Tres formas en las que el uso de informes inmobiliarios mejora las operaciones de seguridad

Trackforce

27 de febrero de 2020 · 8 minutos de lectura

La elaboración de informes es una de las partes más importantes de la gestión de una empresa de seguridad . Los propietarios y supervisores utilizan los informes para estar al tanto de toda la operación, y los clientes los utilizan para ver exactamente cómo se está protegiendo su propiedad, lo que genera confianza entre los propietarios y los proveedores de seguridad.

Los informes de actividad diarios son un elemento estándar en cualquier operación de seguridad. Este artículo analiza un tipo de informe diferente: el informe de perfil de propiedad, introducido por primera vez en Silvertrac y que ahora forma parte de la familia Trackforce junto con TrackTik.

Puntos clave

El perfil de la propiedad reúne todos los detalles del terreno en un solo lugar.
La dirección, las fotos, los tipos de incidencias, los puntos de control, las tareas programadas y las notas son visibles de un vistazo.
Acorta la formación de los oficiales.
Los agentes pueden conocer las expectativas de un nuevo centro de trabajo antes de su primer turno.
Te ayuda a ganar contratos.
Un perfil de ejemplo muestra a los clientes potenciales exactamente qué servicio pueden esperar de usted.
Mantiene la oficina eficiente.
El personal obtiene la información del sitio que necesita sin necesidad de acceso completo al sistema.
TrackTik convierte cada perfil de sitio en una herramienta útil.
Las órdenes de servicio, las instrucciones de los puntos de control y los informes de los clientes mantienen el conocimiento del lugar presente tanto para los oficiales como para los clientes en cada turno.

¿Qué es un informe de perfil de propiedad?

Un informe de perfil de propiedad le ofrece una visión general sencilla de cualquier propiedad que proteja. Muestra la información más importante sobre un sitio en un solo lugar, para que cualquier persona que necesite comprender la propiedad pueda familiarizarse rápidamente con ella.

Lo que incluye	Por qué es importante
Foto y dirección de la propiedad	Ayuda a los oficiales y al personal a reconocer el sitio y encontrarlo rápidamente.
Números y ubicaciones de las unidades	Muestra exactamente adónde deben ir los agentes en la propiedad.
Tipos de problemas	Define qué deben informar los oficiales y cómo
Puntos de control	Mapas que muestran el recorrido de los guardias y las áreas que requieren controles regulares.
Tareas programadas	Enumera las tareas urgentes, como los cierres y las inspecciones.
Notas sobre la propiedad	Captura instrucciones especiales, contactos y preferencias del cliente.

¿Qué información debe incluirse en un informe de perfil de propiedad y por qué es importante cada elemento?

Seguramente ya se te ocurren excelentes maneras de usar esto en tu negocio. Aquí te presentamos tres formas específicas en que los informes de propiedades mejoran tu empresa.

Tres formas en que los informes inmobiliarios mejoran las operaciones de seguridad

1. Formación de agentes de seguridad

Los agentes bien capacitados son fundamentales para el éxito de una empresa de seguridad, y garantizar que dominen los procedimientos de reporte es una parte esencial de su formación. Descubra las claves para un programa de capacitación de agentes de seguridad eficaz y motivador .

Un perfil de propiedad facilita la capacitación de los agentes sobre los procedimientos de reporte, incluso para propiedades con requisitos complejos. Antes de su primer turno en una nueva propiedad, los agentes pueden familiarizarse con lo que se espera de ellos.

También ayuda a minimizar los errores en las propiedades nuevas después de cerrar un trato. Configure la propiedad antes del primer turno, comparta el perfil y asegúrese de que cada agente asignado a ese lugar sepa exactamente qué hacer.

Consejo práctico: Comparta el perfil de la propiedad con los agentes al menos una semana antes de su primer turno para que tengan tiempo de familiarizarse con ella. Además, tener una copia de cada propiedad en la oficina facilita encontrar la información.

2. Ventas

Vender servicios de seguridad no es fácil, y una de las cosas más difíciles es demostrar a un cliente potencial que puedes ser un socio de confianza.

Un perfil de propiedad es una forma sencilla de mostrar a los posibles clientes qué pueden esperar de usted. Durante el proceso de propuesta, les ofrece un resumen de sus servicios, adaptado al tipo de propiedad. Además, le ayuda a evitar el error más común en las propuestas de seguridad : hablar más de usted mismo que del cliente.

Crea una plantilla de propiedad que coincida con el tipo de propiedad del cliente potencial, añade su nombre y lleva el perfil a tu reunión de presentación. Complementa muy bien una visita a la propiedad antes de la presentación.

Esto te brinda dos ventajas. Primero, demuestras tu experiencia e iniciativa. Segundo, puedes preguntar si hay algo que les gustaría que se hiciera en su propiedad. En unos pocos pasos sencillos, te conviertes en un socio de confianza para ellos y aumentan tus posibilidades de cerrar el trato.

3. Administración

Como en cualquier otro aspecto de la gestión de una empresa de seguridad privada, una oficina organizada es fundamental para el éxito. Proporcionar a las personas el acceso adecuado a la información correcta puede ser determinante para la eficiencia.

No todos en la oficina necesitan acceso completo al sistema de gestión de seguridad. Un perfil de propiedad ofrece al personal una visión general rápida de un sitio sin necesidad de administrar la plataforma. Si una recepcionista necesita el número de mantenimiento de una propiedad, o si el departamento de facturación necesita saber cuándo se agregó una propiedad, toda la información está en un solo lugar. La suite administrativa TrackTik, integrada con la plataforma, va más allá al vincular los datos del sitio con la programación, la nómina y la facturación.

El fácil acceso a la información correcta es lo que diferencia a las buenas empresas de seguridad de las excelentes.

Cómo crear un perfil de propiedad para cada sitio.

Independientemente de la plataforma que utilice, estos pasos le ayudarán a crear un perfil en el que los directivos, el personal de ventas y el personal administrativo puedan confiar.

Recorra la propiedad con el cliente. Confirme las prioridades, las áreas problemáticas, los contactos y cualquier circunstancia particular.
Documente la información básica del sitio. Añada la dirección, los números de las unidades, fotos, mapas y contactos clave.
Defina los tipos de incidencias y las normas de notificación. Decida qué deben informar los agentes e incluya los detalles que más le importan a su cliente. Vea 7 elementos que todo informe de actividad diaria debe incluir .
Mapea los puntos de control y las tareas programadas. Configura el recorrido de vigilancia y las tareas urgentes como cierres y inspecciones.
Revisa y actualiza periódicamente. Revisa el perfil después de incidentes, cambios en el contrato o comentarios de los clientes para que nunca quede obsoleto.

Cómo TrackTik mantiene el conocimiento del sitio siempre presente para los oficiales y clientes.

Un perfil solo es útil si los agentes lo utilizan durante su turno. TrackTik, la plataforma de gestión de personal de seguridad de Trackforce, aprovecha la información del sitio en cada turno.

Órdenes de servicio por cliente, sitio o puesto: el sistema de gestión de seguridad TrackTik envía las órdenes de servicio directamente a los dispositivos de los agentes, las actualiza en tiempo real y puede requerir confirmación de recepción.
Instrucciones en cada punto de control: El sistema de control de vigilancia TrackTik muestra instrucciones específicas del lugar cuando llegan los agentes, abre los formularios de informe y formula preguntas sobre excepciones.
Informes listos para el cliente: TrackTik Security Operations comparte informes y resúmenes operativos a través de un portal para clientes.
Análisis del rendimiento de las instalaciones: la inteligencia empresarial de TrackTik desglosa la actividad por responsable, turno y cuenta, para que pueda ver el rendimiento de cada propiedad.

Tanto si gestionas unas pocas propiedades residenciales y comerciales como cientos de emplazamientos, tener la información adecuada al alcance de la mano optimiza cada aspecto de tu operación. Solicita una demostración de TrackTik para ver cómo funciona.

Preguntas frecuentes

Un informe de perfil de propiedad es un resumen de una página sobre un sitio protegido. Por lo general, incluye la dirección, fotos, números de unidad, tipos de incidencias, puntos de control, tareas programadas y notas especiales, para que los agentes, los equipos de ventas y el personal administrativo puedan comprender rápidamente la propiedad.

Un informe de actividades diarias registra lo sucedido durante un turno, mientras que un perfil de la propiedad describe el lugar y las funciones que se esperan de los agentes. En conjunto, muestran a los clientes tanto el plan como el trabajo realizado.

Permiten que los nuevos agentes aprendan la distribución del sitio, los puntos de control, las tareas y las normas de reporte antes de su primer turno, lo que reduce los errores y agiliza la incorporación. En TrackTik, las órdenes de servicio envían las mismas instrucciones específicas del sitio directamente a los dispositivos de los agentes, con seguimiento de confirmación.

Sí. Presentar un ejemplo de perfil de propiedad adaptado al tipo de inmueble del cliente potencial le muestra exactamente qué servicio puede esperar y lo invita a agregar sus propios requisitos. Esto lo posiciona como un socio, no como un simple proveedor.

TrackTik recopila datos operativos en tiempo real y los genera en informes que se pueden compartir a través del portal del cliente, por correo electrónico o en persona. La inteligencia empresarial de TrackTik desglosa la actividad por agente, turno y cuenta para que los clientes puedan ver cómo se protege su propiedad.

Los informes deben ser puntuales, específicos y estar alineados con las prioridades del cliente, incluyendo pruebas como fotos, marcas de tiempo y ubicaciones. El sistema de informes de incidentes TrackTik añade automáticamente estas pruebas, y la IA de ReportPro ayuda a los agentes a redactar informes claros y profesionales.