuation, Schulungsschichten und kurzfristige Änderungen im Dienstplan.

Trackforce schätzt, dass nicht in Rechnung gestellte Überstunden Sicherheitsunternehmen 6 bis 10 % ihres Gewinns kosten können, bei einer operativen Marge von knapp 10 %.

Bezahlt, aber nie in Rechnung gestellt

Die zweite Lücke betrifft Arbeitsstunden, für die ein Mitarbeiter bezahlt wird, die aber überhaupt nicht auf einer Abrechnung erscheinen. Hier geht der gesamte Lohn verloren, wodurch diese Stunden pro Stunde teurer sind als Überstunden.

Diese Stunden deuten in der Regel auf ein Problem bei der Dienstplanung oder der Personalbesetzung hin, wie beispielsweise sich überschneidende Schichten, früher Dienstbeginn oder eine Schicht, die länger dauert, als im Vertrag vorgesehen. Da es sich jeweils nur um kleine Abweichungen handelt, fallen sie leicht übersehen, wenn man nicht gezielt danach sucht.

Warum jedes Leck einen eigenen Verantwortlichen braucht

Nicht abrechnungsfähige Überstunden sind eine Frage der Preisgestaltung und der Vertragsbedingungen und fallen daher in den Zuständigkeitsbereich des Kundenbetreuers, der die Tarife, Vertragsbedingungen und die Genehmigung von Überstunden überprüfen kann. Bezahlte, aber nicht abgerechnete Stunden sind eine Frage der Einsatzplanung und fallen daher in den Zuständigkeitsbereich des Einsatzplaners, der die dahinterstehende Einsatzplanung anpassen kann.

Werden beide Posten zu einer einzigen Überstunden- oder Arbeitsstundenzahl zusammengefasst, erschwert dies die Ergreifung entsprechender Maßnahmen. Durch die getrennte Erfassung, Vertrag für Vertrag, kann jeder Eigentümer genau erkennen, was in seinem Zuständigkeitsbereich liegt und von ihm behoben werden muss.

Warum Sie Ihre Marge erst nach Abschluss der Lohnabrechnung einsehen können

Wenn beide Sicherheitslücken behoben werden können, warum treten sie dann immer wieder auf? Für die meisten Sicherheitsunternehmen liegt die Antwort im Timing.

Die drei Schritte, die zwischen Ihnen und Ihrer Marge stehen

Ein Finanzüberblick für einen Abrechnungszeitraum liegt erst vor, wenn drei Schritte nacheinander erfolgt sind: Jede Schicht wird genehmigt, die Gehaltsabrechnung wird durchgeführt und die Rechnungen werden versendet. Jeder Schritt hängt vom vorhergehenden ab, und keiner kann beschleunigt werden, indem man den vorherigen Schritt intensiver bearbeitet. Solange nicht alle drei Schritte abgeschlossen sind, steht keinem der für das Konto Verantwortlichen eine Margenzahl zur Verfügung.

Das Fenster ohne Vorhang

Dadurch entsteht das, was wir als „blendes Fenster“ bezeichnen. Während des gesamten Zeitraums, in dem ein Manager den Zeitplan noch anpassen, einen Springer einplanen oder ungeplante Überstunden zurückstellen könnte, sind die Zahlen, die darüber entscheiden, ob der Vertrag Gewinn abwirft, nicht einsehbar.

Die übliche Abhilfe ist eine nach Abschluss der Periode erstellte Tabelle. Sie erklärt zwar, was in der letzten Periode schiefgelaufen ist, kommt aber zu spät, um in der aktuellen Periode noch etwas daran zu ändern. Und da die Erstellung Zeit in Anspruch nimmt, erfolgt dies oft nur monatlich oder vierteljährlich, was bedeutet, dass sich dasselbe Problem mehrmals wiederholen kann, bevor es jemand bemerkt.

Beispiel: Wie ein einziger Stornierauftrag den Gewinn einer Schicht zunichte macht

Um zu verdeutlichen, wie schnell sich die Folgen eines einzigen Lecks summieren, hier ein einfaches Beispiel mit runden, fiktiven Zahlen.

Ein Einsatz wird mit 30 Dollar pro Stunde abgerechnet, und der Beamte verdient 20 Dollar pro Stunde, sodass pro regulärer Stunde eine Bruttomarge von 10 Dollar verbleibt. Ein Beamter sagt eine Acht-Stunden-Schicht ab. Der Ersatz hat in dieser Woche bereits 40 Stunden gearbeitet, daher wird die Schicht mit dem Eineinhalbfachen vergütet: 30 Dollar pro Stunde.

Der Kunde bemerkt keinen Unterschied. Die Schicht wurde wie gewohnt abgedeckt und in Rechnung gestellt. Doch der Gewinn daraus ist weg, und schon eine Handvoll Absagen pro Monat können einen Vertrag an die Gewinnschwelle bringen. Multipliziert man das mit Dutzenden von Verträgen, wird schnell klar, wie ein Unternehmen zwar ausgelastet sein kann und dennoch seine Gewinnziele verfehlt.

7 Möglichkeiten, die Gewinnmargen Ihres Sicherheitsunternehmens zu steigern

Keiner dieser Schritte erfordert neue Verträge oder zusätzliches Personal. Jeder einzelne hilft Ihnen dabei, Margenverluste früher zu erkennen oder gar nicht erst entstehen zu lassen.

1. Die Marge pro Vertrag wöchentlich nachverfolgen

Ein insgesamt starker Monat kann ein oder zwei Konten verbergen, die in jeder Periode Verluste verzeichnen. Überprüfen Sie die Bruttomarge Vertrag für Vertrag, und zwar wöchentlich, solange die Periode noch offen ist. Das Ziel ist es, einen Vertrag zu erkennen, der bereits in der zweiten Woche aus der Bahn gerät, solange Sie den Zeitplan noch ändern können.

2. Legen Sie für jeden Vertrag einen Schwellenwert für Überstunden fest

Legen Sie fest, wie viele Überstunden zulässig sind, bevor ein Vertrag überprüft werden muss. Der richtige Wert variiert je nach Standort, legen Sie ihn daher für jeden Vertrag individuell fest. Wenn ein Vertrag diesen Schwellenwert überschreitet, ist dies das Signal, die Personalbesetzung vor der nächsten Schicht zu überprüfen.

3. Erstellen Sie einen Abrufplan, der nicht automatisch zu Überstunden führt

Viele nicht abrechnungsfähige Überstunden beginnen mit einem kurzfristigen Einsatz, der von demjenigen übernommen wird, der gerade am nächsten ist. Mit einem Pool aus Teilzeit- oder flexiblen Mitarbeitern, die in der Woche weniger als 40 Stunden arbeiten, können Sie kurzfristig anfallende Schichten zum regulären Tarif abdecken. Überprüfen Sie vor der Entscheidung, wer verfügbar ist und wie nah jeder Mitarbeiter an der Überstundengrenze ist.

4. Überprüfung der bezahlten, aber nicht in Rechnung gestellten Stunden durch den Einsatzplaner

Überprüfen Sie die Stunden, die bezahlt, aber nie in Rechnung gestellt wurden, gruppiert nach dem zuständigen Planer. Muster wie wiederkehrende Überschneidungen oder vorzeitige Arbeitsbeginnzeiten lassen sich in der Regel auf einen bestimmten Standort oder eine bestimmte Dienstplanvorlage zurückführen. Eine kurze wöchentliche Überprüfung verhindert, dass sich kleine Lücken anhäufen.

5. Preisgestaltung für neue Verträge auf der Grundlage der tatsächlichen Überstundenhistorie

Bevor Sie ein Angebot abgeben, sollten Sie sich die tatsächliche Überstundenentwicklung bei ähnlichen Websites ansehen, die Sie bereits betreiben. Wenn bei einer bestimmten Art von Website regelmäßig Ersatz für Ausfälle benötigt wird, sollten Sie diese Kosten von Anfang an in den Stundensatz einkalkulieren.

6. Sichern Sie sich eine Mindestvergütung

Ermitteln Sie den niedrigsten durchschnittlichen Rechnungssatz, den jeder Vertrag zulässt, ohne dass nach Abzug der Arbeitskosten ein Verlust entsteht. Markieren Sie alle Arbeiten, die unter diesen Wert fallen, einschließlich zusätzlicher Stunden oder Sonderveranstaltungen, die mit einem Rabatt abgerechnet werden.

7. Bei Vertragsverlängerung Bestimmungen zu Überstunden und Eskalationen hinzufügen

Vertragsformulierungen, die sich auf vom Kunden bedingte Überstunden, die Besetzung an Feiertagen und Lohnerhöhungen beziehen, bieten Ihnen die Möglichkeit, unvermeidbare Kosten auszugleichen. Die Vertragsverlängerung ist der ideale Zeitpunkt, um dies anzusprechen – gestützt auf die bisherige Margenentwicklung dieses Kundenkontos.

So bauen Sie Ihr Sicherheitsgeschäft aus, ohne Ihre Verluste zu vergrößern

Wachstum ist das logische nächste Ziel, sobald die Margen unter Kontrolle sind, aber es vervielfacht die Auswirkungen Ihrer bestehenden Verträge. Wenn eine bestimmte Art von Standort heute durch Überstunden Verluste verursacht, vervielfacht der Gewinn von zehn weiteren Standorten dieser Art den Verlust.

Einige Gewohnheiten tragen dazu bei, dass Unternehmen profitabel wachsen:

• Machen Sie sich mit Ihren rentabelsten Vertragsarten vertraut. Nutzen Sie die Margenangaben pro Vertrag, um zu erkennen, welche Standorte, Branchen und Zeitpläne am besten abschneiden, und konzentrieren Sie Ihre Neugeschäftsaktivitäten auf diese Bereiche.
• Personal für den Einsatz vom ersten Tag an. Integrieren Sie bei jedem neuen Vertrag vor dessen Beginn eine Vertretungsregelung für den Personalplan ein.
• Behalten Sie neue Verträge genau im Auge. Überprüfen Sie die Marge in den ersten Zeiträumen wöchentlich, solange sich Preis- oder Personalprobleme noch kostengünstig beheben lassen.

Unternehmen, die profitabel wachsen, betrachten die Marge als etwas, das sie wöchentlich steuern – solange noch Zeit zum Handeln bleibt.

Wie TrackTik Margin Insight Sicherheitsunternehmen dabei hilft, ihre Gewinne zu sichern

Die meisten Schritte in dieser Anleitung lassen sich leichter umsetzen, wenn Sie bereits während der Laufzeit des Geschäfts einen Überblick über die Margen haben. Margin Insight integriert diese Ansicht in die TrackTik-Plattform.

Die Funktion kombiniert die bereits von Ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden mit den noch im Dienstplan vorgesehenen Stunden, sodass Sie bereits vor der Lohnabrechnung sehen können, wie sich die einzelnen Verträge entwickeln. Sie legen den für Ihre Rolle relevanten Schwellenwert fest, beispielsweise geschätzte nicht abrechnungsfähige Überstunden oder bezahlte, aber nicht in Rechnung gestellte Stunden, und Margin Insight bewertet Ihre Verträge anhand dieses Schwellenwerts, zeigt die damit verbundenen finanziellen Risiken an und weist auf den Kunden, den Tag oder den Dienstplaner hin, bei dem Sie zuerst Maßnahmen ergreifen sollten.

Nicht abrechnungsfähige Überstunden und bezahlte, aber nicht in Rechnung gestellte Stunden werden für jeden Vertrag separat erfasst, sodass Kundenbetreuer und Disponenten jeweils sehen, was sie zu klären haben. Und jede Zahl lässt sich zusammen mit den zugrunde liegenden Datensätzen exportieren – bereit für eine Überprüfung durch die Finanzabteilung oder ein Gespräch mit dem Kunden.

Fazit: Sichern Sie Ihre Gewinne, solange noch Zeit zum Handeln bleibt

Der Gewinn eines Sicherheitsunternehmens entscheidet sich Schicht für Schicht, lange bevor der Lohnbericht eintrifft. Die Unternehmen, die ihre Gewinnmargen sichern, sind diejenigen, die erkennen, wenn ein Auftrag noch während der laufenden Periode ins Stocken gerät, und die wissen, wer im Team das Problem beheben soll.

Fangen Sie klein an. Wählen Sie Ihre fünf größten Aufträge aus, überprüfen Sie in diesem Monat jede Woche deren Marge und erfassen Sie nicht abrechnbare Überstunden sowie bezahlte, aber nicht in Rechnung gestellte Stunden separat. So werden Sie schnell erkennen, wohin Ihr Gewinn fließt und welche Maßnahmen am wichtigsten sind.

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