Das Gute, das Schlechte und das Hässliche an Berichten über Sicherheitsvorfälle

Das Gute, das Schlechte und das Hässliche an Berichten über Sicherheitsvorfälle

In der heutigen Folge besprechen wir, was einen guten Bericht über Sicherheitsvorfälle von schlechten oder geradezu miserablen Berichten unterscheidet. Diese Berichte sind für den Kunden der direkteste Einblick in Ihre Arbeit; daher ist es wichtig, darauf zu achten, dass sie gründlich, detailliert und professionell verfasst sind.

„Ein guter Bericht ist präzise, konkret, sachlich, objektiv, klar, vollständig und prägnant“, sagt Chris.

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Dem Kunden helfen

Das sind unsere grundlegenden Kriterien, aber wie stellen wir fest, ob ein Bericht diese Standards erfüllt? Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie nützlich ein Bericht ist, stellen Sie sich vor, Sie würden ihn aus der Perspektive des Kunden lesen.

Der Hauptzweck eines Vorfallberichts besteht darin, jemandem, der nicht vor Ort war, einen genauen Überblick darüber zu verschaffen, was genau passiert ist.

Allzu oft sehen wir jedoch Berichte, die für Kunden, die den Vorfall nicht miterlebt haben, fast unverständlich sind. Vielleicht enthält der Bericht zu viel Fachjargon, wichtige Details wurden ausgelassen, es gibt ungenaue oder voreingenommene Aussagen, oder der zeitliche Ablauf der Ereignisse stimmt nicht. Wie dem auch sei: Ein verwirrender Bericht hilft niemandem weiter.

Achten Sie darauf, alle notwendigen Informationen anzugeben – und nichts weiter. Ein längerer Bericht ist nicht unbedingt ein besserer Bericht. Zu viele Informationen können Kunden genauso verwirren wie zu wenige, daher ist es wichtig, den Bericht so kurz wie möglich zu halten und dennoch die fünf W-Fragen und ein H zu beantworten: Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie.

Professionalität

Die Art und Weise, wie wir unseren Kunden Berichte präsentieren, hat großen Einfluss darauf, wie diese sie lesen. Selbst ein gründlicher, prägnanter und präziser Bericht hinterlässt bei den Kunden einen schlechten Eindruck, wenn er mit Buntstift verfasst ist. Das ist auch kein Scherz – Chris ist tatsächlich schon auf Wachleute gestoßen, , die Vorfallberichte mit Buntstift verfasst haben.

Glücklicherweise muss man sich keine Gedanken mehr über das richtige Schreibgerät machen, da die Wachleute die Informationen einfach in die die Software zur Vorfallmeldung auf mobilen Geräten eingeben. Dies kann auch bei Grammatik und Rechtschreibung helfen – ein weiteres Problem, das Berichte unprofessionell wirken lässt.

„Als Beamter gibt es nichts, was deiner Glaubwürdigkeit mehr schadet als falsche Zeichensetzung, Grammatik und Rechtschreibung“, sage ich zu Chris. „Wir müssen hier zwar keinen hochkarätigen Aufsatz schreiben, aber wir müssen darauf achten, dass wir die grundlegenden Wörter richtig schreiben.“

Sensitivität und Spezifität

Ein genauer Bericht trägt nicht nur dazu bei, verbessert Ihre Beziehung zum Kunden, sondern kann auch dazu beitragen, Sie und Ihre Sicherheitskräfte vor Beschwerden zu schützen. In der Sicherheitsbranche neigen die Menschen allzu oft dazu, anzunehmen, dass wir bei unserer Arbeit Fehler gemacht haben. Daher ist eine genaue Aufzeichnung der Ereignisse entscheidend, um nachzuweisen, was Sie richtig gemacht haben.

„Stell dir eine durchschnittliche Wohnanlage mit 500 Bewohnern und einem einzigen Wachmann vor“, sagt Chris. „500 Menschen, die die Möglichkeit haben, sich über deinen Wachmann zu beschweren. Da muss man wirklich auf jedes Detail achten, das ist absolut notwendig.“

Ein fehlerhafter Bericht, der ungenaue oder unvollständige Informationen enthält, kann zahlreiche Probleme verursachen. Stellen Sie sich vor, eine Hausverwalterin möchte einem von Ihnen gemeldeten Vorfall nachgehen, kann dies aber nicht, weil der Bericht die falsche Wohnungsnummer enthält, die vollständigen Namen der Beteiligten nicht aufführt oder nicht ausführlich genug beschreibt, was genau passiert ist.

Nun muss der Hausverwalter Sie anrufen, um die Einzelheiten zu klären, was bedeutet, dass Sie den Beamten zurückrufen müssen. Alle sind unzufrieden, jeder hat mehr Arbeit, und das alles nur, weil im ursprünglichen Bericht ein paar wichtige Angaben fehlten oder falsch waren.

Verwendung eines System zur Meldung von Vorfällenkönnen Sie die Namen der Bewohner im Voraus registrieren, um Missverständnisse zu vermeiden, den Text durch Audiodateien und Bilder ergänzen und klare Felder festlegen, die der Beamte ausfüllen muss, damit nichts fehlt. Dadurch wird die Meldung von Vorfällen schneller, genauer und professioneller.