Utilisation du logiciel Security Guard sans connexion Internet

Trackforce

14 novembre 2019 · 11 min de lecture

problèmes de connexion du logiciel de sécurité hors ligne

Utilisation du logiciel Security Guard sans connexion Internet

Points clés à retenir

L'absence de signal ne signifie pas nécessairement l'absence d'enregistrement.
Le logiciel de sécurité fonctionnant hors ligne stocke les rondes, les analyses des points de contrôle et les rapports d'incidents sur l'appareil et les synchronise lorsque la connexion est rétablie.
La faible connectivité est courante, pas rare.
Les stationnements, les sous-sols, les centres commerciaux, les mines, les sites énergétiques isolés et les propriétés rurales créent tous des zones mortes que le papier et les applications exclusivement en ligne ne peuvent pas gérer.
Les délais de synchronisation peuvent donner l'impression de mauvaises performances.
Si vous ignorez quels sites ont un signal faible, des rapports arrivant tard peuvent donner l'impression qu'un agent consciencieux est inattentif.
Intégrez la connectivité au poste, et non autour.
Cartographiez les zones mortes lors de l'étude du site, inscrivez un point de synchronisation dans les commandes et examinez régulièrement les délais de synchronisation.
TrackTik conserve des données complètes sur chaque site.
L'application mobile TrackTik fonctionne hors ligne, ce qui permet aux superviseurs et aux clients d'accéder aux patrouilles, aux rapports et aux photos pris dans une zone non couverte par la connexion une fois l'appareil reconnecté.

Dans le secteur de la sécurité moderne, la rapidité et la précision des rapports sont essentielles à la réussite. Les propriétaires, les superviseurs et les gestionnaires ont besoin de rapports quotidiens d'activités pour optimiser l'efficacité de leurs opérations. Les clients, quant à eux, exigent la preuve que les contrats de sécurité constituent un investissement rentable.

Mettre en place un système de rapport efficace et précis peut s'avérer très complexe. De nombreuses solutions de gestion de gardiennage prétendent être les meilleures sur le marché.

Une chose est sûre : le journalisme papier ne suffit plus. Il est désuet, peu fiable et beaucoup trop lent.

Si vous n'utilisez pas encore de système de ronde de sécurité (et non, nous ne parlons pas de détecteurs de métaux), il est probablement temps d'y songer. Mais en même temps, vous pourriez vous demander : « Que se passe-t-il sur les propriétés avec une connexion Internet faible ou inexistante ? »

Si vous gérez des sites sensibles comme des mines ou des centres commerciaux, ou si vous travaillez dans une région rurale, vous avez probablement déjà rencontré ce problème un nombre incalculable de fois. Il y a des milliers d'endroits dans tout le pays où une mauvaise connexion Internet est la norme.

Sans connexion Internet, une solution numérique peut sembler inutile. Heureusement, les plateformes de Trackforce, comme TrackTik et Silvertrac, sont conçues pour assurer la continuité des transmissions même en cas de perte de signal, ce qui permet à votre entreprise de sécurité de gagner du temps, de l'énergie et de l'argent.

Pourquoi la fonctionnalité hors ligne est importante dans les logiciels de sécurité

Les interventions en matière de sécurité ont lieu dans des zones où la connectivité est la plus faible. Les agents patrouillent les stationnements souterrains, les cages d'escalier, les quais de chargement, les locaux techniques et les clôtures de périmètre, souvent loin de tout point d'accès Wi-Fi ou antenne-relais. Si une application de signalement nécessite une connexion active pour enregistrer une entrée, chaque zone blanche crée une lacune dans les données, et ce sont précisément ces lacunes que les clients remettent en question lors du renouvellement des contrats.

Type de site	Pourquoi la connectivité se coupe-t-elle ?	Ce que la capture hors ligne protège
structures de stationnement et sous-sols	Cellule de signalisation en blocs de béton et d'acier	Des vérifications sont effectuées à tous les niveaux du parcours.
Centres commerciaux et grands centres de vente au détail	Construction dense et réseaux encombrés	Rapports d'incidents et photos des corridors arrière et des quais de chargement
Mines, sites pétroliers et gaziers et sites énergétiques isolés	Peu ou pas d'antennes relais à proximité	Rapports de patrouille sur de grandes propriétés isolées
Sites ruraux et de construction	Couverture limitée et infrastructures temporaires	Rapports d'activité par quart et d'activité quotidienne

Pour les opérations pétrolières et gazières et autres installations industrielles isolées, la faiblesse du signal est une réalité quotidienne plutôt qu'un simple désagrément occasionnel. Même dans les grandes villes, les complexes immobiliers comprennent des garages souterrains et des zones de service où le réseau téléphonique est inexistant.

Comment TrackTik continue de signaler les problèmes lorsque le signal est interrompu

L' application de ronde de sécurité TrackTik fonctionne hors ligne. Les agents continuent leur travail même en zone blanche, comme s'ils bénéficiaient d'un signal optimal, l'application gérant la connexion en arrière-plan.

Capture d'images sur l'appareil. Les agents scannent les points de contrôle GPS, NFC ou QR, font des tournées et rédigent des rapports d'incident avec photos et notes, que le téléphone capte ou non du réseau.
Mise en file d'attente locale. Chaque entrée est stockée sur l'appareil au lieu d'être perdue ou bloquée en cas d'échec de téléchargement.
La synchronisation est automatique. Lorsque l'appareil se reconnecte, les activités en attente sont téléchargées sans que l'agent ait à les soumettre à nouveau.
Vue d'ensemble centralisée. Les superviseurs visualisent les tournées et les incidents synchronisés en parallèle de l'activité en direct dans le TrackTik Command Center , et les gestionnaires peuvent comparer les sites grâce à des tableaux de bord d'analyse décisionnelle .

La possibilité de travailler hors ligne est primordiale pour les équipes de patrouille mobile , dont les itinéraires traversent souvent des régions rurales entre les sites des clients. Elle allège également le choix du matériel, car les agents n'ont pas besoin d'appareils haut de gamme pour rester productifs. Consultez notre guide des meilleurs téléphones cellulaires pour les entreprises de sécurité afin de trouver des appareils adaptés aux longues journées de travail.

Signalement hors ligne dans Silvertrac

Si votre équipe utilise Silvertrac , qui fait désormais partie de la famille Trackforce aux côtés de TrackTik, deux outils intégrés garantissent la fiabilité des rapports numériques lorsque vos agents ne peuvent pas compter sur la connexion Internet d'un site.

Problèmes en attente de surveillance : rapports en attente d’un signal

Silvertrac garantit que tout incident signalé sur le terrain par l'un de vos agents de sécurité sera automatiquement transmis au système central de surveillance des incidents. Cependant, en cas de connexion de données instable, d'absence de Wi-Fi ou d'accès à Internet sur le site, le système de surveillance des incidents ne peut pas se mettre à jour en temps réel.

Avec Silvertrac, même sans connexion Internet, chaque incident de sécurité, d'entretien ou de stationnement signalé est enregistré localement sur l'appareil (téléphone ou tablette) de l'agent. Cela inclut toutes les informations obligatoires et supplémentaires ajoutées au rapport, comme les enregistrements vocaux, les photos ou les vidéos.

Au bas de l'application Silvertrac, vous verrez « Téléchargements », suivi de « Messages », « Photos » et « Audio », chacun accompagné d'un « 0 ». Si un agent tente de signaler un problème sans connexion Internet, le nombre de zéros augmentera à mesure que des informations seront saisies dans l'application. Cela indique le nombre de problèmes signalés qui n'ont pas encore été mis à jour dans le Suivi des problèmes.

Si vous intervenez sur des propriétés où la connexion Internet est mauvaise, assurez-vous que vos agents se rendent dans un endroit disposant d'une bonne connexion avant la fin de leur service. L'application Silvertrac commencera automatiquement à télécharger chaque incident sur le système de surveillance des incidents dès qu'elle aura une connexion Internet stable.

Les bonnes nouvelles ne s'arrêtent pas là. Lorsque des problèmes sont chargés dans le Moniteur de problèmes, ils sont toujours horodatés à la date de leur signalement, et non à la date de leur intégration au Moniteur de problèmes.

Cela permettra à votre direction de continuer à responsabiliser les agents quant au respect des normes de votre service en matière d'enregistrement et de rapports. Si vous avez déjà reçu un texto en avion, vous savez que souvent, il arrive à l'atterrissage, mais avec l'horodatage de son envoi. Silvertrac fonctionne exactement de la même manière.

Rapport historique des problèmes : détection des sites à faible connectivité

Bien que Silvertrac dispose d'un système pour gérer les problèmes de connexion Internet lors des rondes de sécurité, il ne peut pas identifier les propriétés qui rencontrent ces problèmes de connexion.

Si les agents ne sont pas informés de la nécessité de surveiller la connexion Internet d'une propriété, ils risquent de ne jamais en parler et vous pourriez ne jamais vous rendre compte du problème. La question qui se pose maintenant est : « Pourquoi est-ce important ? »

Il arrive qu'un établissement dispose d'une connexion Internet suffisamment efficace pour mettre à jour le système de surveillance des problèmes, mais pas nécessairement en temps réel. Si vous n'êtes pas informé des problèmes de connexion Internet de l'établissement, vous pourriez penser qu'un agent n'exerce pas correctement ses fonctions.

Pour identifier le véritable problème dans cette situation, vous pouvez utiliser la fonction Rapport d'historique des problèmes de Silvertrac.

Exportez le rapport d'historique des problèmes Silvertrac vers Excel et localisez la colonne « Délai du serveur en minutes ». Celui-ci indique le temps nécessaire pour que chaque problème soit pris en compte par le Moniteur de problèmes après son signalement.

Si les valeurs de la colonne « Délai du serveur » sont élevées, cela signifie probablement que vous avez un problème de connexion sur votre site. Ces renseignements vous aideront à déterminer comment ajuster le protocole à l'avenir.

Savoir qu'un établissement a une connexion Internet de mauvaise qualité peut compromettre l'efficacité du signalement des incidents. L'utilisation d'outils comme le suivi des incidents en cours et le rapport d'historique des incidents vous offre une visibilité essentielle sur la gestion de vos agents de sécurité, tant pour vous que pour vos clients.

Un guide pratique pour les sites à faible connectivité

Les données sont protégées par un logiciel. Des procédures claires garantissent que les interruptions de connectivité ne vous surprennent jamais, vous ou votre client.

Cartographiez les zones blanches lors de l'étude du site. Parcourez tout le trajet avec un appareil et notez les endroits où le signal est interrompu, notamment les cages d'escalier, les sous-sols et les zones périphériques.
Intégrez la connectivité dans les consignes de poste. Indiquez aux agents les zones hors ligne et l'emplacement du signal fort le plus proche.
Définissez un point de synchronisation avant la fin de votre service. Demandez aux agents de s'arrêter à un endroit où la couverture réseau est bonne afin que les rapports en attente soient téléchargés avant qu'ils ne pointent.
Préparez vos appareils pour une utilisation hors ligne. Installez les mises à jour des applications, vérifiez l'espace de stockage disponible et assurez-vous que les batteries sont chargées, car les photos et vidéos en attente restent sur l'appareil jusqu'à leur téléchargement.
Surveillez régulièrement les délais de synchronisation. Identifiez les sites où les données arrivent systématiquement en retard, puis ajustez les procédures avant même que le client ne s'en aperçoive.
Informez vos clients dès le départ. Expliquer le fonctionnement de la capture hors ligne instaure la confiance et évite les questions lorsque les rapports apparaissent ultérieurement.

Quelles questions poser à un vendeur concernant le mode hors ligne ?

Chaque plateforme gère la connectivité différemment. Posez ces questions lors de toute démonstration, puis testez les réponses sur votre site le moins bien connecté pendant une période d'essai. Pour une vue d'ensemble, voir la définition d'un système de suivi des agents de sécurité et les méthodes d'évaluation.

Les agents peuvent-ils faire leurs rondes et leurs vérifications aux points de passage sans aucun signal ?
Les rapports d'incidents, les photos, les fichiers audio et vidéo sont-ils enregistrés sur l'appareil même hors ligne ?
Chaque entrée conserve-t-elle l'heure de sa capture et non l'heure de son téléchargement ?
Les activités en file d'attente se synchronisent-elles automatiquement, sans que les agents aient à les soumettre à nouveau ?
Les agents peuvent-ils voir ce qui est encore en attente de téléchargement ?
Les gestionnaires peuvent-ils voir quels sites ont des retards de synchronisation récurrents ?

Prouvez le travail effectué sur chaque site, connecté ou non.

Les clients paient pour une couverture qu'ils voient rarement. La fonctionnalité hors ligne permet de garder cette couverture visible sur les sites où il est le plus difficile de la documenter. Avec TrackTik, chaque ronde, analyse et rapport effectué dans une zone non couverte est intégré au même historique opérationnel que le reste de votre activité. C'est pourquoi les entreprises de sécurité l'utilisent pour montrer précisément à leurs clients les interventions effectuées et leurs dates.

Réservez une démo de TrackTik pour découvrir comment fonctionne les rapports hors ligne sur vos sites les plus difficiles à couvrir.

Foire aux questions

Oui, si l'application mobile est conçue pour une utilisation hors ligne. L' application TrackTik pour les rondes de sécurité permet aux agents d'effectuer leurs rondes, de scanner les points de contrôle et de rédiger des rapports même sans réseau. L'activité est enregistrée sur l'appareil et se synchronise automatiquement dès que la connexion est rétablie ; ainsi, une zone sans réseau n'entraîne jamais d'interruption dans l'enregistrement.

Dans Silvertrac, les incidents sont toujours horodatés à la date de leur signalement, et non à la date de leur réception dans le système de suivi des incidents. Ce comportement est normal pour toute plateforme de surveillance, car il permet aux responsables de responsabiliser les agents quant à leurs interventions et leurs rapports, même lorsque ces derniers arrivent après coup.

Les stationnements, les sous-sols, les cages d'escalier, les grands centres commerciaux, les mines, les sites d'exploitation pétrolière et gazière , les chantiers de construction et les propriétés rurales sont les endroits les plus fréquemment concernés. Le béton, l'acier et l'éloignement des antennes-relais affaiblissent le signal ; ces sites nécessitent donc une application fonctionnant hors ligne et des procédures de synchronisation claires.

Observez le délai d'arrivée des données après leur saisie. Dans Silvertrac, le rapport d'historique des problèmes comprend une colonne « Délai du serveur en minutes », et des valeurs constamment élevées indiquent un problème de connexion sur le site. Parcourir le trajet de visite avec un appareil lors de l'inspection du site permet également de repérer rapidement les zones blanches.

Aucune nouvelle soumission n'est nécessaire, car les activités en attente sont téléchargées automatiquement dès que l'appareil se reconnecte. Il est recommandé que les agents s'arrêtent à un endroit où le signal est bon avant la fin de leur service afin que tout soit téléchargé avant qu'ils ne pointent.

Vérifiez que les visites, les contrôles de points de passage et les rapports d'incidents avec photos fonctionnent même sans réseau, que les enregistrements conservent leur heure de capture d'origine et que les données se synchronisent automatiquement. Contrôlez ensuite comment les activités synchronisées parviennent aux superviseurs, par exemple via le TrackTik Command Center et les outils de signalement des incidents de sécurité . Faites un test sur votre site le moins connecté avant de valider le déploiement.