Sollten Sie die Berichte Ihrer Sicherheitsmitarbeiter bearbeiten?

Sollten Sie die Berichte Ihrer Sicherheitsmitarbeiter bearbeiten?

Wir erhalten ständig Anfragen von Kunden, ob unsere Software zur Meldung von Vorfällen es ihnen ermöglicht, die Berichte der Einsatzkräfte zu bearbeiten, und ob sie solche Änderungen überhaupt vornehmen sollten. Da dieses Thema sehr häufig auftaucht, halten wir es für sinnvoll, näher darauf einzugehen.

Warum einen Bericht bearbeiten?

Sehen Sie, manchmal verfassen Sicherheitskräfte mangelhafte Berichte. Sie schreiben Wörter falsch, machen grammatikalische Fehler oder geben einfach nicht genügend relevante Informationen an. Wir wissen, dass dies ständig vorkommt, und deshalb haben wir eine ganze Folge mit Tipps zur Verbesserung der Berichterstellung durch Sicherheitskräfte gewidmet.

Kunden beauftragen Sie nicht wegen des Berichts, sondern weil sie sich um die Sicherheitskräfte vor Ort sorgen. Ein Problem entsteht, wenn sie den Bericht nicht verstehen können oder wenn der Bericht viele überflüssige Informationen oder Ungenauigkeiten enthält.

„Wenn dein Mandant sich einen Bericht ansieht und all die abgerundeten Zeitangaben sieht – 9 Uhr, 10 Uhr, 11 Uhr, nichts festgestellt –, denkt er oft, dass die Beamten den Bericht einfach schon im Voraus geschrieben haben“, sagte ich Johnny in der heutigen Folge.

Wenn es so aussieht, als würden Ihre Mitarbeiter den Bericht im Voraus verfassen und lediglich die Zeiten eintragen, wird der Kunde vermuten, dass sie die Route gar nicht ablaufen oder die Arbeit gar nicht erledigen – und schon haben Sie ein Problem mit der Rechenschaftspflicht.

In solchen Situationen ist es verständlich, dass Vorgesetzte die Berichte der Beamten überarbeiten möchten, um sie ansprechender zu gestalten, aber ist das wirklich die beste Lösung für das Problem?

Warum Sie Polizeiberichte nicht bearbeiten sollten

Ein vager oder verwirrender Bericht schadet Ihrer Rechenschaftspflicht, ebenso wie ein Bericht, der von einem Vorgesetzten stark überarbeitet wurde. Kunden möchten direkt von einem Beamten vor Ort informiert werden, nicht von einem Vorgesetzten, der gar nicht vor Ort war.

Aus diesem Grund sind unsere Vorfallberichte und täglichen Tätigkeitsberichte standardmäßig so eingestellt, dass Vorgesetzte die Berichte nicht bearbeiten können. Dies ist beabsichtigt und stellt eine Garantie dar, die unsere Kunden ihren Kunden geben können, dass sie den authentischen Bericht des Einsatzbeamten vor Ort erhalten.

Was wir jedoch zulassen, ist, dass Administratoren zusätzliche Anmerkungen zur Klarstellung und zur genaueren Spezifizierung erstellen. Was nicht erlaubt ist, ist, dass Vorgesetzte Angaben wie Uhrzeiten, Daten usw. ändern, von denen die Kunden erwarten, dass sie korrekt vom Sachbearbeiter stammen.

Um dies auszugleichen, haben wir Funktionen integriert, die die Wachleute bei der Erstellung von Berichten im Außendienst erheblich entlasten. Kontrollpunkte erfassen automatisch die Zeiten, zu denen die Wachleute an einem Ort auf ihrer Patrouillenroute eintreffen. Die Wachleute können einem Bericht ganz einfach Bilder oder Audiodateien hinzufügen, um anschaulich zu vermitteln, was sie auf ihrer Patrouille vorfinden.

Durch den Einsatz dieser Tools können die Beamten mehr Zeit mit der Arbeit vor Ort verbringen und weniger Zeit mit dem Verfassen eines Berichts, während der Kunde gleichzeitig klare, genaue und hilfreiche Informationen erhält.

Wann sollten Sie Änderungen vornehmen oder Kommentare hinzufügen?

Das Wichtigste ist, die Integrität zwischen Ihnen und Ihrem Kunden zu wahren. Legen Sie frühzeitig fest, welche Anforderungen der Kunde an die Berichte stellt, und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter diese Anforderungen verstehen. In den meisten Fällen stören sich die Kunden nicht an dem einen oder anderen Rechtschreibfehler, solange alle Informationen vorhanden und leicht verständlich sind.

Einfach ausgedrückt: Der Versuch, jeden einzelnen täglichen Tätigkeitsbericht für jeden einzelnen Standort zu überarbeiten, ist weder effizient noch skalierbar. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, ist es an der Zeit, entweder daran zu arbeiten, die Schreibfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu verbessern, oder eine Beziehung zum Kunden aufzubauen, in der dieser versteht, wie wichtig die vor Ort geleistete Arbeit im Vergleich zu den Details des Berichts ist.

Eine Ausnahme besteht, wenn Ihre Beamten einen Vorfall melden, der – aus welchem Grund auch immer – vor Gericht landen könnte. In solchen Fällen sollten Sie den Bericht unverzüglich prüfen, noch bevor er zu den Akten genommen wird, damit Sie sich von seiner Richtigkeit absolut überzeugen können.

Ansonsten ist es einfach keine effiziente Nutzung der Zeit der Vorgesetzten, wenn sie die Berichte der Einsatzkräfte bearbeiten oder daran mitwirken – diese Zeit lässt sich besser dafür nutzen, die Wachleute zu leiten, die Dienstpläne in Ordnung zu halten und neue Wege zu finden, um den bestmöglichen Service zu bieten.

Wir sagen nicht, dass Sie niemals Änderungen vornehmen sollen, aber Sie sollten sich bewusst sein: Wenn dies zu einem festen Bestandteil Ihrer Routine wird, ist etwas grundlegend schiefgelaufen. Ganz gleich, ob Sie eine bessere Schulung zum Verfassen von Berichten benötigen, klarere Vorgaben dazu, welche Aufgaben die Beamten zu erledigen haben, oder einfach nur bessere Arbeitsmittel – es gibt Möglichkeiten, durchweg qualitativ hochwertige Einsatzberichte und DARs zu erstellen, ohne dass ein Vorgesetzter eingreifen muss.