Tipps für Sicherheitskräfte: Einleitung in das Verfassen von Vorfallsberichten

Wahrscheinlich gehört das Verfassen eines Berichts über einen Sicherheitsvorfall nicht gerade zu Ihren Lieblingsaufgaben als Sicherheitskraft. Sie werden jedoch feststellen, dass 90 % aller Dienstanweisungen für Sicherheitskräfte irgendwann einmal erfordern, dass Sie einen Vorfallsbericht verfassen.

Ob Sie es glauben oder nicht: Die Qualität Ihres Vorfallberichts hat einen großen Einfluss darauf, wie Ihr Arbeitgeber Ihre Leistung bewertet. In diesem Artikel möchte ich Ihnen einige Tipps und Hilfsmittel zum Verfassen von Berichten an die Hand geben, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre Gedanken und Erinnerungen in einem detaillierten und professionellen Vorfallbericht festzuhalten.

So verfasst man einen guten Sicherheitsbericht

Erinnern Sie sich noch an die Zeit in der Grundschule, als Sie die Grundlagen des Geschichtenerzählens gelernt haben? Beim Verfassen eines Vorfallsberichts ändert sich daran nicht viel. Sie sollten folgende Punkte einbeziehen:

• Die Beteiligten: Um welche Personen handelte es sich? Konnten Sie Kontaktdaten oder eine Personenbeschreibung der Beteiligten erfassen? Achten Sie darauf, bei der Beschreibung anderer höflich und objektiv zu bleiben.
• Der Sachverhalt: Was ist tatsächlich passiert? Hier haben Sie die Gelegenheit, die Ereignisse in chronologischer Reihenfolge zu schildern. Versuchen Sie, so anschaulich wie möglich zu beschreiben, ohne dabei unnötige Informationen anzugeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob bestimmte Informationen relevant sind, nehmen Sie sie lieber auf – nur um auf Nummer sicher zu gehen. Lieber zu viel als zu wenig.
• Der Zeitpunkt: Geben Sie nach Möglichkeit den Zeitpunkt an, zu dem sich der Vorfall ereignet hat. Wenn Sie sich nicht sicher sind, geben Sie lieber einen Zeitrahmen an, anstatt zu raten.
• Der Ort: Geben Sie Details wie die Adresse, den Standort, die Umgebung und weitere relevante Informationen wie das Wetter oder die Lichtverhältnisse an.
• Das „Wie“: Wie kam es zu dem Vorfall? Da diese Frage manchmal schwer zu beantworten ist, geben Sie bitte nur Details an, bei denen Sie sich sicher sind, dass sie tatsächlich stattgefunden haben.

Halten Sie den Ton locker und dennoch professionell

Manche Beamte neigen dazu, sich in unverständlichen„Polizeitermen“zu verlieren. Das mag zwar professioneller wirken, erschwert jedoch die Lesbarkeit der Berichte. Denken Sie daran, dass dieses Dokument möglicherweise von Hausverwaltern, Vorgesetzten, Geschworenen oder Zeugen gelesen wird.

Je leichter Ihr Bericht zu verstehen ist, desto zielführender wird er sein. Schließlich besteht der Zweck eines Berichts über einen Sicherheitsvorfall darin, die Geschehnisse zu schildern. Formulieren Sie den Bericht so, dass er leicht verständlich ist, achten Sie dabei jedoch auf korrekte Grammatik und einen angemessenen Wortschatz. Der gesunde Menschenverstand ist dabei eine gute Faustregel.

Warum Berichte über Sicherheitsvorfälle wichtig sind

Sicherheitsvorfallberichte (SIRs) sind für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Anhand dieser Berichte können Sicherheitsverantwortliche und Ermittler nachweisen oder widerlegen, was bei einem Vorfall tatsächlich geschehen ist – beispielsweise bei Sachschäden oder körperlichen Auseinandersetzungen. Sie wirken sich aus auf:

• Rechtliche Beweiskraft. Ihr Bericht über einen Sicherheitsvorfall ist vor Gericht als Beweismittel zulässig. Genaue und umfassende Berichte über Sicherheitsvorfälle helfen den Opfern, vor Gericht zu beweisen, was ihnen widerfahren ist, und unterstützen die Strafverfolgungsbehörden bei ihrer Arbeit.
• Versicherungsansprüche. Wenn Ihnen ein Vorfall bekannt ist, Sie diesen jedoch nicht melden, kann Ihnen der Versicherungsschutz verweigert werden. Wenn Sie Ihre Meldungen in Echtzeit ausfüllen, stellen Sie nicht nur sicher, dass alle Angaben korrekt sind, sondern tragen auch dazu bei, dass Ihr Versicherungsschutz gewährleistet bleibt.
• Rechtsschutz für Sicherheitsbeauftragte und Sicherheitsteams. Berichte über Sicherheitsvorfälle tragen dazu bei, die Haftung von Sicherheitsteams zu begrenzen. Außerdem erleichtern diese Berichte den Sicherheitsleitern, strategische Entscheidungen zu treffen und Änderungen vorzunehmen, um den Schutz und den Service für ihre Kunden zu verbessern.
• Der Ruf Ihres Unternehmens. Das regelmäßige und korrekte Ausfüllen von Vorfallberichten ist eine bewährte Vorgehensweise, um Ihre Professionalität und Ihr Engagement für Sicherheit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Integrität Ihres Unternehmens unter Beweis zu stellen. Wenn Sie diese Berichte ernst nehmen, können Sie den Ruf Ihres Unternehmens stärken und bewahren, was Ihnen bei der Personalbeschaffung und -bindung zugutekommt.

Beobachten und berichten

Das ist zwar eine Grundregel aus der Grundausbildung für Sicherheitskräfte, aber achten Sie darauf, dass Sie bei der Erstellung Ihres Vorfallsberichts ausschließlich die Fakten angeben.

Ihre Aufgabe ist es, den Vorfall so zu beobachten und zu melden, wie Sie ihn gesehen oder erlebt haben. Die zuständigen Behörden werden sich bei Bedarf um die Ermittlungen kümmern.

Fügen Sie nach Möglichkeit Fotos, Audio- und Videodateien hinzu

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, nicht wahr? Wenn Sie die Möglichkeit haben, den Vorfall mit der Kamera festzuhalten, trägt dies wesentlich dazu bei, Ihre Vorfallberichte detaillierter zu gestalten. Achten Sie darauf, die Fotodateien beizufügen, wenn Sie Ihren Bericht verfassen und bei Ihrem Vorgesetzten einreichen. Es kann zudem hilfreich sein, wenn diese Dateien mit einem Zeitstempel versehen sind, um ihre Glaubwürdigkeit zu gewährleisten.

Sicherheitsvorfall-Meldesoftware einsetzen

Eine leistungsstarke Software zur Meldung von Vorfällen, die Sie bei der Erfassung wichtiger Informationen unterstützt, kann die Qualität Ihrer Berichte erheblich verbessern.

Der Umstieg von Stift und Papier auf ein digitales Tool bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Kritische Vorfälle und Aktivitäten digital nachverfolgen
• Vereinfachen Sie die Berichterstattung des Sicherheitspersonals durch übersichtliche Eingabefelder und Vorlagen für Vorfälle
• Erstellen Sie Berichte, die glaubwürdig sind und im Rechtsstreit Bestand haben

Da diese Berichte für Ihre Kunden, die Opfer und die Strafverfolgungsbehörden so wichtig sind, ist es unerlässlich, dass Sie Ihren Sicherheitskräften dabei helfen, sie korrekt zu erstellen. Tools wie TrackTik bieten Ihren Mitarbeitern folgende Vorteile:

• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Vorfallberichts
• Einfacher Zugriff auf alle für jede Tour erforderlichen Berichte
• Zugriff auf Tools zur Automatisierung der Berichterstellung

Die richtige Technologie trägt zudem dazu bei, den Berichtsprozess zu automatisieren. Mit TrackTik können Beamte:

• Erstellen Sie regelmäßig geplante Berichte direkt vor Ort und in Echtzeit
• Benutzerdefinierte Text- und E-Mail-Benachrichtigungen einrichten
• Probleme einfach eskalieren

Falls in Ihrem Unternehmen derzeit Vorfallberichte mit Stift und Papier erstellt werden, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten über die Möglichkeit, ein effizienteres Tool wie TrackTik einzusetzen.