Utilisation d'un logiciel de sécurité sans connexion Internet

Utilisation d'un logiciel de sécurité sans connexion Internet

Dans le secteur moderne de la sécurité, la rapidité et la précision des rapports sont essentielles à la réussite. Les propriétaires, les superviseurs et les responsables doivent disposer de rapports d'activité quotidiens afin d'améliorer l'efficacité de leurs opérations. Les clients ont besoin de preuves que les contrats de sécurité en valent la peine.

Il peut être très difficile de savoir comment mettre en place un système de rapports efficace et précis. Il existe une multitude de solutions de gestion des agents de sécurité qui se présentent comme les meilleures du marché.

Il y a au moins une chose dont vous pouvez être sûr : les rapports sur papier ne suffisent plus. Ils sont dépassés, peu fiables et bien trop lents.

Si vous n’utilisez pas encore de système de ronde de surveillance (et non, nous ne parlons pas des baguettes Deggy), il est sans doute temps d’y réfléchir. Mais vous vous demandez peut-être : « Que se passe-t-il dans les locaux où la connexion Internet est mauvaise, voire inexistante ? »

Si vous gérez des sites nécessitant une sécurité renforcée, comme des mines ou des centres commerciaux, ou si vous exercez votre activité dans une région plus rurale du pays, vous avez sans doute été confronté à ce problème un nombre incalculable de fois. Il existe des milliers d'endroits à travers tout le pays où une mauvaise connexion Internet est la norme.

Sans connexion Internet, une solution numérique peut sembler inutile. Heureusement, les plateformes de Trackforce, notamment TrackTik et Silvertrac, sont conçues pour continuer à transmettre des données même en cas de perte de signal, ce qui permet à votre entreprise de sécurité de gagner du temps, de l'énergie et de l'argent.

Pourquoi la fonctionnalité hors ligne est-elle importante dans les logiciels destinés aux agents de sécurité ?

Le travail de sécurité s'effectue là où la connectivité est la plus faible. Les agents patrouillent dans les parkings souterrains, les cages d'escalier, les quais de chargement, les locaux techniques et le long des clôtures périphériques, souvent loin d'un point d'accès Wi-Fi ou d'une antenne-relais offrant une bonne couverture. Si une application de rapport nécessite une connexion en temps réel pour enregistrer une intervention, chaque zone sans couverture devient une lacune dans le registre, et ce sont précisément ces lacunes que les clients remettent en question lors du renouvellement du contrat.

Type de site	Pourquoi la connexion se coupe-t-elle ?	Ce que protège la capture hors ligne
Parkings à étages et sous-sols	Le béton et l'acier bloquent le signal des téléphones portables	Contrôles à chaque niveau du parcours
Centres commerciaux et grands complexes commerciaux	Construction dense et réseaux saturés	Rapports d'incidents et photos prises dans les couloirs arrière et sur les quais de chargement
Mines, sites pétroliers et gaziers et sites énergétiques isolés	Peu ou pas d'antennes-relais à proximité	Registres de patrouille sur de vastes propriétés isolées
Milieux ruraux et chantiers de construction	Couverture limitée et infrastructures provisoires	Rapports d'activité par équipe et rapports d'activité quotidiens

Pour les sites pétroliers et gaziers ainsi que d'autres installations industrielles isolées, la faiblesse du signal est une réalité quotidienne plutôt qu'un simple désagrément occasionnel. Même les parcs immobiliers des grandes villes comportent des parkings souterrains et des zones de service où les téléphones perdent leur couverture.

Comment TrackTik continue de transmettre des données lorsque le signal est interrompu

L'application TrackTik dédiée aux rondes de sécurité fonctionne hors ligne. Les agents continuent d'effectuer leurs rondes même dans une zone sans réseau, comme s'ils disposaient d'un signal optimal, et l'application gère la connexion en arrière-plan.

1. Saisie directement sur l'appareil. Les agents scannent les points de contrôle GPS, NFC ou QR, effectuent leurs rondes et établissent des rapports d'incident accompagnés de photos et de notes, que le téléphone capte ou non un signal.
2. Mise en file d'attente locale. Chaque entrée est stockée sur l'appareil afin d'éviter qu'elle ne soit perdue ou bloquée en cas d'échec du téléchargement.
3. Synchronisation automatique. Lorsque l'appareil se reconnecte, les activités en attente sont transférées sans que l'agent ait à les renvoyer.
4. Tout consulter en un seul endroit. Les superviseurs visualisent les tournées et les incidents synchronisés parallèlement à l'activité en temps réel dans le Centre de commande TrackTik, tandis que les responsables peuvent comparer les sites à l'aide de tableaux de bord d'analyse de données.

La capacité à fonctionner hors ligne est primordiale pour les équipes de patrouille mobiles, dont les itinéraires traversent souvent des zones rurales entre les sites des clients. Cela allège également la pression liée au choix du matériel, puisque les agents n'ont pas besoin d'appareils haut de gamme pour rester productifs. Consultez notre guide des meilleurs téléphones portables pour les entreprises de sécurité afin de découvrir des appareils adaptés aux longues journées de travail.

Génération de rapports hors ligne dans Silvertrac

Si votre équipe utilise Silvertrac, qui fait désormais partie de la famille Trackforce aux côtés de TrackTik, deux outils intégrés garantissent la fiabilité des rapports numériques lorsque vos agents ne peuvent pas compter sur la connexion Internet d'un lieu.

Suivi des problèmes en attente : rapports en attente d'un signal

Silvertrac garantit que chaque fois qu'un incident est signalé sur le terrain par l'un de vos agents de sécurité, celui-ci sera enregistré dans le système central de suivi des incidents « Issue Monitor ». Cependant, lorsque la connexion de données est de mauvaise qualité ou qu'il n'y a ni Wi-Fi ni connexion Internet sur un site, le système « Issue Monitor » ne peut pas se mettre à jour en temps réel.

Avec Silvertrac, même lorsqu'un agent ne peut pas se connecter à Internet, chaque incident lié à la sécurité, à la maintenance ou au stationnement signalé sera enregistré localement sur l'appareil (téléphone ou tablette) qu'il utilise. Cela inclut toutes les informations obligatoires et supplémentaires ajoutées au rapport, telles que les enregistrements vocaux, les photos ou les vidéos.

Au bas de l'application Silvertrac, vous verrez la mention « Uploads : » suivie de « Messages », « Photos » et « Audio » – et chacune d'entre elles est accompagnée d'un « 0 ». Si un agent tente de signaler des incidents mais ne dispose pas d’une connexion Internet, ces « 0 » augmenteront au fur et à mesure que les informations seront saisies dans l’application. Cela indique le nombre d’incidents signalés qui n’ont pas encore été mis à jour dans l’« Issue Monitor ».

Si vous intervenez dans des logements où la connexion Internet est mauvaise dans l'ensemble du bien, veillez à ce que les agents se rendent dans un endroit où la connexion est bonne avant la fin de leur service. L'application Silvertrac commencera automatiquement à transmettre chaque problème vers l'outil de suivi des problèmes dès qu'elle disposera d'une connexion Internet stable.

Mais les bonnes nouvelles ne s'arrêtent pas là. Lorsque les problèmes sont importés dans l'outil de suivi des problèmes, ils sont toujours horodatés en fonction de la date à laquelle ils ont été signalés, et non de celle à laquelle ils ont été importés dans l'outil.

Cela permettra à votre direction de continuer à tenir vos agents responsables du respect des normes de votre entreprise en matière de point et de rapports. Si vous avez déjà reçu un SMS alors que vous étiez dans un avion, vous savez que, bien souvent, le message n'arrive qu'à l'atterrissage, mais qu'il porte l'horodatage de l'heure à laquelle il a été envoyé. Silvertrac fonctionne exactement de la même manière.

Rapport sur l'historique des problèmes : identification des sites présentant une faible connectivité

Même si Silvertrac dispose d'un système permettant de gérer les problèmes de connexion Internet pendant une ronde de surveillance, il ne peut pas identifier les établissements concernés par ces problèmes de connexion.

Si les agents ne reçoivent pas pour consigne de prêter attention à la connexion Internet d'un logement, ils risquent de ne jamais aborder le sujet et vous pourriez ne jamais vous rendre compte qu'il s'agit d'un problème. La question qui se pose désormais est la suivante : « En quoi est-ce important ? »

Il arrive parfois qu'un établissement dispose d'une connexion Internet suffisante pour mettre à jour l'« Issue Monitor », mais pas nécessairement en temps réel. Si vous n'êtes pas au courant des problèmes de connexion Internet rencontrés dans cet établissement, vous pourriez avoir l'impression qu'un agent ne fait pas correctement son travail.

Pour identifier le véritable problème dans cette situation, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Rapport d'historique des incidents » de Silvertrac.

Exportez le rapport d'historique des incidents Silvertrac vers Excel et repérez la colonne « Délai serveur en minutes ». Celle-ci indique le temps qu'il a fallu à chaque incident pour apparaître dans le moniteur d'incidents après avoir été signalé.

Si les chiffres figurant dans la colonne « Délai serveur » sont élevés, cela signifie que vous rencontrez très probablement un problème de connexion sur le site. Ces informations vous aideront à déterminer les ajustements à apporter au protocole sur le site à l'avenir.

Le fait de savoir qu'un site dispose d'une connexion Internet de mauvaise qualité peut faire toute la différence quant à l'efficacité du signalement des incidents. L'utilisation d'outils tels que le « Moniteur des incidents en attente » et le « Rapport d'historique des incidents » vous apporte des informations précieuses sur la gestion de vos agents de sécurité, qui sont essentielles tant pour vous que pour vos clients.

Guide pratique pour les sites à faible connectivité

Le logiciel assure la protection des données. Des procédures claires garantissent que vous et votre client ne serez jamais pris au dépourvu par des problèmes de connectivité.

1. Recensez les zones sans couverture lors de l'étude du site. Parcourez l'intégralité du circuit avec un appareil et notez les endroits où le signal faiblit, notamment dans les cages d'escalier, les sous-sols et les zones périphériques.
2. Précisez les informations relatives à la connectivité dans les consignes de service. Indiquez aux agents quelles zones ne disposent pas de connexion et où se trouve le signal le plus puissant à proximité.
3. Définissez un point de synchronisation avant la fin du service. Demandez aux agents de s'arrêter à un endroit où la réception est bonne afin que les rapports en attente soient transférés avant qu'ils ne pointent leur sortie.
4. Veillez à ce que vos appareils soient prêts à fonctionner hors ligne. Installez les mises à jour des applications, vérifiez l'espace de stockage disponible et assurez-vous que les batteries sont chargées, car les photos et vidéos en attente de transfert restent sur l'appareil jusqu'à ce qu'elles soient transférées.
5. Vérifiez régulièrement les retards de synchronisation. Identifiez les sites dont les données arrivent systématiquement en retard, puis adaptez vos procédures avant qu'un client ne s'en aperçoive.
6. Prévenez vos clients dès le départ. Expliquer le fonctionnement de la saisie hors ligne permet d'instaurer un climat de confiance et d'éviter les questions lorsque les rapports apparaissent a posteriori.

Questions à poser à n'importe quel fournisseur concernant le mode hors ligne

Toutes les plateformes ne gèrent pas la connectivité de la même manière. Posez ces questions lors de n'importe quelle démonstration, puis vérifiez les réponses sur votre site le moins bien connecté pendant la période d'essai. Pour avoir une vue d'ensemble de cette catégorie, découvrez ce qu'est un système de suivi des agents de sécurité et comment l'évaluer.

• Les agents peuvent-ils effectuer leurs rondes et passer les contrôles aux postes de contrôle sans aucune couverture réseau ?
• Les rapports d'incident, les photos, les enregistrements audio et vidéo sont-ils sauvegardés sur l'appareil lorsqu'il est hors ligne ?
• Est-ce que chaque entrée conserve l'heure à laquelle elle a été enregistrée, et non celle à laquelle elle a été mise en ligne ?
• Les activités en file d'attente se synchronisent-elles automatiquement, sans que les agents aient à les soumettre à nouveau ?
• Les agents peuvent-ils voir ce qui reste à télécharger ?
• Les responsables peuvent-ils voir quels sites présentent des retards de synchronisation récurrents ?

Vérifiez le bon fonctionnement sur chaque site, qu'il soit connecté ou non

Les clients paient pour une couverture qu’ils voient rarement. La fonctionnalité hors ligne permet de garder cette couverture visible sur les sites où il est le plus difficile de la documenter. Avec TrackTik, chaque ronde, chaque scan et chaque rapport enregistrés dans une zone sans réseau sont intégrés au même dossier opérationnel que le reste de votre portefeuille. C’est pourquoi les entreprises de sécurité l’utilisent pour montrer à leurs clients exactement ce qui a été fait et à quel moment.

Réservez une démonstration de TrackTik pour découvrir comment fonctionne la création de rapports hors ligne sur vos sites les plus difficiles à couvrir.