7 Punkte, die in jedem täglichen Tätigkeitsbericht enthalten sein sollten

Trackforce

27. August 2019 · 10 Min. Lesezeit

Sicherheitsmitarbeiter beim Ausfüllen eines täglichen Tätigkeitsberichts

Tägliche Tätigkeitsberichte sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Sicherheitsbetriebs. Für private Sicherheitsdienste stellt der tägliche Tätigkeitsbericht oft das wichtigste Kommunikationsmittel gegenüber dem Kunden dar. Erfolgreiche Unternehmen wissen um die Bedeutung eines gut verfassten täglichen Tätigkeitsberichts (kurz: DAR) und schulen ihre Teams entsprechend.

In diesem Artikel gehen wir auf die vier grundlegenden Elemente ein, die jeder DAR enthalten sollte. Abschließend stellen wir drei zusätzliche Elemente vor, die die Besten der Branche bewusst in ihre Berichte integrieren.

Okay… fangen wir mit den Grundlagen an.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Das DAR ist Ihr kundenorientiertes Produkt.
Im Hinblick auf die Vertragssicherheit ist es oft das Einzige, was der Kunde tatsächlich liest. Behandeln Sie es als Ergebnis der Arbeit und nicht als reine Verwaltungsarbeit, die nach der Schicht anfällt.
Vier Punkte sind unverzichtbar:
Die tatsächlichen Ankunfts- und Abfahrtszeiten, Informationen zu Schichtwechseln, routinemäßige vorbeugende Wartungsarbeiten sowie alle Abweichungen vom Normalbetrieb. Alles andere baut darauf auf.
Erfassen Sie die tatsächlichen Zeiten, niemals die geplanten.
Gerundete Start- und Endzeiten untergraben die Glaubwürdigkeit der gesamten Aufzeichnung. Eine geofence-gestützte Anwesenheitserfassung stellt sicher, dass der Eintrag tatsächlich damit zusammenhängt, dass sich der Beamte tatsächlich vor Ort befindet.
Es sind die Details, die einen Nachweis von einem Protokoll unterscheiden.
„Patrouille abgeschlossen, keine ungewöhnlichen Aktivitäten“ sagt einem Kunden nichts. Erst wenn man konkret angibt, was überprüft wurde und warum, wird aus einem Bericht ein wertvoller Nachweis.
Die einheitliche Handhabung über alle Standorte hinweg ist ein Softwareproblem.
Es ist nicht praktikabel, von jedem Beamten zu erwarten, dass er daran denkt, einen aussagekräftigen DAR zu verfassen. TrackTik erfasst Zeiten, Streifengänge, Fotos und Ausnahmen direkt während der Arbeit, sodass der detaillierte Bericht die Standardausgabe ist und keine zusätzliche Aufgabe darstellt.

Grundlagen des täglichen Aktivitätsberichts

Die täglichen Basisaktivitätsberichte sollten Angaben zur An- und Abwesenheit der Beamten vor Ort, Informationen zum Schichtwechsel (falls zutreffend) sowie eine Aufzeichnung aller Aktivitäten während der gesamten Schicht enthalten, einschließlich Routinestreifen und etwaiger ungewöhnlicher Vorkommnisse.

Dies sind Punkte, die in jedem Tagesbericht enthalten sein müssen – auch wenn sie vom Kunden nicht verlangt werden. Zu den Anforderungen an einen Profi in der Sicherheitsbranche gehört es, einen hohen Servicestandard aufrechtzuerhalten, unabhängig davon, ob dies vom Kunden verlangt wird oder nicht.

#1 Genaue Ankunfts- und Abfahrtszeiten

Nein … nicht die Zeit, zu der die Schicht eigentlich hätte beginnen sollen. Sondern die Zeit, zu der die Schicht tatsächlich begonnen hat. Und das Gleiche gilt für das Ende der Schicht. Dem Beamten zu erlauben, die Anfangs- und Endzeiten zu runden, ist schon der falsche Anfang.

Verwenden Sie eine Zeiterfassungs- oder Wachdienst-Management-Software mit Stempeluhrfunktion, um die Zeiten vor Ort und außerhalb des Geländes genau zu erfassen. Die meisten Lösungen nutzen sogar Geofencing rund um das Gelände, um zu verhindern, dass sich der Wachmann ein- oder ausstempelt, sofern er sich nicht auf dem Gelände befindet.

#2 Informationen zum Schichtwechsel

Sollten für die Immobilie und/oder den Kunden weitergegebene Anweisungen vorliegen, sollten Ihre Mitarbeiter diesen Informationsaustausch im DAR dokumentieren.

Nun wird es nicht bei jedem Posten einen Schichtwechsel geben. Die meisten Sicherheitsdienstanweisungen enthalten jedoch Aufgaben, die speziell für den Beginn einer Schicht gelten. Ist dies der Fall, vermerken Sie dies im Sicherheitsbericht. So weiß Ihr Kunde, dass der Sicherheitsmitarbeiter vor Ort ist, einsatzbereit und bereit zur Arbeit ist.

Es könnte so einfach sein wie:

„Beamter Lawson ist derzeit im Dienst. Alle Übergaben und die Ausrüstung wurden in ordnungsgemäßem Zustand entgegengenommen.“

Oder etwas Ausführlicheres, zum Beispiel:

„Polizist Lawson trat den Dienst an, um Polizist Jones abzulösen. Polizist Jones gab einen Überblick über die Ereignisse der vorangegangenen Schicht. Alle Übergabeanweisungen wurden entgegengenommen. Die gesamte Ausrüstung wurde in ordnungsgemäßem Zustand übernommen.“

#3 Alle routinemäßigen Vorsorgemaßnahmen

In den täglichen Aktivitätsberichten sollte alles dokumentiert werden, was das Sicherheitsteam unternimmt, um die Präsenz auf dem Gelände zu verstärken und unerwünschte Vorfälle zu verhindern.

Denken Sie daran: Der DAR ist die tägliche Zusammenfassung der für den Kunden erbrachten Leistungen.

Wenn Sie in Ihrem Bericht keine Einzelheiten angeben, welchen Eindruck gewinnt der Kunde dann von Ihren Dienstleistungen?

Leider sieht man häufig Berichte wie diesen:

05:00 Uhr – S/O Lawson hat derzeit Dienst. Alle Übergaben erhalten. 06:00 Uhr – Beginn der Streife in Gebäude 1. 06:30 Uhr – Ende der Streife in Gebäude 1, keine ungewöhnlichen Vorkommnisse. 08:00 Uhr – Beginn der Streife in Gebäude 2. 08:45 Uhr – Ende der Streife in Gebäude 2, keine ungewöhnlichen Vorkommnisse.

Kommt dir das bekannt vor??

Stattdessen sollten die Beamten darin geschult werden, einen detaillierten Bericht über alle ihre Tätigkeiten während einer Schicht zu verfassen, um dem Kunden einen Mehrwert zu bieten. Mehr dazu weiter unten…

#4 Gibt es Ausnahmen von der Regel?

Alles, was über die üblichen Vorkommnisse auf dem Grundstück hinausgeht, sollte im DAR vermerkt werden. Dazu gehören Vorfälle (wobei die Meldung von Vorfällen separat erfolgen sollte) sowie alle anderen bedenklichen Sachverhalte, darunter unter anderem:

Sicherheitsrisiken
Wartungsprobleme
Unerwartete Besucher
Türen, die eigentlich verschlossen sein sollten, waren jedoch unverschlossen
Positive oder negative Kontakte mit Personen auf dem Gelände
Sicherheitsrisiken oder -bedenken
Alle Dienstleister vor Ort (Reinigungspersonal, Straßenkehrer, Bauarbeiter usw.)

Der Sicherheitsdienst sollte die Augen und Ohren des Kunden sein. Sie möchten sicher nicht, dass Ihre Kunden von jemand anderem auf dem Gelände von einem ungewöhnlichen Vorfall erfahren. Um dies zu vermeiden, sollten die Sicherheitskräfte alles melden, was vor Ort geschieht und vom Üblichen abweicht.

Das beweist zumindest, dass der Beamte wachsam ist und aufmerksam ist.

DARs der nächsten Generation erstellen

Die meisten täglichen Aktivitätsberichte werden in irgendeiner Form die vier bisher vorgestellten Grundprinzipien umsetzen.

Aber lassen Sie uns über drei Möglichkeiten sprechen, wie Sie Ihre DARs auf die nächste Stufe heben, Ihren Kunden Gesprächsstoff liefern und den Wert Ihrer Dienstleistungen deutlich machen können.

#5 Wertnachweis

„Sicherheit ist ein Kostenfaktor … ein notwendiges Übel.“

~ Die meisten Sicherheitskunden

In 95 % der Fälle würden Ihre Kunden ihr Sicherheitsbudget lieber für etwas anderes ausgeben. Es ist Ihre Aufgabe, Wege zu finden, um einen echten Mehrwert für die Immobilie zu schaffen und diesen Mehrwert in Ihren DARs darzustellen.

Hier sind einige DAR-Einträge, die dies gut umsetzen:

„Ein Beamter leistete einem Besucher auf dem östlichen Parkplatz Hilfe bei einem Fahrzeugproblem. Der Beamte erhielt vom Besucher die mündliche Erlaubnis, ihm zu helfen (siehe beigefügte Audiodatei). Die Batterie des Fahrzeugs wurde mit einem Starthilfepaket überbrückt. Der Besucher zeigte sich dankbar für die Hilfe.“

„Der Beamte führte eine umfassende Beleuchtungsinspektion des Grundstücks durch und notierte alle matten oder nicht funktionierenden Leuchten. Dabei wurden drei nicht funktionierende Leuchten festgestellt. Die vollständigen Details entnehmen Sie bitte dem Beleuchtungsbericht.“

„Der Beamte nahm Kontakt mit dem Filialleiter von Starbucks auf, um zu erfahren, ob es derzeit irgendwelche Probleme auf dem Gelände gebe. Herr Petterson hatte keine Probleme, wusste es aber zu schätzen, dass wir uns nach dem Rechten erkundigt haben.“

Wenn Ihr Kunde den täglichen Aktivitätsbericht liest, sollte er in seiner Entscheidung, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, bestärkt werden. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, einfache Wege zu finden, um Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten und diesen zu dokumentieren.

Bonus-Tipp: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Wenn Ihr täglicher Tätigkeitsbericht Fotos des Grundstücks enthält, die Ihr Mitarbeiter während seines Streifengangs aufgenommen hat, wird der Kunde darin einen größeren Mehrwert erkennen und spüren als bei einem einfachen schriftlichen Bericht.

#6 Risikominderung und Haftungsbegrenzung

Vor Ort ist Sicherheitspersonal im Einsatz, um das Risiko und die Haftung des Kunden zu verringern. Der DAR muss Formulierungen enthalten, die dazu beitragen, das Risiko und die Haftung des Kunden zu verringern.

Durch das Anfertigen detaillierter Notizen, in denen erläutert wird, auf welche Sachverhalte der Beamte vor Ort achtet, entsteht ein Bericht, der im Falle eines Rechtsstreits weniger Interpretationsspielraum lässt.

Hier sind einige Beispiele:

Der Beamte patrouillierte im östlichen Treppenhaus und suchte nach möglichen Sicherheitsrisiken. Er überprüfte die Beleuchtung, die Beschilderung und die Handläufe, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionierten.

Der Beamte überprüfte alle Lagerbehälter, um sicherzustellen, dass sie verschlossen und gesichert waren und keine Anzeichen für gewaltsames Eindringen oder Beschädigungen aufwiesen.

Der Beamte patrouillierte im Poolbereich, um sicherzustellen, dass alle Regeln der Wohnanlage eingehalten wurden. Er achtete dabei auf unbeaufsichtigte Minderjährige, Glasflaschen und die unsachgemäße Nutzung der Anlage.

#7 Die Partnerschaft bekräftigen und unterstützen

Dies ist der Aspekt eines DAR, der am meisten Nuancen aufweist, da er von Standort zu Standort variieren wird. Letztendlich sollte Ihr Tagesbericht Ihr Engagement für den Klienten und dessen Ziele als Organisation bekräftigen, wie auch immer diese aussehen mögen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Partnerschaft mit Ihrem Kunden im Rahmen des DAR bekräftigen und stärken können:

Stellen Sie sicher, dass Punkte mit hoher Priorität oder Bereiche von besonderem Interesse in jedem DAR erwähnt werden, um zu zeigen, dass ihnen von den Einsatzkräften vor Ort die erforderliche Aufmerksamkeit geschenkt wird.
Fügen Sie Angaben Ihrer Vorgesetzten bei, aus denen hervorgeht, welche Inhalte in den standortspezifischen Schulungen behandelt werden.
Nutzen Sie eine App zur Personalverwaltung, um Erinnerungen an Dienstanweisungen zu automatisieren, die die Beamten schulen, und um Schulungen in den DARs zu vermerken.

Zusammenfassung

Hier ist eine kurze Zusammenfassung der 7 Punkte, die jeder DAR enthalten sollte:

Genaue Ankunfts- und Abfahrtszeiten
Informationen zum Schichtwechsel
Alle routinemäßigen Vorsorgemaßnahmen
Gibt es Ausnahmen von der Regel?
Wertnachweis
Risiko- und Haftungsminderung
Die Partnerschaft bekräftigen und unterstützen

Dies in die Tat umsetzen

Ich gebe zu, das ist für den durchschnittlichen Sicherheitsmitarbeiter eine große Herausforderung. Aber ob Sie es glauben oder nicht: Hunderte von Sicherheitsfirmen nutzen TrackTik, um ihren Kunden täglich DARs mit hohem Mehrwert zu liefern.

Unsere Software macht die Nutzung selbst für die technisch am wenigsten versierten Beamten einfach und reibungslos.

Häufig gestellte Fragen

Ein täglicher Tätigkeitsbericht (Daily Activity Report, DAR) ist eine schichtweise Aufzeichnung der Tätigkeiten eines Sicherheitsmitarbeiters auf einem Gelände. Darin werden Ankunfts- und Abfahrtszeiten, absolvierte Streifen, routinemäßige Präventivkontrollen sowie alle Abweichungen vom Normalzustand festgehalten. Im Bereich der vertraglichen Sicherheitsdienstleistungen dient er gleichzeitig als wichtigstes Kommunikationsmittel mit dem Kunden, da er häufig das einzige Dokument ist, das der Kunde von Monat zu Monat liest.

Mindestens vier Punkte: genaue Ankunfts- und Abfahrtszeiten, Informationen zum Schichtwechsel und zur Übergabe, die Durchführung aller routinemäßigen vorbeugenden Maßnahmen sowie etwaige Abweichungen von der Norm. Aussagekräftige Berichte enthalten drei weitere Punkte: den Nachweis des geschaffenen Mehrwerts, Formulierungen, die das Risiko und die Haftung des Kunden mindern, sowie Inhalte, die die Partnerschaft und die Prioritäten des Kunden für diesen Standort stärken.

Ein DAR deckt die gesamte Schicht ab und ist von Natur aus routinemäßig. Ein Vorfallsbericht dokumentiert ein einzelnes Ereignis ausführlich und löst in der Regel einen separaten Arbeitsablauf sowie Benachrichtigungs- und Aufbewahrungspflichten aus. Ausnahmen sollten im DAR vermerkt werden, die detaillierte Darstellung gehört jedoch in einen eigenen Vorfallsbericht. TrackTik behandelt die beiden als unterschiedliche Aufzeichnungstypen und verknüpft sie gleichzeitig, sodass der Schichtbericht und die Vorfallsakte miteinander verbunden bleiben, ohne miteinander verschmolzen zu werden.

Ausführlich genug, damit auch ein Leser, der nicht vor Ort war, versteht, was überprüft wurde und warum. Die Feststellung „Die Leitungsbegehung ist abgeschlossen, es wurden keine ungewöhnlichen Aktivitäten festgestellt“ ist zwar technisch korrekt, aber wirtschaftlich nutzlos. Die namentliche Nennung des Treppenhauses, der Beleuchtung, der Beschilderung und der Handläufe zeigt dem Kunden, wofür er bezahlt, und verringert die Unklarheiten, falls der Bericht im Falle eines Streits jemals gelesen werden sollte.

Ja, überall dort, wo die Website dies zulässt. Ein Foto vermittelt den Zustand und den Abschluss einer Situation weitaus schneller als eine schriftliche Beschreibung und dokumentiert den Zeitpunkt der Anwesenheit des Beamten an einem Ort. Mit TrackTik können Beamte während ihrer Streife Fotos über die mobile App an Einträge anhängen, sodass die Bilder automatisch in den Bericht übernommen werden und nicht erst nachträglich separat per E-Mail verschickt werden müssen.

Konsistenz entsteht durch Struktur und nicht dadurch, dass man die Beamten dazu auffordert, sich mehr anzustrengen. Standardvorlagen für jeden Dienst, Pflichtfelder, automatisch protokollierte Scans an Kontrollpunkten und an die Dienstanweisungen gekoppelte Eingabeaufforderungen beseitigen jegliche Schwankungen. TrackTik erfasst Zeiten, Streifenfahrten, Fotos und Ausnahmen während der Arbeit des Beamten und formatiert die Daten zu einem kundenfertigen Bericht, sodass die Qualität nicht davon abhängt, wer gerade im Dienst ist. Sie können eine TrackTik-Demo buchen, um die DAR-Ausgabe im Vergleich zu Ihren eigenen Dienstanweisungen zu sehen.