Was gehört in einen Bericht? Die richtige Art der Meldung von Vorfällen im Bereich der physischen Sicherheit

Trackforce

11. Dezember 2024 · 11 Minuten Lesezeit

Sicherheitsmitarbeiter beim Verfassen eines Berichts über einen Vorfall im Bereich der physischen Sicherheit

Die Erstellung eines klaren und aussagekräftigen Vorfallsberichts durch Sicherheitspersonal kann eine Herausforderung darstellen. Obwohl dies ein grundlegender Aspekt der physischen Sicherheit ist, kann eine mangelhafte Berichterstattung dem Ruf Ihres Unternehmens schaden.

Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihre Berichte erheblich verbessern können. Viele Unternehmen verlassen sich nach wie vor auf Papierdokumente oder einfache Online-Berichte, die möglicherweise nicht die Informationen liefern, die Sie benötigen. Die digitale Berichterstattung hingegen bietet Zugang zu Daten und Analysen, mit denen herkömmliche Methoden nicht mithalten können.

In diesem Blogbeitrag gehen wir darauf ein, warum die digitale Meldung von Vorfällen für Ihre Mitarbeiter unverzichtbar ist und was einen stichhaltigen Bericht von einem weniger stichhaltigen unterscheidet.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Ein Bericht richtet sich an mehr als eine Zielgruppe.
Der Kunde, ein Vorgesetzter, ein Versicherer, ein Anwalt und Ihre eigene Berichterstattung – sie alle haben unterschiedliche Anforderungen an denselben Datensatz, und ein Format, das nur den Kunden bedient, wird den anderen nicht gerecht.
Erfasste Zeitangaben wurden eingegeben.
Eine von einem Beamten eingegebene Zeitangabe ist eine Erinnerung. Ein Zeitstempel, eine GPS-Position und ein gescannter Kontrollpunkt sind Aufzeichnungen, und nur eine davon hält einer Anfechtung stand.
Freitext kann nicht ausgewertet werden.
Ohne eine vorgeschriebene Kategorie kann ein Vorfall zwar gelesen, aber niemals in Trends erfasst werden – und so kommt es, dass Unternehmen am Ende Tausende von Meldungen haben, ohne daraus Erkenntnisse gewinnen zu können.
Eine verzerrte Berichterstattung ist ein Schulungsproblem, kein Formularproblem.
Beamte melden Vorfälle zu selten, wenn sie sich nicht sicher sind, ob eine Meldung erwünscht ist. Das lässt sich durch keine Vorlage beheben.
Ein Prüfpfad ist das, was einen Bericht stichhaltig macht.
Wenn Berichte bearbeitet werden können, ohne dass Spuren der Änderungen zurückbleiben, wird die gesamte Dokumentation Monate später anfechtbar.

Ereignismeldungen des Sicherheitspersonals

Gute Berichterstattung bedeutet, die Fakten zu verstehen und zu dokumentieren. Die Erfassung dieser Fakten kann jedoch schwierig sein, wenn Ihre Sicherheitskräfte nicht darin geschult sind, effektiv zu schreiben. Eine ausführlichere Anleitung finden Sie in unserem Leitfaden zur Verbesserung der Berichterstellung durch Sicherheitskräfte.

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihren Prozess zur Meldung von Vorfällen optimieren können

Überwindung von Meldeverzerrungen: Meldeverzerrungen sind ein echtes Problem. Um dem entgegenzuwirken, müssen sich die Beamten wohlfühlen und unterstützt fühlen, damit sie ihre Beobachtungen ohne zu zögern melden können.
Einhaltung von SOPs und Verträgen: Überprüfen Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Vertragsrichtlinien, um festzustellen, welche Angaben Ihre Berichte enthalten müssen. Detaillierte Berichte helfen dabei, die Maßnahmen Ihrer Mitarbeiter zu begründen und die vertraglichen Anforderungen zu erfüllen, und sie sind es, die die Stunden, die Sie über Verträge und Rechnungen abrechnen, rechtfertigen.
Gliederung der Berichte: Stellen Sie bei Berichten mit besonderen Anforderungen sicher, dass diese so gegliedert sind, dass die Verantwortlichen erkennen können, welche Berichte besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Schauen wir uns nun weitere bewährte Vorgehensweisen für Ihre Vorfallberichte an.

Standardisieren Sie Ihre Berichte

Um die Berichtsstandards zu verbessern, muss man die Grundlagen verstehen, eine leicht verständliche Vorlage erstellen und sicherstellen, dass der Prozess wiederholbar ist.

Machen Sie sich mit den Grundlagen der Berichterstattung vertraut

Legen Sie den Zweck der Berichte fest (Kundengebrauch, interne Nutzung oder gesetzliche Vorschriften).
Stellen Sie sicher, dass Vorfälle mit einem Zeitstempel versehen sind.
Entscheiden Sie, ob Sie Beweismittel wie Fotos, Audioaufnahmen, GPS-Standortdaten und Notizen benötigen.
Überlegen Sie, ob der Bericht ein spezielles Layout erfordert.
Planen Sie ein, falls Nachuntersuchungen erforderlich sind.
Prüfen Sie, ob der Bericht regelmäßig benötigt wird.

Wiederkehrende Elemente finden

Auch wenn sich Berichte wiederholen, sollten sie flexibel an verschiedene Situationen angepasst werden können. Eine standardisierte Vorlage hilft den Mitarbeitern, wichtige Informationen schnell zu erfassen und zu melden, um Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zu unterstützen. In unserem Beitrag über anpassbare Berichtsvorlagen wird erläutert, wie das in der Praxis funktioniert.

Berichtsvorlage erstellen

Nicht alle Vorlagen sind gleich. Eine umfassende Vorlage sollte flexibel genug sein, um bei Bedarf zusätzliche Angaben, wie beispielsweise gesetzliche Anforderungen, aufzunehmen. Bei der Umstellung von der papierbasierten auf die digitale Berichterstattung sollten Sie auf Folgendes achten:

Zahlreiche Feldoptionen zur Nachbildung von Papierformularen.
Drag-and-Drop-Funktion und Sprach-zu-Text-Funktion für eine einfache Bedienung.
Unterstützung für Mediendateien wie Fotos mit Zeitstempel, Audio- und Videodateien, GPS-Standorte und Notizen.
Benachrichtigungen und automatische Warnmeldungen an die Beteiligten.
Identitätsprüfung der Beamten und Nachverfolgung durch die Vorgesetzten.
Berichtsanalysen zur Verfolgung des Status von Berichten.

In der Praxis betrifft der Großteil dieser Liste eher mobile Apps als Desktop-Anwendungen, da der Beamte die Daten bereits während des Einsatzes erfassen muss, anstatt sie am Ende einer Schicht aus dem Gedächtnis zusammenzufassen.

Bilde deine Wachen aus

Eine effektive Schulung der Sicherheitskräfte ist von entscheidender Bedeutung, da sie bei Vorfällen als Erste vor Ort sind und die Berichte erstellen. Beim Ausfüllen der Berichte müssen sie ruhig und selbstbewusst auftreten.

Verbesserung der Soft Skills

Soft Skills sind für Sicherheitskräfte wichtig. Indem Sie deren Fähigkeiten im Zuhören und Schreiben fördern, können Sie die Qualität ihrer Berichte verbessern. Konzentrieren Sie sich auf Schulungen in folgenden Bereichen:

Taktische Kommunikation
Grundlegende Feststellung
Schreibfähigkeiten

Berücksichtigen Sie auch diese Aspekte bei der Schulung Ihrer Teams

Umgang mit der Öffentlichkeit
Meldung kritischer Vorfälle
Techniken zur Deeskalation
Standortspezifische Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften

Eines sollte man dabei unterscheiden: Die Qualität der Berichterstellung und die Bereitschaft zur Berichterstattung sind zwei unterschiedliche Probleme. Das erste lässt sich durch Schulungen beheben. Das zweite lässt sich nur durch die Unternehmenskultur beheben, denn ein Beamter, der befürchtet, dass die Meldung eines Vorfalls ihm Ärger einbringen könnte, wird weiterhin kurze Berichte verfassen – ganz gleich, wie gut die Vorlage auch sein mag. Wenn das Verfassen von Berichten tatsächlich das Hindernis ist, hilft ReportPro AI dabei, indem es grobe Feldnotizen in einen lesbaren Bericht umwandelt und dabei den Originaltext des Beamten sowie ein Auditprotokoll auf Feldebene beibehält – was aus den unten genannten Gründen wichtig ist.

Wer liest den Bericht eigentlich?

In den meisten Ratgebern zum Thema Berichterstattung wird der Kunde als einziger Adressat betrachtet. In der Realität kann ein einzelner Vorfallsbericht jedoch von fünf verschiedenen Personen mit jeweils unterschiedlichen Anforderungen gelesen werden, und ein Format, das den Anforderungen der einen gerecht wird, kann für die anderen stillschweigend versagen:

Wer liest den Bericht?	Was sie davon erwarten	Was führt bei ihnen zum Scheitern?
Der Kunde	Bestätigung, dass der Standort abgesichert wurde, was passiert ist und welche Maßnahmen Sie ergriffen haben	Eine Erzählung ohne Ausgang oder ein Bericht, der eine Woche später eintrifft
Ihr Vorgesetzter	Genügend Informationen, um innerhalb weniger Minuten zu entscheiden, ob eine Eskalation erforderlich ist	Freitext ohne Kategorie, daher kann er weder sortiert noch gezählt werden
Ein Versicherer, der einen Schadenfall bearbeitet	Zum jeweiligen Zeitpunkt erfasste Angaben zu Zeit, Ort und Zustand	Eine Zeitangabe, die der Beamte nachträglich eingegeben hat, und kein Zeitstempel
Ein Anwalt, einige Monate später	Ein unverfälschter Datensatz mit einer nachvollziehbaren Nachverfolgungskette	Berichte, die nachträglich bearbeitet wurden, ohne dass nachvollziehbar ist, was geändert wurde
Eine Aufsichtsbehörde oder ein Wirtschaftsprüfer	Einheitliche Vorgehensweise bei allen Mitarbeitern und an allen Standorten sowie nachweisbare Mitarbeiterbindung	Jeder Beamte verfasst seinen Bericht nach seinem eigenen Format
Ihre eigene Berichterstattung	Strukturierte Felder, die zu einem Trend zusammengefasst werden können	Ein Detail, das in der Prosa untergeht und auf Portfolioebene keine Rolle spielt

Die letzte Zeile ist die, die Unternehmen als Letzte wahrnehmen. In Prosaform verfasste Details sind auf Portfolioebene nicht erkennbar, weshalb Business Intelligence eher auf strukturierte Felder als auf bessere Formulierungen angewiesen ist.

Anzeichen dafür, dass Ihre Berichte nicht vertretbar sind

Das sollte man besser überprüfen, bevor man es auf die harte Tour erfahren muss. Jeder dieser Punkte untergräbt einen ansonsten gut geschriebenen Bericht:

Die Zeiten wurden eingegeben und nicht erfasst. Eine eingegebene Zeit ist eine Erinnerung. Ein Zeitstempel ist eine Aufzeichnung.
Berichte können spurlos bearbeitet werden. Wenn nicht nachvollziehbar ist, was geändert wurde und wer die Änderung vorgenommen hat, wird der gesamte Datensatz fragwürdig.
Der Standort wird beschrieben und nicht aufgezeichnet. „Hinter dem Grundstück“ ist nicht dasselbe wie eine GPS-Position oder ein gescannter Kontrollpunkt.
Keine Kategorie, nur eine Beschreibung. Wenn ein Vorfallstyp als Freitext angegeben wird, kann man ihn niemals auswerten oder Trends daraus ableiten.
Die Fotos sind auf dem Handy des Beamten gespeichert. Beweismittel, die nicht im Bericht aufgeführt sind, werden Sie in sechs Monaten nicht mehr finden.
Es wurde kein Ergebnis erfasst. Ein Vorfall ohne Maßnahmen und ohne Lösung wird eher als Haftungsfall denn als Servicefall gewertet.

Standardisierung der Berichterstattung in 30 Tagen

Tag 1 bis 7: Sammeln Sie alle verwendeten Formate. Erfassen Sie die Berichtsvorlagen, die an Ihren Standorten tatsächlich im Umlauf sind. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass es mehr Varianten gibt, als sie erwartet hatten, darunter einige undokumentierte und ein paar, die von einem Vorgesetzten vor Ort selbst entwickelt wurden.
Tag 1 bis 7: Vergleichen Sie diese mit dem Vertrag. Lesen Sie nach, was in den einzelnen Kundenverträgen und in Ihren Standardarbeitsanweisungen tatsächlich vorgesehen ist. Hier stellen Sie fest, ob Sie entweder zu wenig leisten oder Berichte erstellen, die niemand angefordert hat.
Tag 8 bis 14: Legen Sie die Pflichtfelder fest. Zeit, Ort, Kategorie, ergriffene Maßnahme, Ergebnis. Machen Sie diese Felder zu Pflichtfeldern statt zu optionalen Feldern und vermeiden Sie es, etwas hinzuzufügen, das ein Leser nicht nutzen wird.
Tag 15 bis 21: Pilotprojekt an einem Standort, während der Tour erfasst. Lassen Sie einen Mitarbeiter dies mitten in der Schicht auf dem Handy ausfüllen, nicht einen Manager am Schreibtisch. Der erste Versuch zeigt Ihnen, welche Felder mehrdeutig sind.
Tag 22 bis 30: Präsentieren Sie die Vorlage einem Kunden und legen Sie den Rhythmus für die Überprüfungen fest. An seiner Reaktion lässt sich wirklich erkennen, ob die Vorlage Aspekte enthält, die für ihn von Bedeutung sind. Legen Sie bereits jetzt fest, welche Informationen monatlich gemeldet werden sollen, damit das System die erste arbeitsreiche Phase übersteht.

Berichterstattung – so macht man es richtig

Der Ruf Ihres Unternehmens ist gefährdet, wenn Ihre Führungskräfte nicht wissen, wie Vorfälle ordnungsgemäß zu melden sind. Eine unsachgemäße Meldung kann zu einem Vertrauensverlust bei den Kunden und zu rechtlichen Haftungsrisiken führen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Berichte klar und verständlich verfassen können und Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOPs) verstehen. Investieren Sie außerdem in eine leistungsfähige Berichtssoftware, die Ihren grundlegenden oder umfassenden Anforderungen gerecht wird. Durch die Verknüpfung mit dem Wachpersonalmanagement und der Rundgangüberprüfung werden aus einzelnen Berichten eine lückenlose Dokumentation des gesamten Dienstes.

Die Umstellung Ihres Meldesystems auf digitale Verfahren führt zu mehr Effizienz und tieferen Einblicken in Ihre gesamten Betriebsabläufe. Wenn Sie noch mit Papier arbeiten, beginnen Sie damit , die Vorteile einer papierlosen Abwicklung Ihrer täglichen Tätigkeitsberichte aufzuzeigen und zu erläutern, was jeder tägliche Tätigkeitsbericht enthalten sollte. Wenn Sie bereit sind, vereinbaren Sie einen Termin für eine TrackTik-Demo, und wir werden das System anhand eines Ihrer eigenen Standorte mit Ihnen durchgehen.

Häufig gestellte Fragen

Mindestens sechs Angaben: ein erfasster Zeitstempel statt eines eingegebenen, ein erfasster Ort, eine vorgeschriebene Vorfallkategorie, die Beobachtung selbst, die ergriffene Maßnahme und das Ergebnis. Fügen Sie Medien bei, sofern vorhanden. Alles, was darüber hinausgeht, sollte nur deshalb enthalten sein, weil ein bestimmter Leser es benötigt, und nicht, weil im Formular Platz dafür ist. Die strukturierte Vorfallmeldung erzwingt die Angabe der Pflichtfelder, sodass ein Bericht nicht unvollständig eingereicht werden kann.

Ein täglicher Aktivitätsbericht umfasst die gesamte Schicht: absolvierte Rundgänge, gescannte Kontrollpunkte, erfasste Personen und Fahrzeuge sowie alle routinemäßigen Vorgänge. Ein Vorfallsbericht behandelt ein einzelnes Ereignis ausführlich, einschließlich Belegen, Maßnahmen und Ergebnis. Kunden lesen den täglichen Aktivitätsbericht, um zu verstehen, wofür sie bezahlt haben, und den Vorfallsbericht, wenn etwas schiefgelaufen ist. Unser Leitfaden dazu, was jeder tägliche Aktivitätsbericht enthalten sollte, deckt die andere Hälfte ab.

Betrachten Sie dies als ein kulturelles Problem und nicht als ein Problem der Form. Beamte melden Vorfälle zu selten, wenn sie befürchten, dass die Meldung ihnen zusätzliche Arbeit oder Ärger bereitet, und keine Vorlage kann dies ändern. Machen Sie deutlich, dass die Meldung eines Vorfalls niemals sanktioniert wird, beseitigen Sie Hindernisse, indem Sie ihnen ermöglichen, Vorfälle bereits während der Dienstzeit über die mobile App zu melden, anstatt erst am Ende der Schicht, und achten Sie darauf, nicht so auf die ersten ehrlichen Meldungen zu reagieren, dass alle daraus lernen, keine Meldungen mehr zu machen.

Gehen Sie davon aus, dass jeder Bericht Monate später von einem Anwalt oder einem Versicherer gelesen werden könnte, denn bei den wirklich wichtigen Berichten ist dies in der Regel der Fall. Die Rechtshaltbarkeit hängt von drei Faktoren ab: von Beweismitteln, die zum Zeitpunkt des Vorfalls erfasst und nicht nachträglich rekonstruiert wurden, von einem Ort, der aufgezeichnet und nicht nur beschrieben wurde, sowie von einem Prüfpfad, aus dem hervorgeht, ob der Bericht bearbeitet wurde und von wem. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um allgemeine Hinweise und nicht um Rechtsberatung handelt; Ihr eigener Rechtsbeistand sollte die Aufbewahrungsfristen und Beweisvorschriften für Ihre Rechtsordnung bestätigen.

Die Korrektur eines Rechtschreibfehlers ist eine reine Formalität. Das Umschreiben der Beobachtungen eines Beamten ist jedoch problematisch, da der Bericht dann nicht mehr dessen eigene Darstellung ist, sondern zu einer überarbeiteten Fassung wird, deren Ursprung niemand mehr nachvollziehen kann. Wenn Berichte regelmäßig überarbeitet werden müssen, liegt der Fehler entweder bei der Vorlage oder bei der Schulung. Falls Überarbeitungen dennoch vorgenommen werden, sollte darauf bestanden werden, dass das Original neben der überarbeiteten Fassung aufbewahrt wird, damit die Nachvollziehbarkeit gewahrt bleibt.

Nur wenn das Original verloren gegangen ist. Die Gefahr bei jeder KI-Unterstützung besteht darin, dass der Bericht des Beamten durch eine aufgeräumtere Version ersetzt wird, die nicht mehr zurückverfolgt werden kann. ReportPro AI speichert den ursprünglichen und den optimierten Inhalt nebeneinander zusammen mit einem Prüfprotokoll auf Feldebene, sodass lediglich die Lesbarkeit und die Übersetzung geändert werden, nicht aber die Fakten. Sollte der Bericht jemals im Rahmen eines Rechtsstreits vorgelegt werden, sind die eigenen Worte des Beamten weiterhin vorhanden.

Erstellen Sie eine Kernvorlage mit Pflichtfeldern, die sich nie ändern, und fügen Sie dann kundenspezifische Abschnitte hinzu, anstatt für jeden Kunden ein eigenes Format zu pflegen. Dadurch bleiben die Datensätze einheitlich genug, um sie standortübergreifend zusammenzufassen, und gleichzeitig werden die individuellen Vertragsanforderungen erfüllt. Dies ist zudem der einzige Ansatz, der auch bei wachsendem Kundenstamm tragbar bleibt, da ein Format pro Kunde bereits ab etwa einem Dutzend Kunden unüberschaubar wird. Sie können eine TrackTik-Demo buchen, um zu sehen, wie konfigurierbare Vorlagen dies bewältigen.