Utilisation d'un logiciel de sécurité sans connexion Internet

Utilisation d'un logiciel de sécurité sans connexion Internet

Dans le secteur moderne de la sécurité, la rapidité et la précision des rapports sont essentielles à la réussite. Les propriétaires, les superviseurs et les responsables doivent disposer de rapports d'activité quotidiens afin d'améliorer l'efficacité de leurs opérations. Les clients ont besoin de preuves que les contrats de sécurité en valent la peine.

Il peut être très difficile de savoir comment mettre en place un système de rapports efficace et précis. Il existe une multitude de solutions de gestion des agents de sécurité qui se présentent comme les meilleures du marché.

Il y a au moins une chose dont vous pouvez être sûr : les rapports sur papier ne suffisent plus. Ils sont dépassés, peu fiables et bien trop lents.

Si vous n’utilisez pas encore de système de ronde de surveillance (et non, nous ne parlons pas des baguettes Deggy), il est sans doute temps d’y réfléchir. Mais dans le même temps, vous vous demandez peut-être : « Que se passe-t-il dans les sites où la connexion Internet est mauvaise, voire inexistante ? »

Si vous gérez des sites nécessitant une sécurité renforcée, comme des mines ou des centres commerciaux, ou si vous exercez votre activité dans une région plus rurale du pays, vous avez sans doute été confronté à ce problème un nombre incalculable de fois. Il existe des milliers d'endroits à travers tout le pays où une mauvaise connexion Internet est la norme.

Sans connexion Internet, une solution numérique peut sembler inutile. Heureusement, Silvertrac propose une solution à ce problème, qui peut aider votre entreprise de sécurité à gagner du temps, à économiser de l'énergie et à réduire ses coûts.

Voyons les deux façons dont vous pouvez continuer à utiliser les rapports numériques avec Silvertrac lorsque vos agents ne peuvent pas compter sur la connexion Internet d'un bien immobilier.

« Suivi des dossiers en attente »

Silvertrac garantit que chaque fois qu'un incident est signalé sur le terrain par l'un de vos agents de sécurité, celui-ci sera enregistré dans le système central de suivi des incidents « Issue Monitor ». Cependant, lorsque la connexion de données est de mauvaise qualité ou qu'il n'y a ni Wi-Fi ni connexion Internet sur un site, le système « Issue Monitor » ne peut pas se mettre à jour en temps réel.

Avec Silvertrac, même lorsqu'un agent ne peut pas se connecter à Internet, chaque incident lié à la sécurité, à la maintenance ou au stationnement signalé sera enregistré localement sur l'appareil (téléphone ou tablette) qu'il utilise. Cela inclut toutes les informations obligatoires et supplémentaires ajoutées au rapport, telles que les enregistrements vocaux, les photos ou les vidéos.

Au bas de l'application Silvertrac, vous verrez la mention « Uploads : » suivie de « Messages », « Photos » et « Audio » – et chacune d'entre elles est accompagnée d'un « 0 ». Si un agent tente de signaler des incidents mais ne dispose pas d’une connexion Internet, ces « 0 » augmenteront au fur et à mesure que les informations seront saisies dans l’application. Cela indique le nombre d’incidents signalés qui n’ont pas encore été mis à jour dans l’« Issue Monitor ».

Si vous intervenez dans des logements où la connexion Internet est mauvaise dans l'ensemble du bien, veillez à ce que les agents se rendent dans un endroit où la connexion est bonne avant la fin de leur service. L'application Silvertrac commencera automatiquement à transmettre chaque problème vers l'outil de suivi des problèmes dès qu'elle disposera d'une connexion Internet stable.

Mais les bonnes nouvelles ne s'arrêtent pas là. Lorsque les problèmes sont importés dans l'outil de suivi des problèmes, ils sont toujours horodatés en fonction de la date à laquelle ils ont été signalés, et non de celle à laquelle ils ont été importés dans l'outil.

Cela permettra à votre direction de continuer à tenir vos agents responsables du respect des normes de votre entreprise en matière de point et de rapports. Si vous avez déjà reçu un SMS alors que vous étiez dans un avion, vous savez que, bien souvent, le message n'arrive qu'à l'atterrissage, mais qu'il porte l'horodatage de l'heure à laquelle il a été envoyé. Silvertrac fonctionne exactement de la même manière.

« Rapport sur l'historique des problèmes »

Même si Silvertrac dispose d'un système permettant de gérer les problèmes de connexion Internet pendant une ronde de surveillance, il ne peut pas identifier les établissements concernés par ces problèmes de connexion.

Si les agents ne reçoivent pas pour consigne de prêter attention à la connexion Internet d'un logement, ils risquent de ne jamais aborder le sujet et vous pourriez ne jamais vous rendre compte qu'il s'agit d'un problème. La question qui se pose désormais est la suivante : « En quoi est-ce important ? »

Il arrive parfois qu'un établissement dispose d'une connexion Internet suffisante pour mettre à jour l'« Issue Monitor », mais pas nécessairement en temps réel. Si vous n'êtes pas au courant des problèmes de connexion Internet rencontrés dans cet établissement, vous pourriez avoir l'impression qu'un agent ne fait pas correctement son travail.

Pour identifier le véritable problème dans cette situation, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Rapport d'historique des incidents » de Silvertrac.

Voici le rapport d'historique des incidents Silvertrac ouvert dans Excel. La colonne « Délai serveur en minutes » est surlignée en rouge. Elle indique le temps qu'il a fallu à chaque incident pour apparaître dans le moniteur d'incidents après avoir été signalé.

Si les chiffres figurant dans la colonne « Délai serveur » sont élevés, cela signifie que vous rencontrez très probablement un problème de connexion sur le site. Ces informations vous aideront à déterminer les ajustements à apporter au protocole sur le site à l'avenir.

Le fait de savoir qu'un site dispose d'une connexion Internet de mauvaise qualité peut faire toute la différence quant à l'efficacité du signalement des incidents. L'utilisation d'outils tels que le « Moniteur des incidents en attente » et le « Rapport d'historique des incidents » vous apporte des informations précieuses sur la gestion de vos agents de sécurité, qui sont essentielles tant pour vous que pour vos clients.